что можно найти в архиве
Как искать и найти свое прошлое: возможности доступа к архивным материалам
возможности доступа к архивным материалам;
кто регулирует этот доступ;
какие бывают режимы доступа;
чем руководствоваться при запросе генеалогического характера;
что делать, если личный бюджет не позволяет оплачивать справки из архива
В целом считается, что такие понятия как « платный доступ» и «материалы российских архивов» взаимноисключают друг друга.
А потому, что есть законодательные акты, согласно которым, право бесплатного доступа к архивным документам есть у каждого гражданина РФ. Впервые о возможности платного онлайн-доступа заговорили в 2014 году на Совете по архивному делу. И когда Росархив заговорил о платном доступе, это событие перешло в разряд экстраординарных. Что же получается? Росархив хочет «подвинуть» граждан в их праве?
Не будем путать божий дар с яичницей
Местонахождение всех документов Архивного фонда РФ устанавливается в открытом порядке и совершенно бесплатно. Ограничением служит разве что,
«Положение о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращённых уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел».
Российским пользователям предоставляется полное право бесплатно искать и изучать архивные документы. И Российские архивы полностью сохраняют за гражданами это право, а также предоставляют комплексные услуги.
Все запросы, поступающие в архив, делят на три группы — тематические(1), генеалогические(2), социально-правовые запросы(3). Социально-правовые запросы выполняются исключительно на безвозмездной основе. Тематические запросы могут оказываться как в платном режиме, так и бесплатном. Платный режим работает в отношении генеалогических запросов.
Начинающие генеалоги, опытные специалисты, и просто любители архивного поиска начинают поиски с запросов. И опытный генеалог знает, что информацию можно получать из самых разных документов.
Начинающие генеалоги чаще всего делают запросы, определяя их категорию как «генеалогический запрос»
Платить или не платить?
Если куратор семейной истории (генеалог) не хочет оплачивать запрос генеалогического характера, он может самостоятельно искать информацию в документах Архивного Фонда РФ в читальных залах архивов.
Котлеты отдельно, мухи отдельно
«Архивные информационные ресурсы» и «архивные документы» это разные вещи.
Архивные ресурсы это электронные ресурсы, и их создание определено в качестве задач в таких государственных программах как, например, «Информационное общество 2011-2020 гг.» или «Культура России (2012-2018 годы)», или в проекте «Концепции развития архивного дела до 2020 г». Работа с ними ведется онлайн.
Архивные документы это бумажные носители информации, которые находятся в архиве, и с которыми работа ведется оффлайн.
Камень преткновения «архивный ресурс» : давайте разберемся с этим понятием
Сейчас нет разделения на такие понятия как «архивный электронный ресурс» и «архивный информационный ресурс». И отсутствие этой конкретики и детализации приводит к «смуте в умах» архивной и около архивной общественности.
Наше агентство «Родословный детектив» проводит трудоемкие исследования родословных. Доступ к информационным ресурсам, т.е к комплексу документов, которые содержат генеалогические сведения полностью платный.
Российская архивная общественность зарабатывает на этих услугах, поэтому ревностно относится к бесплатному доступу генеалогических материалов зарубежными ресурсами.
Популярный генеалогический ресурс для создания древа
В 2011 году Генеалогическое общество штата Юта начинает размещение на своем портале familysеarch. org электронных копий источников из архивов РФ, а также и файловые источники из архивов других стран. Это не понравилось российской архивной общественности, и общественность потребовала прекратить выкладывание материалов для общего доступа. Российским генеалогам пришлось начать противостояние со своими соотечественниками-архивистами, поскольку желание получать доступ к документам по любым каналам, — даже у мормонов, было велико.
Генеалог-исследователь заинтересован в максимально простом механизме поиска информации по всем архивам, причем в режиме online — из дома. Генеалог-исследователь заинтересован в эффективном инструменте для онлайн-поиска, в действительно эффективном, а не таком, когда в результате запроса выдаётся огромная масса документов, в которых нужно разбираться, и на разбор потратить много времени.
