структура библиотеки что это такое
Организационная структура библиотеки
Совокупность протекающих в библиотеке частных процессов, приводящих к получению конечных результатов деятельности (предоставление услуг, выпуск и реализация продукции), представляет собой единый процесс. Именно в этом процессе происходит объединение сотрудников библиотеки, а его содержание оказывает определяющее воздействие на организационное построение (структуру) библиотеки и ее структурных единиц (подразделений).
Организационную структуру библиотеки можно определить как целостную, упорядоченную совокупность относительно самостоятельных подразделений, реализующих закрепленные за ними функции и цели, наделенных соответствующей
компетенцией1 и находящихся в определенных отношениях между собой Выделяют производственную и управленческую структуру. Они взаимосвязаны и составляют единую комплексную структуру библиотеки, в рамках которой осуществляется конкретная деятельность, позволяющая достигать конкретных результатов.
Формирование организационной структуры библиотеки в общем плане есть процесс выявления и группирования родственных и функционально связанных между собой видов работ и распределение их по соответствующим структурным подразделениям. Виды работ (операций) объединяются в блоки, которые затем соединяются в логической последовательности. Первичным звеном, с которого начинается создание производственной структуры библиотеки, выступает рабочее место, определяемое дифференциацией и обособлением особенных (специфических) видов библиотечного труда. Интеграция рабочих мест дает более сложные структурные образования библиотечного процесса: участки, группы, секторы, отделы.
Наибольшее распространение в практике получила функционально-технологическая структура. Ее основу составляют три главных цикла (раздела) библиотечного труда: комплектование фондов, организация обслуживания читателей и библиографическая деятельность. Персонал библиотеки, занятый в этих циклах библиотечной работы, объединяется в трех соответственно именуемых отделах. С расширением задач и объема деятельности библиотеки и увеличением численности персонала появляется необходимость деления отделов на секторы, участки, службы.
В крупных библиотеках одной функциональной структуры недостаточно. Применяются отраслевая, лингвистическая структуры, структура, ориентированная по виду информационных источников, и др. Если, например, определяющим фактором производственной структуры библиотеки являются специальные (отраслевые) области обслуживания читателей, то выделяются отраслевые читальные залы и отделы. В библиотеках с фондами на многих языках часто используется лингвистическая структура. Приобретение и обработка литературы, организация обслуживания осуществляются в таких случаях
‘ Компетенция, или совокупность полномочий (прав, обязанностей и ответственности) структурного подразделения устанавливается в Положении (Уставе) о данной библиотеке и представляет собой формальное описание выполняемых подразделением функций и т. д
раздельно по языковому принципу на базе соответствующих самостоятельных подразделений.
Организационная структура по видам источников информации предусматривает создание особых отделов для работы с книгами и периодикой, аудиовизуальными средствами, микроформами и др. (картографические, нотно-музыкальные материалы). Важное место в структуре публичных и некоторых специальных библиотек занимают подразделения, работающие с литературой о крае. Этой группе структурных подразделений свойственны как комплексный характер построения, так и обособление от подразделений, занятых обслуживанием читателей. Такие отделы самостоятельно приобретают, обрабатывают, используют и организуют хранение своих фондов, образуя своего рода «библиотеку в библиотеке». Крупные библиотеки, выполняющие функции центральных, создают специальные структурные подразделения по координационно-методическому обеспечению деятельности библиотек ведомственной, отраслевой или территориальной библиотечной сети (системы).
Ни одну из названных форм организационной структуры нельзя признать рациональной. Современным требованиям наиболее соответствует комбинированная структура, в каждом отдельном случае учитывающая совокупность различных факторов, оказывающих влияние на формирование организационной структуры библиотеки. Состав подразделений может варьироваться в зависимости от особенностей, условий работы, традиций конкретных библиотек.
делов, секторов, групп и т. д., что отрицательно влияет на гибкость подразделений.. В управленческую структуру входят руководители библиотеки и ее структурных подразделений, а также специальные подразделения (бухгалтерия, планово-экономический, организационно-технологический отделы, отдел кадров, канцелярия и др.) или отдельные специалисты, выполняющие управленческие функции.
Построение рациональной организационной структуры — одна из наиболее сложных проблем, связанных с эффективностью деятельности библиотеки. Основной объективный критерий структуры — логика библиотечного процесса и выполняемые библиотекой функции. Кажется, что для решения проблемы достаточно определить ведущие процессы (а это сделать нетрудно) и на этой базе выделить первичные подразделения библиотеки. Однако на практике разработка структуры не так уж проста. Взять хотя бы комплектование и обработку литературы. Сразу возникает ряд вопросов: сколько отделов должно заниматься этим процессом — один, два или больше? каковы принципы дальнейшего структурного деления— отрасль, вид, язык литературы, источник комплектования? Те же вопросы возникают при рассмотрении процессов обслуживания читателей и т. д.
Структура библиотеки, как и всякая организационная форма, более консервативна, чем: определяющее ее содержание (функции). Поэтому не всякие изменения того или иного библиотечного процесса приводят к изменениям в структуре. Анализ библиотечной практики показывает, что, с одной стороны, учет логической структуры библиотечного процесса и функций в структуре библиотеки — непременное условие их рациональной организации. Но, с другой стороны, форма организации библиотечного процесса (какой является структура библиотеки) — не простое отображение его логической структуры. Сама реализация процесса большим коллективом вызывает к жизни такие виды деятельности, непосредственно не связанные с библиотечным процессом, которые необходимы для его выполнения. Назовем, например, диспетчеризацию, а также координацию библиотечного процесса, методическое руководство, нормирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Как видим, организационная структура библиотек в некотором отношении сложнее, чем логическая структура библиотечного процесса.
