создание нового отдела в организации с чего начать
Построение отдела продаж с нуля: инструкция по созданию эффективного отдела продаж
Отдел продаж с нуля, эффективный, феерично приносящий прибыль круглосуточно, прямо как в фильме «Волк с Уолл-стрит» — мечта руководителя. В реальности построение отдела продаж приносит много боли в процессе и далеко не всегда заканчивается хэппи-эндом.
Как построить отдел продаж, какая должна быть структура, как нанимать людей, чему обучать и как постоянно развивать команду и поднимать показатели? Обзорная статья затрагивает основные аспекты создания отдела продаж.
Сквозная аналитика
Зачем нужен отдел продаж
Кажется, что ответ как никогда прост — чтобы продавать. Продавать активно, с растущими цифрами. И продавать профессионально, чтобы клиенты оставались довольными и лояльными. Но простая цель выполнять план продаж и получать каждый месяц сумму в X рублей подходит только как обобщенная задача для обычной небольшой компании. Системное построение отдела продаж подразумевает гораздо больше целей.
Стратегические цели создания отдела продаж
Долгосрочные цели построения отдела продаж с нуля также выражаются в уровне продаж и количестве сделок, как и месячные цели. Но месячные цели завязаны с тактикой компании, а стратегические цели идут рука об руку с глобальной миссией.
Финансовые цели (план продаж)
Если стратегия часто слишком объемна, а миссия туманна, то план продаж прост и понятен каждому руководителю отдела продаж (РОП) и каждому менеджеру по продажам. При создании отдела продаж с нуля мы задаемся вопросом: сколько должен приносить отдел в месяц после выхода на «полную мощность»? Второй вопрос: как нам оценивать, что отдел работает в полную силу и дает нужный результат? Очевидно, что самый четкий ответ будет в цифрах: к примеру, миллион рублей в месяц при полном рабочем дне 4-х продажников.
При организации отдела продаж прочитываются финансовые цели на месяц, квартал, полугодие и год. Прогнозируются необходимые для достижения этих планов количество лидов, клиентов, продаж, оборот, валовая и чистая прибыль.
Все цифры нужно прописывать максимально точно, чтобы видеть, насколько работа соответствует планам и целям. Необходимое количество клиентов, сделок в CRM, продаж — все должно быть прописано на будущее.
Личные цели сотрудников
Организация отдела продаж включает постановку личных целей менеджеров отдела. Сотрудники также имеют финансовые и другие цели на месяц, квартал, полугодие, год. Рассчитываются личные цели на основе общих целей отдела: берем нужный уровень продаж и распределяем по сотрудникам.
Отдел продаж с нуля: как выстроить структуру
Что важно для организации отдела? Продумать структуру, ведь не всегда подойдет какая-то типовая схема. Что точно должно быть:
Типы структуры отдела продаж
Говоря о структуре как иерархической схеме, часто применяют понятие «ступеней».
Одноступенчатая схема
Например, самый простой и управляемый формат — одноступенчатая схема отдела продаж: это РОП и до 6 менеджеров у него в подчинении. Менеджеры работают по всем этапам сделки, а руководитель следит за общими показателями. Для продаж в малом бизнесе, особенно в B2B, где нужно устанавливать личные отношения с контрагентами, схема хорошо подходит.
Двухступенчатая схема
В крупной компании традиционно применяется схема из двух отделов. Первый отдел работает на привлечение новых клиентов холодными звонками. Теплые лиды передаются во второй отдел, который уже продает и ведет постоянных клиентов. Во главе всех продажников — РОП, а отделами руководят его заместители.
Соответственно, вы можете дробить команду на отделы по разным этапам сделки, отдавать отдельным командам разные продукты и сегменты целевой аудитории. Также у федеральных компаний, понятное дело, есть региональные отделы продаж.
Важно: отдел продаж должен быть структурно изолирован от других отделов. Только продажи только хардкор.
Что нужно для эффективной работы отдела продаж
Для начала определимся, что такое эффективная работа. Это достижение всех финансовых целей посредством прямого влияния на успешность бизнес-процессов, то есть гарантированного сбыта продукции на нужном уровне с постепенным запланированным увеличением этого уровня. Проще говоря, всегда продаем не меньше необходимого и последовательно достигаем более высоких показателей. Для этого важно так выстроить систему продаж, чтобы отпуска и болезни ключевых сотрудников или уход «звезд продаж» не рушили планы.
Система продаж базируется на трех «китах»:
Пошаговая инструкция по построению отдела продаж
Разработка кадровой политики
Продажи делают люди, и прописывание правил подбора, обучения и работы с людьми предваряют все остальные этапы построения отдела продаж. Кадровая политика — это сборник документов, по которым живет коллектив отдела. Почему так важно прописывать кадровую политику? Потому что продажи делаются ради четких финансовых целей, и досконально проработанные нормативы в отношении коллектива, руководителя и процессов помогают оставаться в графике и этих целей раз за разом достигать.
Кадровая политика включает предписания для всех этапов построения отдела продаж:
Пропишите все с вашим кадровым отделом и руководителем отдела продаж или обратитесь за помощью в кадровое агентство.
Финансовое планирование
Для создания и развития отдела потребуются деньги. Финансовый план «Отдел продаж с нуля» включает 3 статьи расходов.
1 Отдел продаж: капитальные расходы
Это разовые, но основательные расходы. Если у вас не отдел удаленных сотрудников, то потребуется оборудовать офис, поставить аналоговую IP-телефонию и снабдить сотрудников телефонами и компьютерами.
2 Отдел продаж: прямые и непрямые расходы
Это зарплаты, расходы на рабочие процессы (оплата интернета, сервисов, уборка, вода, чай-кофе, бумага и прочее) какие-то рекламные материалы. Что касается зарплат: обычно у менеджеров есть «минималка», которую вам придется платить в любом случае, а свой основной доход они формируют из процентов с продаж. Сюда же относится аренда офиса, электричество и прочее.
3 Отдел продаж: незапланированные расходы
Сюда относим все от ремонта кофемашины до замены клавиатуры.
Подбор персонала
Опять же возвращаемся к важности человеческого фактора. Продажи строятся на мастерстве, харизме, драйве менеджеров, которые работают на «переднем крае». Провести клиента к сделке может не каждый. Говоря о том, как организовать отдел продаж с нуля, важно сразу найти по-настоящему талантливых специалистов. В продажнике должен быть потенциал, он должен быть по-хорошему «жадным» до денег, до сделок, до общения с клиентами.
Оценить потенциал будущих специалистов с холодной головой помогает скрупулезное прописывание компетенций. Компетенции это не только опыт в продажах и знание скриптов. Это в первую очередь личностные навыки: общения, убеждения, умение подстроиться и понять человека. Важны стрессоустойчивость, настойчивость, оптимизм, спонтанность.
Как оценить соискателей в отдел продаж
Кроме опыта, кейсов, рекомендаций и регалий, есть ряд рекрутерских методов оценки кандидатов.
Тестирование — прогоняем кандидатов по тестам, в том числе вживую смотрим и слушаем звонки.
Интервьюирование — смотрим, как человек держится и общается, в том числе в стрессовой ситуации.
Ассессмент-центр — комплексный современный метод оценки. Дорогой и долгий, но позволяет испытать кандидатов в условиях смоделированных рабочих ситуаций.
Brainteaser — собеседование с нестандартными вопросами на находчивость.
Физиогномика — «гадание» по лицу.
ТОП 5 качеств менеджера по продажам:
Важно: лучше взять человека со врожденной склонностью к продажам и хорошо замотивировать его, чем брать «звезду» на большой оклад.
Новых и старых сотрудников нужно постоянно обучать. Продажник обучается всегда. Продажам, маркетингу, общению, психологии.
Кого нужно нанять на старте отдела
Обучение сотрудников
Кстати, об обучении. Как мы уже сказали, продажники учатся с первого до последнего дня. И ваша задача организовать им регулярное, эффективное и системное обучение. Даже опытные менеджеры должны учиться. Даже те, кто уже работал на похожем продукте. Скажем так, это часть образа жизни менеджера по продажам. Нет никаких продавцов, которые уже все умеют.
Форматы обучения для менеджеров по продажам:
Важно: на рынке нет готовых специалистов «под ключ» под ваш бизнес и продукт. Всех нужно дополнительно обучать.
Нюанс: и РОП и собственник компании тоже должны проходить тренинги вместе с менеджерами, чтобы быть на волне и понимать специфику этой работы.
Мотивация в отделе продаж
У вас есть персонал, который работает и постоянно обучается. Продажи невозможно представить без построения работающей системы мотивации — важнейшей части создания отдела продаж с нуля. Хорошая мотивация в отделе продаж по-простому звучит так: «Менеджер сам кузнец своего счастья (дохода), а компания ему во всем помогает».
Известно, что слишком высокая зарплата расслабляет продажников, а слишком низкая лишает лояльности, ведь «волка ноги кормят» и менеджер будет зарабатывать своими методами, не беря в расчет ваши принципы и инструкции.
Доход менеджера по продажам состоит из следующих частей:
Какая бывает мотивация у продажника
Деньги — казалось бы, главная мотивация. Но вы удивитесь, сколько человек работают не за деньги, а ради признания, самореализации, уважения или любопытства. Особенно это касается поколения Z. Понятно, что в продажи идут люди азартные, но не только деньги ими движут.
Профессиональное развитие — часто мотивирует людей. Такому сотруднику важно продавать сложные продукты, ИТ-решения, например. Он хочет стать РОПом или открыть свой бизнес и учится продавать.
Стабильность и гарантии безопасности — да, и в отделе продаж есть люди, желающие иметь на работе островок спокойствия. Если ты можешь спрогнозировать определенный доход со своих продаж, то уже чувствуешь себя прочно стоящим на ногах.
Удовольствие и драйв от продаж — продажники от Бога могут всю жизнь работать на одной позиции, наслаждаясь как результатами, так и процессом.
Как мотивировать сотрудников продавать больше
Изучив мотивацию ваших людей, вы сможете найти к каждому подход и мотивировать, так сказать, в индивидуальном порядке. Но есть 3 универсальных вида мотивации, которые актуальны для всех.
Внедрение CRM-системы
Отношения с клиентами удобнее фиксировать в CRM-системе. Ее правильное внедрение приводит к значительному ускорению бизнес-процессов. Лиды теряются реже, на рутину уходит все меньше времени.
Автоматизация помогает вести точный учет, контролировать ведение сделок и, в конечном счете, выполнять план. CRM собирает статистику и предоставляет возможности для аналитики, изменений и системных улучшений продаж.
Что дает внедрение CRM
Как эффективно вести продажи в CRM
IP-телефония
Коллтрекинг
Ошибки при построении отдела продаж
Развитие отдела продаж
Развитие отдела продаж никогда не прекращается, ведь это живой, динамичный организм. Как понять, что отделу пора расти? Оценить текущую эффективность можно по ряду параметров:
Все показатели должны быть в рамках плана. По-хорошему — расти. И уж точно не падать.
Перестройка отдела продаж в работающей компании
По итогам анализа оптимизируются процессы, внедряются нужные инструкции, KPI, меняется система мотивации, обновляется коллектив. Обычно всегда помогает, правда, не сразу, автоматизация бизнес-процессов.
После изменений проводится контрольный мониторинг.
Заключение: как организовать отдел продаж с нуля и сделать его эффективным
Во-первых, продумать структуру и кадровую политику: кто и как будет делать вам продажи. Во-вторых, вооружить сотрудников мощными инструментами: Книгой продаж, скриптами и инструкциями на все случаи жизни. В-третьих, постоянно совершенствовать процессы и развивать компетенции сотрудников.
В общем, рост, автоматизация и оптимизация по всем фронтам. Ведь если отдел продаж не развивается, он стагнирует. Создать с нуля и постоянно бережно совершенствовать, внедряя улучшения и чутко реагируя на любое изменение показателей — вот рецепт эффективного отдела продаж.
Построение эффективного отдела продаж: 10 ключевых шагов
Чтобы создать систему продаж в компании, нужно придерживаться сразу нескольких принципов: анализировать расходы и доходы на каждом этапе сделки, следить, чтобы система масштабировалась и приносила прибыль. Делимся с вами пошаговой инструкцией о том, как построить отдел продаж с нуля — от первого сотрудника до готового механизма, который отлаженно работает.
Шаг 1. Создайте план продаж
В мире бизнеса есть несколько мнений относительно плана для отдела продаж. Кто-то не использует планирование совсем, ограничиваясь контролем рабочего времени сотрудников и количества их звонков. Другие выставляют задачи, основанные на субъективных ощущениях о возможностях менеджеров. Попробуйте планировать, основываясь на реальных цифрах.
Как прогнозировать продажи
Точно прогнозировать продажи невозможно — слишком много факторов, которые нужно принимать во внимание. Поэтому любое планирование в этой сфере возможно только на уровне гипотез — корректируйте план, получив новые данные, подтверждения или опровержение идеям.
Если бизнес уже работает, будет проще. По мнению Константина Петрова, автора книги «Управление отделом продаж», для оценки будущего сбыта стоит использовать два метода прогноза:
Например, вы продаете кондиционеры. В прошлом году, когда было довольно тепло, вы заключили 100 сделок. В этом году синоптики обещали раннюю весну и сухое лето — стоит ожидать роста спроса.
Три плана вместо одного
Разобравшись с прогнозами продаж, посмотрите, насколько ваша компания может вырасти. Допустим, вы считаете, что увеличить поток денег на 30 % за отчетный период вполне реально. Это будет план «норма».
Выручка, необходимая для нахождения бизнеса в точке безубыточности — план «минимум», при котором стоит бить тревогу, ведь организация не развивается и прибыль может съесть любая рисковая ситуация или банальная инфляция.
Третий план — «максимум». Это превышение нормы на определенное количество процентов. Выполнив его, сотрудники могут рассчитывать на дополнительную премию. Важно, чтобы план «максимум» был реальным: если его показатели невозможно достигнуть, страдает лояльность сотрудников.
Почему важно выставлять рост продаж нормой? Дело не только в бизнес-показателях, но и в психологии людей. Например, основатель маркетингового агентства In-scale Никита Жестков уверен, что менеджерам по продажам важно постоянно видеть перед собой новые цели, иначе они расслабляются и зарабатывают некий минимум, на который комфортно существовать.
План продаж постоянно пересматривается, в том числе и в процессе — это не жесткий документ, который нужно обязательно выполнять, а гибкая система, которая помогает мотивировать сотрудников
Например, вы спрашиваете консультанта, сколько он продал за последние три месяца и сколько планирует продать в следующем. Такой метод работает в ситуации, когда потенциальные покупатели обрабатываются долго, а компания еще не накопила данных о продажах за большой срок.
Если вы только планируете запустить бизнес, придется допускать еще больше предположений. Ищите исследования по вашей сфере, изучайте конкурентов, ориентируйтесь на способности продавцов и тестируйте.
Шаг 2. Продумайте организационную структуру
Составление плана позволит определить, сколько менеджеров по продажам нужно для достижения нормы. Если вы не планируете заниматься микроменеджментом, учитывайте также найм руководителей. В среднем на каждые 5-10 продавцов необходим управляющий — руководитель или старший продавец.
Организационная структура может быть ступенчатой, когда есть руководитель и подчиненные. Или в отделе продаж можно создать несколько команд, которые будут соревноваться между собой — возможно, в вашем случае такой подход будет эффективнее.
Шаг 3. Постройте воронку продаж для сотрудников
Формализуйте процессы в отделе продаж. Структурируйте действия менеджера — от этапа «первый контакт» до «закрытия сделки». В зависимости от сферы воронка может быть разной длины. Так как структура работы необязательно линейная, для визуализации процессов можно использовать сервисы mind map или таблицы в Excel.
Пример создания воронки для нового отдела продаж
Такое структурирование поможет понять, как анализировать работу сотрудников, и позволит увидеть проблемные этапы, на которых оказывается большая часть потенциальных клиентов.
Шаг 4. Пропишите мотивацию. Пряник и кнут
KPI нужно внедрять уже после того, как процессы продаж явно формализованы. Иначе сотрудники не поймут, как им выполнить план и выйти на нужный уровень дохода.
При создании KPI для отдела продаж стоит ориентироваться не на микродеятельность вроде контроля «на сколько минут опоздал». Эффективнее будет прописать систему из нескольких показателей. Для сотрудников выбрать показатели из воронки продаж, на которые они могут напрямую влиять. Для команды целиком — те, которые зависят от работы коллектива, например, объем выручки.
Денежную мотивацию можно внедрять с помощью коэффициентов. Каждому из KPI дается некий удельный вес. Например, сделано N первых звонков — это 0,2. Закрыто N сделок — 0,5. Все показатели складываются и добавляются в общую формулу. Вот так:
Доход сотрудника = Оклад + % от оборота * (Коэффициент KPI)
Шаг 5. Внедрите CRM-систему
CRM-система — это программа, которая помогает отслеживать и анализировать систему взаимоотношений с клиентами. Начиная работу по клиенту, менеджер ставит отметку, на каком этапе продажи он находится.
Все данные собираются, в нужный момент руководитель может оценить ситуацию в компании.
Современные CRM предлагают сотни видов отчетов. Блог о CRM Pipedrive называет три ключевых отчета, с их помощью можно разобраться, как создать эффективный отдел продаж и держать ситуацию под контролем:
Внедрение CRM и практики изучения отчетов поможет развивать отдел продаж и держать сотрудников в тонусе.
Хотите увеличить прибыль компании? Начните пользоваться Контур.CRM
Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес.
Шаг 6. Проведите ABC и XYZ анализ
Когда отдел продаж начал работать и появились первые данные для анализа, пора выяснить, какие клиенты приносят больше прибыли, а на кого тратить время менеджеров неэффективно. Для этого используйте аналитику — или стройте таблицы вручную в Excel (вот шаблон) или используйте готовые отчеты в CRM.
Сначала проведите ABC-анализ: возьмите данные по клиентам за конкретный срок и выясните, кто из них приносит больше прибыли. Считать можно по выручке или, если у вас много товаров с разной маржинальностью, по итоговой прибыли. Затем разделите клиентов по группам: те, кто приносит 80 % прибыли, 15 % и 5 %. Обычно картина получается примерно такая:
В нашем примере 3 клиента из 13 приносят большую часть прибыли. Еще 15 % дают четверо клиентов. И на 6 клиентов приходится весь остаток прибыли. Логично, что больше внимания стоит уделять клиентам из групп А и В.
Можно пойти дальше и провести дополнительные исследования. Анализ XYZ делается по такому же принципу — нужно выделить три группы клиентов. Сортируйте или по количеству сделок за тот же период, или по количеству затраченного времени, что еще эффективнее. Соответственно, X — самая выгодная категория, Z — самая затратная с точки зрения приложенных сил.
Соединив буквы категорий, вы получите разбивку клиентов на категории по общему показателю прибыли и потраченного времени. Лучшие клиенты — категория «AX». Самые невыгодные — «CZ».
Теперь у вас есть возможность переформатировать клиентскую базу и больше усилий направлять на прибыльных клиентов. Плюс постепенно перестроить работу так, чтобы вообще отказаться от невыгодных CZ.
Шаг 7. Разберитесь, что мешает продавать
Если построенный вами отдел продаж работает недостаточно эффективно, проверьте, нет ли в нем проблем из этого списка:
Шаг 8. Наладьте процесс найма
Когда вы строите отдел продаж, важно одновременно наладить процесс постоянного найма. Приток новых сотрудников в организацию полезен не только с точки зрения масштабирования бизнеса:
В инструкциях о том, как построить отдел продаж с нуля, редко говорится о масштабировании, хотя именно этот процесс помогает людям развиваться. Стройте экономику бизнеса так, чтобы она могла постоянно расти.
Шаг 9. Создайте систему обучения
При создании отдела продаж под ключ важно учесть не только аналитику и общую организационную систему, но и наладить постоянное обучение. Разработайте грейды для сотрудников — людям важно видеть, какими знаниями нужно обладать, чтобы получить повышение.
Обеспечьте доступ к обучающим материалам, проводите тренинги и приглашайте специалистов на семинары. Мотивируйте сотрудников на участие в профильных конференциях. Все это в совокупности поможет отделу развиваться:
Шаг 10. Сформируйте чек-листы для проверки эффективности
Помимо мотивации персонала предусмотрите и контроль за сотрудниками. Ориентируясь на аналитику из CRM и план продаж, разработайте чек-листы для линейных сотрудников и руководителей.
Экономьте время на поиске потенциальных клиентов. Повышайте эффективность продаж за счет сегментации и анализа B2B-рынка.
Для менеджеров это может быть количество звонков, напоминаний, проведенных встреч. Для руководителей — количество проверок, общей выручки отдела, текучесть персонала и рост сотрудников по уровням компетенций.
Универсальных чек-листов нет — формируйте их, ориентируясь на действия, важные для эффективности бизнеса.
Масштабируйте отдел дальше
Когда ваш отдел продаж создан и построен, займитесь его развитием. В структуре компании необязательно должна быть только одна команда — создавайте несколько параллельных отделов. Делите их по видам продуктов компании или вовсе сделайте конкурентную атмосферу. Экспериментируйте с системой, анализируйте показатели и корректируйте план.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как разработать эффективную организационную структуру компании
Один международный производитель электроники проходил через кажущийся бесконечным процесс реорганизации. Запуск новой линейки средств связи для азиатского рынка потребовал переориентации функций сбыта и маркетинга, переход на облачные бизнес-приложения — изменений в организационной структуре ИТ-функции. За десять лет реорганизация проводилась шесть раз.
Тем не менее, компания неожиданно столкнулась еще с одной сложной задачей. В отрасли появились новые технологии, а ожидания клиентов кардинально изменились. Тогда руководитель решил изменить бизнес-модель компании — уйти от продуктовой бизнес-модели к клиентоцентричной.
Такой переход подразумевал еще одну реорганизацию — кардинально отличающуюся от всех предыдущих. Она не ограничилась переносом линий и блоков в схеме организационной структуры. Нужно было изменить основные структурные элементы компании:
Руководитель не знал, с чего начать.
Мы провели более 400 успешных проектов по изменению организационной структуры предприятий и выделили 10 их основополагающих принципов.
1. Объявите «амнистию» прошлому.
Начните разработку нового организационного дизайна с самоанализа: какое у вас ощущение цели? Каким образом вы измените ситуацию к лучшему для своих клиентов, сотрудников и инвесторов? Что уже отличает вашу компанию от других и что будет отличать в будущем? Какие компетенции позволят вашей компании реализовать свое ценностное предложение в течение ближайших двух-пяти лет?
Мы видели множество ситуаций, когда руководители высшего звена увязали в обсуждении преимуществ и недостатков старой организационной структуры. Этого можно избежать, объявив «амнистию прошлому». Сообща примите решение, что вы не будете ни винить, ни стараться оправдать существующий организационный дизайн. Настало время двигаться вперед. Заявление такого рода может показаться простым, но оно на удивление эффективно для того, чтобы поставить в центр внимания новую стратегию.
2. Разрабатывайте дизайн с учетом «ДНК» компании.
Задача перестроить организационный дизайн компании может показаться вам слишком сложной. Однако понимание его общих принципов поможет разобраться в необходимых элементах и расставить приоритеты.
Мы определили восемь универсальных структурных блоков, которые относятся к любой компании.
Блоки разделяются на четыре пары, каждая из которых состоит из одного материального (или формального) и одного нематериального (или неформального) элемента.
Решения. Как мы действуем
Нормы. Какие чувства мы испытываем по отношению к своей работе
Факторы мотивации. Как людей побуждают к тем или иным действиям
Обязательства. Что вдохновляет людей вносить свой вклад в дело
Информация. Как организации выполняют обработку знаний и значений
Менталитет. Как люди понимают свою работу
Структура. Как распределены рабочие обязанности и сферы ответственности
Нетворкинг. Как люди связаны друг с другом
Возможно, у вас возникнет соблазн провести изменения во всех восьми блоках одновременно. Однако слишком большое количество вмешательств в одно и то же время может привести к неожиданным взаимодействиям и, как следствие, к досадным побочным эффектам. Выберите не более пяти изменений, которые, как вы считаете, окажут максимальное воздействие на начальном этапе.
Учтите, что даже небольшое количество изменений может быть связано со множеством вариантов. Например, у вас может возникнуть необходимость изменить способы мотивации сотрудников разных функций. Менеджеры по продажам могут быть в большей степени заинтересованы в денежных вознаграждениях, тогда как сотрудники отдела исследований и разработок — в карьерном росте, предоставляющем возможности для самостоятельного управления проектами, сотрудничества с внешними заказчиками и участия в программах обучения.
3. Доработка организационной структуры должна быть последним, а не первым шагом в процессе организационного дизайна.
Схема организационной структуры кажется самым мощным средством коммуникации для всех. Она также имеет эмоциональную силу, потому что определяет систему подотчетности, которую люди могут любить или ненавидеть. Однако корпоративная иерархия, особенно когда изменения в организационной схеме проводятся отдельно от других изменений, как правило, возвращается в свое прежнее состояние равновесия. Можно значительно сократить количество уровней управления, но вскоре они вернутся на прежнее место и краткосрочные выгоды исчезнут.
Новая организационная структура не создается разом. Планируйте последовательность вмешательств, в результате которых компания осуществит переход из прошлого в будущее. В противном случае изменение не будет устойчивым.
Мы оценили эффективность такого подхода на производителе товаров промышленного назначения. В прошлом компания провела реорганизацию, сосредоточившись главным образом на организационной структуре. При этом ей не удалось добиться повышения эффективности работы. Затем ставки выросли: на рынок пришли быстрорастущие конкуренты из Азии; благодаря технологиям сократилась длительность продуктового цикла, а появившиеся бизнес-модели позволяли обходиться без дистрибьюторов.
На этот раз компания не стала перерисовывать линии и блоки, а постаралась понять, какие организационные факторы замедляли скорость ее реагирования на изменения. Были выявлены проблемы в процессах принятия и выполнения решений, а также в организации информационных потоков. Поэтому первые изменения касались таких структурных блоков, как:
4. Используйте высококвалифицированных руководителей с максимальной пользой.
Вы должны создавать дизайн должностей таким образом, чтобы извлечь максимальную пользу из сильных качеств людей, которые займут их. Другими словами, учтите технические навыки и управленческие способности ключевых сотрудников и убедитесь, что они обладают соответствующими качествами, чтобы способствовать развитию необходимой модели поведения подчиненных.
Вы должны обеспечить связь между компетенциями, которые нужны вашей компании, и существующими кадрами в составе руководства. Например, если у вас инновационный бизнес, у кандидата на должность директора по маркетингу должен быть разносторонний опыт работы. Человек с традиционным маркетинговым опытом, основные навыки которого сконцентрированы на продуктовом предложении по низким ценам и выстраивании разветвленной сети сбыта, может испытывать дискомфорт в этой роли. В некоторых случаях можно компенсировать дефицит профессиональных навыков путем привлечения других членов руководства. Если финансовый директор обладает отличными техническими навыками, но у него нет харизмы, этот недостаток можно нивелировать путем привлечения операционного директора, который имеет отличные навыки, связанные с публичными аспектами этой должности.
По мере формирования руководящей команды ищите оптимальную норму управляемости — число сотрудников в прямом подчинении для руководящих должностей. Согласно результатам исследования, проведенного доцентом Гарвардской школы бизнеса Джули Вулф, за 20 лет руководители компаний увеличили норму управляемости в два раза. Хотя многие руководители имеют семь сотрудников в прямом подчинении, универсального магического числа не существует. Для руководителя компании оптимальная норма управления зависит от четырех факторов:
Мы создали инструмент диагностики нормы управляемости для руководителей высшего звена, с помощью которого вы можете определитьцелевую норму управляемости для своей компании.
5. Сконцентрируйте внимание на том, что можете контролировать.
Составьте список факторов, которые сдерживают развитие вашей организации:
Например, подумайте, какому воздействию может подвергнуться ваша компания, если 20% сотрудников, которые обладают самыми обширными знаниями и опытом в области производства основных продуктов и продвижения их на рынке, на три года отвлекутся для участия в проекте по соблюдению нормативно-правовых требований. Как такой дефицит высококвалифицированных кадров скажется на запуске продуктов, особенно если он предполагает выявление ценной информации о клиентах и принятие соответствующих мер? Как вы сможете компенсировать этот дефицит? Усиленная работа над устранением типичных факторов дефицита помогает установить приоритеты для изменений в вашей организационной модели. Например, вы можете создать центр компетенций по запуску продуктов для решения проблемы, связанной с постоянным дефицитом специалистов, которые знают, как эффективно запускать продукты.
Ограничения для вашего бизнеса — такие как регуляторные требования, дефицит поставок и изменения в покупательском спросе — могут быть вне сферы вашего контроля. Однако не дайте себе увязнуть в попытках изменить то, что вы не в состоянии изменить — вместо этого сосредоточьтесь на трансформации того, что вам под силу. Например, если вы — транснациональный производитель потребительских товаров в упаковке, возможно, вы предпочтете сначала создать единую оргструктуру с четкими полномочиями на принятие решений по управлению брендом, регламентами и их использованием. Однако если вкусы потребителей в отношении вашей продукции отличаются в разных регионах мира, возможно, для вас будет выгоднее иметь структуру, которая позволяет делегировать полномочия на принятие решений локальному руководителю бизнеса.
6. Способствуйте формированию системы ответственности.
Создавайте такой организационный дизайн компании, чтобы сотрудникам было легко отвечать за свою часть работы, не находясь под чрезмерным контролем руководства. Убедитесь, что полномочия на принятие решений четко определены, и информация от исполнительного комитета оперативно доводится до бизнес-подразделений, функций и отделов.
Транснациональный производитель электроники испытывал проблемы, связанные с медленной реализацией стратегии и отсутствием системы ответственности. Он создал матрицу, позволяющая установить, кто принимал те или иные важные решения в последние несколько лет. Матрица использовалась для того, чтобы четко разграничить полномочия на принятие решений и определить факторы мотивации, а также привести их в соответствие с желаемыми целями компании. Директора по продажам стали отвечать за работу дилеров в регионах и получали оценку с учетом объемов продаж, достигнутых этими дилерами. Такой подход стимулировал обе стороны брать на себя ответственность и показывать высокие результаты. Кроме того, в процесс были вовлечены очень важные группы, которые ранее были изолированы от него, например гарантийная функция производителя. Компания создала необходимые бюджетные органы, форумы по принятию решений и систему информационного взаимодействия.
7. Проводите сравнительный анализ (бенчмаркинг) редко или совсем не проводите.
Одна из типичных ошибок компаний — поиск лучших образцов мировой практики. Теоретически может быть полезно отслеживать деятельность конкурентов, но если только это поможет вам оптимизировать собственный дизайн. Однако на практике такой подход связан с парой сложностей.
Во-первых, он не учитывает систему уникальных компетенций вашей организации — сильных качеств, которые имеются только у вас и приносят вам результаты, с которыми не могут сравниться другие компании. Вам и вашему конкуренту вряд ли необходимо иметь одинаковые отличительные компетенции, даже если вы работаете в одной отрасли. Например, на первый взгляд два банка могут быть похожи; их филиалы могут быть расположены рядом друг с другом в нескольких местах. Однако первый может быть национальным банком, обслуживающим миллениалов, которых привлекают низкая стоимость услуг и операции онлайн. Второй может быть ориентирован на работу в регионах, оказывая услуги клиентам старшего возраста и делая акцент на связях с местными сообществами и персонализированное обслуживание. Эти два различных ценностных предложения потребуют различных компетенций и найдут отражение в различных организационных дизайнах. Национальный банк может быть организован в основном по клиентским сегментам, что облегчит инвестирование в единую новейшую технологию, охватывающую все регионы и все рынки. Региональный банк может быть организован в основном по географическому признаку — с назначением менеджеров, ответственных за построение и укрепление отношений с местными руководителями и предприятиями. Если вы проведете сравнительный анализ с неправильно выбранным примером, скопированная организационная модель только задержит ваше движение к цели.
Во-вторых, кто подтвердит, что организационная модель конкурента хорошо подходит для его стратегии? Если ценностное предложение или система компетенций конкурента отличаются от ваших, будет ошибочно сравнивать их со своими.
Если вы чувствуете необходимость провести сравнительный анализ, сосредоточьте внимание на нескольких элементах. Не старайтесь быть лучшей компанией в отрасли по всем параметрам. Например, если вы выходите на развивающиеся рынки, то можете провести сравнительный анализ объема полномочий на принятие решений по подбору поставщиков или сбыту, которые компании, занимающие лидирующие позиции на рынках того региона, предоставляют местным офисам.
8. Пусть схема организационной структуры соответствует общей цели компании.
Тщательно продумайте цель вашей компании при проектировании норм управления и уровней управления в своей схеме организационной структуры. Они должны быть достаточно единообразными во всех структурных подразделениях.
Часто можно ускорить информационный поток и создать более эффективную систему подотчетности и ответственности, сократив количество организационных уровней. Однако если структура становится слишком линейной, руководителям приходится контролировать огромное число людей. Можно высвободить время руководителей, добавив сотрудников в состав руководства. Но если пирамида станет слишком крутой, это затруднит получение данных, идущих снизу вверх. Поэтому учитывайте характер своего предприятия. Требуется ли строгий надзор за выполнением работ в вашей компании? Какую роль играют технологию? В каком объеме используется сотрудничество? Насколько далеко географически разбросаны люди, и какой стиль руководства предпочтителен для них?
В кол-центре 15-20 человек могут подчиняться одному менеджеру, потому что они выполняют рутинную и в значительной степени автоматизированную работу. Руководитель группы, занимающейся внедрением корпоративного ПО и состоящей из сотрудников со специализированными знаниями, может управлять лишь шестью-восьмью сотрудниками. Если сотрудники регулярно берутся за задания, которые способствуют их развитию, и прямо участвуют в процессе принятия решений, в вашей компании может быть более узкая иерархия. Тогда число менеджеров будет больше, но каждый будет руководить лишь несколькими сотрудниками.
9. Делайте акцент на неформальных элементах.
Формальные элементы, такие как структура и информация, можно легко определить и количественно оценить. Поэтому они привлекают внимание компаний. Но есть и другие элементы. Многие компании не получают ожидаемых результатов, потому что игнорируют их. Нормы, обязательства, менталитет и сети имеют большое значение для выполнения задач. Они отражают (и влияют на) то, как люди думают, чувствуют, общаются и ведут себя. Когда эти нематериальные элементы не синхронизированы друг с другом или с более материальными элементами, организация начинает спотыкаться.
В одной технологической компании сложилась практика проведения многочисленных «совещаний перед совещанием» и «совещаний после совещания». Другими словами, конструктивное обсуждение и планирование происходили за рамками формальных презентаций. Компания долгое время полагалась на свои неформальные сети, потому что сотрудники нуждались в решениях, позволяющих им обходить огромное количество официальных правил. В рамках изменения дизайна руководители компании охватили неформальные элементы. Они внедрили новые нормы и полномочия на принятие решений, а также отменили максимально возможное количество официальных каналов.
10. Опирайтесь на свои сильные стороны.
Реорганизация — одна из самых трудных задач, которые приходится выполнять руководителю компании или подразделения, особенно если на него (нее) возложена обязанность изменить ситуацию к лучшему в неэффективной компании. Однако всегда есть сильные стороны, которой служат опорой в существующих методах ведения деятельности и корпоративной культуре. Предположим, что в вашей компании действует норма соблюдения принципов клиентоориентированности. Некоторые сотрудники готовы сделать для клиентов больше, чем требуется или ожидается, когда их призывают к этому. Они выполняют работу, которая выходит за рамки объема задания, или предоставляют результаты работ ранее установленного срока, причем часто делают это, потому что с пониманием относятся к проблемам клиентов. Вы можете привлечь внимание к такому желательному поведению путем создания групп для его обсуждения и подкрепить его стимулирующими мерами.
Сегодня средний период пребывания в должности руководителя транснациональной компании составляет около пяти лет. Следовательно, масштабная реорганизация, скорее всего, произойдет лишь один раз в течение срока его нахождения в должности. Руководитель компании должен правильно провести ее с первого раза — второго шанса не будет.