рабочее поле документа это

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Основные правила ввода текста. Рабочее поле документа

Строка состояния

Рабочее поле документа

Рабочее поле – это область на экране, в которой ведется работа с документом (буквально, это лист бумаги).

Отображает состояние текстового редактора, выводит подсказку по возможным операциям, текущую информацию (например, позицию курсора в документе, номер текущей страницы и т.п.), а также показывает состояние (нажата/не нажата) специальных клавиш.

Документ, который в данный момент редактируется, называется активным. Окно документа можно разделить на две части и работать одновременно с двумя разными частями одного и того же документа. Каждая часть документа имеет собственную полосу прокрутки.

Разделить окно на два подокна можно либо перетаскиванием вниз кнопки , которая находится над верхней стрелкой вертикальной полосы прокрутки, либо выполнив команду Вид/группа Окно/Разделить.

Полосу разделения окна можно перемещать с помощью мыши. Закрыть второе подокно можно командой Вид/группа Окно/Снять разделение.

1. Ввод текста можно начинать сразу после открытия окна; символы всегда будут вводиться и обрабатываться там, где находится текстовый курсор – мигающая вертикальная черта.

2. Перемещение курсора производится с помощью клавиатуры или мыши; в последнем случае надо установить указатель мыши в требуемое место документа и сделать щелчок мышью.

3. Между словами ставится 1 пробел.

4. Перед знаками препинания пробел не ставится, а после них – ставится обязательно.

5. Текст, заключённый в скобки или кавычки, не отделяется от них пробелом.

7. Знак – (тире) выделяется пробелом с двух сторон.

8. Переход на новую строкувыполняется автоматически.Слово, не поместившееся в только что записанной строке, переносится целиком.

9. Удалить неправильно введенные символы можно клавишей Delete, которая удаляет символы справа от курсора или клавишей Backspace, которая удаляет символы слева от курсора.

10. Переход к новому абзацу осуществляется нажатием клавиши Enter. (Примечание: Word позволяет отображать на экране символы конца абзаца или строки, что облегчает, при необходимости, объединение двух абзацев (или строк) в один абзац (одну строку). Для включения режима отображения непечатаемых знаков необходимо нажать кнопку Маркер абзаца на вкладке лентыГлавная.

11. Принудительный разрыв строки (или «короткая строка») производится нажатием клавиш Shift+Enter. (Примечание: признаком разрыва строки является наличие символа ¿, который появляется при отображении непечатаемых знаков на экране).

12. Вставка пустой строки производится нажатием клавиши Enter.

13. Для удаления пустой строки надо установить курсор в начало этой строки и нажать клавишу Delete.

14. Объединение двух абзацев в один (или двух строк в одну) производится нажатием клавиши Delete в конце первого абзаца (или первой строки).

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Источник

Лекция № 4. Требования к оформлению реквизитов документов и бланкам

План:

1. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м 2 с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие форматы:

Применение стандартных форм обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов, считается более выгодны, поскольку позволяет экономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже расположен в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит большое количество документов данного вида.

Все поля формата, кроме разбивания на зоны размещения реквизитов, условно разделяется на три части: служебное поле документа, поля для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Стандарт, предусматривает, кроме того, левое поле размером 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и др.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономии расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению выбираются в пределах 20 – 35 мм, но одинаковыми для данного документа.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм, т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следуетоформлять, соблюдая следующие размеры полей (ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления): левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.

При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).

2. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требования ГОСТ Р 6.30-2003.

Для удобства поиска начала печатания реквизитов предусмотрено восемь стандартных положений, называемыми табулятором. Отчет ведется от границы левого поля листа в печатных знаках.

От 1-го положения табулятора (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте.

От 2-го положения табулятора(16 знаков от начала левого поля) печатают: индекс исходящего документа, дату в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа», расшифровка подписи в первом грифе согласования, переменная информация в водной части актов и протоколов.