Организационная структура библиотеки не является чем-то застывшим, раз и навсегда определенным. Ее совершенствование,
упорядочение (укрепление мелких и ликвидация излишних структурных подразделений путем централизации и совмещения выполняемых ими функций, упрощение самой организации процесса, распределение обязанностей внутри структурных подразделений и согласование их деятельности в целом) происходят во многом индивидуально в зависимости от типа библиотеки, масштабов ее деятельности, объема и структуры библиотечных услуг и продукции, сложности и разнообразия технологического процесса, численности библиотечного персонала и других факторов. Организационная структура динамична, она реагирует на изменяющиеся технологии, новые методы работы, функциональные задачи. Вместе с тем она должна быть достаточно устойчивой, поскольку частые реорганизации так же нежелательны, как и десятилетиями неизменные, сдерживающие развитие библиотеки организационные формы.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Амлинский Л. 3. Композиционно-планировочные решения и техническое оснащение научных библиотек: библиотековедческий аспект. Киев, 1988. 296 с.
Грачев В. И. Библиотекарь в системе социально-коммуникационной деятельности библиотек // Научно-технические библиотеки. 1992, № 6.С. 11—20.
Каптерев А. И. Документ в библиотеке: ресурс и продукт // Научно-технические библиотеки. 1992. № 7. С. 4—15.
Карташов Н. С. Анализ и пути обеспечения соответствия библиотечных фондов читательским потребностям // Теоретико-методологические проблемы библиотечно-библиографической науки и практики. Межвуз. сб. науч. тр. М., 1992. С, 28-45.
Петрова Л. Г. Некоторые проблемы развития и совершенствования организационно-функциональной структуры крупных универсальных научных библиотек // Научно-технические библиотеки СССР. 1990. №8. С. 3—9.
Столяров Ю. Н. Библиотека как система // Книга. Исследования и материалы. Сб. 49. М„ 1984. С. 59—79.
Федеральный закон о библиотечном деле // Библиотековедение. 1995. № 1.С. 3—17.
Структура, функции библиотеки
Структура библиотеки – совокупность её подразделений, установление их соподчиненности и взаимоотношений, распределение между ними функций и полномочий. Структура зависит от типа библиотеки, её задач, величины книжного фонда, объема и характера работы по обслуживанию читателей.
В библиотечной практике встречается сочетание лингвистической, видовой, отраслевой, функциональной (или технологической) структур. Чаще всего используется сочетание функциональных структур с отраслевой, в частности, создание читальных залов, отделов по отраслевому признаку; с лингвистической – создание отделов иностранной и национальной литературы; с видовой – создание отделов редких книг и рукописей.
Структура библиотек одного типа, за исключением крупнейших, унифицирована. В библиотеках выделяется абонемент, читальный зал, детское отделение, библиографический отдел. В зависимости от групп системы в библиотеках выделяются следующие отделы:
1) отдел обслуживания,
2) отдел комплектования и обработки литературы,
3) организационно- методический отдел,
4) сектор обслуживания работников сельского хозяйства,
5) нотно-музыкальный отдел,
6) информационно – библиографический отдел,
8) административно – хозяйственный отдел.
Основными функциями библиотеки являются:
1) Кумулятивная функция библиотеки реализуется посредством сбора и концентрации разнообразных по форме, содержанию и целевому назначению документов независимо от времени и места их создания.
2) Мемориальная. Суть мемориальной функции заключается в сохранении совокупности собранных документов с целью их передачи во времени и пространстве.
2) Коммуникативная. Коммуникативная функция библиотеки реализуется посредством удовлетворения информационных и социально-культурных потребностей пользователей
5) Производственно-вспомогательная. Научно-вспомогательные и производственно-вспомогательные функции реализуются путем создания условий для информационного содействия науке, экономике и производству.
6) содействие систематическому образованию, самообразованию;
7) обеспечение возможности для творческого развития личности;
приобщение людей к культурному наследию, развитие в них способности воспринимать искусство, научные достижения;
8) Досуговая. Досуговая функция библиотеки реализуется путем создания условий для организации интеллектуального досуга.
Новое на сайте
Обращение к первичным формам искусства вполне понятно в наше время. Интерес к далекому прошлому тем сильнее, чем больше желание заглянуть в будущее и понять настоящее.
Реферат «Структура управления библиотекой.»
«Управление общеобразовательной организацией:
новые тенденции и современные технологии»
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Выбранный для просмотра документ 1. Структура управления библиотекой.docx
«Европейский Университет «Бизнес Треугольник»
по дополнительной профессиональной образовательной программе
____ ____ «Структура управления библиотекой.» ____________
Енова Фаина Афанасьевна
__ секретарь учебной части ______
__ МОУ «Социокультурный центр» ___
Номер и дата договора:
_____ № 2016/03-804-11 от 14 ноября 2016г. _____
п. Лопхари, Тюменская область
I. Организация структуры управления
В этом контексте стоит отметить, что современное развитие информационных систем приводит к формированию нового типа предприятий, которые в западной литературе получили название «виртуальных» компаний (организаций). Под ними понимают совокупности независимых (чаще всего небольших по размерам) предприятий, являющихся как бы узлами на информационной сети, обеспечивающей их тесное взаимодействие. Единство и целенаправленность в работе этих фирм достигаются благодаря гибкой электронной связи на базе информационной технологии, которая пронизывает буквально все сферы их деятельности. Поэтому границы между входящими в них организациями становятся «прозрачными», и каждая из них может рассматриваться представителем компании в целом.
3. Виды бюрократических структур управления организацией
5. Тенденции эволюции организационных структур
В заключении важно подчеркнуть, что экспериментирование с разработкой и введением новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия XX в. В ходе этих экспериментов нередко используются самые разнообразные комбинации известных видов и типов структур, приспосабливаемых организациями к конкретным условиям их функционирования. Но все же главная тенденция состоит в том, чт о каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с ранее действовавшими. При этом называются следующие десять требований и характеристик формирования эффективных структур управления: 1) сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом; 2) уменьшение числа уровней управления; 3) групповая организация труда как основа новой структуры управления; 4) ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей; 5) создание условий для гибкой комплектации продукции; 6) минимизация запасов; 7) быстрая реакция на изменения; 8) гибко переналаживаемое оборудование; 9) высокая производительность и низкие затраты; 10) безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителем.
