спа в библиотеке что это
Состав и структура СПА в библиотеках разных типов
Справочно-поисковый аппарат (СПА) – является ключом к фонду документов, рассматривая его состав и содержание в различных аспектах.
СПА – это совокупность информационно – поисковых систем, предназначенных для хранения и поиска информации.
Состав СПА зависит от типа библиотеки, специфики деятельности библиотеки, ее технической оснащенности, состава читателей и их запросов.
Практически одновременно функционируют два близких понятия: справочно-поисковый аппарат и справочно-библиографический аппарат.
ГОСТ 7.73-96: Поиск и распространение информации. Термины и определения.
ГОСТ 7.0-99: Информационно – библиотечная деятельность. Библиография. Термины и определения.
СБА— справочно-поисковый аппарат, включающий библиографические пособия.
Элементами СПА являются:
· Система каталогов, картотек и баз данных;
· Фонд неопубликованных библиографических пособий (фонд выполненных библиографических справок).
Система каталогов (традиционных и электронных), библиографических картотек и баз данных является наиболее подвижной частью СПА. Технология их ведения позволяет без хронологических пробелов концентрировать библиографическую информацию. Каталоги и картотеки отражают хранящиеся в фонде библиотеки документы всех видов, раскрывают их содержание.
Справочно-библиографический фонд — составная часть СПА, образуемая совокупностью выделенных из общего фонда библиотеки нормативных, справочных и библиографических изданий (в традицинной печатной и электронной формах).
Фонд неопубликованных библиографических пособий (фонд выполненных библиографических справок) — часть СПА, содержащая оригиналы или копии выполненных в процессе справочно-библиографического обслуживания письменных справок, оставшиеся в рукописи библиографические пособия, а также полученные в порядке обмена из других библиотек аналогичные материалы.
СПА в основном создается на материале имеющихся в библиотеке источников информации и отражает фонд библиотеки. Объем СПА зависит от масштаба библиотеки и используемых для его ведения ресурсов (количество специалистов, затрачиваемых средств и др.).
Рациональность организации СПА зависит от таких свойств, как системность, пластичность, надежность, доступность, экономичность.
Системность – означает, что он состоит из взаимосвязанных элементов, обеспечивающих его целостность.
Пластичность выражает способность СПА изменяться в зависимости от изменения запросов читателей, их содержания, состава запрашиваемых документов и фактов.
Надежность – заключается в его способности удовлетворять типичные для данной библиотеки разовые запросы.
Доступность – отражает удобство его использования читателями.
Экономичность – отражает вынужденные материально–финансовыми ресурсами библиотеки ограничение состава и полноты СПА.
Важным требованием является поддержание СПА на должном уровне, обеспечивающим быстроту поиска информации, комфортность пользования соответствующими его частями. Это предполагает не только регулярное редактирование частей СПА, но и постоянное слежение за их наполнением, соблюдения единых методических решений к индексированию, установление взаимосвязей между отдельными частями СПА, создание наглядных схем и алгоритмов поиска библиографической информации. Перевод каталогов и библиографических картотек в электронную форму, требует многоаспектного раскрытия содержания документов и создания удобного интерфейса для пользователей.
Особенности СПА обусловлены статусом библиотеки, ее организационно-функциональной структурой, величиной и видовым составом фонда, его территориальном размещением, наличием связей с другими библиотеками и т.д. Например, СПА таких библиотек федерального уровня, как РГБ и РНБ, отличаются, во-первых, большим количеством каталогов и картотек, справочных и библиографических изданий, наличием локальных СПА в соответствующих подразделениях, использованием специальных информационно-поисковых языков (ИПЯ) в отдельных каталогах, более полным комплектованием отечественных и зарубежных БД.
Свои особенности имеют и СПА региональных универсальных библиотек, к которым относятся областные, краевые и республиканские универсальные научные библиотеки, прежде всего, это наличие в структуре СПА этих библиотек краеведческой части, состоящей из справочных и библиографических изданий. Ответственность за ведение этой части СПА возложена на специальный краеведческий сектор библиографического отдела.
СПА центральных библиотек, возглавляющих централизованные библиотечные системы в крупных городах или являющихся методическими центрами по отношению к этим системам, по своим особенностям приближаются к СПА УНБ региона, но в данном случае СПА рассредоточен по подразделениям самой библиотеки, а также по библиотекам-филиалам, находящимся за пределами центральной библиотеки.
Характерной особенностью многих библиотек и прежде всего федеральных является выход на глобальную компьютерную сеть Интернет, наличие в составе СПА различных БД на компакт-дисках, получаемых как от отечественных, так и зарубежных центров и библиотек. Такие СПА получили название виртуальных.
Для поддержания и развития СПА, обеспечения его качества необходимо им управлять. Управленческие решений о составе, организации и технологии ведения СПА отражаются в документации регламентирующего и информационного характера : в Положении о СПА, в паспортах всех каталогов, картотек и баз данных, в технологических инструкциях, описях каталогов, картотек и баз данных и т.д.
Среди методов управления применяют, прежде всего, прогнозирование и планирование развития СПА в целом и отдельных его частей и элементов.
