служебное письмо что это

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.

Что же такое служебное письмо

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Цель составления

Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Требования к составлению и оформлению документа

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Письмо-приглашение

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Рекламное письмо

Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.

Гарантийное письмо

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Письмо–напоминание

Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.

Источник

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

Тема: Письменное деловое общение

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

§2. Структура и содержание служебных писем

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, организациями и частными лицами и выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой.

Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, га­рантии и т. д.

При ведении переписки должны соблюдаться следую­щие требования:

· документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем орга­низации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

· текст должен излагаться грамотно, официально-де­ловым языком, обладать достаточной аргументацией, точ­ностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

· события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые пись­ма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат мотивирующую часть, основную (изложение просьбы, выводов и т. п.), зак­лючение (приводится ожидаемый результат, констатиру­ются отказ, отклонение предложения и т. п.).

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если по­водом для составления письма послужил какой-либо до­кумент, дается ссылка на него.

В основной части (доказа­тельстве) излагается сущность вопроса, приводятся дока­зательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обос­нованности предлагаемого решения.

Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкрет­ными действиями, либо новым речевым сигналом.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе и писем, устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Состав видов и формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально службой документационного обеспечения управления, а при ее отсутствии – секретарем, и утверждаются руководителем организации

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению.

Данный ГОСТ сам по себе имеет рекомендательный характер, однако четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами. При этом необходимо отметить, что, несмотря на рекомендательный характер ГОСТа, некоторые организации должны в обязательном порядке соблюдать его положения.

Реквизиты служебного письма:

Обязательные реквизиты, используемые при создании писем

01 – Государственный герб Российской Федерации

02 – герб субъекта Российской Федерации

или 03 –эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)*;

08 – наименование организации*;

09 – справочные данные об организации*;

11 – дата документа**;

12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

18 – заголовок к тексту

20 – текст документа

27 – отметка об исполнителе.

Кроме этого, при создании письма могут быть использованы следующие реквизиты:

21 – отметка о наличии приложения;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати (при составлении гарантийного письма);

30 – идентификатор электронной копии документа

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» включает в себя краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем (О ком)», например, «О нарушении

договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи».

Заголовок должен содержать до 150 знаков, занимать не более пяти строк, печататься без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На бланке формата А5 допустимо не указывать заголовок.

Реквизит 20. Текст письма можно оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде сочетания этих структур и использовать следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»,предприятие считает возможным»).

При этом дата документа оформляется словесно-цифровым способом, например, «15 мая 2006 г.».

Однако при составлении письма-ответа или письма-подтверждения не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа. Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка письма есть реквизит.

Реквизит 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, куда и вносятся сведения об инициативном письме («На № 154 от 16 мая 2005 г.).

Реквизит 15 – адресат Письмо может быть адресовано организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу. В соответствии с этим ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующее оформление реквизита:

1. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

В состав реквизита «15 – адресат» может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. No 221, т.е. реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

– название улицы, номер дома, номер квартиры;

– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

– название республики, края, области, автономного округа (области);

– название страны (для международных почтовых отправлений);

ул. Орджоникидзе, д. 11, Москва, 115419

При адресовании документа структурному подразделению над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Управление производства и внедрения

3. При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию пишут в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Реквизит 22 – подпись. Письма в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом. Письма, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, письма на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.

В Реквизит 22 – подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

На каждое письмо при его составлении должен наноситься

Реквизит 27 – отметка об исполнителе, содержащий сведения о непосредственном составителе и позволяющий должностному лицу в организации-адресате связаться с составителем письма при возникновении каких-либо вопросов.

Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Если письмо имеет приложения, то на него наносится

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения одним из следующих способов:

1. При наличии приложения, названного в тексте письма, пишут слово «Приложение» и указывают число листов и число экземпляров.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

1.Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

3. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.05.2006 No 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

На гарантийных письмах должен проставляться

Реквизит 25 – оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностных лиц на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он и личная подпись были хорошо читаемы, и при этом желательно, чтобы оттиск печати захватывал несколько последних букв от наименования должности лица и край его личной подписи.