Мы, в ООО « Родословный детектив» искали одну персону. День ушел на составление списка метрических книг, в которых могла бы содержаться информация о этой персоне. И еще 4 дня на просмотр всех книг. В результате информация не была найдена, и пришлось начинать заново.
Архивист заинтересован соблюсти интересы и генеалога-исследователя и учреждения, то есть изъять из обращения подлинники документов, и предоставить пользователю их цифровые копии. Для отечественных архивов платный доступ к информационным ресурсам — это возможность снять противоречия и сложности, возникающие при обращении к архивным источникам.
Архивный фонд Российской Федерации – более 500 млн. единиц хранения за период с XI в. до наших дней
Что есть у российского генеалога из удобных инструментов для проведения исследования?
«Центральный фондовый каталог», база данных, содержит информацию о 588 044 фондах. На портале «Архивы России» можно посмотреть эту базу данных в онлайн режиме. Уникальная возможность оперативного поиска семейных корней по электронным документам архивного фонда предоставляется жителям и гостям Пермского края, благодаря созданию Объединенной системы данных о населении “ Поколения Пермского края“ На данный момент в систему загружено 51679 записей из метрических книг.
Около 8% архивных материалов требуют оцифровки
Почему практики в автоматизации исполнения генеалогических запросов пока единичны.
Переводить в электронный вид все фонды экономически не выгодно, поскольку востребованы только 5-7% документов Архивного фонда.
Здесь я хочу поставить многоточие….
С уважением, ваш дружелюбный генеалог. Помогаем делать семейную историю.
Какую информацию можно найти в архивах?
В архивах можно найти много полезной информации. А какой именно? Узнаете из статьи.
Лично я до сих пор ищу записи о рождении родственников моего мужа, чтоб доказать наше родство с Дмитриевыми. Эта фамилия по ошибке ушла из родословной ветви. Тогда одному из многочисленных братьев дали другую фамилию — того человека, который понёс младенца записывать в церковь (в то время учёт записей актов гражданского состояния осуществлялся там). Но теперь причина этой ошибки — только лишь предположение. А наша задача нынче — найти точную связь родства по документам, половина из которых не сохранилась, но всё же периодически продолжают всплывать какие-либо зацепки, данные, помогающие в этом нелёгком деле.
Все государственные архивы можно разделить на уровни: федеральный, региональный, муниципальный.
В архивах федерального уровня собраны документы по временным промежуткам (Древние акты, Новейшая история) и по разделам (военный, литературы и искусства, экономики). Региональный и муниципальный уровни собирают в себе документы с «подвластных» территорий (например, Центральный исторический архив Москвы представляет собой региональный архив).
А какие же именно документы можно там найти? Это могут быть различные юридические акты, кино-, фото-, видеодокументы, переписи, рисунки, чертежи, схемы и даже копии архивных документов.
Не надо забывать, что все архивы имеют разную специфику и каких-либо из перечисленных видов документов могут не содержать. Информацию, касающуюся каждого отдельного архива, нужно получать в индивидуальном порядке.
Разберём такой порядок на примере Главархива Москвы. Здесь можно найти различные документы (архивные справки, выписки, копии), подтверждающие трудовой стаж, заработную плату, награждение медалями, учёбу в образовательных учреждениях, акты гражданского состояния, создание и историю организаций, изменение фамилий, имён и отчеств. Также можно получить и документы научно-технического характера, и по истории семьи.
Все архивные документы выдаются безвозмездно, но ждать их иной раз приходится долго (ответ почтой обычно приходит не раньше чем через месяц).
