событийная площадка что это
Выбираем площадку для мероприятия: 5 нетривиальных идей на заметку
Поделиться
Место для проведения мероприятия нечто большее, чем просто зал со зрительными местами и сценой, огромный холл для множества гостей и барная стойка с напитками. Event-площадка — это неотъемлемая часть происходящего, которая, несомненно, должна гармонировать с общей идеей и производить на гостей самое приятное впечатление.
Казалось, что нового можно придумать, выбирая площадку? Все мы привыкли к одинаковым конференц-залам и, отправляясь на очередное мероприятие, уже рисуем в голове знакомые образы. Попробуйте сделать для гостей сюрприз и выйти за рамки привычных представлений. Участники жаждут чего-то нового, не виданного раньше. Им хочется ярких событий в необычных местах. В большинстве случаев имеются в виду площадки, не приспособленные для мероприятий совсем.
Прежде чем выбрать место, определитесь с форматом. Вы организуете конференцию с сессиями, спикерами и презентациями? Или ваше мероприятие больше напоминает тусовку с закусками и напитками? А, может быть, это нечто среднее между первым и вторым?
Выбросите из головы все ненужное, возьмите чистый лист и хорошенько подумайте, какая площадка сделает ваше мероприятие по-настоящему нетривиальным и запоминающимся.
Четыре золотых правила оригинальных мероприятий
Новый взгляд на мероприятия
1. Парковочные места
Как правило, рядом с крупными event-центрами всегда есть парковка. Вы можете разместить там фуд-корт, чтобы любой желающий смог отведать вкусненькое. Или разместите в середине парковочной площадки живой оркестр, и получится вечеринка!
Договорившись заранее с местным клубом антикварных автомобилей, можно организовать прямо на парковке выставку ретро-автомобилей. Машины можно использовать в качестве зрительных мест во время сессии. Авто будут образовывать зрительный зал, в то время как вместо сцены можно разместить широкий надувной экран (технология надувных киноэкранов не тратит так много времени и финансов, как обычные стационарные экраны, и уже с успехом применяется на мероприятиях open-air).
2. Ночные клубы
Большинство клубов днем закрыты. Однако в них есть все необходимое для незабываемого мероприятия — крутое освещение, звук, закуски и потрясающая клубная атмосфера. Если людям предстоит просидеть на вашем мероприятии несколько часов, то хотя бы подарите им классную обстановку. Превратите обычного спикера в диджея, а презентацию преподнесите как «микс идей». Вечером можно устроить вечеринку с участием настоящего диджея.
3. Взлетные полосы и ангары
Если вам предстоит организовать необычную промо-акцию или презентацию нового продукта, не ограничивайтесь обычным конференц-залом. Проведите мероприятие на взлетной полосе! Многие частные или сезонные аэродромы закрываются в темное время суток, поэтому могут стать отличной event-зоной. Все, что нужно — это огромный проекционный экран и ассистенты в летных куртках. Если погода не располагает к встрече на открытом воздухе, мероприятие можно организовать в простором ангаре.
Руководство по поиску идеальной event-площадки: Часть 1
Поделиться
Как найти подходящее место для проведения мероприятия. Как и в большинстве случаев, достижение баланса между опытом, бюджетом и эмоциями является сложным делом и требует профессионализма.
Это руководство из трех частей облегчает поиск подходящего места и делает его более полезным. Сегодня мы рассмотрим первую и ответим на вопрос «Что следует учитывать при выборе места проведения мероприятия?».
Часть 1. Как вы хотите, чтобы ваши гости чувствовали себя?
Независимо от обстоятельств, у вас есть представление о том, как вы хотите, чтобы ваши гости «чувствовали себя». Как они относятся к вам, вашему бренду и мероприятию до, во время и после. У вас есть концепция слов, которые вы хотели бы использовать для их описания. Уловите суть события для планирования выгоды.
Отличный способ начать процесс выбора места — это полностью представить себе событие в вашем сознании.
Вполне приемлемо опираться на вдохновение предыдущих событий, других вещей, которые вы видели онлайн или на международных событиях, которыми были впечатлены. Нет необходимости полностью изобретать колесо на этом этапе.
Стиль места
Какой стиль места вы надеетесь найти? Будет ли это традиционный конференц-центр или выставочный зал отеля, или это должно быть частной верандой в аэропорту для ваших высокопоставленных спонсоров или VIP-персон? Эти детали важны, так как помогают вам немедленно сузить свой поиск, чтобы найти подходящее место.
Решив перед началом поиска, что имеет наибольшее значение, вы сможете действительно найти то место проведения мероприятия, которое поможет в достижении этих целей, и по-прежнему будет соответствовать вашему бюджету.
Вместимость и комфорт
Наличие общего представления о максимальной численности персонала — это необходимое условие перед поиском площадки.
Также важное значение имеют конкретные функциональные пространства и комнаты. Если ваше мероприятие требует от гостей перехода в различные части здания для участия в групповых или секционных заседаниях, вы также должны быть уверены, что многофункциональное пространство может полностью удовлетворить ваши потребности.
Возраст и доступность
Когда мы говорим о том, как гости будут «чувствовать себя», мы не можем забыть о демографических характеристиках. Смогут ли гости перемещаться по лестницам? Есть ли в здании лифт или пандус для посетителей? Продумывать такие вещи необходимо заранее.
Правила выбора event-площадки
Планируя какое-то мероприятие, неважно какой степени официальности – конгресс или корпоратив, нужно обязательно учитывать, что одно из самых сильных впечатлений оставляет место, где оно происходило.
Event-площадки – это не просто место проведения мероприятия, это фактор, создающий атмосферу. Специалисты по продвижению из BTL агентства CLEVER marketing выберут локацию, идеально подходящую для проведения события любой тематики.
В Москве таких площадок предостаточно, и организация мероприятия на одной из них не составит труда. Но всегда ли это хорошо? Безусловно, традиционные залы и помещения – это уже классика, и они будут актуальны и уместны почти для любого типа событий.
Если же формат event-мероприятия подразумевает небольшие вольности, то в качестве площадки можно использовать совсем не рассчитанные на это места, яркие, необычные и оставляющие мощное впечатление у партнеров или потенциальных клиентов, вроде закрытых днем ночных клубов, художественных мастерских или аэродромов.
Правила запоминающегося события
Организация event-площадки для проведения мероприятий – дело непростое.
При ее выборе и адаптации к событию нужно руководствоваться такими принципами:
Когда задуматься о площадке?
Напрашивающийся ответ – чем раньше, тем лучше. Это на самом деле так, подобные вопросы не стоит держать открытыми, занимаясь параллельно какими-то другими проблемами. Оптимальный вариант – это примерно за полгода, на новогодние корпоративы – вообще месяцев за восемь.
Бронируя площадку, стоит быть уверенным на все сто, что, например, конференция точно состоится – она или уже утверждена и не отменится, либо это какое-то регулярно повторяющееся мероприятие, которое любимо постоянными гостями. В противном случае внесенного за помещение задатка не видать.
Немаловажный фактор – это вместительность помещения, ведь чем оно больше, тем больше вероятность, что места забронированы чуть ли не на год вперед. Особенно актуальна эта проблема для регионов. В Москве, конечно, площадки для проведения корпоративного мероприятия имеются в огромных количествах, большие и маленькие. Но не в таких крупных населенных пунктах вместительные места могут быть очень загружены.
Впрочем, об этом можно не беспокоиться, если своевременно обратиться в BTL агентство «Клевер». Мы работаем на большой части России и сможем подобрать наилучший вариант для проведения любого мероприятия.
Включить здравый смысл
Конечно, самая важная часть любой конференции или другого ивента – его посетители. И о них стоит думать в первую очередь. Важно понимать, какая категория людей будет присутствовать и каковы их потребности, а что будет плохо и неудобно. В противном случае не избежать казусов.
Например, не организовав детскую комнату там, где она нужна, или заставив людей в возрасте носиться по крутым лестницам. Умение учитывать такие вещи с опытом приходит само, но до этого момента подобные тонкости стоит продумывать, дабы не оставить впечатление невнимательного и равнодушного организатора.
