Обязательное электронное исполнение с использованием упд что это
Обязательное электронное исполнение с использованием упд что это
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» использует cookie (файлы с данными о прошлых посещениях сайта) для персонализации сервисов и удобства пользователей. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера. «КОРУС Консалтинг СНГ» серьезно относится к защите персональных данных — ознакомьтесь с условиями и принципами их обработки.
УПД в электронном документообороте
УПД в электронном документообороте
Что такое УПД?
Универсальный передаточный документ (УПД) — это учетный документ, который объединяет данные счета-фактуры и первичного документа. УПД подтверждает расходы покупателя, доходы продавца и позволяет сделать вычет НДС по сделке.
Применение УПД в бухгалтерии
и для налогового учета
УПД и корректировочный счет-фактура к нему приравниваются к первичным учетным документам. Структуру УПД утверждает государственный орган для всех участников ЭДО на территории России (учитываются требования 21 главы НК РФ и 402-ФЗ).
Какие документы заменяет УПД?
По предложению федерального налогового ведомства, УПД используют как первичный документ и счет-фактуру при передаче ценностей и имущественных прав, для учета при продаже товаров, оказании услуг и выполнении работ.
Или использовать только как первичный учетный документ. Тогда обязанность по исчислению и уплате налога не возникнет. Такой вариант подходит налогоплательщикам на упрощенной системе налогообложения.
На практике использование УПД определяется статусом — это специальный признак, который присваивается документу. Статусы бумажных УПД и функции электронного формата документа различаются.
Электронный УПД: отличия от бумажного
Электронный УПД имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ. Но функций больше: электронный УПД можно использовать как счет-фактуру, а вот бумажный — нельзя.
При заполнении электронной формы пользователь выбирает тип УПД и заполняет только те реквизиты, которые ему нужны. Например, у счета-фактуры и первичных документов реквизиты различаются.
Электронный УПД не нужно распечатывать, отвозить в органы и хранить. Чтобы отправлять УПД онлайн, налогоплательщику нужно подключиться к сервису электронного документооборота (ЭДО) и получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). ЭЦП наделяет документ юридической силой и защищает информацию от изменений.
Перемены в госзакупках — обязательный электронный документооборот
Можно сказать, вот она — Концепция о внедрении ЭДО в действии. Хотя пока подход как при маркировке — сейчас идет, так сказать, экспериментальный период и подключаться можно по желанию, а потом — обязательно, но все равно привыкать к новому нужно уже сейчас. Вспомните, какой была сумятица, когда стала обязательной регистрация в ЕИС. Те, кто в последний момент ринулись подключаться, столкнулись с намертво зависающим сервисом и невозможностью участвовать в закупках. Проще говоря — готовьте сани летом.
Остальным госучреждениям рекомендуется также включать такое условие в контракты.
ЭДО в ЕИС
Сейчас участники торгов знают, что в электронном виде к ним поступает на подпись контракт (если, конечно, выиграть аукцион). Его можно скачать, просмотреть, если обнаружены ошибки — направить протокол разногласий.
На электронной площадке и в ЕИС фиксируются все стадии заключения контракта и сроки. Например ЭТП сообщит, что вам поступил контракт на подпись и срок, до которого его нужно подписать или отправить протокол.
Благодаря тому, что большая часть сведений системой заполняется автоматически, меньше риска допустить критическую ошибку.
Преимущества ЭДО в ЕИС для поставщика
Преимущества для заказчика также очевидны — ускорение обмена документами с исполнителем, поставщиком, полный контроль отправки документов и сроков, автоматизированная проверка и идентичность информации, возможность систематизировать полученные данные для аналитики.
Как подключиться к ЭДО в ЕИС
Для начала стоит уточнить, а могут ли предоставить возможность использовать ЭДО заказчики. Например, вы участвуете в аукционе, можно заранее узнать информацию от лица, ответственного за закупку (указывается в аукционной документации).