Таким образом, СПА является своеобразным инструментом, ключом, который не только раскрывает состав и содержание фонда документов конкретных учреждений, но и в современных условиях развитых телекоммуникация – вообще к мировым информационным ресурсам.
1. Коготков, Д. Я. Библиографическая деятельность библиотеки: организация, управление, технология: Учебник / науч. ред. д-р пед. наук Г. В. Михеева; под общ. ред. д-ра пед. наук О. П. Коршунова. – СПб.: Профессия, 2003. – С. 67 – 75.
Оценка качества справочно-поискового аппарата
ЛЕКЦИЯ № 6
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И СТРУКТУРА СПА
План лекции
1. Справочно-поисковый аппарат: понятие, функции, свойства
2. Структура справочно-поискового аппарата
3. Оценка качества справочно-поискового аппарата
4. Особенности СПА различных видов библиотек
Справочно-поисковый аппарат: понятие, функции, свойства. Соотношение понятий «Справочно-поисковый аппарат», «Справочно-библиографический аппарат» и «Информационно-поисковая система»
Любая библиотека представляет собой сложную многокомпонентную структуру, включающую:
— справочно-библиографический аппарат (или справочно-поисковый аппарат).
Одной из главных задач библиотеки является обеспечение доступа к информации. Весь массив библиотечного фонда (всех видов документов на бумажных и нетрадиционных носителях) и СПА библиотеки являются ее основными информационными ресурсами обслуживания читателей.
Раскрыть содержание фондов библиотеки позволяет справочно-поисковый аппарат (СПА) библиотеки. От полноты и качества СПА зависит оперативность удовлетворения запросов пользователей.
Традиционно поисковый аппарат библиотеки именовался как справочно-библиографический аппарат (СБА).
Справочно-библиографический аппарат (СБА) — справочно-поисковый аппарат, включающий библиографические пособия. (ГОСТ 7.0-99, п. 3.3.2.48)
Постепенно из органов, предоставляющих доступ к научно-технической информации, в библиотеки был привнесен термин СПА.
Справочно-поисковый аппарат (СПА) — совокупность информационно-поисковых массивов[1], содержащих данные об адресах хранения в информационно-поисковой системе документов с определенными поисковыми образами документа. (По ГОСТ 7.73-96, п. 3.1.5)
В 1995 г. был подписан «Модельный библиотечный кодекс для государств – участников СНГ», который ввел в обращение единый термин, синонимичный СБА, расширяющий и уточняющий понятийный аппарат:
Справочно-поисковый аппарат библиотеки — совокупность справочных и библиографических изданий, карточных и электронных каталогов, автоматизированных баз данных, предназначенная для поиска информации, научных, культурных, образовательных и просветительских целей. (Ст. 29. Основные понятия. Раздел II. «О национальной библиотеке». Глава VII. «Государственное законодательство о национальной библиотеке»).
В настоящее время наблюдается сближение библиотечного дела с научно-информационной деятельностью. Следовательно, в единой терминологической системе для обозначения одних и тех же понятий должны использоваться единые термины. В нашем случае термин СБА аналогичен термину СПА. Оба они выполняют одну и ту же функцию — единственную — способствовать поиску не только научно-технической, но и любой другой информации, содержащейся в документах.
Признание общности функционального назначения рассматриваемых терминов в настоящее время нашло отражение в новом межгосударственном терминологическом стандарте 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения». В этом стандарте дается следующее определение: «справочно-библиографический аппарат — справочно-поисковый аппарат, включающий библиографические пособия».
Как видим, в определении объединены оба термина (точнее, СБА определяется через СПА). Иначе говоря, СБА есть не что иное, как справочно-поисковый аппарат, выполняющий поисковую функцию. Из определения следует также, что под СБА следует понимать не только пособия в традиционной книжной форме, но и все другие библиографические источники, в том числе карточные каталоги, картотеки, а также библиографические базы данных на разных машиночитаемых носителях.
В Библиотечной энциклопедии (2007 г.) оба термина заявлены как синонимы и относятся к информационно-поисковой системе (ИПС).
Информационно-поисковая система (ИПС) – совокупность справочно-информационного фонда и технических средств информационного поиска в нем. Различают следующие разновидности ИПС (рис.1):
Рис. 1. Разновидности ИПС
Документальная информационно-поисковая система – ИПС, предназначенная для поиска документов и/или сведений о них.
Библиографическая информационно-поисковая система – документальная ИПС, обеспечивающая поиск библиографической информации.
Фактографическая информационно-поисковая система – ИПС, предназначенная для поиска фактов.
Автоматизированная информационно-поисковая система – ИПС, реализованная на базе электронно-вычислительной техники.
Диалоговая информационно-поисковая система – автоматизированная ИПС, обеспечивающая осуществление диалогового поиска.
Банк данных (БнД) – автоматизированная ИПС, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации в них.
Примем за основу термин СПА как имеющий более широкое значение, закрепленное в Модельном библиотечном кодексе.
Вопрос о специфических особенностях ИПС библиотек и приоритетности терминов СБА и СПА остаётся дискуссионным. Изучению специфических особенностей (СБА) и справочно-поискового аппарата (СПА) посвящены труды классиков библиотековедения – Т. Ф. Берестовой, Л. М. Герасимовой, Д. Я. Коготкова, И. Г. Моргенштерна, М. Н. Розовой, В. К. Степанова, Ю. Н. Столярова, Э. Р. Сукиасяна, В. И. Терешина и др.