На письмах также можно проставлять Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа, который служит для облегчения поиска электронной копии документа.

Данный реквизит указывается в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Кроме нанесения всех необходимых реквизитов нужно помнить, что если письмо занимает две и более страницы, то вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц указываются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов «стр.» или «с.», а также знаков тире.

2. Структура и содержание служебных писем

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Претензионное (рекламационное) письмо– деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Источник

Виды служебных писем, используемые в современном делопроизводстве

Деловая переписка является неотъемлемой частью корпоративной культуры общения. Важно не только знать, какие виды служебных писем составляются в тех или иных ситуациях, но и правила их оформления.

Определение понятия

Каждое коммерческое предприятие обязано надлежащим образом вести документооборот с деловыми партнерами. Правильное оформление бумаг при взаимодействии с подведомственными структурами и населением – залог успешной работы государственных учреждений. Ошибки, неточности и некорректные формулировки в документации препятствуют оперативному обмену информацией между коммерческими компаниями и бюджетными организациями.

Служебное письмо – это документ, в котором рассматривается один или несколько взаимосвязанных между собой вопросов делового или управленческого характера.

Использовать указанный инструмент коммуникации следует исключительно по необходимости, чтобы исключить риск излишней волокиты и бюрократизма.

К служебным письмам относят объемный перечень дифференцированных по содержанию бумаг, адресуемых посредством услуг курьера, почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи или электронной почты. В бюджетной сфере официальные документы подготавливаются в рамках императивного формата, когда вышестоящие структуры требуют определенных действий от подведомственных субъектов.

Население также может выступить инициатором составления служебного письма, когда нарушаются права и свободы граждан. Игнорирование их требований может быть оспорено в суде.

Цель составления

В основе подготовки официального документа заложен побудительный мотив. Его текст должен быть четким, лаконичным, обоснованным и недвусмысленным. Инициируя написание служебного письма, руководитель компании или чиновник намеревается решить одну или несколько задач (см. таблицу 1).

Наименование

Описание

повышение качества взаимодействия между структурными подразделениями

получение дополнительного доказательства правильности принятого решения на случай возникновения спорных ситуаций

систематизация фактов, экспертных мнений, сведений и данных по конкретному вопросу, чтобы грамотно обосновать позицию перед адресатом

оптимизация дисциплины среди подчиненных, а также повышение уровня их квалификации

расширение внешних контактов с деловыми партнерами

Конечной целью составления документа является оперативное исполнение императивных требований подчиненными, работающими в одном или нескольких структурных подразделениях.

Правила составления на видео:

Необходимость в деловой корреспонденции

Посредством служебных писем происходит обмен информацией, осуществляются деловые переговоры, создаются коммерческие предложения. Также указанный инструмент коммуникации позволяет сообщать партнерам события, факты и обстоятельства, которые необходимо принять к сведению.

Принципы делопроизводства обязывают государственные учреждения вести деловую переписку с вышестоящими/ подчиненными структурами, а также населением в пределах наделенных полномочий.

Требования к составлению

Правила ГОСТа обязывают оформлять деловые бумаги на фирменном бланке предприятия с угловым расположением реквизитов. Государственные учреждения используют формуляры, на которых контактная информация отражена в продольном формате. В целях оптимизации деловой переписки допускаются бланки должностных лиц или структурных подразделений, но при условии, что чиновник или топ-менеджер получил доверенность на подписание документа. В его нижней части ставится отметка об исполнителе. Используются бланки формата А4 или А5.

Служебное письмо составляется в 2 экземплярах (один направляется адресату, другой – попадает во внутреннюю корреспонденцию предприятия). Документ подписывается начальниками структурных подразделений (в рамках наделенных полномочий) и руководителем компании. Если служебное письмо составлялось с целью урегулирования вопросов финансового характера, то оно заверяется печатью.

Внесение правок или исправлений в подписанный руководителем учреждения документ недопустимо.