Чтобы не приходилось утруждать себя хлопотами, связанными с выбором и бронированием ивент-помещения, лучше доверить это дело и всю организацию мероприятия опытным специалистам из BTL агентства CLEVER marketing. Они помогут избежать проблем на мероприятии, создадут нужный стиль и атмосферу, от классической деловой до неформальной.
Как использовать событийный маркетинг
Из этой статьи вы узнаете, в чем эффективность событийного маркетинга, как придумать и поэтапно организовать мероприятие, какие инструменты при этом использовать и как для этого применять email рассылки.
Что такое событийный маркетинг
Бренды периодически устраивают офлайн-мероприятия для клиентов. Вспомните презентации Apple или фестиваль самодельных летательных аппаратов Red Bull Flugtag. Это и есть событийный маркетинг (event marketing), когда бренды не просто рекламируют себя, а взаимодействуют с клиентами вживую, дарят эмоции и приятные воспоминания.
Событийный маркетинг работает и для маленьких компаний. На улице дали флаер — в районе открывается новый магазин. Будет праздник, первым пришедшим обещают подарки и скидки. Так магазин сможет быстро наработать клиентскую базу и оставить у первых покупателей приятное впечатление.
В чем эффективность событийного маркетинга
Эмоции — первое, на что работает событийный маркетинг. После хорошо организованного события клиенты уходят довольными. Теперь бренд ассоциируется у них с удовольствием, вызывает эмоциональную привязанность. Никакая другая реклама — онлайн, печатная, по ТВ и радио — не даст возможность так близко сойтись с клиентами.
Эмоционально привязанный к бренду покупатель приносит больше прибыли. 70% покупателей с высокой эмоциональной привязанностью к бренду готовы потратить на покупки в два раза больше.
Люди, которым понравилось мероприятие, не только с большой вероятностью станут вашими клиентами. Они также поделятся впечатлениями со знакомыми, а советам друзей потенциальные покупатели доверяют гораздо больше, чем рекламе.
Событийный маркетинг — это способ получить лояльных и эмоционально привязанных к вашему бренду покупателей, а также рассказать о бренде.
Виды событийного маркетинга
Мероприятие можно организовать самостоятельно, а можно присоединиться к чужому событию в качестве спонсора или партнера. Давайте разберемся в специфике поводов и посмотрим, какой формат выбрать.
Собственные мероприятия
Открытие
Если впервые открываете магазин, салон или мастерскую, то праздник стоит продумать до мелочей. Скорее всего, у вас еще нет устоявшейся репутации, и первое впечатление потенциальные клиенты получат именно на открытии. Не хватило подарков, испортились угощения, попался неадекватный аниматор — такого быть не должно.
Презентация или выставка
Этот формат подойдет, если нужно познакомить с новым продуктом или в целом рассказать об ассортименте и возможностях. Соответственно, стилистика будет сильно зависеть от предмета, который вы представляете.
Праздник
День рождения компании, близкий по теме праздник — повод поделиться радостью с клиентами. Тут можно не задумываться о серьезности, а сделать яркое и радостное мероприятие.
Обучение
Мастер-класс поможет привлечь внимание к изделиям ручной работы. Серия открытых уроков или вебинаров — к образовательному центру. Офлайн-ивенты лучше проводить по предварительной регистрации, иначе все желающие могут не поместиться.
Флешмоб или акция
Акция на улице — для нее не нужно собирать гостей, достаточно придумать яркую механику. Например, французская железнодорожная компания провела акцию Europe. Just next door. Экраны с прямой трансляцией из городов Европы поставили на улицах, спрятав их в отдельно стоящих дверях:
Такие акции можно устраивать для рекламы продукта, анонса мероприятия или просто для привлечения внимания к компании.
Спонсорство или партнерство
Классный вариант, если чужое мероприятие идеально подходит вашей компании по духу и ценностям. Вы можете договориться с организаторами: помочь им деньгами или дать свою продукцию, предоставить спикеров или разместить информацию о мероприятии на своем сайте. Взамен ваш бренд будут рекламировать на этом мероприятии.
Как провести мероприятие в рамках событийного маркетинга
В этом разделе разберемся, по какому плану готовить мероприятие и что нужно обязательно учесть, чтобы оно было успешным.