Если вы уже выиграли аукцион — обратитесь к заказчику с просьбой указать в контракте возможность обмена документами через ЭДО, при условии, что такая техническая возможность имеется.
Для настройки со стороны поставщика достаточно зайти в «Личный кабинет» ЕИС и включить пункты просмотра контрактов, создания и подписи закрывающих документов.
Обратите внимание! Эти опции будут доступны, только если заказчик предусмотрел возможность электронного актирования для конкретного контракта.
Для подключения ЭДО необходимо:
Используйте для обмена документами веб-сервис Астрал.ЭДО — все организации в одном кабинете, бесплатный роуминг, работа с любого компьютера и даже со смартфона.
После того, как контракт будет выполнен нужно войти в «Личный кабинете» ЕИС, выбрать контракт и сформировать акт. Часть данных будет заполнена автоматически. Затем необходимо подписать акт ЭЦП и отправить заказчику.
Заказчик в свою очередь проверяет документ, если находит несоответствия, то направляет акт с замечаниями обратно, если претензий нет — подписывает со своей стороны ЭЦП. После того как обязательства выполнены, информация об исполнении контракта передается в реестр.
ЭДО с оператором ЭТП
Электронный площадки уже активно используют ЭДО. С его помощью они отправляют бухгалтерские документы участникам закупок — счета, акты, УПД.
Такую возможность предоставляют все федеральный торговые площадки:
Последняя — для проведения торгов по гособоронзаказу.
У коммерческих ЭТП нужно уточнять возможность электронного взаимодействия.
Важно! Уточните на ЭТП список операторов, с которыми она работает.
Обязательный ЭДО в закупках ждет только участников торгов по 44-ФЗ, те, кто проводит закупки по 223-ФЗ, смогут применять ЭДО по желанию.
Т.к. по 223-ФЗ принимать участие в закупках могут коммерческие компании, то нелишним будет использовать кроме электронного документооборота и другие сервисы. Про проверку контрагентов только глухой не слышал. А в закупках часто фигурируют крупные суммы, способные заинтересовать проверяющих. К тому же, по контрактам в качестве исполнителей, субподрядчиков часто привлекают дружественные организации. Создается цепочка исполнителей. И если ее участники — плательщики НДС, то это кладезь для налоговой для проверок и доначислений.
Автоматизировать проверку поможет Астрал.СКРИН — online-сервис для проверки контрагентов на благонадежность и оценки их финансового состояния. Отчет сервиса можно использовать в качестве доказательства добросовестности для налоговой службы, как дополнительную защиту в суде или аргумент при выборе между несколькими поставщиками товаров или услуг.
С помощью сервиса также можно найти информацию об участии компаний в тендерах.
Он позволяет искать тендеры не только по категориям товаров и услуг, заказчикам, регионам и другим стандартным параметрам, но и по ключевым словам (поиск осуществляется в т.ч. по прикрепленным к закупкам документам).
После того, как подходящая процедура найдена, можно провести аналитику — а стоит ли вообще принимать в ней участие?
Сервис напомнит о сроках — дате подачи заявки, проведении электронного аукциона, подписании контракта, его исполнении и т.д.
Все от аналитики до юридического сопровождения и финансового обеспечения сделок.
Универсальный передаточный документ: зачем он вам нужен и как его заполнить
Универсальный передаточный документ (УПД) упрощает документооборот, сокращает затраты и экономит время сотрудников. Расскажем, как правильно его заполнить с учетом всех изменений. Бланк для скачивания вы найдете в статье.
Какие документы заменяет УПД
УПД может заменить следующие виды документов:
Таким образом, один УПД может заменить целый комплект документации:
УПД могут применять любые юрлица и ИП. Система налогообложения и форма собственности значения не имеют.
Сервис МойСклад — все, что нужно для учета и торговли. Документы легко заполнить онлайн, напечатать или отправить контрагентам прямо из сервиса.
Бланк УПД
УПД не является документом, обязательным к применению. Унифицированного бланка тоже не существует. Есть рекомендованная форма, которую налоговики разработали на основе счета-фактуры еще в 2013 году (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96).
Каждое предприятие вправе разработать свою форму УПД: дополнить рекомендованный бланк нужной информацией или убрать ненужную.
Главное, чтобы разработанный документ включал обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а в случае необходимости — счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).
Разработанную форму УПД необходимо утвердить в учетной политике предприятия.
Важно: в некоторых субъектах РФ установлены дополнительные требования к составлению УПД. Так, в Башкирии с 01.12.2020 обязательно должна быть заполнена графа 10б. В ней предписано указывать регион России, где произведен товар. Если реализуется товар иностранного производства — графа не заполняется.
Электронный УПД
Организации и ИП, которые уже перешли на электронный документооборот (ЭДО) по собственной инициативе или обязаны его использовать по закону (реализация маркированных или прослеживаемых товаров), могут применять электронную форму УПД.
Электронный формат документа ФНС утвердила приказом от 08.04.2019 № ММВ-7-15/176@.
Электронные УПД бывают трех видов:
МойСклад позволяет легко и просто обмениваться УПД через систему ЭДО.
Как правильно заполнить УПД
Кратко разберем нюансы заполнения строк и граф УПД.
Поле «Статус документа»
Когда УПД применяют, как первичный документ и счет-фактуру, проставляют статус «1». В этом случае также необходимо заполнить строку 5а (подробности ниже).
Если УПД — это только передаточный документ (накладная, акт), то ставят статус «2». А вместо предписанных реквизитов счета-фактуры в документе можно проставить прочерки.
Вносим дату и номер документа.
Если УПД имеет статус «1», то используем хронологическую нумерацию счетов-фактур.
В документе со статусом «2» используем порядковую нумерацию передаточных документов.
Если в ранее оформленном документе обнаружена ошибка, то в исправленном УПД по строке 1а указывают номер и дату, когда были сделаны исправления. При внесении исправлений нужно ориентироваться на порядок, который установлен для счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
В строки 2-2б — вносим сведения о продавце.
В строки 6-6б — о покупателе.
При отгрузке товаров следует заполнить строки 3 и 4 — сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Если УПД оформлен на выполнение работ или оказание услуг — ставим прочерки.
Если была предоплата, то в строку 5 вносим реквизиты платежного поручения. Если УПД составляется только как передаточный документ, эту строку можно не заполнять.
Для документа со статусом «1» заполняем строку 5а, как показано ниже.
Например: если вы составили УПД № 25 от 25.10.2021 из 3 строк, то вам нужно указать реквизиты этого же УПД и строки документа:
В строке 7 указываем код валюты. Для рублевых документов заполняем поле так: «Российский рубль,643».
Строку 8 заполняем только при работе с госконтрактами, которые имеют идентификатор. Во всех остальных случаях ставим прочерк.
Графа А и Б — необязательные реквизиты. Их можно не заполнять. Обычно графу Б заполняют, если нужно указать налоговые льготы, сослаться на применение спецрежима или иные особые условия. Обычно для товара в этой графе проставляют артикул, а для работ и услуг — номер ОКВЭД.
В графе 1а указывают наименование товаров (услуг, работ).
Графу 1б заполняют только для товаров, которые вывозят в ЕАЭС. Код берут из единой Товарной номенклатуры.
В графы 2-2а вносят единицы измерения и их код из Общероссийского классификатора (если их возможно указать).
В графах 3-5 проставляют количество, цену и стоимость товара (работ, услуг).
Графы 6-13 заполняют только для УПД со статусом «1». Подробный порядок можно найти в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 02.04.2021):
Далее в УПД проставляют количество заполненных листов и подписи.
Подпись руководителя (ИП) и главбуха обязательны, если документ выполняет функцию счета-фактуры. Если УПД — это только накладная (акт), эти подписи можно не ставить. За руководителя (ИП), главбуха поставить подпись может лицо, уполномоченное на совершение таких действий по доверенности.