Состав, объем, содержание, структура и особенности организации СПА определяются статусом библиотеки, спецификой вуза (если библиотека учебная), фондами библиотеки и читательскими запросами.
Назначение и функции СПА
СПА является своеобразным инструментом, ключом, который не только раскрывает состав и содержание фонда данной библиотеки, но и обеспечивает дистанционный доступ к фондам других библиотек, а в современных условиях развитых телекоммуникаций — вообще к мировым информационным ресурсам. Тем самым СПА косвенным образом способствует реализации принятых в России федеральных законов «Об информации, информационных технологиях и защите информации» и «Об участии в международном информационном обмене». В первом из них говорится, в частности, о равных правах граждан и организации на доступ к государственным информационным ресурсам, составной частью которых являются фонды библиотек. Второй закон регулирует порядок международного обмена информацией, субъектами которого выступают не только различные организации, но и физические лица, т. е. граждане Российской Федерации.
Главные функции, которые выполняет СПА библиотеки, следующие:
Для осуществления такого обмена необходимо создавать соответствующие условия, а также обеспечивать своевременное и достаточное пополнение информационных ресурсов.
Справочный аппарат как комплекс утвердился в отечественных библиотеках в 1930-х гг. В то же время были определены основные свойства поискового аппарата:
— Системность: связи элементов аппарата обеспечивают сохранение его целостности. Все части и элементы СПА взаимно дополняют друг друга, компенсируют своим составом и структурой органичную или искусственную ограниченность содержания и поисковых свойств др. элементов.
— Пластичность: свойство аппарата изменяться в зависимости от изменения содержания запросов, факторов развития. Длительно невостребованные элементы СПА следует переводить в архивированную форму, обеспечивая оперативный поиск и выдачу релевантной (соответствующей запросу) информации. Данное свойство выражает направленность общего свойства аппарата – динамичности.
— Надежность: образование в аппарате запаса информации, позволяющего выдавать ответы не только типичные и часто повторяющиеся, но и редкие, но значимые для пользователей[2] библиотеки.
— Экономичность: вынужденное материально-финансовыми ресурсами библиотеки ограничение состава и полноты аппарата. Это свойство оберегает аппарат от избыточности содержания, чрезмерного роста объема.
— Доступность: удобство его использования читателями. Становится доступным благодаря продуманному размещению аппарата, его частей и элементов, соответствующему их оформлению, поддержанию в рабочем состоянии.
— Оперативность: свойство отдельных компонентов СПА настраиваться на специфику информационного запроса.
Важным требованием является поддержание СПА на должном уровне, обеспечивающем быстроту поиска информации, комфортность пользования соответствующими его частями. Это предполагает не только регулярное удаление материалов из карточных частей СПА, но и постоянное слежение за их наполнением, соблюдение единых методических решений к индексированию, установление взаимосвязей между отдельными частями СПА, создание наглядных схем и алгоритмов поиска библиографической информации. Перевод каталогов и библиографических картотек в электронную форму требует многоаспектного раскрытия содержания документов и создания удобного интерфейса для пользователей.
Структура СПА
Профиль комплектования СПА библиотеки, как правило, совпадает с профилем комплектования первичных документов. Однако в отдельных специальных (научных и научно-технических) библиотеках возникает необходимость расширять этот профиль за счет приобретения библиографических источников по смежной тематике.
Информационно-поисковым массивом являются все составные части СПА. В состав современного СПА входят:
— система каталогов и картотек, электронные базы и банки данных,
— фонд неопубликованных библиографических пособий.
Справочно-библиографический фонд (СБФ) — это часть СПА, включающая издания и материалы, содержащие разнообразную информацию и необходимые для осуществления всех процессов библиографической деятельности библиотеки. В состав СБФ из общего фонда библиотеки выделяются:
— Официальные периодические и непериодические издания (Собрание законодательства РФ, сборники, содержащие тексты официальных документов — указы Президента РФ, законы, постановления Правительства РФ), как на традиционных носителях, так и на электронных. Создаются БД по правовой тематике (полнотекстовые и библиографические), среди которых особенно популярны «КонсультантПлюс», «Кодекс», «ФАПСИ». БД регулярно пополняются текстами законодательных актов федерального уровня.
— Информационные и библиографические издания крупнейших центров федерального и регионального уровней (РКП, ВИНИТИ, ИНИОН).
— Справочные издания различного целевого назначения — энциклопедии, справочники, словари, путеводители и т.д.
Основная часть справочно-библиографического фонда находится в научно-библиографическом отделе, справочные издания имеются также в читальных залах и на абонементах библиотеки.
Состав и объем СБФ зависят от типа библиотеки, содержания и характера запросов пользователей, направления и содержания библиографической работы. Здесь хранятся также электронные справочные и библиографические издания на CD-ROM и дискетах. По мере устаревания или замены издания перемещают в фонд основного хранения. Не подлежат исключению из СБФ указатели библиографических пособий, энциклопедии и др. оригинальные издания, ретроспективные указатели. Можно хранить справочные тома собраний сочинений и др. многотомных изданий. Длительно хранятся летописи рецензий, нот, изоизданий, географических карт.
Библиотечные каталоги (включая электронные),библиографические и фактографические картотеки, пополняемые библиографические базы данных.
Наиболее подвижная часть поискового аппарата. Каталоги и картотеки отражают хранящиеся в фонде целостные документы всех видов и раскрывают содержание сериальных изданий и непериодических сборников. Каталоги ведут сотрудники отдела обработки, а картотеки и аналитические базы данных – библиографы и др. специалисты. Ведущее место занимает универсальная (систематическая или предметная) картотека статей. Как и СК, СКС организована в соответствии с ББК. Для СКС характерно большое количество постоянных или временных тематических рубрик. Записи в ней сохраняются за последние 3-5 лет, а более поздние – выборочно. Помимо универсальных, библиографы ведут множество тематических и специальных картотек. Это объясняется пространственной удаленностью подразделений, неполным отражением отдельных видов документов в универсальных картотеках и др. причинами.
Базы данных (БД). Современный период развития информационных технологий характеризуется тем, что на смену печатному слову – книге, журналу, газете и т. д. приходят электронные формы изданий. Ежегодно увеличивается процент научной информации, представленной только в электронном виде, издаются электронные книги, ведется электронный документооборот, развиваются электронные библиотеки. Этот процесс необратим, т. к. традиционные печатные технологии не успевают справляться со все возрастающими темпами прироста информации и скоростью ее обновления. Если традиционные технологии библиотек предполагают недельные и более затраты на приобретение и обработку информации, то полнотекстовые БД предлагают возможности быстрого поиска и использования материалов, в том числе еще находящихся в печати, технологии оперативного индивидуального информирования пользователя о новых публикациях по интересующей его теме.
С развитием компьютерных технологий происходит расширение массива электронных ресурсов. Многие из них представлены в виде баз данных (БД), доступных на различных физических носителях и в режиме удаленного доступа.
База данных – набор данных, который достаточен для установленной цели и представлен на машинном носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся в нем информации.
Адресно-справочная база данных – отсылочная БД, в которой указаны адреса хранения искомых данных.
Документальная база данных – БД, в которой каждая запись отражает конкретный документ, содержит его библиографическое описание и, возможно, иную информацию о нем.
Библиографическая база данных – отсылочная документальная БД, содержащая библиографические записи.
Реферативная база данных – библиографическая БД, содержащая библиографические записи, включающие указания о содержании документа (аннотацию или реферат).
Полнотекстовая база данных – текстовая база первичных данных, содержащая полные тексты документов и т. д.
Фонд неопубликованных библиографических пособий (ФНБП).
Оригиналы или копии выполненных в процессе СБО письменных справок, а также оставшиеся в рукописи библиографические пособия и полученные в порядке обмена из других библиотек материалы.
Хранят: 1) в папках, по мере накопления составляют алфавитно-предметный указатель справок, 2) предметная картотека в виде карточек, фиксирующих выданные пользователям рукописные библиографические списки.
Это не архив, т. к. обладает информационной, а не исторической ценностью. Справки могут представлять интерес для многих читателей. Могут храниться как на традиционных (бумажных) носителях, так и электронных — в виде базы данных. По мере необходимости фонд обновляется.
Неотъемлемой частью СПА являются т.н. информационно-поисковые языки (ИПЯ) в библиотечной технологии представлены набором как иерархических языков (ББК, УДК и др.), так и другими лексическими единицами, в которых выступают слова (включая, между прочим, и язык библиографического описания).
Правила использования имеются практически ко всем ИПЯ. Особенно наглядно они представлены в схемах — алгоритмах поиска информации в каталогах, картотеках, библиографических указателях и даже в справочных изданиях.
ИПЯ к распределенным источникам библиографического поиска включают в себя:
Оценка качества справочно-поискового аппарата
Одной из основных функций библиотеки является создание информационной продукции. Насколько качественно представлен СПА библиотеки зависит оценка всей информационной деятельности учреждения.
Критерий выдачи информации в явном, а иногда и в скрытом (латентном) виде имеет место при поиске как библиографической, так и фактографической информации. На основании этого критерия мы судим о качестве библиографического обслуживания, о состоянии и качестве СПА и/или отдельных его частей.
Вопросы предоставления библиотечными учреждениями качественных информационных услуг находят отражение в локальных стандартах и административных регламентах. При этом учитываются следующие показатели:
— режим работы библиотек с учетом потребностей пользователей;
— квалификация специалистов, оказывающих справочную и консультационную помощь;
— материально-техническая база библиотек;
— доступность услуг любому гражданину РФ или иностранному гражданину;
— соответствие СПА фондам библиотеки;
— наличие и полнота необходимых компонентов СПА;
— систематичность и регулярность обновления СПА (не реже 1 раза в месяц);
— доступность не только к СПА данной библиотеки, но и приобретённым библиотекой политематическим библиографическим базам данных
— доступность вне зависимости от возраста, географической удалённости и расположения, времени суток, языковых ограничений, типа транспортного канала, скорости доступа в сеть интернет (не менее 128 кбит/с;
— удобство и понятность интерфейса программного обеспечения;
Система библиотечных каталогов
Справочно-поисковый аппарат библиотеки
Для полного овладения возможностями библиотеки далеко не достаточно одного ознакомления с правилами пользования и получения читательского билета. Какие же способы существуют для того, чтобы управляться с книжными богатствами? Современный философ М.А. Лифшиц говорит: «Нельзя все знать, но можно и должно знать, где что лежит, в каком направлении двигаться, чтобы иметь нужное знание».