Этапы подготовки
1. Цели и задачи
Это основной список целей, ваш может отличаться в зависимости от потребностей компании:
2. Целевая аудитория
Зная свои цели, определите аудиторию. Можно приглашать всех клиентов или только определенный сегмент, а также тех, кто еще не стал вашим клиентом.
Определите количество гостей. Будьте реалистами: вы можете решить, сколько людей будет на закрытой вечеринке, но не на открытом мероприятии. Может получиться конфуз, когда угощение на день сметут за 20 минут и половине гостей негде сесть. Чтобы такого не было, изучите все похожие прошедшие мероприятия, опыт конкурентов, учтите численность населения в месте, где проводите мероприятие. Если это вебинар, узнайте техническую вместимость площадки — сколько людей могут одновременно подключиться.
3. Площадка, тема, сценарий
Начните с выбора площадки. Во-первых, стоит учесть предполагаемое количество гостей и их возможности. Например, если к вам будут добираться на общественном транспорте, нужна площадка недалеко от станций метро или остановки автобуса. Во-вторых, погодные условия — нужна ли крыша от дождя и солнца, отопление на случай холода. В-третьих, бюджет — чтобы после аренды помещения остались деньги на все остальное.
Продумайте тему и сценарий. Нужно понять, что будет одновременно интересно людям и полезно вам. Исходите из интересов гостей: будет ли это детская направленность для семейного праздника или тусовка для байкеров.
4. Привлечение ивент-специалистов, партнеров и СМИ
Наймите людей для реализации мероприятия. Необязательно искать самим. Можно обратиться за помощью в специальную организацию, которая занимается ивентами. У них наверняка есть все нужные люди: от официантов до глотателей огня.
Расскажите потенциальным участникам о мероприятии: разошлите анонс в подходящие местные издания, договоритесь с блогерами. Предложите посты в местные группы в соцсетях — городские сообщества готовы публиковать такие новости бесплатно, если анонс выглядит интересным. Создайте страницы мероприятия в соцсетях, где сидит ваша ЦА, запустите там рекламные посты.
Подумайте, нужны ли вам партнеры. Сторонние организации могут предоставить вам подарки для гостей, оформление площадки, шоу-программу в обмен на рекламу.
Важные условия успеха
Уместность. Следите, чтобы ваше событие не шло вразрез с настроением в обществе как на глобальном, так и на местном уровне. Например, праздник в момент национального траура — плохая идея.
Вовлеченность. Максимально втягивайте участников в процесс — устройте интерактивные игровые зоны, где можно все трогать руками. Отведите зрителям роль в шоу: попросите пошуметь или спеть вместе с вами, позовите кого-нибудь из них на сцену, устройте легкую игру в толпе.
Польза. Под пользой мы понимаем не только новые знания, но и веселье, удовлетворение любопытства, подарки. Все, что люди могут хотеть от мероприятия.
Постоянное присутствие бренда. Логотипы и продукция постоянно присутствуют на площадке — впечатления от события должны ассоциироваться с брендом.
Инструменты событийного маркетинга
Эти разновидности активностей и оформления пространства можно использовать на своем мероприятии:
Событийный маркетинг и email рассылка
Рассылки служат одной цели в событийном маркетинге — информированию. Письмом можно рассказать о готовящемся событии, а затем о его итогах.
Приглашение
Если планируется большое мероприятие, не поленитесь создать серию рассылок. В первом письме в целом расскажите о событии, в следующих опишите интересные моменты, а в последнем напомните о закрытии регистрации. Сделайте письмо, которое заметят в инбоксе.
С SendPulse можно настроить не просто рассылку, а целую цепочку триггерных сообщений через систему Automation 360. Такая цепочка может состоять одновременно из писем, web push и SMS сообщений. Получили лид на мероприятие из соцсетей — включайте его в рассылку и постепенно подогревайте по всем каналам.
Часть работы организаторов на себя возьмут чат-боты. Они могут отвечать на основные вопросы о мероприятии и регистрировать гостей. Чат-бота для Facebook можно создать в SendPulse. С чего начать, какие задачи можно оставить чат-боту и как правильно составить цепочку сообщений, читайте в нашей статье.