Конечно, многие из документов (особенно рукописные) со временем постепенно утрачиваются (такая уж у них особенность), поэтому порой что-то доказать, ссылаясь на их длинную череду, представляется очень сложной или почти невыполнимой задачей. Иногда документ и находится, но разобрать в нём что-то трудно в силу его ветхости, замысловатости почерка, недостоверности сведений, ошибок в написании и др.
В подобных случаях советую не отчаиваться, а искать какие-то «обходные пути» — прочие прямые и косвенные доказательства из различных других источников. Всё, что каким-либо образом касается «дела», может послужить таковым (особенно в суде).
Хорошо, если вам в жизни не придётся столкнуться с этой «волокитой», а тем, кому ещё доведётся — моя статья послужит маленьким «маячком».
Что и как найти в архиве: ответы специалиста госархива
Поиск информации в архивах
Гость «Прямой телефонной линии» — заместитель директора Государственного архива Харьковской области Лариса Юдина.
В архиве помогут найти первую любовь
– Здравствуйте, Лариса Николаевна. Меня зовут Марина. Расскажите, пожалуйста, какую информацию можно получить в вашем архиве?
– Самую разнообразную. Это информация генеалогического характера для исследования истории своего рода, социально-правового – для подтверждения трудового стажа, зарплаты при оформлении пенсии, об учебе в вузе, службе в рядах Советской Армии, участии в партизанском или подпольном движении в годы Великой Отечественной войны, репатриации в Германию в период оккупации Харькова, а также биографические данные о человеке: к примеру, личное дело студента или уголовное дело репрессированного и многое другое. Можно заказать помощь в поиске документов в архиве.
– Добрый день. Звоню вам по просьбе своей знакомой, ее зовут Валентина Григорьевна. Отец Валентины Григорьевны был расстрелян НКВД, затем был реабилитирован. Его дочь хочет собрать детей и внуков, чтобы вместе почитать документы об отце. Но не знает, где это можно сделать. Хранятся ли такие документы в вашем архиве?
– Уголовные дела репрессированных хранятся как у нас, так и в управлении Службы безопасности Украины в Харьковской области. Возможно, дело, касающееся родственника Валентины Григорьевны, хранится в нашем архиве: в 90-е годы мы приняли от СБУ в Харьковской области более 24 тысяч уголовных дел репрессированных. С целью поиска сведений о родственнике советую оформить письменный запрос на имя руководителя Госархива Харьковской области с просьбой информировать, хранится ли в архиве уголовное дело интересующего вас репрессированного. Если да, его родственники смогут ознакомиться с ним в читальном зале архива либо получить архивную справку; если же нет – необходимо сделать запрос в управление СБУ в Харьковской области.
– Здравствуйте, Лариса Николаевна. Меня зовут Лена. Моя мама не харьковчанка, ищет в этом городе свою первую любовь. Много лет назад этот человек проживал в Харькове, но его адреса мама не знает. Скажите, может ли мне чем-то помочь архив? Или, может быть, вы что-то посоветуете?
– Для проведения поиска необходимо иметь как можно больше информации о человеке: где родился, учился, работал. Если институт, который он оканчивал, действует до сих пор, можно направить туда запрос. В вузах на протяжении 75 лет хранятся личные дела студентов, а в личном деле, возможно, есть информация о его месте проживания. Личное дело по месту работы – тоже вариант. Если мужчина работал, к примеру, на заводе, там должно храниться его личное дело. В случае ликвидации предприятия без правопреемников документы передаются в архивное учреждение. Необходимо собрать максимум информации, которая поможет нам, архивистам, ответить на ваш вопрос. Вы можете провести поиск самостоятельно или обратиться к нам за квалифицированной помощью.
В архиве можно исследовать историю семьи с ХVIII века
– Здравствуйте, Лариса Николаевна. Меня зовут Сергей. Моя жена утверждает, что ее предки принадлежат к казацкому роду. Скажите, пожалуйста, можно ли у вас в архиве заказать родословную?