Средством раскрытия содержания фонда библиотеки и оказания помощи в подборе книг является справочно-поисковый аппарат(СПА) библиотеки. СПА объединяет традиционные каталоги и картотеки и электронные базы данных с помощью соответствующих программных средств, обеспечивает выход в открытое информационное пространство.
В состав современного СПА входят:
Система библиотечных каталогов
Система каталогов отражает библиотечный книжный фонд в разных аспектах в зависимости от специализации библиотеки.
Каталоги бывают карточные (традиционные) и электронные (машиночитаемые). Электронный каталог совместил в себе функции нескольких традиционных каталогов (алфавитный, систематический, предметный), предоставляя пользователю возможность вести многоаспектный поиск, получать информацию о разных видах документов.
Что же такое библиотечный каталог? Из чего он состоит? Рассмотрим основные понятия и определения.
Библиотечный каталог — это совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки.
Библиографические записи(БЗ) для каталогов составляются по определенным правилам (ГОСТ 7.1–22003. Библиографическая запись. Библиографическое описание: общие требования и правила составления). Они являются элементом библиографической информации, фиксирующим в документальной форме сведения о документе, позволяющие его идентифицировать, раскрыть его составные части и содержание в целях его поиска. Библиографическая запись включает в себя заголовок, библиографическое описание, классификационные индексы, шифры хранения документа, сведения служебного характера.
Заголовок библиографической записи располагается перед библиографическим описанием. Он может содержать имя лица (заголовок индивидуального автора), наименование организации (заголовок коллективного автора), наименование страны и обозначение вида документа (заголовок формы).
В состав БО входят:
Схема библиографической записи
Области описания состоят из элементов — обязательных и факультативных.
Рассмотрим подробнее области БО.
Область заглавия и сведений об ответственности содержит основное заглавие объекта описания, общее обозначение материала, иные заглавия (альтернативное, параллельное), сведения, относящиеся к заглавию и сведения о лицах или организациях, ответственных за создание документа. Общее обозначение материала приводят сразу после основного заглавия с прописной буквы в квадратных скобках. Слова в общем обозначении материала не сокращают. Например: Компьютерный анализ [Текст] или Юридический советник [Электронный ресурс]
Область издания содержит информацию об изменениях и особенностях данного издания по отношению к предыдущему изданию того же произведения. Сведения в этой области приводятся так, как они даны на источнике. Например: 10-е изд. или изд. 7-е, или 5th ed.
Область специфических сведений применяется при описании объектов, являющихся особым типом публикации или размещенных на специфических носителях. К ним относятся картографические, нотные издания, сериальные и другие продолжающиеся издания, отдельные виды нормативных и технических документов, электронные ресурсы, а также микроформы, если на них расположены все названные виды документов, за исключением электронных ресурсов. Например, при описании нормативных документов (стандартов и технических условий) в этой области указывают обозначение ранее действующего документа, даты введения, сроки действия объекта БО.
Область выходных данных содержит сведения о месте издания, издательстве (издателе) и времени публикации, распространения и изготовления объекта описания, а также сведения о распространителе, изготовителе.
Область физической характеристики содержит обозначение физической формы издания, в сочетании с указанием его объема и, при необходимости, размера документа, его иллюстрации и сопроводительного материала, являющегося частью объекта описания.
Область серии содержит сведения о серии, отдельным выпуском которой является объект описания. Например: — (Русский бестселлер: РБ).
Область примечания содержит дополнительную информацию об объекте описания. Сведения, приводимые в области, заимствуют из любого источника информации. Приводят в круглых скобках.
Библиографический поиск (БП) — это информационный поиск в библиографической базе данных. Информационный поиск — процесс нахождения, отбора и выдачи определенной заранее заданными признаками информации (в том числе документов, их частей и/или данных) из массивов и записей любого вида и на любых носителях. Побудительной причиной осуществления информационного поиска является информационная потребность, выраженная в форме информационного запроса. При информационном поиске используются разнообразные критерии, характеризующие полноту и точность поиска:
Во многих библиотеках карточные каталоги существуют вместе с электронными. Представим эти каталоги более подробно и начнем с алфавитного каталога.
Алфавитный каталог (АК) — это библиотечный карточный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов. С помощью АК можно проводить поиск по следующим типам запросов:
Отличительная особенность построения АК — это расстановка карточек в строгом алфавитном порядке фамилий авторов и названий книг. Индекс вместе с авторским знаком (в левом верхнем углу карточки) являются для библиотекаря ориентиром для поиска документа.
Систематический каталог (СК ). В нем библиографические записи располагаются по отраслям знания, в соответствии с определенной системой классификации. СК состоит из собственно систематического каталога и алфавитно-предметного указателя (АПУ) к нему. Это картотека, в которой карточки расположены в алфавитном порядке. На карточке рядом с понятием ставятся индексы соответствующих отделов систематического каталога. В СК производят поиск по тематическим запросам. Карточки внутри разделов СК расставляются в алфавитном порядке по фамилиям авторов и названиям. Сначала книги и брошюры на русском языке, затем на иностранных языках; далее справочники, диссертации, отчеты, труды организаций (постоянных или временных), учебники и учебные пособия, литература по истории отрасли знания. Отдельные группы материалов разделяются соответствующими разделителями.