Реквизиты

Залог правильного оформления служебного письма – это указание на формуляре необходимого объема контактной информации, позволяющей идентифицировать бюджетную организацию или коммерческую структуру. Фирменный бланк должен содержать:

В левом верхнем углу формуляра фиксируется исходящий номер и дата составления документа.

Структурно документ состоит из мотивировочной части (излагаются причины составления документа), основной части (изложение просьбы, аргументация позиции) и заключения (констатируется согласие или отказ).

Виды писем

Существует множество критериев, по которым можно классифицировать служебные письма (степень важности, срочность, статус адресата, способ/технология передачи, назначение/содержание и прочее).

В практике делопроизводства принято делить официальные бумаги на следующие:

Рассмотрим каждый вариант деловой переписки подробно.

Информационное письмо

Документ, в котором содержится разнообразный по содержанию набор исходных данных. Компания может предлагать потенциальному партнеру товары/услуги, заявлять о необходимости произвести предоплату, напоминать о смене тарифа, оповещать о предстоящих акциях. Информационное письмо адресуется партнеру в виде предложения, напоминания, извещения, сообщения, уведомления, подтверждения.

В бюджетной сфере указанный документ составляется по типовому шаблону и направляется по принципу «сверху – вниз».

В информационных письмах, изданных вышестоящими учреждениями, содержатся сведения, которые касаются вопросов правоприменительной практики. Такие бумаги методического характера ориентированы на консультирование населения в случаях принятия новых законов/правовых актов. Чиновники могут подготавливать приложения к информационным письмам в целях упрощения восприятия сведений, содержащихся в документе.

Извещение

Неотъемлемый элемент деловой переписки, где фиксируются данные о проведении мероприятий публичного характера (конкурсы, выставки и прочее).

Такой документ адресуется широкому кругу субъектов с целью их привлечения к участию в предстоящих проектах. В извещениях в обязательном порядке содержится информация о месте, времени проведения и условиях участия в нем. Документ может сопровождаться приложениями – программа конференции или анкета посетителя.

Этот вид писем рассылается по списку, а выбор адресата носит формальный характер. Право подписи указанного документа распространяется не только на директора компании, но и руководителя подразделения, курирующего организацию выставки или конкурса.

Сообщение

Указанный вариант актуален в тех случаях, когда необходимо привлечь внимание контрагента к фактам или событиям, представляющим обоюдный интерес.

В форме сообщения может быть дан ответ на запрос или просьбу сторонней организации. Документ начинается со следующих фраз:

В 99% случаев письма-сообщения состоят из 3-4 предложений.

Уведомление

Данный формат деловой переписки позволяет в лаконичной форме сообщать контрагенту о необходимости исполнения взятых на себя обязательств. В уведомлении следует фиксировать конкретные сведения или события с указанием времени, даты и места, где они будут происходить.

Информационное письмо может составляться и в рамках принятого руководством компании решения, которое изменяет договорные отношения. В документе часто используются фразы: «Уведомляем Вас о…» и «В ответ на Ваше обращение…». Поводом к его оформлению может послужить форс-мажорное обстоятельство.

В уведомлении допускается употребление этикетных оборотов – «С радостью сообщаем о том…» или «Нам приятно проинформировать Вас о том…».

Напоминание

Документ используется, когда контрагент по тем или иным причинам нарушает условия партнерского договора. Структура письма-уведомления включает:

Стандартные обороты указанного формата деловой переписки – «Обращаем ваше внимание…», «Несмотря на неоднократные напоминания, ваша организация…», «Вторично обращаем ваше внимание на…».

В данном письме может содержаться еще один структурный элемент – упоминание о мерах превентивного характера в случае, если условия договора не будут соблюдаться в будущем (штрафы, пени, неустойка и прочее).

Сопроводительное письмо

Указанный формат деловой переписки носит факультативный характер для субъектов предпринимательства. Но компании, занятые в сфере бизнеса, предпочитают им не пренебрегать.