– Конечно. Если вы располагаете свободным временем и возможностью самостоятельно изучить архивные документы, мы приглашаем вас для поисковой работы в читальный зал, где наши сотрудники расскажут, как работать со справочным материалом, с какой конкретно группой документов. Поиск интересующей вас информации могут провести и сотрудники архива. Для оформления в читальный зал с целью проведения такой работы или оформления заявки на получение информации вам необходимо предоставить пакет документов, подтверждающих родственное отношение к человеку, которым вы интересуетесь. Это может быть копия метрической записи, свидетельства о рождении родителей или регистрации их брака. Если такие документы в наличии, мы принимаем заказ или оформляем абонемент в читальный зал.
– Скажите, а эта услуга пользуется спросом?
– В последнее время количество запросов генеалогического характера значительно возросло. В читальном зале архива по данной тематике в среднем в год работает около 50 человек, кроме того, поисковой работой занимаются и наши сотрудники.
– Добрый день, Лариса Николаевна. Меня зовут Юрий. Хочу с помощью архива как можно глубже «копнуть» историю моей семьи. Скажите, пожалуйста, сколько времени занимает такие поиски? И могу ли я получить данные о родственниках, которые жили не в Харьковской области?
– Сроки поиска зависят от имеющегося у нас состава документов и информации, которой вы располагаете. Чтобы приступить к работе, необходимо знать фамилию, имя, отчество человека, дату и место его рождения, возможно, крещения либо венчания в церкви, регистрации брака и другое. Чем больше сведений, тем проще, быстрее и успешнее будет проходить поисковая работа. Наш архив ведет поиски начиная с ранних сохранившихся документов нынешних территорий: Харьковской, Сумской, Полтавской, Донецкой и Луганской областей. Если интересует информация о людях, проживавших на другой территории, придется делать запросы в архивы иных областей Украины или за ее пределами.
– А начиная с какого года вы можете отследить историю семьи?
– С конца ХVIII столетия. Самые ранние документы, хранящиеся в Госархиве Харьковской области, датированы 1739 годом: это указы Харьковской духовной консистории. Более поздние документы – метрические книги 1751 года. Велись они при церквях. Это записи о рождении, бракосочетании, смерти.
– Здравствуйте, Лариса Николаевна. Меня зовут Наталья. Подскажите, пожалуйста, в какие сроки можно получить результаты поиска родословной и какова стоимость таких услуг?
– Сроки зависят от объема интересующей заявителя информации: хотите ли вы полностью составить свою родословную или отследить лишь определенный период. Срок выполнения запроса зависит от объема и состава документов, необходимых для изучения. Поиски могут затянуться на месяц-два. Что касается оплаты – это коммерческая услуга, архив выполняет ее на договорных условиях. Общая стоимость проведенной работы зависит от количества дел, описей, каталожных карточек, просмотренных нашими сотрудниками. Изучение 250 листов документа стоит 5 грн. 48 коп. В метрической книге, к примеру, до 2-3 тысяч листов.
– А можно ли изучать родословную параллельно с сотрудниками архива?
– Это целесообразно лишь в том случае, когда исследованием определенного периода занимаются сотрудники нашего архива, а другой период вы исследуете самостоятельно.
В архиве сохранилось видео в бобинах
– Добрый день, Лариса Николаевна. Меня зовут Антон. Скажите, пожалуйста, а сколько всего в архиве документов и в каком виде они хранятся?
– Всего хранится около 2,5 миллиона дел. Они размещаются на стеллажах общей протяженностью 33 с половиной километра. Это документы на бумажных носителях и аудиовизуальные документы (кино-, фото-, фоно- и видео-) на пленочных носителях.
– Старые пленки в бобинах? А как их можно посмотреть или послушать?
– Сложность в том, что у нас нет аппаратуры для просмотра или прослушивания старых пленок. Но мы начали переводить их на цифровые носители. Организации, которые берут у нас документы на пленках во временное пользование, просматривают их на своей аппаратуре.