Можно не сомневаться в том, что в ближайшем будущем мы столкнемся с большим разнообразием структур, каждая из которых будет отвечать потребностям конкретной организации.
Организационная система управления районной библиотеки
Типы организационной структуры библиотеки как активной системы. Принципы и подходы позволяющие оптимизировать модель структуры управления Красненской Центральной районной библиотеки. Роль руководителя в системе управления отечественной библиотекой.
УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ИСКУССТВ И КУЛЬТУРЫ
Факультет социально-культурной и информационно-библиотечной деятельности
Кафедра библиотековедения, библиографоведения и книговедения
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ РАЙОННОЙ БИБЛИОТЕКИ
Дипломная работа студента(ки) 66 ББП группы дневного (заочного) отделения, специальность 071201 «Библиотечно-информационная деятельность»
I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОРИЕНТИРЫ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ БИБЛИОТЕКОЙ 8
1.1 Теория систем в отечественном библиотековедении 8
1.2 Типы и виды организационной структуры библиотеки как активной системы 17
II. РУКОВОДИТЕЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ БИБЛИОТЕКОЙ 26
2.1 Новая модель управленческой деятельности руководителя 26
2.2 Роль руководителя в системе управления библиотекой 33
III. ОПТИМИЗАЦИЯ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ КРАСНЕНСКОЙ РАЙОННОЙ БИБЛИОТЕКИ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ 42
3.1 Процесс структурных и функциональных преобразований библиотеки как системы 42
3.2 Принципы и подходы позволяющие оптимизировать модель структуры управления Красненской Центральной районной библиотеки 48
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 64
Актуальность темы исследования. В сложных социально-экономических условиях библиотека востребована как организация, соблюдающая принцип общедоступности своих информационных ресурсов, поэтому способна выступать значимым фактором преодоления кризиса современной российской действительности. Следовательно, концепция управления библиотечной деятельностью должна быть основана на решении ключевой задачи: сохранить библиотеку в качестве демократического социокультурного института, выполняющего важнейшую адаптационную миссию по отношению ко многим слоям населения, и обеспечить становление современной библиотеки, способной адаптироваться к сложной и динамичной внешней среде.
В настоящее время мы сталкиваемся со сложной и противоречивой ситуацией. Библиотечное дело функционирует в радикально изменившейся среде, но пока точно не существует достаточно прочного теоретико-методологического фундамента, позволяющего выстраивать ясные перспективы.
В этих условиях особое значение приобретает системная методология, так как наиболее сложные проблемы современных организаций, находящихся на динамичной внешней среде, действительно носят системный характер, ибо эти организации соединены с остальными сетью взаимосвязей. Решение данных проблем требует фундаментального изменения взглядов, смены парадигмы.
Господствовавшая в течение многих десятилетий парадигма включала множество идей и концепций, но основные ее положения сводились к следующему: общество представляет собой механическую систему, построенную из элементарных блоков; жизнь в обществе сводится к непрерывной борьбе за существование; постоянный прогресс обеспечивается благодаря технологическому и экономическому росту.
Последние десятилетия продемонстрировали, что перечисленные положения не только не являются универсальными, но нуждаются в серьезном пересмотре. Теперь все чаще мир рассматривается как живая развивающаяся система. Изменилось восприятие общества и различных организаций. Именно эта тенденция, получившая название «целостного, или системного, мышления», развивается в науке и менеджменте.
Основу старой парадигмы составляли уверенность в том, что для понимания динамики поведения любой сложной системы достаточно изучить свойства ее частей. Подобное рассуждение базируется на распространенном в прежних представлениях постулате аддитивности, гласящем: система реагирует на внешние стимулы таким образом, что результаты их воздействия можно складывать, и конечный результат получается в виде суммы частных воздействий. Пример подобного ряда: конечные результаты развития библиотечного дела в данный момент получают, суммируя вклады всех систем, в виде общего числа библиотек, читателей, величины фонда,
Этот постулат принимался практически всеми, поскольку такого рода допущение дает возможность простыми способами анализировать явления общественной жизни, кажущиеся массовыми. Аддитивность означает выполнение требований закона больших чисел, что позволяет применять для моделирования и описания функционирования библиотек и библиотечных сетей хорошо разработанные унифицированные модели. Постулат аддитивности в неявном виде присутствует в теоретических построениях библиотековедов, которые выводят закономерности управления библиотечной деятельностью из условий материального производства.
Однако даже на уровне интуиции ясно, что библиотечное дело не может быть сведено к простой сумме подсистем. В современных исследованиях объясняется, что при декомпозиции больших систем происходит неизбежный разрыв не только горизонтальных, но и перекрестных связей, характеризующих целостность системы. То есть декомпозиция не может во всей полноте смотреть тот бесспорный факт, что на каждом последующем уровне теряется качество как результат взаимодействия подсистем. Величина эффекта неаддитивности зависит от времени, в целом она практически неформализуема. Ее исследование представят интерес для руководителей.
Неаддитивность в больших системах, таким образом, характеризует возникновение нового качества как результат интеграции. Соединяя в целое многие элементы и их взаимовлияния. Важно отметить, что в хорошо организованной, целостной системе целое всегда больше суммы его частей, а в дезорганизованной, разобщенной системе целое обычно существенно меньше этой суммы.
Следовательно, в соответствии с новой парадигмой эффективность отдельных элементов оценивается на основе динамики системы в целом. В этом случае фокус переносится с элементарных блоков на фундаментальные принципы организации.
Организационная структура библиотеки должна соответствовать действующему российскому законодательству (Закон «О библиотечном деле»), международным нормам библиотечного строительства, закрепленными в «Манифесте ЮНЕСКО для публичных библиотек» и реальным потребностям населения в библиографическом обслуживании.