Сопроводительное письмо – это бумага, в которой содержится полный перечень документов, направляемых контрагенту, и является неоспоримым доказательством того, что они были адресованы своевременно.

Неотъемлемый атрибут служебной корреспонденции подлежит обязательной регистрации, которую осуществляет секретарь предприятия-партнера. Сопроводительное письмо составляется на фирменном бланке организации и начинается со слов: «Направляем Вам для ознакомления следующий пакет документов…» или «Высылаем вам оферту договора поставки продукции…».

Рекламное письмо

Документ составляется с целью увеличения сбыта производимых товаров или повышения спроса на оказываемые услуги. Важно заинтересовать партнера в приобретении продукции, указав в документе возможность предоставления различных бонусов или скидок при оптовой закупке.

Структура рекламного письма включает:

Документ составляется по общим правилам деловой переписки. Но для придания особой значимости рекламному письму допускается использование различных вариантов оформления текста (выделение важных фрагментов).

Гарантийное письмо

Указанный инструмент корпоративной культуры общения распространен в предпринимательской среде.

Гарантийное письмо – это залог исполнения договорного обязательства в определенный срок (оплата или доставка товара, проведение работ и прочее).

Участники гражданского оборота нередко позиционируют документ в качестве оферты (предложение оказать услугу или произвести расчет после поставки товара). Гарантийное письмо может восприниматься коммерческими структурами и в форме акцепта (намерение заключить партнерское соглашение). В тексте документа достаточно в нескольких предложениях сформулировать согласие сотрудничать на предложенных условиях.

С правовой точки зрения гарантийное письмо является определенной альтернативой гражданскому договору. Но рассматриваемый формат деловой документации не устанавливает пределы материальной ответственности контрагентов и не содержит детальный перечень их прав и обязанностей.

Претензионное письмо

Документ составляется в случаях, когда выявляется факт нарушения договорных обязательств (поставка некачественной продукции, отсутствие предоплаты за товар, несоблюдение условий о его количестве и прочее). Посредством претензионных писем пострадавшая сторона предпринимает попытки возместить причиненные убытки и урегулировать спор без привлечения суда.

Документ составляется в письменном виде. В нем фиксируются основания для взыскания денежных средств (пункты договора, статьи нормативно-правовых актов, которые были нарушены контрагентом) и содержится требование в определенный срок исполнить обязательство надлежащим образом. Претензия адресуется партнеру заказным письмом с уведомлением. При игнорировании документа пострадавшая сторона вправе обратиться в суд.

Письмо-запрос

Данный вариант деловой переписки предназначен для получения сведений официального характера. В тексте должны быть указаны юридические основания, которые предоставляют право истребовать информацию из первоисточников. Письма-запросы в обязательном порядке визируются должностным лицом в рамках наделенных полномочий.

Документ является неотъемлемым атрибутом делопроизводства в системе государственной службы.

Письмо-заявка

Указанный формат служебной переписки актуален в случаях, когда организация соглашается принять участие в конкретных мероприятиях, организованных усилиями партнера. В предпринимательской среде письмо-заявка может позиционироваться в качестве первичного документа для составления гражданского договора или оформления заказа.

Документ начинается с фраз: «Просим Вас расширить состав группы для участия…», «Просим Вас предусмотреть участие трех делегатов от нашей компании», «Сообщаем Вам, что согласны на закупку товара в объеме…».

Служебные ответные письма

Важнейшие элементы деловой переписки, которые составляются в целях реагирования на запросы, просьбы или предложения, поступившие от контрагентов. По содержанию такие письма схожи с инициативной документацией, поскольку тематика корреспонденции изначально задана и партнеру остается на бумаге зафиксировать согласие или отказ на участие в коммерческих проектах.

Ответ должен излагаться в четкой и лаконичной форме. Но важно соблюдать и принцип языкового параллелизма, который предусматривает использование формулировок и оборотов, аналогичных тем, которые содержатся в инициативных письмах.

Ответное письмо начинается с фраз: «Извещаем Вас о…» или «Доводим до вашего сведения, что…».