Поиск в систематическом каталоге проводите следующим образом: обозначьте тему поиска словом или коротким словосочетанием и посмотрите, есть ли оно в АПУ СК. Если да, то по указанному в АПУ индексу найдите соответствующий раздел СК, в котором ищите описание нужной книги. В случае его наличия, заполните читательское требование на эту книгу. Если искомого слова или словосочетания в АПУ нет или нет описания на книгу в систематическом каталоге, то следует изменить формулировку и повторить поиск по АПУ. Если опять получается отрицательный результат, обозначьте предмет поиска более широким понятием и еще раз повторите поиск в АПУ. Если опять ничего не нашли, обратитесь к дежурному библиографу.
УДК — международная классификация, разработанная Международным библиографическим институтом в 1895–1905 гг. Современное название получила во 2-м издании (1927–1932). Совершенствованием УДК руководит Международная федерация по документации в соответствии со специальными правилами. УДК — иерархическая комбинационная классификация, состоящая из трех составных частей: основные таблицы, таблицы определителей (типовых рубрик) и алфавитно-предметного указателя.
Электронный каталог (ЭК). В библиотеке МИФИ читатели пользуются электронным каталогом, который сочетает в себе возможности АК, СК и имеет свои неоспоримые преимущества при поиске литературы. Электронный каталог — это машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном времени и предоставленный в пользование читателям. Электронный каталог обеспечивает одновременный многоаспектный оперативный поиск. Он вобрал в себя функции традиционных каталогов — учетную, информационную и поисковую. Электронный каталог дает принципиально новые возможности поиска по сравнению с традиционными библиотечными каталогами. Объединение в нем библиографических и лексикографических баз данных приводит к качественно новым результатам поиска. В ЭК материалы можно искать по автору (коллективному или индивидуальному, с инициалами или без них), составителю, редактору, заглавию, месту издания, издательству, году издания, ключевым словам и предметным рубрикам, по классификационным индексам (УДК, ГРНТИ), серии, месту хранения (сигла). Ключевые слова очень удобный вид поиска, т.к. не требует от читателя знания систем классификации, автора, названия документа. Зная точно или даже примерно тему своего запроса, можно набрать его самостоятельно с клавиатуры или выбрать из имеющегося словаря. Например, если нужно найти произведения всех авторов МИФИ, набрав ключевые слова «АВТОР МИФИ», вы получите полный ответ на этот запрос. Запрос можно расширить за счет просмотра всей имеющейся в библиотеке литературы по данному вопросу или сузить его, установив временные или любые другие рамки, например, конкретного автора, организации, издательства, места издания и т. д. В ЭК возможен также поиск по всем словам, имеющимся в библиографической записи.
Структура СПА
— система библиотечных каталогов и картотек, традиционных и электронных, баз данных;
— фонд (архив) выполненных библиографических справок;
— приобретённые электронные ресурсы, доступные читателям в стенах библиотеки.
В библиотеках, где выдают большое количество справок по разным запросам читателей и пользователей, организуется и ведется фонд выполненных библиографических справок (по существу он представляет собой фонд неопубликованных библиографических пособий – библиографических списков).
В СК библиографические сведения приведены в систему знаний на основе применения специальной библиотечной классификации, используется УДК, ББК.
Ключ к СК алфавитно-предметный каталог: в алфавитном порядке перечисляются наименования отраслей знаний, отдельных вопросов и тем, по которым в отделах и подотделах систематического каталога собрана литература, имеющаяся в библиотеке.
Картотека – перечень всех материалов, выявленных по какой-то определенной тематике. Их, как правило, несколько, и речь обычно идет не просто о каталогах и картотеках, а о системе каталогов и картотек, где они взаимосвязаны и взаимно дополняют друг друга. Картотеки в составе традиционного СБА играют существенную роль, т.к. в них сосредоточен богатейший запас разнообразной информации. Библиотеки формируют систему картотек с учетом своей специфики и возможностей. Чаще всего организуются и ведутся:
– общие (или универсальные) библиографические картотеки – СКС, или главная справочная картотека (ГСК), или главная информационная каротека (ГИК);
– специальные картотеки (заглавий худож. произведений, рецензий, персональные, картотеки произведений изобразительного искусства и пр.).
Во избежание существенных потерь информации родственные деления картотек различных видов связаны, как правило, системой ссылок на аналогичные деления СК и картотек в АПУ, в котором предусматриваются также персоналии. АПУ регулярно дополняется новыми понятиями и персональными рубриками, что повышает его поисковые возможности и обеспечивает наибольшую эффективность использования каталогов и картотек. Таким образом, система каталогов и картотек (в традиционном варианте) – это часть СБА библиотеки, представляющая собой совокупность планомерно организованных, взаимосвязанных и дополняющих друг друга карточных каталогов и картотек.