– А зачем вы храните афиши и плакаты?
– Афиши и плакаты были переданы нам на хранение в послевоенные годы. Большая часть плакатов относится к периоду оккупации Харькова и Харьковской области (1941—1943 гг.). Это плакаты агитационного характера, выпущенные немцами. На одном из них, к примеру, написано: «Гитлер – освободитель!». Есть и обращение к харьковчанкам: «Девушки и женщины, вас ждет счастливая Германия». Афиши в основном театрального, спортивного и иного информационного характера. Используем данные виды документов как иллюстрационный материал.
Читальные залы откроются после Рождества
– Добрый день. Лариса Николаевна. Меня зовут Павел Алексеевич. В этом году из-за хищения в архиве был закрыт доступ для исследователей. Скажите, пожалуйста, когда возобновится обслуживание?
– Действительно, в течение года читальные залы архива работали в сокращенном режиме. В связи с подведением итогов уходящего года (передачей документов в хранилища, оформлением личных дел исследователей) их работа приостановлена с 24 декабря 2012 года по 8 января 2013 года. С 8 января работа читальных залов на проспекте Московском, 7, и на улице Мироносицкой, 41, будет возобновлена. Режим работы – с понедельника по пятницу с 8.30 до 17.00.
– Здравствуйте, Лариса Николаевна. Меня зовут Татьяна. Расскажите, пожалуйста, какие услуги у вас платные, а какие бесплатные. Если, например, нужно поднять документы для оформления пенсии – это платная услуга?
– Запросы социально-правового характера, в частности о подтверждении трудового стажа и начислении заработной платы, которые вы имеете в виду, мы выполняем бесплатно. А вот, к примеру, выдача справки о подтверждении имущественных прав – услуга платная, ее стоимость составляет 26 грн. 06 коп. Ознакомиться со стоимостью предоставляемых нами услуг вы можете на сайте архива.
Сколько стоит собирать информацию в архивах
Пособие для начинающих исследователей
Я исследователь и автор книг об истории России.
Меня привлекает период, который предшествовал революции. С одной стороны, это вполне современная жизнь с поездами, автомобилями, фотоаппаратами, велосипедами и телефонами, а с другой — в это время в России еще сохранялся традиционный уклад. Красоту этого уклада я и хочу показать читателям своих книг.
Изучать этот период невозможно без архивной работы. Впервые я попала в архив в 2007 году, когда была студенткой, и с тех пор вот уже 14 лет продолжаю свои исследования.
Расскажу, как организовать тур по архивам, запросить нужные сведения, получить копии документов и не замерзнуть зимой в очереди из исследователей.
Как я собираю информацию по архивам
Историческую книгу нельзя придумать самому, это не художественный роман. Информацию для нее нужно искать в архивах с документами — фондах частных лиц, государственных и общественных учреждений.
Я написала несколько научно-популярных статей и две книги по истории России — «Великий магистр революции» и «Октябрический режим». Недавно собирала материалы для третьей книги об одном малоизвестном историческом деятеле начала 20 века.
Материалы были разбросаны по всей России и зарубежью, но я решила ограничить рамки исследования федеральными и ближайшими региональными архивами. Один из них находится в Астрахани, где я живу, другие — в пределах 12 часов езды на поезде. Сбор информации затянулся на три года — из-за пандемии и длительного ремонта в архиве, где хранились важные документы.
Я совершила девять командировок и потратила около 100 000 Р :
Как организовать поездку
Жилье. В ближайшие архивы я стараюсь ездить одним днем, чтобы сэкономить на гостинице. Для более продолжительных поездок приходится искать жилье. За годы исследований я перепробовала все варианты: общежития, съемные квартиры и гостиницы — от самых бюджетных до пятизвездочных.