В условиях новой организационной структуры библиотеки естественными провайдерами информационных услуг становятся базовые библиотечные методические центры, получающие функции сервис провайдеров и координаторов сетевой информационной инфраструктуры. В соответствии со спецификой своих методических функций они производят информацию и координируют специализированные библиотечные сервисы, оказывая методическую помощь всем членам сети, имеющими статус ассоциированных членов системы и являющиеся производителями ресурсов.
Таким образом, библиотека в качестве активной системы в новой парадигме представляет собой интегрированную целостность, свойства которой не могут быть сведены к свойствам составляющих подсистем (пользователям, документам, материально-технической базе, кадрам). Каждая из этих структур дает пример целостности, специфика которой формируется в результате взаимодействия и взаимозависимости составляющих. Системные зависимости разрушаются, если система расчленяется (физически или теоретически) на отдельные элементы.
При употреблении термина «целостный» может создаться впечатление, что новая парадигма ориентирована лишь на целое, оставляя без внимания составляющие. На самом деле это не так. В новой парадигме изучение частей остается достаточно важным. Именно поэтому такая парадигма характеризуется как системная.
Степень разработанности исследования:
Вопросами изучения системы управления библиотечных структур занимались такие авторитетные в библиотечной среде ученые как Н.С. Карташов [29,30], который первым ввел в профессиональный лексикон слово «система». Почти одновременно с ним изучение библиотеки с позиции системного подхода предложила Н.И. Тюлина[53]. Системное изучение библиотеки мы встречаем в трудах Н.В. Жадько[23], Ю.А. Гриханова[20], Ю.Н. Столярова[45,46,47], Э.Р. Сукиасяна[49], И.М. Сусловой[50,51,52,], В.Ф Уколова[54], О.С. Чубарьяна [60].
Роль руководителя в системе управления рассматривали такие ученые: А.С. Аверьянов [2], Г.В. Атаманчук[4], Ю.А. Ахмадова[5], И.А. Василенко[17], М. Вудкок [18], А.Л. Гуторова[21], В. Зигерт[26], А.Я. Кибанов[31], В.К. Клюев[32], А.И. Кравченко[35], Г. Б. Паршукова[42], М.Х. Мескон[39].
Вопрос модернизации библиотеки на современном этапе мы встречаем в трудах: Л.И. Боева[13], А.Н. Ванеева[15,16], Л. Зайверта[25], Л.Д. Комисаровой [33], В.М. Суворова[48].
Объект исследования: система управления современной библиотеки
Предмет исследования: процесс организации структуры управления Центральной районной библиотеки.
Целью данной работы является оптимизация организационной структуры Красненской районной библиотеки.
Задачи, которые следует проанализировать в ходе раскрытия поставленной цели:
рассмотреть теорию систем управления в отечественном библиотековедении;
показать роль руководителя в системе управления библиотекой;
охарактеризовать подходы, принципы и условия, позволяющие оптимизировать организационную структуру управления Красненской Централизованной районной библиотеки.
Структура дипломной работы определена целью и задачами исследования. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и приложения.
Дипломная работа была апробирована на Всероссийской студенческой научно-практической конференции 12 апреля 2012 года.
В ходе научной квалификационной работы были использованы следующие методы: аналитический, статистический, диагностирование, наблюдение, анкетирование.
I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОРИЕНТИРЫ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ БИБЛИОТЕКОЙ
1.1 Теория систем в отечественном библиотековедении
организационный управление руководитель библиотека
Библиотечная наука, всегда чутко реагирующая на новые идеи и концепции, осознала важность системного подхода уже в 1970-е гг. Характеризуя его возможности, авторы В.Н. Бурков, В.А. Ириков «Модели и методы управления организационными системами» отмечали «Системный подход предостерегает от упрощения сложных явлений библиотечной жизни
и позволяет устранить разобщенность в работе библиотек разных типов, обеспечивает оптимальное решение проблем координации, планирования, экономики и НОТ в библиотековедении. Рассмотрение любого библиотечного явления или процесса в качестве системы помогает выявить узкие места, слабо изученные связи и элементы, исследование которых даст возможность оптимизировать соответствующий участок библиотечной деятельности»[14,с. 67].
Необходимо подчеркнуть прогрессивность такого понимания системности по сравнению с представлениями более раннего периода, в которых библиотека выступала как сумма элементов, но не содержали понятия целостности, образуемой связями и взаимодействием компонентов.
Намного опередила свое время ставшая уже классической концепция библиотеки как системы, принадлежащая Ю. Н. Столярову. В соответствии с нею библиотека представляет собой четырехэлементную систему.В качестве таких элементов (подсистем) библиотеки выступают: документ, абонент (читатель, пользователь), библиотекарь, материально-техническая база.
Функция «памяти человечества» внутри системы «библиотека» выполняет роль исходной фундаментальной основы, на которой базируется вся деятельность. Целям существования и развития системы служит подсистема, обозначенная автором аббревиатурой КА (контингент абонентов) и представляющая собой объединение лиц, имеющих родственные информационные потребности. Выделена и внешнесистемная функция подсистемы БП (библиотечный персонал), которая заключается в том, что БП представляет во внешней среде интересы каждого элемента и образуемой им подсистемы в отдельности (включая свои собственные), а также библиотеки в целом.
Конечно, в тот период невозможно было избежать идеологического влияния, мало касающегося сути проблемы. Кроме того, системный подход реализуется в концепции Ю.Н. Столярова фактически только в исследовательской сфере, а управление упомянуто лишь в связи с оптимизацией взаимоотношений между библиотекарями.
Однако все эти моменты не умаляют значения концепции Ю.Н. Столярова, позволившей обнаружить на общетеоретическом уровне простейшие исходные элементы, из которых слагается библиотека как социальный институт, а также их функции и связи. Системный подход разрабатывается Ю.Н. Столяровым и сегодня. Углубляется анализ взаимодействия составных элементов (подсистем), обосновывается значения элемента «документные ресурсы».