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают: название вида документа в продольном штампе, расшифровку подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направление его в дело».

От 4-го положения табулятора (32 знака от границы левого поля) печатают: номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адреса».

От 5-го положения табулятора (40 знаков от границы левого поля) печатают: гриф утверждения, второй гриф согласования, надпись на приложении к документу с указанием номера приложения, отметку о поступлении документа.

От 6-го положения табулятора(48 знаков от левого поля документа) печатают: расшифровку подписи в реквизите «Гриф утверждения», расшифровку подписи в реквизите «Подпись», идентификатор электронной копии документа.

От 7-го положения табулятора (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».

При составлении документов с использованием компьютера и различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. В этом случае шесть стандартных положений из восьми (со 2-го по 7-й) следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными.

При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали. В этом случае, когда определено начало размещения реквизита, его длина должна быть рассчитана так, чтобы можно было разместить все части реквизита равномерно в пределах левого и правого полей документа.

При оформление документов ОРД на компьютере или машинописным способом требуется отделение реквизитов, их составных частей и строк в тексте документов относительно друг от друга на удобное для работы и экономное с точки зрения расходов бумаги расстояние (интервал). Рекомендуется следующие сочетание межстрочных интервалов в зависимости от формата документов:

х Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

хх В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными.

Контрольные вопросы:

Источник

Рабочее поле документа это

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Требования к оформлению документов

System of standards on information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for presentation of records

____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

Дата введения 2018-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

6 ИЗДАНИЕ (февраль 2019 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*

* Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.

1 Область применения

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

3 Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

4 Реквизиты документа

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Источник

Рабочее поле документа это

Рубрики

Формуляр, бланки, реквизиты документов предприятия

Формуляр, бланки, реквизиты документов предприятия

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат А3 (297 х 420 мм), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов – письмам, постановлениям и др.
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Стандартом установлены следующие виды бланков документов:
— общий бланк;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа.
Требования к оформлению бланков
Бланки документов, как уже было сказано, следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м², белизна – не менее 90 %).бумага должна быть достаточно прочной. Воспроизведение реквизитов на бланках производится типографическим способом.
При изготовлении бланков размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяют наименование организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях помещения и получение качественных копий с помощью копировальной техники.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный бланки.
Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» (02 или 03 «Эмблема организации или товарный знак») располагают над серединой реквизита 08 «Наименование организации». Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08 «Наименование организации», 09 «Справочные данные об организации», 10 «Наименование вида документа», 14 «Место составления или издания документа», а также ограничительные отметки для реквизитов 11 «Дата документа», 12 «Регистрационный номер документа», 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
· центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Хотя стандарт признает оба варианта расположения постоянных реквизитов на бланке организации равноправными, т.е. организация может выбирать любой из них, в пользу угловой формы можно привести следующие аргументы:
 угловое расположение позволяет вашим бланкам выглядеть в большой степени соответствующими международному стандарту ИСО;
 угловое расположение ближе нам исторически: в годы советской власти бедные организации типа сельсоветов не могли себе позволить заказать бланки в типографии, поэтому изготавливали так называемый «угловой штамп», на котором размещались постоянные реквизиты. Разместив оттиск углового штампа в углу любого листа бумаги, например, из обычной школьной тетради, этот листок превращали в бланк документа;
 угловое расположение постоянных реквизитов создает возможность использовать конверты с прозрачным окошком, прорезанным напротив реквизитов 08 и 09 (наименование организации-автора документа и ее почтовый адрес), при этом расположение этих реквизитов на конверте будет соответствовать требованиям почтовых Правил.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Бланки с гербами РФ и субъектов РФ подлежат строгому учету и регистрации.
Формуляр(схема расположения реквизитов) для наиболее широко применяемого формата бумаги А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (составляющих «штамп» документа) приведены на рис. 5,6.
На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста (реквизит 20).
Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная – большая часть площади формата – составляет рабочее поле документа.

Источник