Чем дешевле жилье, тем выше вероятность бытовых несуразиц. Например, администрация одной московской гостиницы на третий день проживания внезапно потребовала доплатить за свободные койко-места в моем номере. Ситуация была неприятная: на часах 10 вечера, у меня нагло вымогают деньги.
Когда я отказалась платить, администратор ответила: «Хорошо, если вы согласны на подселение, мы пришлем к вам постояльца. Но имейте в виду, что обычно у нас мужчины живут вместе с женщинами». Мне удалось убедить администрацию отложить вопрос до утра. Все закончилось хорошо: на следующий день пришел другой сотрудник, который отменил несуразное требование.
После подобных неприятных моментов я решила, что не буду экономить на жилье. Теперь стараюсь выбирать старые гостиницы, которые работают с советских времен и украшены хотя бы тремя звездочками. Это не роскошь, а гарантия минимального порядка.
Транспорт. На короткие расстояния — от 400 до 600 км — я езжу поездом, на большие — летаю самолетом. Иногда комбинирую разные виды транспорта и во время одной командировки стараюсь охватить несколько городов. Например, по пути в далекие федеральные архивы попутно посещаю региональные. Чтобы сэкономить, пользуюсь скидками за участие в бонусной программе РЖД, выбираю верхние полки купе и плацкарта.
Мой конек — многоступенчатые командировки. Иногда останавливаюсь в попутном городе, чтобы пересесть на поезд с более удобным графиком или высоким классом. Если я делю поездку на отдельные сегменты, то могу гибко использовать бонусную систему.
Однако пересадки увеличивают риски во время путешествий. Например, однажды вечером я села в поезд, чтобы ночью прибыть в промежуточный пункт и там же пересесть на другой. Но по дороге наш поезд сбил трех коров, из-за чего мы приехали позже на полтора часа — моя пересадка сорвалась.
Администрация вокзала предоставила мне гостиницу, чтобы компенсировать неудобства. В промежуточном пункте как раз находился архив, который меня тоже интересовал, так что исследование только выиграло от этого инцидента. Но коров очень жалко.
Что взять с собой. Я езжу налегке: беру минимум личных вещей — чем меньше багажа, тем мобильнее исследователь. При работе с архивными данными приходится много и быстро конспектировать. Поначалу я путешествовала с тетрадями и писала в них от руки, потом стала возить нетбук, за который приходилось волноваться. Я опасалась не только воров, но и всяких эксцессов — в поездке всякое может случиться.
Я пришла к простому рецепту: беру телефон и подсоединяю к нему компактную проводную клавиатуру без цифрового блока. Важно, чтобы телефон поддерживал OTG — функцию подключения периферийных устройств. Такой комплект удобен в поездках: не занимает много места, мало весит и не привлекает внимание воров.
Набирать текст на телефоне с клавиатурой почти так же удобно, как на ноутбуке. Надо лишь привыкнуть работать с текстовым редактором на маленьком дисплее. Но я на экран не смотрю: набираю слепым методом и не обращаю внимания на опечатки, ведь главное — это скорость.
Как искать информацию в архивах
Большинство материалов федеральных и региональных архивов открыто для всех желающих.
Получить доступ можно двумя способами:
Второй способ работает всегда, а первый — нет. Некоторые архивы не принимают посетителей без направления — обязательно позвоните и уточните этот вопрос до поездки.
Я работаю преподавателем в вузе, и поначалу для каждой командировки брала отношение — письмо за подписью ректора на имя директора архива. Со временем бюрократические сложности начали тяготить, и я стала обращаться в архивы по упрощенной схеме — с личным заявлением. Для моего нынешнего исследования отношение не потребовалось ни разу.
Теперь по шагам расскажу, как получить доступ к архивной информации.
Если изучаете родословную. Ваш главный источник — метрические книги. До революции именно религиозные учреждения были вместо загсов. Например, информацию о православном родственнике можно найти в метрической книге его церковного прихода.