Отличие каталогов от картотек. Каталоги строго соответствуют фонду библиотеки, а для аналитической обработки и последующего отражения в картотеках из общего фонда отбираются наиболее ценные в информационном отношении издания (с учетом спроса читателей).
Справочно-библиографический фонд (СБФ) – это часть традиционного СБА, которая включает издания и материалы, содержащие разнообразную информацию и необходимые для осуществления всех процессов библиографической деятельности. В состав СБФ из общего фонда библиотеки выделяются следующие издания:
– официальные периодические и непериодические издания («Собр. законодательства РФ», сб. материалов «Библиотека и закон», современные издания сборников, содержащих тексты офиц. документов: указы Президента РФ, законы и др.);
– некоторые науч. издания по разл. отраслям знания, в которых имеются прикнижные и внутрикнижные библиографические списки и указатели;
– новые учебные издания (учебные программы и учебники, в первую очередь по общественным наукам);
– научно-популярные книги, содержащие, напр., новейшую информацию по отдельным областям естествознания или медицины, а также списки дополнительной литературы по теме;
– справ. издания различного целевого назначения: универсальные и отраслевые энциклопедии и энц. словари, тематические, биографические, статистические и др. справочники, терминологические, биографические словари, путеводители;
– информ. и библиографические издания крупнейших центров федер. и регион. уровней;
– практические и методиздания (по организации и методике библиотечно-библиографического обслуживания и др. спец. вопросам);
– журналы и периодические сборники по бибделу и библиографии.
Фонд выполненных библиографических справок – часть СБА, представляющая собой собрание ранее выполненных письменных библиографических справок (прежде всего тематических). В фонде хранятся копии ответов на сложные разовые запросы читателей, потребовавшие библиографических разысканий и консультаций со специалистами, а также копии справок по актуальным, неоднократно повторяющимся запросам на политические и научные темы. Фонд выполненных справок имеет служебное назначение.
Картотеки
Картотеки в составе традиционного СБА играют существенную роль, так как в них сосредоточен богатейший запас разнообразной информации. Картотека – это совокупность определенным способом организованных карточек. Ее характеризуют три признака:
1. Картотека включает преимущественно библиографическое описание составной части книги или сериального издания.
2. На карточках картотеки не обязательно указание библиографического шифра.
3. В картотеке может содержаться информация об изданиях, отсутствующих в библиотеке. Библиотеки формируют систему картотек с учетом своей специфики и возможностей (тем более что в настоящее время их виды и количество не регламентируются, как раньше, специальными инструкциями и положениями).
Чаще всего организуются и ведутся:
— общие библиографические картотеки — систематическая картотека статей (СКС) или главная справочная картотека (ГСК), или главная информационная картотека (ГИК);
— специальные картотеки (заглавий художественных произведений, рецензий, персоналий, картотеки произведений изобразительного искусства и прочие).
Система библиографических картотек аналитически раскрывает состав и содержание газет, журналов и периодических сборников, продолжающихся и некоторых непериодических изданий в различных аспектах:
— по всем отраслям знания;
— определенным темам и вопросам;
— об отдельных видах или жанрах произведений и т. д.
Важно иметь в виду, что библиотеки, носящие имена каких-либо деятелей, организуют, ведут и активно используют в работе с читателями постоянные персональные картотеки.
Во избежание существенных потерь информации родственные деления картотек различных видов должны быть связаны системой ссылок. Кроме того, картотеки и каталоги (прежде всего СК, общая библиографическая, краеведческая и тематические картотеки, если они ведутся) должны быть взаимосвязаны и дополнять друг друга. Это достигается с помощью ссылок на аналогичные деления СК и картотек в едином алфавитно-предметном указателе, в котором предусматриваются также персоналии (информация о каждом лице, включающая фамилию, инициалы и область деятельности). АПУ регулярно пополняется новыми понятиями и персональными рубриками, что повышает его поисковые возможности и обеспечивает наибольшую эффективность использования каталогов и картотек.
В библиотеке главной картотекой является систематическая картотека статей (СКС). Ее назначение – раскрыть содержание журналов и периодических изданий, в которых наиболее оперативно освещаются вопросы, необходимые студентам для учебы, а также актуальные проблемы общественной жизни. По некоторым вопросам СКС является единственным источником поиска информации, которая еще не нашла отражения в монографических трудах. По тематике отражаемых материалов она является универсальной. Структура картотеки аналогична структуре систематического каталога, однако отличается более дробной детализацией разделов и подразделов ввиду того, что по каждой теме статей публикуется больше, чем книжных изданий. Поэтому возникает необходимость вводить новые деления в разделах и подразделах с тем, чтобы за каждым разделителем имелось не более 40-50 карточек (библиотечная норма). Карточки располагаются в систематическом порядке по ББК, а внутри деления – в обратно- хронологическом порядке. Карточки в пределах раздела расставляются в следующем порядке: сначала карточки на официальные материалы (законы, постановления), а затем на статьи и прочие материалы других авторов. Такая группировка позволяет, с одной стороны, представить в самом начале раздела (подраздела) новейшие статьи, а с другой – облегчает работу по удалению устаревших материалов из картотеки. Сроки хранения карточек в СКС строго не регламентированы, но в среднем материалы по общественным наукам хранятся в картотеке 3-4 года, по естествознанию и техническим наукам – 4-5 лет. Для облегчения поиска материала по темам и предметам существует алфавитно-предметный указатель – единый к систематическому каталогу и СКС. Для поддержания СКС в порядке проводится плановое и текущее редактирование рубрик и подрубрик, введение новых тематических делений, разукрупнение, а также удаление устаревших материалов.