Ниже вписывают номер и дату документа—основания (например: договора). И при необходимости сведения о транспортировке груза (например: номер и дата ТТН).
Далее проставляются дата отгрузки (передачи, сдачи) и прочие подписи со стороны продавца :
Дата получения (приемки) и подписи со стороны покупателя :
В последних строках указывают наименование предприятий — участников составления УПД. Это могут не только продавец и покупатель, но и аутсорсинговая компания, которая ведет учет, или агент (комиссионер).
Ставить печать на документе не обязательно. Однако, если на УПД стоит печать хозяйствующего субъекта, то последнюю строку с его наименованием можно не заполнять.
Более 2 млн предприятий уже работают с УПД и другими документами в облачном сервисе МойСклад.
ЭДО и маркировка в 2022 году станут неразлучны
С 1 января 2022 года передавать УПД в «Честный знак» по ряду товарных групп возможно только через операторов ЭДО.
Согласно данным оператора системы маркировки ЦРПТ, в первой половине 2021 года с использованием ЭДО в систему «Честный знак» передавались примерно семь документов из десяти. С 1 января 2022 года первичка от продавцов пяти маркируемых товарных групп должна уходить в систему маркировки только через операторов электронного документооборота. В чем суть предстоящих изменений и как перейти на обязательный ЭДО – в нашей статье.
Для кого ЭДО с 2022 года станет обязательным.
Постановлением Правительства РФ от 31 декабря 2020 года № 2464, «обязанность по предоставлению в информационную систему мониторинга информации, передаваемой в составе универсальных передаточных документов (УПД) и универсальных корректировочных документов (УКД), исполняется участником оборота товаров путем направления таких документов оператору электронного документооборота на основании заключенного между ними договора».
В постановлении утверждён перечень маркированных товаров, для которых с 2022 года ЭДО становится обязательным.
5 категорий маркируемых товаров, передача УПД и УКД по которым должна проходить через операторов ЭДО:
Почему государство решило переводить маркировку на ЭДО?
До 1 января 2022 года у компаний, являющихся участниками оборота маркируемой продукции (производители, импортеры, оптовики, розничные продавцы), была возможность отправлять сведения об обороте товаров напрямую в личный кабинет системы маркировки «Честный знак». Накладную можно было составить на бумаге, а информацию об отгрузке направить в «Честный знак». Каждый участник сделки – то есть продавец и покупатель, отправлял данные по отдельности.
Как утверждают представители ЦРПТ, такой функционал был разработан для «мягкого» вхождения малого бизнеса в систему маркировки.
20-25% документов передавались по ЭДО в систему маркировки при продаже обуви в первой половине 2021 года.
74% документов передавались по ЭДО в систему маркировки в целом по всем маркируемым товарам в первой половине 2021 года.
В чем преимущества перехода на ЭДО при маркировке:
Справедливости ради нужно отметить, что государство пытается смягчить отказ от прямой работы с «Честным знаком». Центром развития перспективных технологий был разработан сервис «ЭДО Лайт», через который возможно передавать данные бесплатно и который доступен в личном кабинете системы маркировки. Однако у этого сервиса электронного документооборота есть одно ограничение – он локален, то есть поддерживает только функцию обмена между контрагентами УПД и УКД по маркированным товарам. Другие возможности ЭДО этот сервис не предоставляет.
СБИС Маркировка наладит работу с системой маркировки всем без исключения. СБИС берет на себя задачи по маркировке «под ключ»: от регистрации в системе «Честный знак», маркировки остатков, подключении ЭДО, встройки системы электронного документооборота в учетную систему до помощи в подборе и настройке оборудования.
Исключение из нового правила.
Как работать с маркируемой первичкой в ЭДО.
Как перейти на ЭДО, чтобы остаться в правовом поле?