Эти книги хранятся в архиве бывшего губернского или уездного города, к которым относилось религиозное учреждение. Имейте в виду, что границы губерний Российской Империи не всегда соответствуют границам субъектов Российской Федерации. Чтобы определить архив, вы можете обратиться за помощью на генеалогический форум.
Если ищете информацию об учреждениях и исторических деятелях. Такие материалы разбросаны по региональным и федеральным архивам. В первую очередь обратите внимание на архивы региона, где жил ваш персонаж или работало учреждение.
Кроме того, нужные материалы наверняка отложились в центральных архивных фондах соответствующего ведомства. Например, если вы собираете материал об истории духовной семинарии, поработайте с фондами Святейшего Синода в РГИА — Российском государственном историческом архиве.
Исторический персонаж моей книги жил в Царицыне — сейчас это Волгоград. До революции город относился к Саратовской губернии, поэтому нужно было ехать в региональные архивы Саратова и Волгограда. Кроме того, я посетила РГИА в Санкт-Петербурге, где собраны материалы о деятелях со всей страны.
Часто не знаешь заранее, что именно найдешь в конкретном архиве. Нет централизованной системы, где можно было бы вбить ФИО человека и узнать, где хранится информация о нем. Федеральные архивы оцифровывают и размещают на сайтах описи материалов — можно разведать ситуацию, прежде чем ехать. Но в региональных учреждениях, как правило, все на бумаге.
Многие архивы уже проработаны другими авторами. Когда я изучаю историческую литературу, всегда обращаю внимания на ссылки — это подсказка, где искать материал, чтобы раскопать тему поглубже.
В период пандемии архивы сначала закрылись, а затем стали открываться с ограничениями и доступом по предварительной записи.
Моя работа усложнилась: например, я с большим трудом попала в один архив осенью 2020 года. Записаться можно было только на следующий день: сотрудники учреждения пояснили, что их могут закрыть в любую минуту, поэтому они не планируют ничего на больший срок. Причем время пребывания в архиве было ограничено двумя часами — либо утром, либо после обеда.
Заранее уточняйте режим работы архива и правила доступа к нему — по телефону или на сайте организации. Иначе может получиться так, что вы проедете через всю страну и окажетесь перед закрытыми дверями.
Здесь надо будет заполнить бланки документов:
Для последующих посещений архива вам выдадут пропуск — он действует до конца календарного года. При первом же визите в следующем году придется заполнять все заново.
Некоторые архивы принимают регистрационные документы по электронной почте. Это удобно: можно приехать и сразу начать работать с документами, а не тратить время на оформление.
Каждый архив состоит из фондов — наборов документов, которые появились в результате работы какого-то учреждения или человека. Например, бывают фонды банков, газет, общественных и частных организаций, министерств и исторических личностей.
Каждый фонд содержит дела — обычно это папки с подшитыми документами. Но бывают и несброшюрованные дела — конверты, внутри которых лежат отдельные листы. Некоторые материалы хранятся в виде микрофильмов: если запросите такое дело, вам выдадут набор баночек с пленками
В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом.
Иерархия хранения документов: архив — фонды — дела — листы.
План действий такой:
Найти нужные фонды. Сотрудник читального зала выдаст вам путеводитель — большую книгу с обзором всех фондов архива. Из путеводителя надо выписать номера нужных фондов, передать этот список сотруднику и получить от него описи дел.
Выбрать дела. Опись — это небольшая книжечка со списком всех дел конкретного фонда. Изучите ее и решите, какие именно документы вам нужны.
Оформить бланк заказа. Если вы определились, возьмите у сотрудника читального зала бланк заказа и заполните его — перечислите дела, которые нашли в описи.
Чтобы оформить заказ, не всегда требуется личное присутствие — это зависит от условий работы конкретного архива. Многие учреждения размещают путеводители и оцифрованные описи на сайтах, что очень удобно: можно еще до поездки составить список дел.
Некоторые архивы принимают заказы по электронной почте или через свой сайт, как, например, РГИА. Если вы заказываете дела на сайте этого архива, не нужно ничего писать от руки. Просто указываете номер фонда, описи и дела, а система сама формирует заполненный бланк и направляет его работникам архива.
Если вы заказали дела заранее, то получите их в день приезда. Если же нет, то первый день уйдет на работу с описями и заполнение бланка заказа. После этого придется ждать еще два-три рабочих дня, пока предоставят документы.
Это неудобно, но некоторые архивы сокращают сроки выдачи дел для иногородних посетителей. Ищите информацию об этом на сайте архива и для надежности звоните в читальный зал
Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям.
Самые популярные причины для отказа:
Обычно на работу с делами отводится месяц, но если они больше не нужны, то можно сдать досрочно. Повторно заказать те же самые документы получится не раньше, чем через год.
Выносить дела из здания архива запрещено: исследователи работают с ними в читальном зале под бдительным присмотром видеокамер. Можно делать выписки в тетрадь, пометки на ноутбуке или планшете — только учтите, что не во всех архивах разрешают заряжать технические устройства.
Микрофильмы смотрят там же, в читальном зале, на специальных аппаратах. Работать с этими устройствами несложно, а если возникнут трудности, можно обратиться к сотрудникам читального зала.
Доступ к несброшюрованным материалам может быть ограничен: например, в РГИА есть специальные залы для изучения таких дел.
Основные статьи расходов для иногороднего исследователя — траты на транспорт и проживание. Поэтому чем дольше продолжается работа в архиве, тем дороже командировка. Чтобы не терять время, можно заказать копии документов и подробно изучить их уже дома. Обычно архивы не разрешают копировать дела целиком, но позволяют выбрать отдельные листы.
Раньше, чтобы скопировать документ, нужно было сделать следующее:
Потом исследователи стали добиваться разрешения на самостоятельную фотосъемку архивных дел. В итоге съемку разрешили, но за отдельную плату и с ограничениями в зависимости от вида документов.
Например, в РГИА можно бесплатно фотографировать микрофильмированные дела, но съемка обычных бумажных документов стоит от 41 Р до 57 Р за лист. А в волгоградском архиве придется заплатить от 80 Р до 120 Р за каждый отснятый лист.
Прейскурант госархива Волгоградской областиPDF, 997 КБ
Самостоятельная съемка — самый удобный и быстрый способ копирования. Особо сэкономить не получится, зато не надо ждать: вы уходите из архива с материалами на руках. Для фотосъемки обычно выделяется особое помещение или хотя бы отдельный стол, где исследователь под наблюдением сотрудника архива делает ровно столько кадров, сколько оплатил. Если какой-нибудь снимок вышел смазанным, разрешается его переснять.
Чтобы фотографировать документы, исследователи пользуются смартфонами и многопиксельными беззеркалками. Я же снимаю на старую цифровую мыльницу, мне хватает ее возможностей — даже мелкий текст на фотографиях легко прочитать.
Но бывает, что нужно получить изображения в максимальном качестве. Например, если я хочу продемонстрировать автограф какого-нибудь исторического деятеля в своей книге. В таких случаях я заказываю цифровой скан документов.
Сканирование постепенно вытесняет архивное ксерокопирование. Скан обойдется дороже ксерокопии и самостоятельной фотосъемки: например, РГИА берет 113—180 Р за каждый лист. Все просто и удобно: оставляете заказ, архив выкладывает документы на файлообменник и присылает вам ссылки по электронной почте.
я потратила на копии документов для моей книги — суммарно во всех архивах
Когда я работала с архивными документами в условиях жесткого цейтнота, придумала, как быстро составлять заказ на фотографирование:
Так гораздо быстрее, чем писать номера от руки или печатать: всего за два часа я просмотрела около 1000 листов и выбрала из них 109, чтобы сфотографировать.