Предметная картотека раскрывает фонд библиотеки по содержанию. В ней отражается литература по определенному предмету, явлению, понятию, проблеме. Можно сказать, что предметная картотека это часть систематического каталога, но в ней собрана литература по конкретному предмету, теме независимо от того, с позиции какой отрасли знания излагается материал в книге. Поэтому в предметной картотеке можно в одном месте поместить литературу, которая в систематическом каталоге будет разбросана по разным разделам.
По своей структуре предметная картотека напоминает энциклопедический словарь, где основные понятия расположены по алфавиту первых слов. Это облегчает поиск литературы в картотеке. Если в пределах рубрики собрано большое количество литературы, то для удобства пользования вводятся подрубрики, разбивающие литературу по дополнительным признакам.
Краеведческая картотека включает разнообразную по содержанию, типам и видам печатную продукцию о крае. Это и книги, разделы, главы, параграфы, абзацы из книг, статьи и рецензии из периодических и продолжающихся изданий, сборников, изобразительные и картографические материалы. Содержание этих документов весьма различно (история, экономика края, здравоохранение, культура и т.д.), но всех их объединяет один аспект – непосредственное отношение к Мурманской области. Краеведческая картотека включает следующие разделы: история Мурманской области, географические и экономические особенности региона, экология, особенности развития промышленности, сельского хозяйства, транспорта, сведения демографического характера, сведения о культуре, образовании, науке и искусстве региона, художественная литература, фольклор. В пределах разделов часто выделяются рубрики персонального характера, касающиеся жизни и творчества выдающихся деятелей науки и культуры, лидеров общественной жизни и т.д.
Картотека заглавий художественных произведений позволяет быстро установить фамилию автора того или иного произведения, заинтересовавшего читателя. В картотеке отражаются не только отдельно изданные художественные произведения, но и произведения, опубликованные в литературно-художественных журналах. Все карточки в картотеке расставляются в алфавите заглавий произведений и отделяются друг от друга буквенными и слоговыми разделителями. Эта картотека содержит минимум сведений (название произведения, его жанр, фамилия автора) и способствует быстрому поиску запрашиваемых романов, повестей, сборников стихотворений.
Картотека научных трудов преподавателей отражает научные публикации, принадлежащие преподавателям вуза. В ней отражаются сведения о научных работах, имеющихся не только в фонде одной библиотеки, но и в фондах других библиотек. Публикации располагаются по алфавиту фамилий, а внутри карточки – описание работ в обратной хронологии.
Картотека выдающихся исторических личностей предназначена для удовлетворения запросов на литературу о жизни и деятельности исторических личностей. Большое значение эта картотека имеет для исторического факультета вуза. Материал о конкретной исторической личности объединен за одним разделителем, на котором пишется фамилия, имя, отчество и годы жизни. Организуется картотека путем дублирования карточек СК и СКС, разделители с фамилиями лиц располагаются в алфавитном порядке, а внутри сначала приводятся сведения о произведениях лица, а затем литература о жизни и деятельности.
Картотека периодических изданийотражает всю информацию о наличии в фонде библиотеки всех выписываемых ранее и получаемых на данный момент периодических изданий (газеты, журналы).
Картотека методических пособий вуза отражает всю информацию о выпущенных в вузе методических указаниях, методических пособиях для всех специальностей и разных форм обучения (очной и заочной).
Картотека читателей отражает краткую информацию о читателях библиотеки. С начала каждого календарного (январь) года она ведется заново. Картотека позволяет фиксировать, сколько читателей записано в библиотеку, с каких факультетов и какой формы обучения (очная, заочная). Предыдущие картотеки хранятся в течение 5 лет (срок обучения в вузе). На карточке записывается информация: фамилия, имя, отчество читателя; год рождения; домашний адрес; факультет и форма обучения; место работы.
Картотека отказов состоит из запросов читателей на определенные книги, которых нет в фонде библиотеки. Эта картотека позволяет выявить пропуски в комплектовании фонда и устранить их.
Таким образом, система каталогов и картотек (в традиционном варианте) — это часть СБА библиотеки, представляющая собой совокупность планомерно организованных, взаимосвязанных и дополняющих друг друга карточных каталогов и картотек.
Отличие каталогов от картотек состоит в следующем. Каталоги строго соответствуют фонду библиотеки, а для аналитической обработки и последующего отражения в картотеках из общего фонда отбираются наиболее ценные в информационном отношении издания (с учетом спроса читателей). Кроме того, картотеки могут содержать сведения о материалах, которых уже нет в библиотеке, так как издания давно списаны. Перечень расписываемых изданий ежегодно просматривают и корректируют с учетом читательского спроса.
Структура СПА
Справочно-поисковый аппарат (СПА) – является ключом к фонду документов, рассматривая его состав и содержание в различных аспектах.
СПА – это совокупность информационно – поисковых систем, предназначенных для хранения и поиска информации.