специальность документационное обеспечение управления и архивоведение что это
В чем заключается работа документоведа
Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.
Чем отличается документовед от делопроизводителя?
Designed by prostooleh/Freepik
Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.
Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.
Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.
На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:
Учет, контроль и хранение различных документов;
Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Требования к знаниям и навыкам документоведа
Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:
основы права в части делопроизводства;
нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;
порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;
основы программирования и обеспечения работы баз данных;
Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.
Должностная инструкция документоведа
Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:
Как получить образование документоведа
Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».
Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии — не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.
Перспективы работы документоведом
Designed by drobotdean/Freepik
Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.
У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.
Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.
Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).
Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.
Средняя зарплата документоведа, вакансии
Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.
Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:
Документовед
В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.
В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Документы сопровождают нас везде и всегда, независимо от того, личная это жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.
Отметим, что сегодня данная профессия переживает «второе рождение», обусловленное бурным развитием экономики и электронного документооборота. В современном обществе информация, во всех ее проявлениях, воспринимается как «ходовой» товар, поиск, обработка и хранение которого требует существенных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат. Минимизировать эти затраты помогают документоведы, которые знают все секреты грамотного документооборота и владеют навыками оптимизации работы с информационным потоком. Как следствие, специалисты в этой сфере пользуются устойчивым спросом практически во всех сферах жизнедеятельности человека, а факультеты документоведения – большой популярностью среди абитуриентов.
Кто такой документовед?
Документовед – высококвалифицированный специалист в области делопроизводства и документоведения, обеспечивающий порядок в бумагах предприятия или организации. Родственные профессии: архивист, секретарь, организатор делопроизводства.
Название профессии произошло от латинского documentum (доказательство) и старославянского вѣдѣти (знать). Другими словами, изначально документоведы, функции которых, кстати, раньше выполняли писцы, скорее фиксировали доказательства о юридической подоплеке того или иного события, чем систематизировали документы. Привычное нам понятие документоведение приобрело только в первой половине 20 века, когда Поль Отле расширил значение слова «документ» до того, что документом стали называть любую информацию, зафиксированную на материальном носителе. Одновременно с этим возникла и профессия документоведа, обязанности которого кардинально отличались от обязанностей писца.
Профессиональные обязанности документоведов сегодня включают в себя не только составление документов, но и:
Какими личностными качествами должен обладать документовед?
Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как:
Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права.
Преимущества профессии документоведа
Основным преимуществом профессии документоведа является ее «универсальность». Диплом специалиста по организации документооборота и обширный «багаж знаний», полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц).
Привлекает в этой профессии и богатая должностная «вариативность». После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.
Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.
При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.
Недостатки профессии документоведа
Не сложно догадаться, что наравне с преимуществами профессия документоведа имеет и недостатки. И самым главным недостатком является большая ответственность. Особенно это касается тех специалистов, которые работают в архивном агентстве федерального значения или государственном НИИ документоведения и архивного дела. Ведь именно эти организации занимаются подготовкой документов для правительства, на основе которых принимаются важные государственные решения.
Недостатком профессии документоведа также можно назвать необходимость наличия практического опыта работы при трудоустройстве. Поэтому начинающему документоведу придется либо начинать свою профессиональную деятельность еще в процессе обучения (кстати, такая возможность у студентов появляется уже на 2 курсе, поскольку к этому времени они уже овладевают достаточным объемом знаний для их практического применения), либо устраиваться на работу помощником документоведа после окончания ВУЗа.
Документационное обеспечение управления и архивоведение. Специальность СПО
Документационное обеспечение управления и архивоведение: отличный выбор для девушек с хорошим баллом аттестата
Будем честны, девушке сложнее подобрать себе специальность, чем юноше. Большинство профессий и специальностей, реализуемых в нашем регионе, мужские. Для девушек с невысоким баллом аттестата ситуация вообще аховая, но если в аттестате за 9 класс средняя оценка в районе четырех, то специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение» может стать прекрасным выбором.
Специалисты по делопроизводству и документообороту действительно требуются. Требуются не только в архивы, но и в правоохранительные органы, для крупных промышленных предприятий.
Обращаем внимание, что «Документационное обеспечение управления и архивоведение» — это специальность, а не профессия. Это более высокий уровень образования в сравнении с профессией «Делопроизводитель».
Для обозначения этой специальности часто используется аббревиатура — ДОУ.
Компетенции выпускников специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Выпускницы специальности смогут самостоятельно координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей, подготавливать и проводить совещания, деловых встреч, приемов и презентации
Специалисты смогут работать с разными видами документов, в том числе и документами, содержащими конфиденциальную информацию, подготавливать дела к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.
Специалист по документообороту сможет провести экспертизу ценности документов, эффективно работать в системе электронного документооборота, обеспечивать учет и сохранность документов в архиве, организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях. Заняв руководящую должность способен и контролировать работу архива организации.
Что будет изучаться?
В процессе обучения обучающийся освоит профессиональные компетенции в рамках целого ряда учебных дисциплин и профессиональных модулей:
Обязательными являются два вида практик:
Практика проходит в организациях Ижевска и Удмуртской Республики, в государственных и муниципальных архивах, министерствах и ведомствах региона.
Государственная итоговая аттестация проводится в форме защиты студентом дипломной работы.
Документационное обеспечение управления и архивоведение — среднее профессиональное образование (46.02.01)
Укрупненная группа: История и археология
Квалификация выпускника: Специалист по документационному обеспечению управления. Архивист.
Описание
Во время обучения студенты полностью погружаются в науку делопроизводства и офисного администрирования, которая включает в себя умения координировать работу целой организации, назначать и проводить встречи, работать с электронным документооборотом, обрабатывать входящую и исходящую документацию. Кроме того, серьезным навыком, который развивается в процессе обучения, является умение работать с архивами документов, упорядочивать и оптимизировать документацию. Отдельно необходимо отметить навык работы с конфиденциальной документацией и знание всех необходимых нормативных актов, а также создание внутренних нормативных актов организации.
Кем работать
Получив образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение, базовый уровень», выпускник может рассчитывать на успешную трудовую деятельность по следующим направлениям: делопроизводство, документооборот, секретариат. Специалист сможет организовывать архивную и справочно-информационную работу с документацией компании. Серьезная правовая подготовка позволит выпускникам проводить первичный юридический анализ документов организации в случае возникновения каких-либо трудовых споров. Доля организаторских навыков, привитых студентам во время обучения, позволит им организовывать разного рода встречи, собрания и презентации.
46.02.01. Документационное обеспечение управления и архивоведение
Хотите работать и строить карьеру, работая в офисе? Среднее профессиональное образование — отличный выбор: срок обучения — короткий, перспектив трудоустройства много. Получите вторую квалификацию и расширьте свои возможности!
На базе 9 и 11 классов
Cкидки на обучение
Премия «Лучшее образовательное учреждение России»
Сэкономьте 13% через налоговый вычет
Автоматический перезачет дисциплин
Зачисление без результатов ЕГЭ
в новой приемной кампании 2022 года
по стоимости 2021 года
Ответьте всего на 4 вопроса
С вами свяжется специалист приемной комиссии.
Будем звонить на номер
Здесь общаются наши студенты!
Узнайте, что они пишут об обучении в колледже. Присоединяйтесь!
В 2021 году делопроизводитель требуется в 85 тысячах организаций в России. Специалист по делопроизводству есть в любой коммерческой или бюджетной организации.
В крупной компании обычно несколько секретарей, делопроизводителей, архивистов — это служба канцелярии. В небольших компаниях делопроизводитель может совмещать должности: работать с потоками документов, в отделе кадров или архиве. Это увеличивает ценность сотрудника и его заработок.
Специалист по документоведению и архивариус знает основы кадрового учета и принципы архивирования документов, умеет хранить конфиденциальную информацию.
Обязанности специалиста по делопроизводству:
Требование к делопроизводителю — среднее профессиональное образование. Квалификация не указывается, однако, профильное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» — преимущество соискателя.
где вы будете работать?
чему вы научитесь?
Почему выбирают нас
Качественное обучение по ФГОС подтвержденное наградами.
Легкое поступление на базе аттестата за 11 или 9 класс
ВОЗМОЖНОСТЬ СОКРАТИТЬ ОБУЧЕНИЕ на срок от 6 месяцев до года.
Экономия ваших средств за счет налогового вычета 13%
Диплом государственного образца по окончании.
Автоматический перезачет дисциплин
ВТОРАЯ КВАЛИФИКАЦИЯ В ПОДАРОК!
Диплом государственного образца
о среднем профессиональном образовании
Диплом о дополнительном профессиональном образовании
Второй диплом увеличивает шансы на более высокую заработную плату и вашу востребованность на рынке труда!