Отказ

Несогласие с позицией контрагента должно быть мотивированным. Следует обосновать причину отказа, ссылаясь на нормы закона или конкретные статьи соглашения. В тексте письма необходимо проинформировать партнера о том, на каких условиях может быть достигнута договоренность по тем или иным вопросам.

Стандартные обороты указанного формата служебной переписки – «Рассмотрев ваше предложение…», «В связи…».

Согласие

Документ, который является письменным подтверждением предстоящего сотрудничества. Но не следует дублировать в письме информацию, содержащуюся в инициативной корреспонденции (исключения – ответы на обращения граждан).

Документ начинается с фраз: «Сообщаем о готовности подписать договор…», «Информируем о намерениях сотрудничать на предложенных Вами условиях».

Обязательный регламент

Порядок оформления деловых писем, протоколов, приказов, распоряжений, являющихся неотъемлемой частью ОКУД, класс – 0200000, зафиксирован в ГОСТе (Р 7.0.97 – 2016).

На основе указанного стандарта представители Росархива составили Методические рекомендации, которыми следует руководствоваться при создании инструкций по делопроизводству в госучреждениях федерального уровня и на предприятиях, занятых в сфере бизнеса.

Правила регистрации

Каждая бумага (как входящая, так и исходящая) в коммерческом предприятии или бюджетной организации подлежит учету. Регистрация корреспонденции предполагает внесение записи о документе в специальный журнал, присвоение ему номера и указания даты, когда письмо составлено или получено. Дополнительно оно фиксируется в электронной базе данных.

Как составить шаблон, смотрите на видео:

Особенности написания электронных писем

Субъекты бизнеса начали активно использовать данный инструмент коммуникации с наступлением 21 столетия. Сегодня каждая компания, занимающаяся предпринимательской деятельностью, адресует корреспонденцию посредством электронной почты. За считанные секунды деловое письмо доходит до адресата, что позволяет экономить время и сосредоточиться на решении вопросов производственного характера.

Но с внедрением в повседневную практику электронного письма у сотрудников компании возникают дополнительные трудности, связанные с поиском нужного документа и выяснением того, на каком этапе работы он находится (согласован ли с топ-менеджерами структурных подразделений, завизирован ли руководителем компании и прочее).

Сегодня основной массив деловой документации составляется на бумажном носителе – 80%, а на электронный формат приходится только 20%. Но специалисты прогнозируют, что с каждым годом указанное соотношение будет стремиться к равновесию.

Каждое письмо, подготовленное в электронном виде, нуждается в грамотном оформлении. Существуют общие правила делопроизводства, которые применимы и к указанному варианту служебной переписки.

Ставить на письме печать нет необходимости, но оно должно заверяться электронной подписью. Указанная норма является императивной при подаче заявок и заключении контрактов в сфере госзакупок, а также при предоставлении отчетности контролирующим структурам (ФНС, ФСС, ПФР и прочее).

При обращении в Арбитражные суды истец вправе предоставлять договора, счета-фактуры и деловые письма, подписанные ЭЦП. Такие бумаги могут использоваться в качестве доказательств с целью отстаивания собственных интересов. Завизировать документ можно посредством специальных компьютерных программ («Крипто АРМ», «Крипто-ПРО»).

Как избежать ошибок, смотрите на видео:

Контрагенты используют электронный формат деловой переписки исключительно на добровольной основе. Возможность обмена документов, визируемых посредством ЭЦП, обличается в договорную форму. Контракт о переходе на электронный формат деловой корреспонденции можно составить на бумажном носителе.

Служебные письма – важнейшая составляющая корпоративной культуры общения. Запросы, обращения, уведомления, рекламации по-прежнему позиционируются как основной инструмент коммуникации между организациями, учреждениями и предприятиями. Неправильное составление официальных документов увеличивает риск волокиты и бюрократизации в государственных структурах, а также причинение убытков в виде упущенной выгоды в предпринимательской среде.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник