служебная записка и письмо в чем разница
Записки
Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.
Служебная записка
Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.
Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.
Функции
Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:
СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.
Докладные записки
Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.
Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.
Разновидности
Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:
Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.
Правила составления
Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:
Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.
Разница между разными видами записок
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
Вопрос Деловые письма и служебные записки
Вопрос 2. Коммуникационная программа
Вопрос 1. Деловые письма и служебные записки
Лекция Оперативные документы в связях с общественностью
Контакты между организациями и частными лицами часто устанавливаются и поддерживаются при помощи деловой корреспонденции, поэтому специалист по связям с общественностью должен уметь правильно составить и оформить письмо. Внутри организации такая форма общения, как письмо, исключается, а при необходимости составляются служебные записки.
Письма и служебные записки различаются составом реквизитов, т.е. обязательных сведений, которые должны содержаться в документе.
Письмо печатается на бланке организации или ее структурного подразделения либо на именном бланке должностного лица. Совместные письма от двух и более организаций оформляются без бланка, а наименования авторов располагаются в верхней части первого листа на одном уровне.
Для писем используются бланки либо с угловым, либо с продольным расположением реквизитов, причем на «угловых» бланках помещается больше текста. Эти виды бланков различаются тем, что информация об авторе письма на «угловых» бланках размещается в левом верхнем углу листа, а на «продольных» — в центре верхней части листа. Информация об авторе включает наименование организации (в соответствующих случаях и ее структурного подразделения), название вышестоящей организации (если она есть), юридический адрес, телефон, факс, адреса электронной почты и веб-страницы, а также эмблему или товарный знак организации (для государственных организаций — изображение Государственного герба Российской Федерации).
Ниже на бланке проставляются (от края левого поля листа) дата подписания и регистрационный номер письма, а если этот документ является ответом на полученное письмо, то на следующей строке указываются номер и дата входящего документа. Например:
На № 11/679 от 15.03.2005
Дата проставляется следующим образом: 20.01.2006 (без буквы «г» и точки в конце). Даты документов, относящихся к периоду до 2000 г., оформляются тремя парами цифр: 20.07.98 (точно также, без буквы «г» и точки).
Адресат указывается в правой верхней части листа. Первая строка этого реквизита на «угловом» бланке находится на одном уровне с реквизитом «Наименование организации» (при наличии вышестоящей организации — на уровне ее наименования), а на «продольном» — на одном уровне с датой и номером письма. Каждая строка реквизита «Адресат» начинается на одном расстоянии от края левого поля.
Если адресатом является организация или ее структурное подразделение, наименование адресата указывается в именительном падеже, причем сначала пишется название организации, а под ним (через полуторный или двойной межстрочный интервал) — название управления, отдела, факультета, комитета и пр., например:
Комитет по образованию и науке
Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, его должность и фамилия указываются в дательном падеже, а инициалы ставятся перед фамилией:
по образованию и науке
В приведенном примере наименование организации входит в название должности адресата. Если этого не сделано, то должность, инициалы и фамилия отделяются от наименования организации полуторным или двойным межстрочным интервалом:
Председателю фракции АБВ
Декану гуманитарного факультета
Н-ского государственного университета
Ул. Пушкина, д. 5, г. Н-ск, ХХХХХ
В письме указывается не более четырех адресатов, причем перед вторым, третьим и четвертым адресатами слово «копия» не пишется. При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждой копии письма проставляется только один адресат.
Если письмо должно быть разослано нескольким адресатам, но обращено только к одному из них (остальным направляется для сведения), в письме указывается один адресат — то лицо или та организация (структурное подразделение организации), к которым обращается автор. Остальным адресатам данное письмо направляется с сопроводительным письмом, например:
Направляем Вам копию нашего письма в адрес Арбитражного суда г. Москвы от 30.01.2005 № 01/526 (прилагается).
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Директор завода С. С. Солнышкин
Письмо должно иметь заголовок. Отступления от этого правила возможны лишь в отдельных случаях, например, если адресат — частное лицо. Заголовок отражает суть письма и формулируется как ответ на вопрос «о чем?», поэтому всегда начинается с предлога «О».
Заголовок должен быть кратким, но информативным и содержать сведения, позволяющие отличить данное письмо от других писем на аналогичную тему. Так, например, заголовок «Об открытии Московского филиала» недостаточно информативен. Для привлечения внимания к своему сообщению и облегчения поиска письма среди других документов его следует конкретизировать: «Об открытии Московского филиала Торгового дома «Карусель»».
Заголовок размещается под чертой, предусмотренной для проставления даты и номера письма, и отделяется от этой черты двумя межстрочными интервалами. Каждая строка начинается строго от края левого поля, и ее длина не должна превышать 7,3 см. При необходимости допускается перенос слова по слогам. В некоторых организациях заголовки писем и других документов принято писать посередине страницы.
Заголовок не заключают в кавычки, не выделяют жирным шрифтом или курсивом и печатают шрифтом того же размера, что и основной текст. Точка после заголовка не ставится.
Основной текст письма отделяется от заголовка двумя—четырьмя межстрочными интервалами. Для основного текста применяется одинарный межстрочный интервал, причем это требование касается и расстояния между абзацами. Отступ в начале каждого абзаца («красная строка») составляет 1,25 см. Если письмо занимает несколько страниц, текст должен быть размещен таким образом, чтобы на последней странице было не менее четырех строк, не считая подписи. Первая (или единственная) страница не нумеруется, на следующих страницах номер проставляется вверху, в центре, без кавычек или черточек и без сокращения «с.» или «стр.».
Иногда текст письма целесообразно начать с обращения, так как оно не только является «формулой вежливости», но и выполняет особые коммуникативные функции: располагает к себе адресата, придает письму официальный тон и т.п.
Обращение размещается в центре строки и завершается восклицательным знаком. (В последнее время, под влиянием английской пунктуации, после обращения иногда ставят запятую, но в русском деловом письме это отклонение от нормы.) Обращение может включать слово «дорогой», «дорогая» или «дорогие», только если нет опасения, что такое обращение может быть воспринято как фамильярность. В других случаях лучше написать «уважаемый», «уважаемая» или «уважаемые». В письмах, предполагающих конфликт сторон, естественнее начать обращение сразу со слова «господин» или «госпожа».
После слова «уважаемый» может следовать либо имя и отчество адресата, либо его фамилия или должность со словом «господин» или «госпожа»:
Уважаемый Николай Николаевич!
Либо: Уважаемый господин Николаев!
Либо: Уважаемый господин председатель!
Если в реквизите «Адресат» конкретное лицо не указано, текст начинается без обращения или используются формы «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!», «Дорогие друзья!» и т.д.
Основной текст письма, содержащего просьбу, выводы, рекомендации, предложения, как правило, строится по следующей схеме: вначале описывается проблемная ситуация, излагаются основания, причины, побудившие написать письмо, а затем формулируются просьбы, выводы, рекомендации, предложения.
Письмо может состоять из одной части, если оно носит лишь информативный характер (например, сопроводительные письма), если просьба не требует пояснения, а напоминание — дополнительной информации, если в письме выражается благодарность, соболезнования и т.д.
В деловой переписке приняты три формы изложения:
— от третьего лица единственного числа (Государственная Третьяковская галерея просит Вас. );
— от первого лица множественного числа (просим Вас. );
— от первого лица единственного числа (прошу Вас. ).
Письмо от себя лично уместно, если между подписывающим и адресатом существуют дружеские, доверительные отношения или если письмо напечатано на бланке должностного лица.
Заключительная формула вежливости «С уважением. » употребляется только в тех случаях, когда текст письма начинается без обращения или с обращения, которое не содержит слово «уважаемый» или «уважаемая»: «Господин директор!», «Госпожа Петрова!» и т.п. Выражать уважение к адресату и в обращении («Уважаемый господин директор!»), и в заключительной фразе излишне: это может быть воспринято негативно. Фраза «Искренне Ваш» возможна только при изложении текста письма от первого лица. Письма, содержащие просьбы, не рекомендуется заканчивать формулами «С благодарностью. » или «Заранее благодарны. », потому что они навязывают адресату решение проблемы в пользу автора письма и вызывают раздражение.
Подпись отделяется от текста письма двумя—четырьмя межстрочными интервалами. Должность лица, подписывающего письмо, печатается от края левого поля с большой буквы. При наличии ученого или воинского звания (профессор, доцент, генерал, полковник и т.д.) оно указывается под должностью, причем после наименования должности запятая не ставится.
Наименование должности не должно включать в себя название организации или структурного подразделения, на бланке которых печатается письмо. Достаточно написать «Декан факультета», «Начальник Управления», «Председатель Правления», «Президент Ассоциации» и т.д.
Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) помещается без скобок на уровне последней строки должности или звания у края правого поля. Как и в реквизите «Адресат», инициалы ставятся перед фамилией:
профессор М. М. Михайлов
В деловых письмах обязательно проставляется отметка об исполнителе: фамилия (или фамилия, имя и отчество полностью) и телефон лица, подготовившего проект письма, независимо от занимаемой должности. Эти сведения необходимы, потому что у получателя письма могут возникнуть вопросы либо ему может понадобиться дополнительная информация.
Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу последней страницы письма. Фамилия (без слова «исполнитель» или сокращения «исп.») и полные имя и отчество пишутся на одной строке от края левого поля. Инициалы исполнителя писать не принято, потому что никто не будет просить к телефону «Н. Н.» или «М. М.». Номер телефона (без слова «телефон» или сокращения «тел.» либо «т.») указывается на следующей строке под фамилией. Можно также добавить адрес электронной почты:
Иванова Мария Степановна
Письма, имеющие приложения, должны содержать отметку об их наличии. Эта отметка помещается между основным текстом и подписью, отделяется сверху и снизу двумя— четырьмя межстрочными интервалами и начинается от края левого поля без абзацного отступа.
Если приложение упомянуто в основном тексте письма (например: «Направляем Вам пресс-релиз, рассказывающий о новом продукте нашей компании. »), отметка о наличии приложения имеет следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если приложение не упоминается в основном тексте, то отметка о нем содержит не только сведения о количестве листов и экземпляров, но и наименование приложения:
Приложение: пресс-релиз «Новое поколение йогуртов» на 2 л. в 1 экз.
Несколько приложений указываются в порядке их следования за основным документом. При перечислении приложения нумеруются арабскими цифрами, причем эти цифры располагаются строго друг под другом:
Приложения: 1. Пресс-релиз «Новое поколение йогуртов» на 2 л.
2. Факт-лист «Компания «Веселые ребята»» на 1 л. в
3. Статья «Кто такие «Веселые ребята»?»,
опубликованная в журнале «Клиент» за июль
2005 г., на 3 л. в 2 экз.
Каждое приложение к письму имеет свою нумерацию страниц (номер первой страницы не проставляется, номера последующих страниц указываются сверху по центру). Приложение, как правило, должно иметь заголовок, отражающий содержание текста. Если организация — автор письма не является автором приложения (например, прилагается документ другой организации), заголовок приложения может не приводиться. В конце заголовка приложения (как и в конце любого другого заголовка) точка не ставится. Приложение, составленное автором письма, должно быть подписано должностным лицом, отвечающим за достоверность приведенных сведений.
Специалист по связям с общественностью нередко готовит приглашения на презентации, конференции и другие специальные мероприятия. Так же как и любое деловое письмо, приглашение начинается с обращения, которое размещается в центре строки и завершается восклицательным знаком.
Если невозможно подготовить именные приглашения в силу многочисленности гостей, то текст начинается сразу же с основной части, например:
Компания «Крочет Лимитед» имеет честь пригласить Вас на презентацию, посвященную десятилетнему юбилею компании, которая состоится 20 декабря в 17.00 в Бизнес-центре (ул. Ленская, дом 17, зал «Морозовский»).
Компания «Крочет Лимитед» имеет честь пригласить Вас на презентацию, посвященную десятилетнему юбилею компании.
Мы будем ждать Вас 20 декабря в Бизнес-центре (ул. Ленская, дом 17, зал «Морозовский»). Сбор гостей в 17.00.
При составлении приглашения необходимо (так же как и при написании пресс-релиза) дать ответы на пять основных вопросов, которые обеспечивают полноту информации: Кто? (Компания «Крочет Лимитед»); Что? (Проводит презентацию); Где? (В Бизнес-центре на ул. Ленская,дом 17, зал «Морозовский»); Когда? (20 декабря в 17. 00); Почему? (В связи с десятилетним юбилеем компании).
В приглашении можно указать краткую программу мероприятия, в Каком костюме следует прийти, а на обороте приложить карту проезда. Приведем в качестве примера текст приглашения на церемонию вручения премии «Серебряный Лучник»:
Попечительский совет и исполнительная дирекция
имеют честь пригласить Вас на церемонию вручения Национальной премии в
области развития общественных связей «Серебряный Лучник»
Мы будем рады видеть Вас в Московском Международном
Доме музыки 25 января 2006 года.
(Москва, Космодамианская наб., 52, строение 8, Театральный зал)
Сбор гостей в 19.00. Начало церемонии в 19.30.
Вечерний костюм обязателен.
Игорь Писарский Надежда Явдолюк
Поскольку презентация и приемы часто рассчитаны на определенное число людей, то в конце текста добавляется фраза:
Приглашение крайне редко печатается на бланке организации. Обычно для него специально продумывается красивое оформление, которое должно привлекать внимание своей формой, цветовой гаммой или дизайном. Текст печатается типографским способом с использованием Необычного шрифтового оформления, а имя адресата следует писать от руки.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?
Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.
Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:
Докладная записка
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.
Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
Внутренняя докладная записка
Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:
Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:
Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.
Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».
В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:
Внешняя докладная записка
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.
Служебная записка
В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.
Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне ,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.
Пример оформления служебной записки:
Справка
Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .
В зависимости от целей составления справки могут быть:
Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.
Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
Справки, в зависимости от адресата, могут быть:
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.
Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.
Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).
При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:
Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.
Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.
Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера: