переговорная комната в офисе
Джентльменский набор для переговорки: как оборудовать удобную переговорную комнату
Начать встречу из дома, продолжить в машине, а закончить в офисе за чашкой крепкого кофе с коллегами? Почему бы и нет. Конечно, если функционал переговорной комнаты позволяет проводить такие собрания. На примере переговорок, оборудованных сотрудниками STEP LOGIC для сотрудников STEP LOGIC, рассказываем, как без потери качества коммуникаций объединить офис с удаленными рабочими местами и заказчиками и создать комфортную атмосферу для проведения встреч.
Три года назад перед компанией встала задача оборудовать в офисе удобные для совместной работы переговорные комнаты. Во многом это помогло нам спокойно пережить локдаун, потому что после перевода сотрудников на удаленку буквально все бросились выстраивать системы ВКС, а у нас они успешно применялись уже не первый год. В этой статье подробно расскажем о технологиях, которые были использованы при строительстве.
Cisco как основа
Так как инфраструктура офиса преимущественно построена на оборудовании Cisco, в качестве платформы видеоконференций в переговорных комнатах мы взяли Webex. Именно благодаря этому наши сотрудники могут подключаться с различных персональных устройств без установки ПО через браузер.
Выбор видеотерминала был основан на двух критериях – удобстве использования и возможности автоматического трекинга камеры на выступающего. Казалось бы, эта опция, скорее, приятное дополнение, но именно за счет нее у удаленных участников встречи формируется эффект присутствия. Обычные камеры снимают все помещение, поэтому тем, кто подключается дистанционно, тяжело распознать выступающего. Трекинг эту проблему решает – изображение «говорящей головы» выводится на экран крупным планом.
Механика трекинга может быть разной. Например, на рис.1 эту функцию выполняет Cisco Quad Camera — четырехобъективный блок камер с одной широкоугольной камерой и тремя телекамерами с разрешением 5К, который имеет встроенный микрофонный массив для точного определения направления голоса. За счет высокого разрешения камер алгоритм трекинга “вырезает” выступающего из всего изображения и показывает его в разрешении 2К. Другие камеры тоже задействованы в процессе — они постоянно находятся «начеку», готовятся к поиску и отображению следующего активного говорящего.
Рис.1. Видеотерминал Cisco Room Kit Plus
На рис. 2 за автоматический трекинг отвечает система Cisco SpeakerTrack. Она имеет две PTZ камеры с разрешением 2К и встроенный микрофонный массив. В то время как одна из камер находит активного говорящего и показывает его крупным планом, другая — пребывает в активном поиске следующей «говорящей головы».
Рис. 2. Система видеоконференцсвязи Cisco TelePresence MX800
Кстати, в первом случае комплект мы собирали самостоятельно, а во втором — все оборудование было «под ключ», включая ТВ, сенсорные панели и тд.
Дополнительные детали
Естественно, система видеоконференцсвязи — это лишь часть комплексного проекта. Для того, чтобы паззл сошелся, мы включили в него дополнительные решения для создания комфортной среды при совместной работе.
Для отображения контента в переговорных используется Crestron AirMedia. AirMedia — это презентационный сервер, принимающий и передающий данные с пользовательских устройств — смартфоны, планшеты, ноутбуки — по беспроводному каналу. Решение примирило служителей сект пользователей Windows и Mac OS, так как к нему можно подключать устройства на обеих операционках. Система также совместима с Apple IOS и Android, поддерживает передачу изображений и документов в формате PowerPoint, Excel, Word и PDF, а также звук и видео. В режиме Quad View на общий экран можно одновременно вывести до четырёх источников. AirMedia интегрируется в корпоративную сеть, что избавляет наших коллег от необходимости переключаться между сетями Wi-Fi.
Управление видеокомплексом осуществляется с сенсорной панели. С помощью нее можно включить комплекс, начать звонок, отрегулировать громкость звука, найти абонента в записной книжке компании, управлять микрофоном и в случае необходимости применить «mute».
Для совместной работы наши коллеги используют интерактивную доску (Smart) — дисплей, который может работать как обычная маркерная доска: на ней «пишут» с помощью стилуса и электронных чернил и стирают ладонью. Сохраняются записи во внутренней памяти нажатием одной кнопки. На панели расположен QR-код. Отсканировав его, можно синхронизировать панель со своим устройством и все написанное на дисплее сразу отображается на нем и наоборот. Предоставить доступ к просмотру и внесению записей на панели в режиме реального времени можно одновременно 250 пользователям. Для этого достаточно выслать им ссылку на email, по СМС, в WhatsApp, через AirDrop или любым другим удобным способом.
Узнать о загруженности переговорных комнат помогает система бронирования Crestron, которая напрямую интегрируется с Microsoft Exchange (для пользователей Outlook и Office 365), приложением календаря Google Calendar, включая G Suite. Решение поддерживает программное обеспечение для планирования CollegeNET 25Live и Ad Astra, а также IBM Notes через локальный сервер.
Рис.6. Сенсорная панель бронирования переговорной
Организация пространства
Еще одной важной деталью является правильная организация пространства переговорной. Сотрудники должны комфортно себя в ней чувствовать, в то же время нужно выполнить все требования по установке оборудования: правильно выставить свет и сделать правильную акустику.
Чтобы избавиться от нежелательных призвуков и эхо в переговорках была выполнена специализированная отделка. Добиться оптимального уровня RT60 помогли мягкие звукопоглощающие панели. Они имеют комфортный для глаз цвет и в то же время не отвлекают внимание участников при обсуждении животрепещущих вопросов.
Коммутация всего оборудования выполнена на основе технологии HDBaseT. Благодаря этому цифровые видеосигналы передаются на расстояние без помех и артефактов по кабелю витая пара.
Если встреча затянулась, а телефону или ноутбуку срочно требуется подзарядка, то можно воспользоваться беспроводной зарядкой и розеткой 220 В, спрятанными в лючок на столе. Также в нем можно найти входы HDMI и USB C для передачи картинки и звука в высоком качестве.
Рис.8. Архитектурный лючок с беспроводной зарядкой для мобильных устройств Kramer
Еще год назад этого функционала было вполне достаточно, чтобы обеспечить удобную совместную работу. Но пандемия внесла свои коррективы и привела к осознанию, что для упрощения удаленных коммуникаций желательно иметь возможность подключения нескольких сервисов видеоконференций. Поэтому в ближайшее время мы планируем реализовать в переговорных комнатах поддержку Microsoft Teams и Skype.
Дизайн переговорной
Но есть и общий список требований к эргономике помещения, справедливых для всех переговорных зон:
Дизайн переговорной: от чего отталкиваться?
Вот список критериев, которые будут влиять на создание дизайн-проекта переговорной:
Планировка и оснащение мебелью
Существует достаточно большое количество разновидностей планировки переговорных комнат, к которым косвенно относятся также банкетные и конференц-залы. При выборе учитывайте следующие вопросы:
Выбор мебели для переговорных зависит от типа планировки зоны переговоров. Ниже мы рассмотрим самые распространенные из них.
В стиле конференц-зала
Этот тип планировки можно считать классическим. Он встречается в офисах чаще всего. Планировка переговорной типа зала заседаний всегда подразумевает большой стол в центре помещения, вокруг которого собирается высшее руководство, чтобы обсудить важные вопросы. Такая переговорная используется для проведения совещаний по повестке дня или видеоконференций и обычно вмещает до 25 человек.
Конференц-столы могут быть прямоугольной, овальной или другой эргономичной формы. Иногда для такого проекта используется модульная мебель: несколько столов прямоугольной формы соединяются вместе, образуя один длинный стол для конференций. Такой простой прием задают нужный тон для принятия решений.
Квадрат или круг, полый внутри
Столы в форме квадрата символически ставят всех участников переговоров в равное положение, поэтому такая планировка переговорной идеально подходит для профессиональных дискуссий и группового мозгового штурма.
Круглые столы передают чувство товарищества и командной работы, и также подчеркивает равенство участников встречи. Переговорная с большим круглым столом лучше всего подходит для полного вовлечения участников в рабочий процесс, особенно если он требует открытости и личной коммуникации.
П-образная или полумесяцем
Как понятно из названия, такой конференц-зал состоит из серии модульных столов, которые соединены между собой в форме буквы “П” или в форме подковы, где тулья расположены с внешней стороны столов. Это довольно универсальный тип планировки конференц-зала, он подходит для проведения презентаций, видеоконференций и тренингов.
Модульный стол Europe на колесах с роликовыми опорами
Расположение столов полукруглый удобно для общения между оратором и аудиторией, отлично подходит для групп из 10-40 человек.
В стиле учебного класса
У некоторых компаний есть потребность в организации большой переговорной по типу учебного класса, где основная аудитория участников встречи сидит рядами, лицом к выступающему за столами, позволяющими делать заметки и записи.
В этом случае для обустройства помещения подходит классические прямые столы для персонала или мебель для обустройства тренинг-центров. Вторая удобнее тем, что часто имеет складные элементы, механизмы регулировки высоты и мобильные колеса для легкой перестановки мебели при необходимости изменения формата встречи.
Мобильные решения для переговорной или обучающего класса из серии Connect
Модульные столы серии Концепт Puzzle комплектуются между собой в любых конфигурациях
Банкетный тип переговорной
Этот тип конференц-зоны построен по принципу банкетного зала: несколько столов (как правило, круглых) размещаются в достаточно большом по площади зале. Лучше всего такое помещение подходит для нетворкинга и общения во время обеда или перерыва между основными мероприятиями.
Такой стиль конференц-зала также подходит для проведения обучения, тренировочных и игровых сессий, где люди комбинируются в небольшие группы вокруг столов и свободно перемещаются между ними.
Переговорные для мобильных рабочих групп
Сегодня пользуются спросом варианты планировки с небольшим переговорным столом. Компактные решения мобильны и удобны для проведения экспресс-переговоров с небольшой рабочей группой.
Стильный стол серии Loft для переговоров в офисах open space
Мобильные переговорные могут размещаться как в отдельном помещении, так и посреди открытого офиса, иногда за высокой шумоизолирующей перегородкой.
Как сделать пространство комфортным?
В независимости от того, какую планировку и схему размещения мебели вы предпочтете, есть множество приемов для того, чтобы сделать официальный дизайн приемной комнаты более креативным, добавить комфорта, создать уютную атмосферу, зонировать помещение.
Если ваша компания работает в сфере IT или маркетинга, а в переговорная чаще используется для встречи сотрудников, творческий подход будет очень уместен!
Вот несколько приемов, как с помощью дизайна интерьера повысить у сотрудников творческий потенциал:
Безграничный полет фантазии с модульными столами Концепт Puzzle!
Маленькая переговорная комната с большими возможностями
В условиях дорогой аренды коммерческой недвижимости, многие компании стремятся повысить производительность каждого квадратного метра своих офисов. Считается нецелесообразным использовать большое помещение только для переговоров с клиентами. Именно поэтому в современном офисе становятся востребованы компактные переговорные комнаты, которые выполняют еще несколько задач. А именно: встречи с партнерами, и, в том числе, короткие совещания между сотрудниками. На западе такие комнаты называют Huddle room.
Ключевая особенность: цифровые технологии
Бизнес сегодня — это не только презентации продукции и услуг компании, а также, сотрудничество и обмен мнениями с людьми, которые физически могут находиться в другом месте. Видеоконференцсвязь и презентационное оборудование является важным моментом в оснащении переговорки, что позволит участникам легко обмениваться информацией и подключаться к обсуждению из любой точки мира. Этот шаг, в целом, поспособствует успешности развития компании.
Небольшие размеры: оптимизация расходов
Малые переговорные комнаты являются альтернативой традиционным конференц-залам, которые предназначены для масштабных корпоративных совещаний. При переговорах малочисленной группой, и тем более, когда некоторые участники находятся вне стен офиса, отпадает необходимость в большом помещении и вместимости до 6 человек будет вполне достаточно.
Неформальная обстановка: успех переговоров
Малые размеры помещения способствуют непринужденной атмосфере, которая располагает к доверительному общению и легкому сотрудничеству. Эффективность переговоров с клиентами в полу официальной обстановке значительно выше, и уже оценена многими бизнесменами.
Альтернативное использование: совещания с сотрудниками
Офисные работники проводят до 30% своего рабочего времени в обсуждениях и переговорах, а их руководители до 50%. Иногда просто необходимо обсудить новую идею или концепцию, чтобы двигаться вперед. Оборудованная переговорка идеально подходит для коротких совещаний, продуктивных дискуссий, а также, индивидуальных презентаций.
Мебель для переговорной комнаты: мобильность и трансформация
Самый большой парадокс заключается в том, что компании рассматривают переговорные комнаты в офисе как уменьшенные конференц-залы. Подобный подход может осложнить формирование эффективного пространства. Как правило, это помещение используется для быстрых переговоров или совещаний, не нужно делать его слишком удобным и оснащать массивной мебелью. В первую очередь, мебель должна легко перемещаться и трансформироваться в зависимости от формата встречи. Отлично подойдут легкие стулья и столы серии Connect. Момент трансформации видно на картинке.
В нашем каталоге представлена вся необходимая офисная мебель для формирования малой комнаты для переговоров и большого зала для заседаний. С ассортиментом можно ознакомится в следующих разделах.
«А нам мало!»: дефицит переговорных комнат в офисах
«А нам мало!»: дефицит переговорных комнат в офисах
Виды переговорных
Условно выделяют три вида комнат для совещаний:
Помимо этого, в офисе располагают и небольшие изолированные зоны, в которых могут пообщаться два-три человека. Однако такие пространства не предназначены для полноценных презентаций с использованием мультимедийного оборудования.
Планирование
Разумеется, при подборе нового офиса спланировать необходимое количество дополнительных комнат проще. Однако мало кто из компаний может позволить себе офис «с запасом». В итоге штат фирмы растет, а вслед за ним опять возникает дефицит переговорных.
Между тем экономия на данном пункте вносит сумятицу в офисный быт: работники вынуждены тратить свое время и время клиента на поиск свободного места для разговора. А это негативно сказывается на имидже компании и результативности труда.
Проектировщики отмечают, что «тихие» пространства в оупен-спейсах должны занимать 5-10% площади. Если предусмотреть это еще на этапе отделки, то компания получит тот самый запас, который в дальнейшем можно будет использовать для переговоров.
Гибкие решения
Разумным дизайнерским подходом стали комбинированные пространства: несколько небольших переговорных зон, отделенных мобильными перегородками, при необходимости объединяются в один большой кабинет.
Небольшие кабины без потолка, огражденные звукопоглощающими материалами, не нарушают интерьер оупен-спейса, и отлично подходят для недолгих переговоров. Такие кабины подходят и для сотрудников, которым требуется поработать в зоне акустического комфорта.
Креативность мышления
Электронное бронирование и журнал выдачи ключей – полезные вещи, которые помогут решить проблему нецелевого использования комнат. Однако продолжительность переговоров и совещаний часто затягивается. Вот креативные ноу-хау, которыми поделились наши коллеги:
«Полный фарш» или компромисс?
Как должна быть оборудована переговорная комната? Это зависит от ее назначения. Понятно, что интерьер VIP-комнаты существенно отличается от интерьера корпоративной или общей переговорной. Но абстрагируясь от стиля и интерьера, в каждой зоне необходимы столы, стулья, шкаф для одежды и документов, возможно – мягкие группы и барная стойка.
Для проведения семинаров, мастер-классов, презентаций эти предметы необходимы. При переговорах же с одним-двумя клиентами сотрудник может ограничиться ноутбуком и маркерной доской. Поэтому разумный компромисс между желаниями и возможностями вполне оправдан.
Успех переговоров часто зависит от дизайна помещения, в котором они происходят. Безвкусно оформленная и бедно обставленная комната не вызывает доверия: компания с таким интерьером вряд ли найдет солидных деловых партнеров. А стильное и комфортное помещение настраивает посетителей на сотрудничество, демонстрируя стабильное финансовое положение фирмы и хороший вкус ее руководителя.
Оснащение комнат для совещаний
Дизайн переговорной в офисе обязан соответствовать корпоративному стилю и оформлению остальных помещений. Сохранению работоспособности во время многочасовых переговоров способствуют эргономичная мебель и отсутствие раздражающих цветов в отделке.
Важным моментом является правильное техническое оснащение. Необходимо заранее спланировать расположение розеток, предусмотреть места для проектора, экрана для презентаций, интерактивной доски и другого оборудования.
Следует позаботиться и о комфортном микроклимате: кондиционерах, отопительной системе, увлажнителях и т. д. Еще один немаловажный фактор – освещение. Если окна в помещении небольшие либо вовсе отсутствуют, необходимо задействовать потолочную, боковую, настольную и встроенную подсветки.
Особенности оформления
Дизайн переговорной комнаты обычно предполагает использование длинного стола и кресел для участников. Если помещение также будет выступать в качестве конференц-зала, то дополнительно монтируют аудио- и видеоаппаратуру. Столы в переговорных комнатах обычно расставляют полумесяцем или буквой «П».
Что касается стилевого оформления, то чаще всего выбирают хай-тек, минимализм и классику. Цветовая гамма зависит от стиля: универсальная белая, минималистичная серая, классические коричневые древесные оттенки и т. п.
Ошибки в проектировании переговорных
Некоторые компании предпочитают оформлять комнаты для совещаний самостоятельно. В этом случае дизайн переговорной может быть спроектирован с грубыми ошибками.
Несоответствие общему стилю офиса. Если кабинет руководителя и рабочие места сотрудников оформлены в соответствии с классическими канонами, минимализм в отделке переговорной будет неуместен, и наоборот.
Неправильно подобранная цветовая гамма. Обилие вызывающе ярких и кислотных расцветок не будет способствовать успеху переговоров. Лучше оформлять офисное помещение в спокойных тонах, с небольшими вкраплениями корпоративных цветов. Если переговорную комнату планируется использовать для мозгоштурмов и проработки креативных идей, то уместно использование зеленых, желтых и других тонов.
Плохая звукоизоляция. Об этом факторе стоит позаботиться отдельно, если офис обустроен по типу open space, а переговорная отделена лишь стеклянной перегородкой.
Неправильное освещение. Хаотично установленные источники света провоцируют быструю утомляемость и раздражительность участников переговоров.
Примеры переговорных комнат
Помещения, в которых проводятся деловые совещания, должны быть стильными и комфортными. Дизайнеры, создававшие проекты из приведенной ниже фотоподборки, придумали именно такие решения.
Переговорная выполнена в классическом стиле: деревянный стол, элегантные кожаные кресла и паркетный пол органично дополняются широкими окнами и ненавязчивым искусственным освещением.
Такие переговорные характерны для офисов в стиле хай-тек. Встроенные светильники, обилие техники и металлический блеск оттеняются сочной зеленью растений.
В компании «АВТОВАЗ» дизайн комнаты для совещаний аскетичен: ничто не отвлекает участников от рабочего процесса.
На этом фото изображения античных колонн органично дополняют новейшую технику, а удобная мебель и строгая обстановка настраивают на рабочий лад.
С другими вариантами дизайна переговорной комнаты вы можете ознакомиться на нашем сайте в разделе «Портфолио».