Шаг первый. Выбор оператора ЭДО. При выборе оператора нужно отталкиваться от целей и задач, которые стоят перед бизнесом. Локальную задачу по передаче УПД маркируемых товаров государство предлагает решить с помощью сервиса ЭДО Лайт. Решение базируется на госплатформе, срок его жизни и все другие «правила игры» на нем в руках государства. Однако компании вправе выбрать оператора ЭДО самостоятельно. Важное условие – оператор ЭДО должен участвовать в работе с системой маркировки. При выборе эксперты советуют исходить из того, сможет ли предлагаемая оператором система ЭДО помочь вам закрыть множество задач и в итоге увеличить доходность бизнеса.
СБИС надежный оператор ЭДО для маркировки. СБИС ЭДО для маркировки обеспечит быстрый обмен документов между контрагентами, автоматическую передачу данных в систему маркировки, обеспечивает серьезную защиту данных. Решение поддерживается специалистами в круглосуточном режиме. Это одно из наиболее популярных операторских решений ЭДО.
Шаг второй. Заключение договора с оператором ЭДО. Отношения с оператором ЭДО должны быть оформлены официально.
Шаг третий. Получение электронной подписи. Важно помнить, что для работы в ЭДО с «Честным знаком» потребуется УКЭП – усиленную квалифицированную электронную подпись.
Шаг четвертый. Убедитесь, что ваши контрагенты подключены к ЭДО. Если они пока этого не сделали, вы можете предложить им решение своего оператора ЭДО. Работа в одной системе упростит взаимодействие. Однако, если системы разные, это не является препятствием для совместной работы, так как существует такое явление, как операторский роуминг. Чтобы настроить роуминг данных, нужно подать заявку своему оператору ЭДО.
Шаг пятый. Заранее убедитесь, что система заработала. Протестируйте процесс накануне, чтобы к моменту обязательной передачи данных через операторский ЭДО у вас были закрыты все технические вопросы, а сотрудники точно знали, как работать по-новому.
Подробнее о том, как подключиться к сервисам СБИС и наладить работу с маркируемыми товарами, вам готовы рассказать наши специалисты.
Что такое УПД и когда он нужен бизнесу: изменения, особенности заполнения
УПД — универсальные передаточные акты — это документы, которые упрощают все, что связано с разными типами имущественных прав, с отгрузкой товаров, передачей услуг. Кроме того, этот тип документов можно использовать в качестве составляющей бухучета. По мнению многих специалистов, УПД намного удобнее, чем другие форматы. Достаточно только разобраться в том, как правильно использовать этот инструмент.
Что собой представляет УПД?
Сама аббревиатура УПД расшифровывается как «универсальный передаточный акт». Фактически, УПД — это особый счет-фактура, который отличается от других наличием дополнительных реквизитов и рядом отличительных черт. В частности, в него входят составляющие от:
Центр обучения «Клерка» приглашает на бесплатный вебинар о новшествах в ФСБУ и ПБУ — все самое важное обсудим с экспертом 5 октября. Записывайтесь.
Преимущество использования УПД в том, что этот документ может заменить собой одновременно несколько других. Используется в качестве первички, может являться законным основанием для определения объема вычетов по сделкам, а также — для признания конкретных расходов.
Единственным обязательным условием для начала использования УПД является фиксация этого факта в учетной документации компании. При этом начать применение документа можно абсолютно с любого момента, не нужно дожидаться какой-либо конкретной даты или окончания определенного периода.
Когда может понадобиться УПД?
Этот тип документации нельзя назвать универсальным или же обязательным. Он применяется исключительно по желанию налогоплательщика, то есть если он самостоятельно определил для себя такую необходимость. При этом сфера применения УПД достаточно широкая. Например, он может существенно упростить ряд операций в следующих ситуациях:
Документация такого типа может использоваться и в других ситуациях. Целесообразность применения следует определять отдельно для каждой компании.
Какие изменения стоит учесть в 2021?
Основная часть всех нюансов, связанных с особенностями составления и применения УПД, четко зафиксирована в письме ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013. Фактически, именно там закреплено, что форма заполнения данного документа является свободной. Есть рекомендованный вариант, но он не обязателен.
Однако есть один важный нюанс. Составляющей частью УПД является стандартный счет-фактура, который должен быть заполнен в соответствии со всеми нюансами и с учетом всех изменений. Как раз для счета-фактуры существует установленная форма, актуальность которой следует проверять. Именно поэтому в 2021 году при заполнении УПД стоит учесть некоторые изменения.
В связи с тем, что с 8 июля 2021 вводится система прослеживания товаров, обновлены формы счетов-фактур. Изменения начали действовать с 1 июля 2021 г. Появляются новые реквизиты, которые должны быть учтены при заполнении УПД точно так же, как и при заполнении обычного счета-фактуры.
Однако бояться изменений не стоит: реальное нововведение только одно. В счете-фактуре появляется строка 5а, которая называется «Документ об отгрузке N п/п». Соответствующее изменение стоит учесть при заполнении УПД. Но есть исключения: данное изменение касается исключительно плательщиков НДС, которые используют УПД со статусом «1».
Также к нововведениям можно отнести строку 8, которая появилась в счетах-фактурах и, соответственно, в УПД. В данной строке фиксируется идентификатор государственного контракта. Это изменение также актуально не для всех, а, соответственно, только для тех, кто работает с государственными контрактами с присвоенными идентификаторами.
Эти идентификаторы позволяют упростить процесс контроля отгрузки товаров и предоставления услуг, которые имеют отношение к средствам, полученным из федерального бюджета авансовых средств. Они в индивидуальном порядке присваиваются госконтрактам, которые либо имеют отношение к работе с оборонным заказом, либо напрямую финансируются из бюджетных источников. Эти идентификаторы являются уникальными. Всем, кто не имеет никакого отношения к работе с госконтрактом, достаточно поставить прочерк в строке 8.
Особенности составления формы УПД и заполнения документа
ФНС не устанавливает никаких жестких стандартов в отношении формы УПД. Любая компания может составить свой вариант, ориентируясь на предложенные стандарты и соблюдая нормы, касающиеся счетов-фактур (если в этом есть необходимость). Первоначально требуется выбрать статус УПД. От этого напрямую зависит специфика документа и возможная сфера его применения:
Можно по собственной инициативе вносить все необходимые блоки, чтобы максимально полно вести учет данных. Обязательным также является соблюдение таких норм:
Все остальные моменты носят исключительно рекомендательный характер. Безусловно, в документе в обязательном порядке должна быть зафиксирована базовая информация по типу его наименования, даты составления, подробного содержания, ответственных за заполнение лиц.
Одним из главных преимуществом УПД является его мультифункциональность, благодаря которой становится возможно регулировать по собственному усмотрению содержание документа. В него можно включать:
При фиксации информации о проводимых операциях следует ориентироваться на стандарт, который является типичным для счетов-фактур. Как правило, описание любой информации производится по подобному образцу:
Как правило, УПД включает в себя типичные для учетной документации блоки. Это позволяет любому бухгалтеру легко разобраться в специфике его заполнения, ориентируясь на предложенный налоговой образец, и понять целесообразность дополнения УПД какими-либо данными.
Электронные и бумажные версии УПД
Сейчас УПД, как и многие другие формы документации, может составляться и в электронном, и в бумажном виде. Законодательство не предусматривает обязательного использования бумажной версии. Такой вариант может потребоваться в случае, если:
Бумажная версия документа, если она все же готовится, должна быть обязательно подписана уполномоченными лицами, представителями обеих сторон.
Оформление электронной версии УПД получило большее распространение. В частности, именно она установлена законодателем, как основная. Может быть:
Электронная версия УПД также в обязательном порядке подписывается уполномоченными лицами. При этом в самом документе должны содержаться данные о статусе лиц, которые его подписывали (также может потребоваться указать данные об основании их полномочий). В большинстве ситуаций электронной версии достаточно. К тому же, она существенно упрощает многие процессы, ведь для того, чтобы переслать ее партнеру, требуется всего несколько минут.
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На онлайн-практикуме осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>