Отметим еще один момент, связанный с рассматриваемой концепцией. Взаимоотношения подсистем у Ю.Н. Столярова иллюстрировала плоская двухмерная блок-схема. Для ее развитие И.М. Суслова предложила подвижное изображение, называемое «мобайлом», которое более ярко демонстрирует взаимозависимость элементов в системе. Если коснуться какого-либо участка мобайла, все другие его части приходят в движение или изменяют положение в большей или меньшей степени в зависимости от того, какой части и насколько сильно касаются. Аналогии с управлением очевидны. Когда руководство библиотеки принимает решение о докомплектовании фонда для заполнения лакун литературой русского зарубежья, с помощью мобайла можно определить объем проблем и обосновать управленческие решения относительно тех структур, которые будут испытывать воздействие перемен: расширения читательского контингента за счет новой группы пользователей, необходимости введения дополнительных мест в читальном зале, организации хранения вновь попивших книг и журналов [51, с.133].
По мнению Н.С. Карташова, процесс формирования библиотечных систем носит объективный характер, обусловлен резко возросшим динамизмом информационных потребностей, имеет конкретную направленность, совпадающую с основными целями библиотечной деятельности. Эти обстоятельства дают право на определение данного процесса как специфической закономерности библиотечного дела.[28]
Необходимо подчеркнуть, что в теории свойство целостности всегда выступало основным системообразующим признаком. Развивая это положение, Н.С. Карташов возводит целостность в разряд критерия, по которому устанавливается уровень сформированности библиотечной системы. «Свойство целостности, позволяет отличить реальную библиотечную систему от системы только возникшей, неполной, где функционируют лишь отдельные ее элементы. Оно помогает выявить еще не решенные проблемы, возможные направления достройки целостной библиотечной системы, ее временные недостатки и противоречия периода становления»[29,с.35]. Подчеркнем, что таким образом проблема целостности впервые поставлена не только в библиотековедении, но и в теории системного подхода вообще.
Чрезвычайно прогрессивным положением, не только не утратившим своего значения, но и созвучным тенденциям сегодняшнего дня, стало обоснование сетевой структуры библиотечной системы. В ходе превращения библиотечной системы в целостную появляются в различных формах возможности интеграционного взаимоприспособления разных библиотечных сетей, в чем выражается их сближение, постепенного стирания ведомственных барьеров. Важной особенностью сетевой структуры является развитие интеграции.
Однако концепция библиотечных систем не могла избежать существенных противоречий. Например, в то время была очень популярна идея формирования единой системы библиотек. На этом принципе в советские времена было построено управление всем библиотечным делом огромной страны. В 1984 г. в «Положении о библиотечном деле в СССР» объединение библиотек в единую систему стало статьей закона. Здесь же перечислялись наиболее крупные библиотечные системы в качестве составных частей единой системы. В этот перечень вошли: библиотеки Министерства культуры СССР; библиотеки Академии наук СССР и академий наук союзных республик; библиотеки министерств, государственных ведомств, государственных предприятий, учреждений, организаций; библиотеки профессиональных союзов, колхозов, иных кооперативных и общественных организаций.
Сразу же обращает на себя внимание традиционное для того времени смещение управленческой проблематики в идеологическую сферу. Тезис о единой системе далек и от управленческих закономерностей, и от законодательных норм. Это скорее декларация, высокопарное заявление.
Вследствие этого ощущается противоречивость позиций составителей Положения. Видно, что не соблюдены принципы системного подхода, поскольку все виды систем опять-таки составляют систему. Кроме того, в едином терминологическом ряду стоят такие неоднозначные понятия, как «единая система», «централизация», «планомерная организация библиотечного дела», разделение содержания которых весьма условно и нечетко.
Даже если оставить в стороне типичные для того времени словесные обороты, все равно отчетливо проявится нежизненность провозглашенной единой системы, отсутствие механизмов координации деятельности библиотек, нежелание или невозможность в тех условиях оперировать профессиональными управленческими понятиями. И хотя на уровне интуиции понятно, что библиотечное дело не может быть сведено к сумме библиотечных сетей, в учебнике И. М. Сусловой «Основы библиотечного менеджмента: учебно-методическое пособие» говорится: «Межведомственные библиотечные интересы. составляют общие, основные, долговременные интересы библиотек разных ведомств, а также коллективные интересы библиотечной системы как единого целого»[52,с. 135].
Декларативность положения о единстве библиотечной сети, в 1970—1980-е гг., воочию проявилась в драматичной судьбе государственных массовых библиотек.
Централизация должна была на практике воплотить принципы системного подхода. Теоретически это выглядело так. На базе массовых библиотек района или города образуется централизованная библиотечная система (ЦБС), объединяющая фонды, другие библиотечно-библиографические ресурсы. Работа ЦБС строится на принципах координации и кооперации деятельности библиотек, входящих в систему. Преимущества образования централизованных систем усматривались, прежде всего, в возможности предоставить читателям совокупный, тщательно укомплектованный фонд не одной, как раньше, а всех библиотек района[52,с. 136].
Более рациональным должно было стать и комплектование единого книжного фонда системы за счет исключения дублирования и экономии финансовых ресурсов. Открывались возможности для совершенствования форм и методов библиотечного обслуживания в связи с более широкими возможностями крупного учреждения: в повышении профессиональной квалификации кадров, ведении методической работы, усилении творческой направленности труда библиотекарей филиалов. Централизованный учет и обработка должны были, в свою очередь, повысить качественный уровень технологических процессов.
Таким образом, в централизованных библиотечных системах намеревались добиться эффекта синергии. Он проявляется в том, что результат функционирования системы в целом получается выше, чем сумма одноименных результатов отдельных элементов, составляющих совокупность. На практике это означает, что из одних и тех же элементов мы можем получить системы разного или одинакового свойства, но различной эффективности: в зависимости от того, как эти элементы будут взаимосвязаны между собой, то есть как будет организована сама система.
