справка о чем либо
Справки
Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.
Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.
Разновидности
Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.
От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.
На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.
Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:
Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.
Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.
Особенности составления справки
Справка подразделяется на несколько частей:
Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.
В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:
Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.
Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.
Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:
Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.
Особенности составления архивных справок
Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:
Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.
Оформление справки: особенности, требования и порядок действий
Стандарты оформления
Существуют определенные требования к оформлению справки, в частности, документ должен содержать следующие данные:
Под датой подразумевается день ее подписания уполномоченным лицом. Наименование органа, выдавшего справку, располагается в правом верхнем углу. Далее следует наименование документа (но не является обязательным) и сам текст. Например: «Дана Иванову В.В. в том, что он действительно является сотрудником ООО «Весна» в должности продавца».
Цель оформления справки не относится к обязательному пункту заполнения. Однако при необходимости или по указанию лица, для которого она предназначена, может быть отражена после основного текста. Например: «По месту требования». В зависимости от типа справки, срок ее действия может составлять от нескольких дней до месяца. Некоторые из них содержат указание на это в самом тексте. Важно избегать употребления лишних фраз, выводов и рассуждений. Основное содержание должно включать в себя только фактическую информацию.
Внешние и внутренние
В зависимости от того, в чей адрес необходимо оформление справки, она может носить информационный, отчетный или аналитический характер. Такой документ может быть предназначен для внутреннего пользования или внешнего. Что касается первого, то здесь содержание справки будет иметь информационный характер. Во втором случае требуется определенная подготовка к составлению документа. Как правило, ее печатают на фирменном бланке организации или по установленному образцу, оформленному государственными органам (ГОСТ Р 6.30-2003).
Составить справку по унифицированной форме не сложно, так как в справочниках и других подобных документах для ее заполнения имеются все необходимые указания. Гораздо сложнее дело обстоит с произвольной формой ее написания. Это связано с риском упущения из виду важных деталей и реквизитов.
Справки о доходах: 2-НДФЛ
Что касается оформления справок о доходах, то тут принято различать несколько видов:
В правилах оформления справок 2-НДФЛ отражены пункты о необходимости указания следующих пунктов и реквизитов:
По форме банка
Справка с работы для получения визы
Что касается оформления справки с места работы, то принято различать два типа:
Справка для отчетности госслужащих
Стандартный документ, оформляемый на специальном бланке, который утвержден Президентом РФ. Работник, находящийся на государственной гражданской службе, обязан ежегодно отчитываться обо всех расходах и доходах, в том числе и его членов семьи, имеющихся кредитах, счетах в банках любого характера. Порядок заполнения формы государственного образца довольно понятный для самостоятельного заполнения. В крайнем случае в налоговом органе имеется форма оформления справки в виде образца. Допускается электронное заполнение документа, который после распечатывания подписывается на каждой странице.
Сам документ состоит из нескольких разделов обязательных для заполнения:
Медицинские справки для детей
Требования к оформлению медицинских справок незначительно, но все же отличаются от остальных. Содержание данного документа должно включать в себя информацию о том, что пациент не имеет противопоказаний для физических нагрузок по состоянию здоровья. На основании приказа Минздрава РФ №834н от 15 декабря 2014 года она должна быть заверена тремя печатями:
В случае когда документы для оформления справки собираются родителем для ученика, который не посещал школу по причине заболевания, в тексте должен быть проставлен период пребывания на больничном. Также важна ссылка на то, что ребенок может снова приступить к обучению с такого-то числа. Для школьников, которые собираются ехать в лагерь, предусмотрена отдельная форма справки 079/у. В ней обязательно должны быть указаны:
Для получения водительского удостоверения
Взрослое поколение в последнее время все чаще интересует вопрос, как оформить справку для получения водительского удостоверения. Согласно последним изменениям в приказе Минздрава от 26.03.2016 года, подобный документ предоставляют при:
Большое количество автомобилистов как поступающих на обучение, так и проходящих повторное медицинское освидетельствование должны предоставить данный документ до момента получения самого удостоверения. Порядок оформления справки такого типа регламентирован приказом Минздрава РФ №344н от 15 июня 2015 года. Получить ее можно в государственной или частной клинике, имеющей соответствующую лицензию. Медицинское заключение оформляется на бланке формы 003-Ву. Помимо личных данных водителя в тексте справки указывается категория автотранспортного средства, которым он будет в дальнейшем управлять. Срок ее действия определяется приказом и составляет двенадцать месяцев со дня ее выдачи.
Счет-справка
Специфика этого документа заключается в том, что выдается она покупателю автотранспортного средства и подтверждает, что он имеет право оформить машину в собственность. Сам бланк относится к документам строгой отчетности. Оформление счет-справки заменяет необходимость подписания договора купли-продажи и часто этим пользуются недобросовестные продавцы. Чтобы не попасть впросак, важно знать нюансы ее заполнения. Продать таким образом автомобиль может как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель. Например, очень часто в последнее время счет-справку стали оформлять в автосалонах, реализующих авто с пробегом. В этом и кроется первый нюанс, что физическое лицо не может его подписывать и заменить им привычный договор купли-продажи.
Нельзя поручить составление счет-справки отдельной коммерческой организации, это должен быть автосалон, который непосредственно реализует автомобиль. Только оформление данного документа не является гарантией перехода права собственности, важно также поставить машину на учет в ГАИ.
Чтобы получить такую счет-справку, автовладельцу необходимо представить следующие документы:
Со стороны покупателя перечень документов аналогичный, только если речь идет о доверенности, то в ней должно быть прописано право приобретения автомобиля. Аннулировать, получить копию или восстановить утраченную счет-справку можно только там, где ее выдавали.
Для Пенсионного фонда
Для тех граждан, которые относятся к категории льготных и раньше остальных выходят на пенсию, должны предоставить соответствующее подтверждение. Если данным преимуществом гражданин решил воспользоваться по случаю особых условий труда, то с места работы он должен принести справку о льготе. Выдается она в течение трех рабочих дней по заявлению работника. В содержании справки должны быть отражены следующие пункты:
Подписывает такую справку руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Заверяется документ угловым штампом с обязательным проставлением даты и регистрационного номера. Не допускается наличие ошибок и исправлений в справке. Документ выдается на основании одного из представленных документов: штатного расписания, приказа, лицевого счета по заработной плате, карточки по форме Т-2 и иных.
Справка – это документ, который отражает в себе описание и подтверждение каких-либо фактов и событий. Существует множество видов такого документа, и каждый из них содержит в себе важную информацию. Такая бумага выдается заинтересованному лицу только после официального запроса. Форма справок всегда зависит от назначения, обстоятельств и содержания.
Деятельность организаций
Справка может понадобиться для разных ситуаций, если это касается конкретной организации или предприятия, такой документ разделяется на два типа: внутренний и внешний.
Как правило, внешний формат документа отправляется в другие предприятия или вышестоящую организацию. Заполнение документа производится на обычном бланке и подписывается руководителем фирмы.
Что касается внутреннего вида справок, то они выдаются для передачи ее руководству той или иной фирмы для рассмотрения. Она пишется на обычном листе бумаги и должна иметь подпись самого составителя.
Также стоит помнить, что любой документ должен быть правильно составлен. В тексте справки должна присутствовать следующая информация:
В заголовке справки должна быть отражена тема и причина составления.
Кроме этого, необходимо знать, что структура документа делиться на две части. В первой части указываются основные факты ее составления, а во второй – конкретные сведения.
В том случае, когда в справке указывается только однородная информация, ее лучше оформить в виде таблицы или разделить на пункты.
Виды справок
Справка – это документ, который имеет свои виды и особенности. Как правило, различается три основных типа справки. Среди них:
Первый вид документа выдается на руки работникам фирмы или другой организации с целью подтверждения заработной платы, трудового стажа или же для доказательства самого факта их работы. В правильно составленном документе должны быть отражены следующие данные: название предприятия, вид документа, регистрационный номер, дата составления, основной текст, подпись и печать.
В любой организации, как правило, существуют специально распечатанные бланки, которое необходимо лишь заполнить личными данными и поставить подпись.
Служебная справка
Служебный документ всегда запрашивается высшими инстанциями, например, судом, органами следствия или прокуратуры. Ее могут потребовать сторонние организации для подтверждения каких-либо фактов. Такая справка имеет официальный статус и заполняется на бланке. Она состоит из: наименования организации, названия документа, даты и места выписки справки, адресата, основного заголовка, содержания, подписи и печати организации.
Такой вид документа не заполняется от руки, а создается в печатном виде. Сам текст и содержание могут разделяться на пункты, а также должна присутствовать ссылка на документы, которые являются основанием для ее составления.
Хронологический документ
Архивная справка – это документ, имеющий юридическую значимость, содержащий в себе подтверждение имеющихся архивных сведений. Она помогает воссоздать события прошлых лет. Когда справка составляется на нескольких листах, должен быть заверен каждый из них.
Такой вид справки выдается только ответственным или доверенным лицом и заверяется печатью предприятия. Документ состоит из:
Такой документ создается только на основе подлинников, и для его получения нужно предоставить заверенную доверенность получателя. Архивные справки выдаются заявителям лично в руки по предъявлению паспорта. Перед тем как получить такой документ, необходимо заранее отправить запрос на его выдачу. Сам запрос должен быть подписан заявителем, а также иметь дату и подпись.
Когда получатель не может явиться лично за документом, разрешается отправление архивных справок заказным письмом по почте.
Правила оформления справок
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2013, N 11
В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.
Когда нужно оформить именно справку?
В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:
Правильно оформляем реквизиты
Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.
Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.
Пример 2. Адресатом является организация.
Пример 3. Адресатом является физическое лицо.
Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита «Адресат» пишется:
Пример 4. Если адресат справки неизвестен.
Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.
Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324. «.
Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами «Сообщаем вам. « или «Доводим до вашего сведения, что. «. Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:
То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции «Дана Иванову И.И. в том, что. «.
Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова «что».
Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.
Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:
Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:
Пример 5. Отметка о наличии приложений
Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.
Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).
Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.
Ставить ли печать на справку?
Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.
Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.
Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.
Обратите внимание: печатью организации (т.н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.
Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.
Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово «Конфиденциально».
Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т.е. получающая справку).
Образцы справок
Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.
Пример 7. Справка, направляемая по запросу государственной организации.
Далее в примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству. А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков.
Пример 8. Справка о совместительстве.
Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника.
Мы специально показали разные возможные варианты оформления:
Значение слова «справка»
1. Действие по глаг. справиться—справляться (в 4 знач.). Центр стола занимали две стопки разных юридических книг, нужных для справок. Мамин-Сибиряк, Горное гнездо.
2. Сведения, получаемые или сообщаемые кем-л. [Пьер:] Лотохин приехал откуда-то, кажется из Москвы, покупает здесь имение, собирает о нем справки. А. Островский, Красавец-мужчина. Полозов дал справку: — Воловик — изобретатель, работающий над станком для снятия навалов. Кетлинская, Дни нашей жизни.
3. Документ с краткими сведениями, данными о ком-, чем-л. Справка о прописке. Справка с места работы. □ Доктор Горн написал Вадиму справку, позволявшую ему пропускать лекции. Трифонов, Студенты.
Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
Справки делятся на две группы:
личностные — подтверждают биографические или юридические факты конкретного лица;
служебные — содержат информацию про факты и события служебного характера.
Справки также могут быть:
внешними — составляются для подачи в другие учреждения; подписываются, кроме составителя, также руководителем учреждения, удостоверяются печатью;
внутренними — составляются для подачи руководству учреждения или на рассмотрение коллегиальных органов; подписываются только исполнителем и не удостоверяются печатью.
Многочисленными (особенно среди личностных) есть справки, которые удостоверяют какой-либо юридический факт (например, факт работы или обучения, данные о занимаемой должности, размер заработной платы, место проживания и др.). Однотипные справки часто изготавливаются на трафаретных бланках.
СПРА’ВКА, и, ж. 1. только ед. Действие по глаг. справиться в 3 знач., поиски, получение нужных сведений. С. отняла много времени. По справке оказалось, что. 2. Сами эти сведения, сообщаемые кому-н., получаемые кем-н. на основании запроса, поисков. Обратиться куда-н. за справкой. Выдать справку. Навести справку. Получить справку. 3. Документ с нужными сведениями этого рода (офиц.). Написать справку. Приложить печать к справке. Предъявить справку с места службы.
Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
спра́вка
1. документ с краткими сведениями, данными о ком-либо, чём-либо
2. действие по значению гл. справляться, справиться (в знач. осведомляться)
3. сведения, передаваемые при таком действии
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.
Насколько понятно значение слова гик (существительное):