Общее делопроизводство характеризуется тем что оно

Что такое знание делопроизводства и организация документооборота

Правильная организация документооборота влияет на результаты работы предпринимателя или юрлица. Ответственность за делопроизводство возлагается на одного сотрудника либо на подразделение. От качества работы ответственных лиц зависят финансовые результаты компании, ее умение адаптироваться под изменения во внешней среде. Поэтому каждому руководителю нужно понять, что это – знание делопроизводства.

Понятие делопроизводства

Делопроизводство предусматривает организацию документооборота, документирования, использования и хранения документации.

От правильной организации документооборота зависит деятельность хозяйствующего субъекта и госучреждения. Координацией делопроизводства занимается Федеральное архивное агентство. Оно разрабатывает и внедряет методику документооборота. За создание бланков документации ответственно Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

Законодательная база

На мой взгляд, важнейшими законодательными актами, определяющими нормативно-правовое обеспечение делопроизводства, являются:

Это минимум, который потребуется изучить сотрудникам для правильной организации делопроизводства. Существуют также иные нормативы, определяющие работу различных структур делопроизводства.

Для чего необходимо

Документация в компании является одним из элементов управления и необходима для того, чтобы коллектив и конкретный исполнитель понимали и решали задачи, которые перед ними ставит руководство. Чтобы упростить работу с информацией, организовать ее учет, единообразие и стандартизировать, нужно владеть основами делопроизводства.

Необходимость делопроизводства объясняется выполнением следующих функций:

Выполнение данных функций свидетельствует об отлаженной работе делопроизводителя либо структурного подразделения организации.

Основы делопроизводства

Основным внутренним нормативным актом, регулирующим перемещение документации, является инструкция по делопроизводству. Она утверждается приказом либо постановлением руководителя. Срок действия у такого нормативного акта отсутствует. В его текст рекомендую включить следующую информацию:

Сотруднику потребуется понять, для какой документации необходима печать, а для какой – штамп. Исходящая корреспонденция заверяется печатью. Входящая корреспонденция после рассмотрения руководителем также заверяется печатью. Для документации внутреннего пользования используется подпись руководства.

Внимание! Штамп необходим делопроизводителю для градации материалов. Юридической значимости он не имеет.

Организация документооборота

Документооборот в нашей компании организуется из этапов. Для эффективной работы хозяйствующего субъекта потребуется выполнение каждого из них:

Что касается входящей корреспонденции, то здесь существует несколько особенностей документооборота. Бумаги поступают в компанию извне, регистрируются и передаются исполнителю. При необходимости формируется ответ. Далее материалы направляются в архив либо уничтожаются.

Виды делопроизводства

Выделяется несколько видов делопроизводства. Использование каждого из них обуславливается типом учреждения (хозяйствующего субъекта):

Общее делопроизводство характеризуется документированием управленческой деятельности, свойственной для каждого госучреждения, хозяйствующего субъекта. Данный тип делопроизводства применяется для организации финансовой, кадровой, управленческой, хозяйственной работы предприятия.

Специальное используется для обеспечения работы учреждений, функционирующих в специальной (внешней) сфере. Например, оформление документации для уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных действий. Речь идет о делопроизводстве в органах правопорядка, в которых документооборот связан с обеспечением законности и борьбой с преступностью.

Суть секретного делопроизводства состоит в работе с секретной документацией, сведения из которой являются государственной (служебной) тайной. Работа с такими материалами осуществляется по специальным правилам, исключающим возможность утечки информации. С секретным делопроизводством может использоваться и общее.

Кадровое делопроизводство

Данный вид делопроизводства необходим каждой компании. Независимо от ее размеров, предполагает перемещение и хранение документации, связанной с трудовой деятельностью персонала. Обязательство по документообороту в данном случае возлагаются на сотрудников, работающих в отделах по подбору персонала. Они обязаны правильно организовать прием, обработку и хранение материалов, относящихся к кадровым.

Внимание! Часть из них относится к тайным, поэтому документооборот ведется с соблюдением секретности.

Организация кадрового делопроизводства на видео:

Судебное делопроизводство

Такое делопроизводство отличается от прочих разновидностей, так как в распоряжении делопроизводителя находится специальный пакет документации и прочих свидетельств. Сотрудники должны обеспечить прозрачность документооборота и работы судебной системы, поэтому используются соответствующие принципы перемещения и хранения материалов. Но вместе с тем, требуется обеспечить сохранность персональных и секретных сведений.

Важно! Этапы документооборота строго регламентированы и за каждым из них осуществляется контроль.

Организация делопроизводства

Независимо от направления деятельности компании и вида делопроизводства, существует схема его организации. Она включает в себя этапы и цели, свойственные всем типам хозяйствующих субъектов.

Входящий поток документов

Представляет собой документацию, поступающую в компанию из различных госучреждений и прочих субъектов хозяйствования на бумажном либо электронном носителе. Это могут быть письма, коммерческие предложения, претензии, счета для оплаты и прочее. Качество документооборота в отношении подобных материалов достигается следующими действиями:

Данный порядок перемещения входящей корреспонденции свойственен для всех типов хозяйствующих субъектов, независимо от размеров и формы собственности.

Исходящий поток

Исходящая документация формируется в структурных подразделениях нашей компании, что подразумевает наличие компетентных сотрудников в каждом из них. После проверки проект согласуется и направляется получателю.

Работа с исходящей документацией подразумевает наличие следующих отлаженных процессов:

Получателями могут выступать заинтересованные лица. Чаще всего письма направляются контрагентам, в госучреждения, покупателю, поставщику и прочим субъектам.

Внутренний поток

В компаниях с большой численностью сотрудников организация внутреннего документооборота и делопроизводства требует много сил, так как это сложный участок. В связи с тем, что внутренняя документация соединяет в себе черты входящих и исходящих материалов, наладить процесс ее перемещения тяжело. Проект формируется сотрудником, далее проходит согласование и визирование у руководителей структурных подразделений. Затем материалы поступают руководству компании на подпись. После этого информация направляется работнику, ответственному за исполнение поручений, содержащихся в документации, либо всей компании.

Важно! Необходимо сформировать оптимальные методы передвижения документации от самого «низа» (от сотрудника, сформировавшего проект) до руководства и, далее, на исполнение работнику (подразделению). Также необходимо организовать контроль над исполнением распоряжения.

Следовательно, организация делопроизводства даже в маленькой компании потребует определенных навыков и затрат. Причем особенности документооборота определяются типом подразделения. К примеру, виды делопроизводства будут отличаться в общем отделе и в бухгалтерии.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник

Основы делопроизводства

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

Организация документооборота на предприятии

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

Организация документооборота на предприятии

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Источник

Любая организация, независимо от формы собственности и сферы деятельности, создает документы. Приказы, протоколы, письма, электронные и бумажные. Все они входят в состав общего и кадрового делопроизводства предприятия. От того, насколько грамотно налажен этот процесс, напрямую зависит успех бизнеса и процветание фирмы.

Общие основы делопроизводства организации

Делопроизводство – это процесс создания и оборота всех документов организации. Включая их прием, обработку, постановку на контроль и исполнение. На предприятии этой деятельностью занимается секретарь, офис-менеджер или целое подразделение, возглавляемое ведущим специалистом – документоведом.

Основные этапы делопроизводства это:

Ведение делопроизводства на предприятии может быть организовано разными способами, наиболее распространены следующие виды:

Как бы ни было организованно делопроизводство – это должно быть отражено в нормативных документах предприятия.

Делопроизводство и документооборот на предприятии – организационная необходимость

От того насколько грамотно организован процесс документооборота напрямую зависит финансовый успех деятельности предприятия. Руководителям следует подбирать грамотный персонал, регулярно отравлять секретарей на повышение квалификации и следить за изменениями в законодательстве.

В любой организации делопроизводство – это, по сути, «кровеносная система» предприятия. При грамотном подходе оно функционирует бесперебойно, поставляя нужные бумаги ответственным должностным лицам, отправляя письма, убирая ненужные документы на хранение.

Кадровое делопроизводство как основа стабильной работы предприятия

На большинстве крупных предприятий активно занимаются не только общим, но еще и кадровым делопроизводством. То есть системой, включающей в себя документы связанные с персональными и трудовыми данными работников.

Организацией кадрового делопроизводства занимается всегда отдельное подразделение предприятия. Если фирма небольшая, то это может быть один сотрудник, но в этом случае у него в трудовом договоре должны быть прописаны соответствующие обязанности.

Названия же у подразделений могут быть самые разные:

Регламентация делопроизводства и документооборота

Структура делопроизводства предприятия должна быть обязательно прописана в локальных нормативных актах.

Любые нормативные документы предприятия, касающиеся кадрового и общего делопроизводства, не должны противоречить действующему законодательству.

Грамотно организованное кадровое и общее делопроизводство – это основа стабильной работы предприятия.

Источник

Понятие делопроизводства, его элементы.

Понятие делопроизводства, его элементы.

Документы, поступающие в организацию, проходят:

передачу на исполнение

Виды и задачи делопроизводства.

Различают общее, специальное, секретное и не секретное делопроизводство.

Специальное-Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Секретное-Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства.

В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.-не секретное

Задачами делопроизводства в ОВД являются:

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

Нормативное регулирование и стандартизация делопроизводства.

Как и кем регулируется сфера делопроизводства в рамках Российской Федерации

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акт

Состав нормативной базы

Нормативную базу делопроизводства составляют:

Законы:

● Кодифицированные законы (кодексы)

● Федеральные законы РФ

Подзаконные акты на уровне федерации:

● Нормативные указы Президента Российской Федерации

● Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации:

Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.).

Регламентируют вопросы документационного обеспечения как общественного, так и ведомственного характера (могут быть использованы как информационно-справочные материалы для предприятий и организаций, не попадающих в зону подчинения):

Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Унифицированные системы документации.

Государственная система документационного обеспечения управления.

Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления.

Субъекты делопроизводства.

Входящий субъект и исходящий субъект. Субъект может быть контрагентом, физическим или юридическим лицом

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Оганизация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

Виды документов.

докуме́нт — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Организационные документы

§ Уставы. Под уставомпонимается свод правил, регулирующих деятельность органа (службы, отдела) ОВД; их взаимоотношения с другими службами, органами ОВД; гражданами; права и обязанности службы, органа ОВД. Например, Устав патрульно-постовой службы милиции. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.)

§ Положения— нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы МВД, единого органа, структурного подразделения. Положения могут также регламентировать и деятельность должностных лиц.

Требования, предъявляемые к документам.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удосто­верения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в за­конодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленче­ских документов закреплены в действующих в настоящее вре­мя в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нор­мативных и нормативно-методических документов каждое уч­реждение (организация, фирма) устанавливает свои требова­ния к работе с документами в уставе (положении), регламен­тах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

 права и обязанности должностных лиц, отдельных со­трудников в процедурах оформления документов;

 состав применяемых в аппарате управленческих документов;

 компетенция руководителя, его заместителей и руководи­телей среднего звена, их право на издание различных ви­дов распорядительных документов;

 порядок подписания, согласования и визирования доку­ментов, их заверение печатью;

 обязательные требования к оформлению и порядок рабо­ты с документами.

 Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъ­являются следующие основные требования:

 обеспечение юридической силы документа;

 создание условий для оперативного исполнения документов;

 возможность оперативного поиска документов (использо­вания их в справочных целях);

 возможность использовать для создания, копирования, об­работки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические до­кументы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены ре­комендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документа­ции, используемых для документирования различных управ­ленческих действий, особое значение имеет система органи­зационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

12. Реквизиты документов, их значение и правила оформления.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований*

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (або­нентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование вида документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

15 гриф утверждения документа;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

20 отметка о наличии приложения;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номер его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30—97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предна­значены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах простав­ляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фа­милии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рацио­нальное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, вы­полняемых при регистрации документа, контроле за его испол­нением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор ре­квизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за рекви­зитом в соответствии с традициями последовательности их за­полнения и чтения при работе с документом в аппарате управле­ния. Схема расположения реквизитов (рис 4.1) на документах, составляющих систему организационно-распорядительной доку­ментации, позволяет максимально увеличить «полезную» пло­щадь — место для размещения текста — основного реквизита до­кумента. Размещение реквизитов документа в соответствии с тре­бованиями ГОСТ Р 6.30-97 значительно улучшает качество доку­ментов, их внешний вид.

Требования, предъявляемые к бланкам документов.

4.1. Документы изготавливают на бланках.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— бланк конкретного вида документа.

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

§ проверка правильности доставки документов;

§ проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

§ фиксация факта получения документов;

§ подготовка их к исполнению;

§ передача документов исполнителям.

Сроки хранения документов

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

§ временным (до 10 лет);

§ временным (свыше 10 лет);

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

§ отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

§ отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

§ выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

§ установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

§ при составлении номенклатуры дел;

§ при формировании дел;

§ при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

· для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией

· для организаций, которые не передают документы на государственное хранение

Понятие делопроизводства, его элементы.

Документы, поступающие в организацию, проходят:

Источник