В биологических системах место и функции каждого элемента, их взаимодействие и взаимосвязь предопределены природой, а совершенствование этой организации происходит по законам эволюции. В технических системах место и функции каждого механизма, узла и детали предопределены конструктором, который в процессе эксплуатации техники совершенствует ее. В социальных системах место, функции и взаимосвязи элементов предопределяются менеджером и им же уточняются, корректируются и поддерживаются.
Однако в ходе централизации библиотечной сети были нарушены основные системные закономерности. Синергетический эффект возникает в процессе стратегического управления только в тех случаях, когда удается многократно использовать одни и те же ресурсы или если достигается идеальное соответствие услуг специальным требованиям пользователей. А вертикальная интеграция дает преимущества только тогда, когда руководители прилагают усилия для достижения синергетического эффекта, то есть обеспечивают качественные коммуникации между подсистемами, совместное проведение научных изысканий и общее использование других ресурсов, кооперацию в различных формах.
Сейчас уже ясно, что основой принципиального подхода к определению вариантов централизации должна была стать оценка уровня библиотечного обслуживания по совокупности признаков: состоянию фондов, материально-технической базы библиотек, возможностям их интеграции и коммуникации. Для высокой результативности централизации необходимы развитая библиотечно-технологическая среда, разнообразие и качественность услуг, гибкость и адаптивность организационных структур. При этих условиях объединение библиотек в систему придает ей более высокий уровень интегративных характеристик.
Именно поэтому при образовании системного объекта не может быть унифицированного подхода. Там, где уровень библиотечного обслуживания низок (а так было в большинстве регионов), централизация неэффективна. Системный подход дает возможность определения перспектив развития каждой ЦБС в русле достижений современного менеджмента. Это очень важно и для преодоления последствий фронтальности, и для формирования собственных программ и концепций развития, и для отбора именно тех направлений, которые соответствуют организационной культуре и традициям библиотек[52,с. 138].
1.2 Типы и виды организационной структуры библиотеки как активной системы
Активные системы имеют тенденцию к образованию внутренних многоуровневых структур. Каждая из таких систем представляет собой целое по отношению к своим составляющим, одновременно являясь частью более крупной системы. В соответствии с двойственной природой активная система как интегрированная целостность, с одной стороны, стремится к сохранению своей независимости, автономности, а с другой, будучи частью более крупной системы, к усилению интеграции с другими подсистемами. Эти тенденции, хотя и имеют противоположный вектор, взаимодополняют друг друга[52,с.150].
На каждом уровне иерархии функции управления дробятся на подфункции, задачи на подзадачи, технологический процесс распределяется на простейшие операции, а центральные органы берут на себя основные функции общего руководства совместной деятельностью: несение ответственности за конечные результаты, аналитические задачи, функции целеполагания, стратегического планирования, прогнозирования, организации, оперативного регулирования, контроля, установления коммуникативных связей в организации и во внешнем окружении, мотивирование поведения и воспитание.
Иерархическое строение составляет стержень линейно-функциональной структуры управления библиотекой, которая сформировалась еще в 1930-х гг., а в последующие десятилетия тщательно отшлифовывалась. Классическая иерархичность с подчинением нижестоящих руководителей вышестоящим позволяет быстро выполнять указания и информировать об этом вышестоящих.
Специализированные функциональные подразделения библиотеки, осуществляющие предписанные им функции (комплектования, обслуживания, хранения), обеспечивают более или менее четкую работу. Эффективность такой системы управления достигается отлаженностью библиотечных процессов, которые подвергаются минимальным изменениям. Чем меньше вводится новшеств, тем меньше сбоев в системе управления, предназначенной для использования имеющихся ресурсов, тем больше согласованности действий в целях эффективного обслуживания читателей. Как показывают исследования, наибольшие изменения в парадигме системного подхода претерпевают представления об эффективности иерархических структур[52,с.152].
Можно со всей уверенностью, подкрепляемой не только теоретическими выкладками, но и повседневной практикой, утверждать, что традиционные структуры управления достигли предела эффективности. При этом не принимается во внимание, что сложившаяся в библиотеках линейно-функциональная структура управления не приспособлена к внедрению новшеств. С такой структурой невозможно добиться успеха в условиях индивидуализации и расширения спроса, сложно обеспечить введение библиотеки в информационное пространство.
Специалисты по менеджменту все чаще говорят о «кризисе бюрократических структур», указывая на следующие дефекты иерархических систем управления. Доказано, что любой критерий оптимизации функционирования сложной многоуровневой системы не совпадает с суммой локальных критериев оптимизации каждого отдельного звена: оптимум суммы не равен сумме локальных оптимумов. Следовательно, какой бы смысл ни вкладывался в понимание формулы «эффективность библиотечной деятельности», какая бы целевая функция ни выбиралась бы в качестве критерия оптимизации (будь это книговыдача, темпы роста, прибыль), все равно невозможно в принципе дать единую непротиворечивую оценку работе как системы целом, так и каждого отдельного ее звена.
Из положения, гласящего, что общая результативность не равна сумме частных результатов, следуют важные выводы, резко расходящиеся с традиционными представлениями[52,с.153].
Один из них гласит, что никогда нельзя согласовать между собой личные, коллективные и общественные интересы. Именно эта проблема ценностей и приоритетов выглядит достаточно острой, особенно в стратегическом управлении. Действительно, каким целям и в каких случаях руководству библиотеки следует отдать предпочтение в переломные, сложные моменты ее развития, такие, как наша эпоха? Оказывается, что стремление максимально оптимизировать отдельные звенья, может, в конечном счете, разрушить систему в целом. Об этом говорят результаты всех попыток осуществления реформ библиотечного дела сверху путем оптимизации какого-либо отдельного направления. Характерен в этом плане пример централизации библиотечной сети, когда, по мысли организаторов этой кампании, гипотетическое объединение ресурсов (вне реальной оценки развития системы) должно было привести к качественному преобразованию всей системы библиотечного обслуживания населения. Еще более показателен пример кампании перевода управления библиотечной деятельностью на экономические методы. Утилитарная задача поиска дополнительных финансовых средств была возведена в ранг кардинальной реформы, способной якобы реорганизовать всю систему.
Кризис бюрократических структур выражается также в их отставании от требований современности. Это происходит потому, что в таких структурах самостоятельность, инициатива как руководителей, так и работников резко ограничена. Их деятельность описана в должностных инструкциях, циркулярах, положениях, предусматривающих готовые решения для всех мыслимых событий в системе управления.
В период высокой динамики изменений очевидно, что любые ведомственные и межотраслевые инструкции и административные правила отстают от требований практики. Однако при оценке работы руководителя, принимается во внимание не реальная полезность принятых решений, а степень их соответствия инструкциям. Следовательно, выбираются решения не оптимальные, а правозаконные, по существу, предусмотренные ранее[52,с.154].
Ограниченность иерархических структур проявляется еще и в том, что ответственность за принятое решение диффузно «размазана» по структуре, поскольку решение, как правило, готовится, формулируется и согласовывается на многих уровнях системы.
В результате отсутствует личная ответственность, а сложность любой решаемой задачи не соответствует возможностям любого самого компетентного руководителя на верхних уровнях системы. Чем выше уровень в иерархической структуре, тем ниже индивидуальная ответственность, потому что ее невозможно установить.
Безнаказанность при принятии неправильных решений на одном полюсе деятельности превращается в отсутствие права на риск на другом. Очевидно, в прежней структуре управления родилась пословица «инициатива наказуема». Цена наказания за неправильное решение не идет ни в какое сравнение с санкциями за нарушение должностных инструкций, которые устарели и противоречат здравому смыслу. Положение усугубляется тем обстоятельством, что в иерархических структурах не предусмотрена отмена решений руководства, так как это считается, и не без оснований, подрывом авторитета[52,с.155].
Любая иерархическая структура представляет собой по существу централизованную систему контроля. С организационной точки зрения смысл централизованного контроля заключается в стабилизации заданного программой рабочего состояния. Все отклонения от рабочего состояния под влиянием как внешних, так и внутренних возмущающих воздействий заранее считаются вредными и устраняются всеми имеющимися средствами. Перемены на современном этапе в библиотечной технологии, внешней среде библиотек происходят очень быстро, иерархическая структура, ориентированная на поддержание статус-кво, становится тормозом технологических и социальных нововведений. И это происходит тогда, когда гибкость, способность к адаптации и изменениям, оказываются столь безгранично важными.
Таким образом, жестко установленная иерархия соподчинения приходит в противоречие с реальными технологическими, информационными и управленческими связями. Любая организационная структура быстро теряет четкую линейную форму соподчиненности и превращается в граф линейно-функциональных взаимосвязей с замкнутыми ветвями. Функции планирования, организации, управления кадрами, контроля переходят в ведение соответствующих отделов, нарушая структуру подчинения. Советы, комиссии, комитеты и другие коллегиальные органы при осуществлении собственной управленческой деятельности вступают в противоречие с органами административными.
Концепция рациональной бюрократии, сформулированная в начале прошлого века немецким социологом Максом Вебером, исходит из то го, что рациональное, оптимально организованное, бюрократической устройство характеризуется:
четким разделением труда, следствием которого является использование квалифицированных специалистов на каждой должности;
развитой иерархией управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется вышестоящему и контролируется им;
наличием формальных правил и стандартов, обеспечивающих однородность выполнения обязанностей и скоординированность задач;
нахождением каждого человека на должностном уровне, которого он заслуживает по своим знаниям, способностям, стараниям, результатам работы, то есть на уровне максимальной компетентности.
Это очень привлекательная концепция, в реальных управленческих условиях полностью детерминированные системы с жесткой программой управления отсутствуют. Кажущаяся научность рациональной бюрократии приходит в противоречие с колоссальной сложностью, многомерностью и недетерминированностью реальных систем управления [51].
В любой многоуровневой иерархической структуре наблюдаются нарушения коммуникаций, вызванные стремлением сотрудников руководящих органов уйти отличной ответственности, фильтрацией управленческой информации, закрытостью управления.
Существует «золотое правило управления», согласно которому сильный руководитель подбирает себе сильных заместителей. Однако еще более действенен антитезис, который можно рассматривать как следствие принципа Питера. Руководитель, достигший уровня некомпетентности, не допускает, чтобы на следующем, нижнем, уровне иерархии стоял работник, превосходящий его своими способностями. В результате один некомпетентный менеджер создает целую группу других некомпетентных руководителей, и все они представляют общую слабость системы.
Поскольку сложная система является по своей природе многоцелевой и многокритериальной, для таких систем не существует единого критерия оптимальности. Поэтому, как говорит отечественный специалист Л. В. Фаткин, «какой бы смысл ни вкладывался в понимание целевой функции или показателя эффективности поведения социальной системы, невозможно задать единую непротиворечивую систему оценок работы организации и каждого отдельного звена»[56,с.138].
Из этого факта с неизбежностью вытекает процесс дивергенции моделей социальной системы. В частности, все ее элементы стремятся занять наиболее удобное для себя положение за счет всех остальных.
Очевидно, в этом причина дискуссий по поводу информационной и документной парадигм библиотековедения. Документная парадигма, выдвигаемая Ю.Н. Столяровым, в качестве критерия оптимизации библиотечной деятельности выбирает библиотечный фонд [48,с.18].
В связи с этим центр стремится так организовать деятельность подчиненных уровней, чтобы управление системой свелось к унифицированным, легко контролируемым решениям. Отбираются решения не оптимальные, а осуществимые на всех уровнях.
Выводы к первой главе. Организационная система управления библиотекой на современном этапе это сложный процесс. И если брать во внимание характеристику каждого типа и вида системы, то к управлению библиотекой необходимо применять адаптивный вид структуры управления (гибкие структуры, способные изменяться (адаптироваться) к требованиям среды (по аналогии с живыми организмами). Именно адаптивные организационные структуры способны, используя все эффективные аспекты линейных и функциональных структур, успешно функционировать в постоянно изменяющемся мире.
II. РУКОВОДИТЕЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ БИБЛИОТЕКОЙ
2.1 Новая модель управленческой деятельности руководителя
В современном мире понятие «менеджер библиотеки» стало использоваться в профессиональной терминологии гораздо чаще и уважительнее. Достаточно сказать, что все большее число библиотек пополняется специалистами, получившими в профессиональных высших учебных заведениях престижную менеджерскую квалификацию.
Активный интерес к менеджменту как одна из самых характерных тенденций современности отразил насущную потребность библиотек в формировании нового класса специалистов, которые способны к решению сложнейших проблем переходного периода [28,с. 35].
Для наиболее эффективной работы в настоящее время в Красненской районной библиотеке существует вертикальная система управления [см. прил. №1].
Новая модель позволяет на уровне библиотеки развить многоаспектную управленческую деятельность по планированию стратегии, определению долгосрочных перспектив, изучению факторов внешней среды, организации эффективного взаимодействия и мотивами сотрудников. В центре стратегии концепции библиотечного менеджмента находится человеческий фактор, поскольку человек рассматривается как наивысшая ценность.
Менеджер-профессионал, достигший уровня мастерства. Компетентности и морально-личностных качеств, что может активно осуществлять позитивные вклады как в развитие библиотеки, так и в развитие работающих в ней библиотекарей. Ответственность в делах, умение рисковать в нетрадиционных ситуациях, чувствительность к инновациям, умение управлять конфликтами, стремление к самосовершенствованию, высокая работоспособность, устойчивость к стрессам, общее позитивное отношение к жизни [31,с. 16].
Основоположник современного руководства Фредерик Уинслоу Тейлор был ведущим популяризатором той идеи, что если руководитель хочет добиться максимальной эффективности производства, то он должен планировать и управлять производственными процессами на научной основе. Тейлор пропагандировал целесообразность формирования многоуровневой системы менеджмента, перед которым ставилась задача контролировать процесс труда с тем, чтобы выполнить поставленные производственные задачи [58, с. 63]. Суть его предложения сводилась к тому, чтобы отстранить квалифицированный персонал от принятия решений и контроля трудового процесса. По модели Тейлора, менеджеры должны были генерировать идеи, планировать и определять стратегию, тогда как функции рабочих ограничивались практическим осуществлением предписаний. Теория Тейлора, оправдывая управленческий контроль над производственной деятельностью, лишала возможности принимать решения не только трудовой коллектив, но и собственников предприятий [58,с.17].
Принцип профессионализма руководства родился одновременно с менеджментом и эволюционировал вместе с ним как незыблемое кредо Фредерика Тейлора. С именем, которого связано становление менеджмента как самостоятельной области знаний, доказывает, что «принципы научного менеджмента» применимые ко всем видам человеческой деятельности и, если их использовать правильно, они дадут поразительный результат. Фредерик Тейлор поставил задачу компетентного управления, отказался от линейной системы организации, разработав в качестве альтернативы функциональную систему управления; обозначил как ведущую в сфере управления функцию планирования [58, с. 65].
Управление библиотекой на сегодняшний день требует реализации системного подхода к управленческой деятельности, а именно: постановки перспективных целей, выдвижения текущих задач, разработки и осуществления, необходимых организационно-экономических мероприятий.
В системе управления библиотекой взаимодействуют объект и субъект управления.
Объектом управления являются: библиотека и ее структурные подразделения; библиотечный персонал; библиотечно-библиографические ресурсы; экономические ресурсы.
Взаимосвязь субъекта и объекта реализуется через систему управления, включающую в себя цели, структуру, кадры, функции, методы.
Управление должно быть основано на следующих принципах:
4. Обратной связи, составляющей основу развития библиотеки и ее структурных подразделений. Процесс обмена информацией предоставляет средства для выработки и исполнения управленческих решений.
К организационным принципам относятся:
-единоначалие (руководитель один принимает решения);
-коллегиальность (группа лиц принимает решения);
-делегирование полномочий (руководитель передает подчиненному права принимать управленческие решения);
-рациональность системы управления (задачи функционирования библиотеки решаются экономными способами).
В настоящее время главное внимание в управлении обращается на социальный аспект, то есть на то, чтобы обеспечить результативность совместной деятельности людей. Отбор руководителей высшего звена за рубежом проходит в специально созданных центрах оценки, где способности претендентов к выполнению сложных управленческих задач оцениваются методами моделирования. Кандидатов оценивают по таким характеристикам, как умение налаживать межличностные отношения, настойчивость, умение выступать. С этой целью они проводят официальные интервью, делают доклады перед группой слушателей, участвуют в деловых играх [42, с. 105].
Существуют разнообразные точки зрения на то, какие решения, принимаемые руководителем в организации, считать управленческими. Некоторые специалисты относят к таковым, например, решение о поступлении человека на работу, решение об увольнении с неё и т.п. оправданной представляется точка зрения, согласно которой к управленческим следует относить лишь те решения, которые затрагивают отношения в организации.
За развитием библиотеки отвечает руководитель, он сам может, решать проблемы по инновационному развитию, а может создать группу по преодолению этой проблемы.
Организационные изменения, в основе которых лежит преобразование структуры организации, становятся одним из наиболее важных условий устойчивого развития библиотеки, так как создают новые возможности для выполнения ее целей и задач.
Существует несколько принципов управления процессом изменений, о которых необходимо помнить руководителю современной библиотеки.
необходимо согласовывать методы и процессы изменений с обычной деятельностью и управленческими процессами в организации;