Вот советы, чтобы письмо-приглашение сработало:
Например, образовательный ресурс GeekBrains приглашает на финальный день карьерного IT-марафона. В письме выделен целый блок с причинами, почему обязательно стоит пойти, есть яркая CTA-кнопка.
Приглашение на мероприятие от GeekBrains
Сеть зоомагазинов «4 лапы» организовала фестиваль для любителей животных. Яркие заголовки в письме рассказывают, что будет на фестивале — известные блогеры и музыканты, выставка-раздача питомцев. CTA-кнопка «Узнать подробнее» тоже есть. При создании кнопки для своего письма убедитесь, что все сделали правильно, с нашей статьей о том, как улучшить призыв к действию.
Приглашение на мероприятие от магазина «4 лапы»
Рассказ о прошедшем событии
Рассылка после ивента — способ еще раз «прокатиться» на инфоповоде. Что в ней важно: должна быть польза для подписчиков, даже если они не были на мероприятии. Пользой будут фотографии, обучающие или просто интересные материалы, скидки. Не забудьте попросить отзыв — вам это послужит важным материалом для анализа, а еще отзывы можно будет разместить на своем сайте. Самые эффективные способы собрать отзывы через рассылку читайте в нашем блоге.
Например, Greenpeace в письме рассказывает об арктическом перформансе — музыканты сыграли на инструментах, сделанных изо льда. Акцию провели, чтобы привлечь внимание к проблеме глобального потепления. В письме фото с места события и ссылка на подробный рассказ.
Письмо по итогам мероприятия от Greenpeace
GeekBrains после обучающего онлайн-марафона присылает скидки на направления, которые разбирались на марафоне, и записи всех вебинаров.
Письмо по итогам мероприятия от GeekBrains
Используйте email рассылки, чтобы рассказать о событии. В анонсе расскажите, что вы приготовили для гостей, а в письмо с итогами вложите пользу — материалы с прошедшего мероприятия, тематические скидки и другие полезные или развлекательные вещи.
Создавайте мероприятия, которые принесут пользу и радость вашим клиентам. А SendPulse поможет рассказать о них удобно и вовремя.
Чек-лист по использованию событийного маркетинга
Рассказываю, как делать по-настоящему крутые email рассылки. Помогаю найти баланс между заботой о клиенте и успешными продажами.
Эвент (ивент)
Рассказываем в статье, что такое ивент, как правильно организовать мероприятие и искать персонал для его проведения.
Что такое ивент
Event (с англ. «событие») — публичные мероприятия, которые носят развлекательный и/или рекламный характер.
Термины «event-менеджер», «event-маркетинг», «event-мероприятия» стали употреблять относительно недавно. Известный специалист в области ивент-менеджмента Джо Голдблатт отмечает, что эта профессия сформировалась в середине прошлого столетия с открытием Диснейленда в США.
В России ивент-индустрия начала развиваться в конце 20 века, когда на рынке появились компании, предоставляющие услуги организации мероприятий.
Примеры Event-мероприятий
Event-мероприятия проводятся для того, чтобы положительно влиять на мнение аудитории, налаживать деловые контакты, обменяться опытом. В маркетинге ивенты считаются важными инструментами.
Одни из самых масштабных ивентов создает Red Bull. Производитель энергетического напитка ассоциируется с экстримом, активностью и свободой. Ивенты, которые проводятся под эгидой бренда — фестивали Red Bull Music, спортивные соревнования Red Bull Air Race, Red Bull Flugtag, Red Bull Cliff Diving, Red Bull King of the Air.
Ежегодно компания Apple организовывает ивенты для анонсирования новых продуктов. Это ожидаемые события, которые собирают несколько тысяч участников и гостей.
Еще один пример удачного ивента — это партнерство компании Heineken с Лигой чемпионов UEFA. На стадионах продается пиво производителя, ему посвящено рекламное время до, во время и после игр. Титульное спонсорство в престижном футбольном турнире приносит плоды — широкую узнаваемость Heineken.
Виды ивентов
Существует несколько десятков видов мероприятий:
Открытия.
Этот вид ивента значит торжественное мероприятие в честь запуска чего-то нового (салон красоты, дилерский центр, булочная — любой другой проект).
Выставки.
Их организуют для одной компании или сразу нескольких (компания становится одним из участников отраслевого ивента). В обоих случаях цель — представление продукта не только анонсируемого, но и уже вышедшего. Отраслевые выставки проводят чаще, так компании могут привлечь внимание большего количества потенциальных клиентов.
Ярмарки.
Это события, где производители выставляют товар на продажу. Часто сопровождается развлекательными мероприятиями.
Презентации.
Используют, когда хотят представить новый товар или услугу.
Праздники.
Мероприятие любого масштаба и тематики: частное, городское, спортивное. Ивенты стараются сделать зрелищными, эмоциональными и развлекательными.
Пресс-мероприятия.
В них входят все ивенты, которые предполагают участие представителей СМИ: пресс-туры, пресс-брифинги, пресс-конференции, пресс-ланчи, круглые столы. Основная цель — поделиться с журналистами важной информацией. В зависимости от выбранного формата ивент носит официальный или неформальный характер.
Мастер-класс/тренинг/семинар.
События, где эксперты обучают участников определенной дисциплине.
Фестивали, концерты.
На ивентах выступают известные люди, устраивают зрелищные номера.
Также ивенты делятся на несколько групп в зависимости от целей и аудитории:
Trade events/Торговые ивенты — это события, которые создают для клиентов и партнеров (конференции, семинары, слеты). Цель таких ивентов — донести партнерам информацию о достижении компании, выпуске новой продукции, а также улучшить имидж бренда.
Corporate events/Корпоративные ивенты — мероприятия для сотрудников, проводятся в виде тимбилдингов, юбилеев компании и празднования других важных дат.
Special events/Специальные ивенты — события для клиентов (концерты, презентации, фестивали, благотворительные акции, рекламные туры).
Как организовать успешный ивент
Для достижения успеха мероприятия нужно:
1. Определение цели и формата мероприятия.
Поймите, чего вы хотите от ивента: рассказать о продукте компании, собрать средства, развлечь посетителей или донести знания. От этого будет зависеть и формат.
Создайте документ, в котором будет содержаться подробный план подготовки и проведения ивента: от логистики до его продвижения.
3. Составление бюджета.
В бюджете отражаются список задач, запланированные и возможные непредвиденные расходы.
При подготовке ивента учитывайте все мелочи: от дополнительных развлечений до внешнего вида официантов и дизайна пригласительных.
Нужно заранее определиться с местом проведения мероприятия, забронировать его. Обязательно стоит посетить его лично, доверять фотографиям может быть слишком опрометчиво.
6. Распределение зон ответственности.
Во избежание форс-мажоров важно определиться, за что будет отвечать каждый член команды на этапе подготовки и во время проведения ивента.
Чем больше будет использовано каналов распространения информации, тем выше вероятность, что вашим ивентом заинтересуются.
Это важная часть при проведении ивентов. Команда и обслуживающий персонал должны быть вежливы, ненавязчивы и не подавать виду, если события пойдут не по плану.
9. Финальная проверка.
За день до проведения ивента обязательно проведите итоговую проверку готовности персонала, техники, площадки, материалов и пр. Составьте чек-лист и пройдитесь по нему перед ивентом.
Чтобы объективно оценить, как прошел ивент, попросите гостей оставить отзыв или заполнить анкету. Так вы сможете проанализировать возможные ошибки и избежать их в дальнейшем.
Роль персонала в организации ивента
Персонал — это ключевая составляющая любого события. Сотрудники отвечают за взаимодействие с гостями, организацию, проведение и контроль мероприятия. Ошибка, допущенная одним членом команды, может повлиять на впечатления посетителей от ивента.
Где найти сотрудников для проведения
Есть несколько способов поиска персонала для ивентов:
Публикация объявлений на работных сайтах.
Поиск в тематических группах в соцсетях.
Обращение к друзьям и знакомым, которые посоветуют ивент-специалистов.
Поиск организаторов мероприятий. Этот вариант наименее трудозатратный, так как поиском персонала займутся ивент-менеджеры с наработанной базой.
Заключение
Мы выяснили, что такое ивент, какие виды мероприятий существуют и что нужно для проведения хорошего ивента.