Нормализация номенклатуры что это
Про нормализацию НСИ простыми словами
В любой крупной производственной компании основные бизнес-процессы автоматизированы: бухгалтерский учет, складской учет, управление производством. Автоматизированные системы (АС) обращаются к единому информационному центру, где определен список классификаторов и хранятся номенклатурные карточки. Когда в базе нормативно-справочной информации (НСИ) беспорядок, АС выгружают отчеты с ошибками, на основании которых руководство может принять неверные управленческие решения.
Нормализация нормативно-справочной информации (НСИ) — «генеральная уборка» в информационном центре компании. Сюда входят выделение классов, структурирование, обогащение номенклатурной базы, создание шаблонов, инструкции по взаимодействию с НСИ пользователей и экспертов.
Если изначально базы НСИ не было или она была неполной, информационный центр захламляется. Сотрудники управлений с разными АС дополняют и редактируют карточки на свое усмотрение, интеграции между системами нет — все это усугубляет беспорядок и приводит к ошибкам:
— некорректным названиям и техническим характеристикам материалов;
— неправильному разнесению товаров по классам.
Простейший отчет по финансированию одного проекта сотрудники вынуждены формировать вручную, поскольку неструктурированная выгрузка из 1С, например, не годится для аналитики. Или на складе лежат годами товары, которые добавили в программу под другим наименованием или с ошибкой.
Итак, компания решила привести в порядок НСИ и сталкивается с муками выбора. Рынок предлагает 3 вида исполнителей:
— поставщики модульных систем для управления предприятием и взаимоотношениями с клиентами (1С, SAP);
— разработчики заказного программного обеспечения;
— провайдеры, предлагающие автоматизацию закупок на основе инструментов электронных торговых площадок.
Допустим, исполнителя выбрали. Следующая сложность заключается в том, что нормализация НСИ отнимает много времени у заказчика, в том числе руководителей.
Процесс начинается с анализа, переработки и добавления классификаторов и номенклатурных карточек. Ни один из 3 перечисленных видов подрядчиков не ориентируется в отрасли и специфике компании настолько, чтобы справиться с этим этапом самостоятельно и оправдать ожидания клиента. Поэтому часть работы ложится на экспертов заказчика под руководством нанятых консультантов.
Сама нормализация с помощью специальных платформенных решений – MDM систем (управление мастер-данными), при готовых классификаторах проходит быстро. Но остаются позиции, которые система не классифицировала. Если обращений к этим позициям не будет, они так и потонут в глубинах БД, если информация понадобилась — заинтересованный сотрудник определяет ее класс.
Нормализовать нормативно-справочную информацию мало, ей важно управлять. Можно держать постоянно действующую службу экспертов или давать права на редактирование сотрудникам, изучившим инструкции и детальные описания классов. Второе, впрочем, малоэффективно.
Исполнители, которые способны минимизировать участие заказчика в реструктуризации НСИ и оказывать услуги по поддержанию информационного центра в порядке, имеют конкурентное преимущество. Весь предыдущий опыт, текущие заказные разработки сделали нас экспертами и в этом направлении. Мы готовы помогать электросетевым компаниям проводить нормализацию НСИ без потери их времени.
MDM-система без первичной нормализации. Актуальный подход к решению старых проблем
Беспорядок в справочниках, хранящих основные данные компании – частая проблема, доставляющая не мало неприятностей, среди которых путаница в первичных документах из-за неправильного заведения номенклатуры или закупка товаров, по факту находящихся на складах компании. Этого можно избежать, внедрив MDM-систему и нормализовав данные.
Нормализация избавляет справочники от лишней информации, делает записи в них единообразными и стандартными. Это позволяет пользоваться качественными и структурированными данными, брать их из единого источника и быть уверенным, что они корректны.
Давайте рассмотрим, как принято нормализовывать справочники, хранящие основные данные компании, и как можно избежать дорогостоящего и трудоемкого процесса.
Для примера возьмем справочник материально-технических ресурсов (Номенклатура). Нормализация такого справочника требует большого количества времени, денег и экспертов для вычистки данных.
Что такое нормализация?
Нормализация – это приведение информации в справочниках к стандартному виду, исключая дубли и устаревшие записи, дополняя (по возможности) неполные позиции.
Предполагается, что после нормализации ваши справочники будут хранить актуальную и непротиворечивую информацию, которой совместно смогут пользоваться сотрудники компании для выполнения своей работы.
Как проводят нормализацию сейчас?
Нормализация справочников классически проводится в два этапа:
В чем недостатки описанного подхода?
Главный недостаток такого подхода кроется в первичной нормализации.
Допустим, в компании ведется справочник «Номенклатура» в 200 000 записей. Чтобы провести первичную нормализацию такого объема данных перед загрузкой в MDM-систему выделяется 20 экспертов.
Исходя из условной нормы обработки записей одним экспертом в 1 000 позиций в месяц, получим, что такое количество записей может быть нормализовано примерно за 10 месяцев работы.
Учтем в нашем расчете, что эксперты не роботы, а люди, и добавим к сроку обработки еще полтора месяца на возможные форс-мажоры, болезни, отпуска и непредвиденные ситуации. Получим, что исходный справочник будет обработан 20 экспертами примерно за один год.
Важно отметить, что за этот год справочник будет пополняться новыми записями. На их нормализацию тоже понадобится время. Итак, срок первичной обработки записей справочника может растянутся еще на месяцы.
При этом пользователи смогут увидеть корректные записи только после внедрения системы в эксплуатацию. В это же время начнут выявляться и недостатки проведенной нормализации, что потребует дополнительной обработки контента справочника.
Сколько вы заплатите за первичную нормализацию?
Средняя цена первичной нормализации одной записи справочника «Номенклатура» в Москве – 150 рублей. В нашем примере – 200 000 записей. Первичная нормализация данных такого справочника будет стоить 30 000 000 рублей.
И здесь нужно помнить, что при обычном подходе вы оплатите первичную нормализацию всех записей справочника: актуальных и уже не используемых компанией.
Почему продолжают проводить первичную нормализацию?
Первичную нормализацию проводят, чтобы получить полностью нормализованные записи исходных справочников. Однако часто после первичной нормализации в исходном справочнике остается около 40% обобщенных и неточно описанных данных, которые признаются ненормализуемыми и в исходном виде загружаются в MDM-систему.
В случае со справочником «Номенклатура» такие записи могут быть уточнены только при сверке номенклатуры экспертами на складах компании по внешнему виду или техническому паспорту (инвентаризация). Что прибавит работы и займет немало времени.
Как нормализовать справочники выгоднее и эффективнее?
Как это работает на примере справочника «Номенклатура»?
Помним, что у нас есть справочник «Номенклатура» объемом в 200 000 записей. Мы не проводим его первичную нормализацию и в исходном виде загружаем в MDM-систему. Уже на этом этапе мы не тратим около года на первичную обработку записей и на оплату работы 20 экспертов. В этом случае у нас есть несколько вариантов его нормализации:
Исходя из практики, при использовании нового подхода справочник «Номенклатура» будет нормализован в среднем за один год. Это время обычно тратится на первичную нормализацию всех записей справочника – как нужных, так и устаревших. Поэтому сроки нормализации останутся теми же, но проведена она будет без лишних затрат денег, экспертов и оттягивания даты ввода MDM-системы в эксплуатацию.
Таким образом, при новом подходе вы получите все то, что ожидаете от первичной нормализации: актуальные и корректные данные справочников, которые используются в повседневной работе, но с меньшими затратами. Сэкономленные средства при этом можно будет потратить на проработку классификаторов, шаблонирование наименований, развитие функциональности системы и прочие улучшения, о которых я расскажу в следующих статьях.
Не мыслите шаблонно: изучайте актуальные подходы к решению старых проблем, которые сэкономят ваши деньги и время!
Нормализация нормативно-справочной информации
Зачем выполнять нормализацию Нормативно-справочной информации (НСИ)
Нормализация нормативно-справочной информации (НСИ) представляет собой «приведение в порядок» данных, которые использует в своей работе практически каждая организация. К таким данным относится НСИ:
Выполнение работ по нормализации может быть востребовано в случаях, когда формирование и ведение доменов данных осуществлялось в отсутствие единых стандартов работы с НСИ либо же с отклонениями от них. Еще один повод для нормализации — создание единой, общей для всей организации, базы данных НСИ взамен разрозненных баз, использующихся отдельными подразделениями.
Какую НСИ нормализовывают в первую очередь
Статистика, основанная на опыте выполнения значительного количества проектов, показывает, что наши клиенты в первую очередь заказывают нормализацию такой НСИ как Номенклатура и Контрагенты. Это закономерно, потому что наведение порядка в этих данных является наиболее мощным драйвером роста организации в области автоматизации управления мастер-данными, которое отражается на всех аспектах деятельности компании.
Нормализация НСИ Номенклатура
В результате проведения работ по нормализации НСИ Номенклатура (Материально-технические ресурсы (МТР), Товарно-материальные ценности (ТМЦ), Материально-производственные запасы (МПЗ), Продукция) наши клиенты получают данные, соответствующие следующим критериям:
1. Весь домен данных подчинен понятной классификации
После выполнения работ по нормализации все позиции НСИ будут подчинены понятной классификации: иерархической или фасетной.
Иерархическая система классификации – когда все объекты баз разбиваются на подчиненные подмножества или классификационные группировки. На каждом уровне классификации разделение группы объектов на подмножества происходит по одному из признаков.
Рис. 1. Пример иерархического классификатора.
Фасетная классификация — когда объекты НСИ классифицируются в различных плоскостях или по различным показателям, часто не связанным друг с другом. Простыми словами — это выделение набора характеристик/свойств для каждого конкретного класса.
Рис. 2. Пример фасетного классификатора.
2. Все позиции НСИ описаны полно, единообразно и непротиворечиво
Одной из целей нормализации НСИ является полнота, единообразие и непротиворечивость данных.
Все позиции домена описываются по шаблонам, которые в свою очередь определяют:
В процессе нормализации определяются значимые характеристики и их последовательность, поэтому однотипные нормализованные позиции имеют единообразное описание.
Ниже приведен пример записей позиций, которые до нормализации были записаны разнородно (слева), что затрудняло работу с такими данными. После проведения нормализации все позиции описаны полно, единообразно и непротиворечиво (справа).
Рис 3. Пример единообразного описания всех позиций одного класса после проведения нормализации.
В результате нормализации Номенклатуры наши клиенты получают точную идентификацию всех позиций, а также понимание, какие позиции из-за их некорректного описания нельзя использовать для дальнейшего вовлечения в бизнес-процессы.
Такой подход упрощает поиск необходимых позиций (возможность отбора по значению конкретного свойства), позволяет точно идентифицировать позиции на складах, в отчетах и при формировании закупочных компаний.
3. В НСИ проведена дедубликация номенклатурных позиций
Один из важнейших результатов проведения нормализации данных Номенклатуры – дедубликация данных. Благодаря предыдущим этапам нормализации становится возможным через автоматизированную процедуру идентифицировать со 100% точностью все дублирующие записи одной и той же позиции НСИ.
Данная процедура позволяет найти на складах остатки по всем дублирующимся позициям и превратить их из «мертвого груза» в производственный актив.
На крупных предприятиях один этот эффект часто окупает весь проект по нормализации в целом.
Ниже приведен пример записей позиций, которые до нормализации было невозможно определить, как дубли (сверху). После проведения нормализации стало очевидно, что эти позиции – идентичные сущности (снизу).
Рис. 4. После приведения записей Номенклатуры к единому шаблону удается выявить дубли.
Эффекты от нормализации домена данных Номенклатура
Приведение в порядок домена данных Номенклатура приводит к следующим позитивным эффектам:
Нормализация НСИ Контрагенты
В результате проведения работ по нормализации данных Контрагенты (Клиенты, Сотрудники, Поставщики, Пациенты, Кредиторы, Дебиторы и пр.) наши клиенты получают данные, соответствующие следующим критериям:
1. Все карточки Контрагентов заполнены полно и без ошибок в реквизитах
При выполнении работ по нормализации данных наши специалисты проверяют все карточки контрагентов, вносят исправления при необходимости и заполняют недостающие данные. При этом они используют как экспертные знания и специализированные методики, так и различные автоматизированные сервисы по проверке и нормализации данных.
В результате этого блока работ клиент получает выверенные, полностью заполненные данные контрагентов, которые можно использовать во всех сферах деятельности компании. Например, при оформлении договоров и построении отчетов, использующих информацию о контрагентах.
Рис. 5. Карточка контрагента до и после проведения нормализации.
2. Проведена дедубликация в карточках контрагентов
При выполнении нормализации всей НСИ Контрагенты путем применения специализированных алгоритмов находятся все дубли. Это избавляет домен данных от проблем с ведением всей деятельности по контрагентам в несколько параллельных веток с невозможностью получить точный срез взаимодействия с контрагентами, по которым присутствуют дубли в записях.
В результатах проекта клиенту предоставляются все позиции НСИ, которые являются дублями. 
Эффекты от нормализации домена данных Контрагенты
Наши клиенты отмечают следующие позитивные эффекты:
Применяемые инструменты и методы
Наша компания много лет успешно выполняет проекты по нормализации данных. За это время мы разработали уникальные методы и подходы, повышающие скорость и точность нормализации.
Скорость выполнения работ также существенно повышается за счет применения базы в несколько миллионов номенклатурных позиций, которую мы наработали на выполненных проектах.
Помимо этого, для нормализации НСИ мы используем специализированные программные продукты собственной разработки, позволяющие оперативно осуществлять нормализацию и классификацию наиболее объемных доменов нормативно-справочной информации (НСИ) — «Номенклатура», «МТР» и «Услуги».
Взаимодействие с клиентами при выполнении проектов
Мы открыты в выполнении проектов перед нашими клиентами и стараемся придерживатьcя передовых подходов в том числе и при взаимодействии с клиентами при выполнении проектов.
Нашим клиентам по проектам Нормализации мы предоставляем доступ к личному кабинету через WEB-интерфейс. В личном кабинете сотрудники клиента в режиме реального времени видят текущее состояние выполнения работ. Также этот инструмент используется для выполнения согласования клиентом результатов работ по нормализации.
Если же в силу каких-то причин использование WEB-интерфейсов нежелательно, то при выполнении проектов взаимодействие может вестись с применением табличных файлов Excel и электронной почты.
В отдельных случаях возможно выполнение проектов строго на территории исполнителя. Это актуально при выполнении работ с Оборонными и другими предприятиями специальных режимов.
Резюме
Процесс выполнения работ по нормализации НСИ отработан специалистами нашей компании до совершенства. При исполнении описанных выше правил и подходов проекты по нормализации данных перестают быть чем-то сложным и превращаются в типовые регламентированные проекты с ясными ролями, действиями всех участников, прогнозируемыми сроками выполнения и достижимыми результатами.
Наша компания будет рада оказать Вам следующие услуги:
Менеджеры DATAREON будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)280-08-01. Также вы можете написать нам через форму
Принципы проектирования справочников номенклатуры в 1С Управление Предприятием 2 (ERP 2.4.6)
Принципы системного подхода к проектированию справочников номенклатуры в 1С Управление Предприятием 2 (ERP 2.4.6) или как избежать замусоривания.
В 1С Управление предприятием 2 используется целое семейство справочников для работы с номенклатурой. Эти справочники являются частью НСИ. Правильно организованный подход к НСИ гарантирует контроль работы конфигурации и пользователей. Поэтому работа с НСИ требует жёсткого и, самое главное, систематического подхода, в противном случае, справочники мгновенно превращаются в заполненные мусором списки. Кроме того, правильно организованные справочники упрощают работу с составлением запросов и выборок. Помимо этого, систематически организованные и заполняемые справочники позволяют применять математический аппарат для работы с ними (в основном аппарат из теории графов). И, независимо от этого, правильно организованные справочники позволяют вести корректную кодировку товаров.
Какие же принципы позволяют организовать систематическую работу со справочниками в 1С ERP?
Основные принципы работы
Прежде всего, это принцип иерархичности. Большинство справочников 1С спроектированы для иерархической классификации содержимого. Именно этот принцип чаще всего нарушается при работе со справочниками. Иерархическая классификация подразумевает, что множество объектов (элементов справочника) распределяется по ветвям (каталогам) по:
Здесь сразу же можно сказать, что в 1С ERP присутствуют справочники, которые позволяют решать подобные коллизии за счёт того, что они изначально спроектированы не под иерархическую структуру. Самый первый пример – справочник «Сегменты номенклатуры». Это справочник, позволяет собирать из элементов справочника «Номенклатуры» произвольные списки. При этом, один и тот же элемент номенклатуры может входить во множество списков. В частности через сегменты номенклатуры могут быть оформлены коллекции (но при этом следует помнить, что именно для коллекций есть отдельный справочник «Коллекции», который удобен для коллекций сезонного вида). Удивительно, но справочник «Сегменты номенклатуры» имеет иерархию каталогов, в которой принцип иерархичности должен соблюдаться.
Упрощая можно сформулировать: «Если справочник иерархический, то любой его элемент может входить только в одну ветвь (группу, каталог)» или иначе «Структура каталогов иерархических справочников не должна допускать пересечения разнотипных объектов в одной ветви (группе, каталоге).
С этим несложным теоретическим базисом, рассмотрим работу со справочниками номенклатуры в 1С ERP. (Правда в том, что хотя теория несложная, но на практике соблюдать её требования невероятно сложно в силу психологических причин, а именно – недостаточной мотивации жёстко и бескомпромиссно придерживаться правил классификации).
Справочники и связанные с ними объекты
При первом взгляде структура НСИ номенклатуры кажется запутанной, но, если собрать по кусочкам информацию от 1С, то складывается определённая система.
Перечисление «Типы номенклатуры»
Прежде всего, опорой номенклатурной системы справочников является перечисление «Типы номенклатуры». В нём всего несколько позиций: Товар, Тара, Услуга, Работа, Набор. У типов Товар и Услуга есть несколько подтипов, из которых особенное внимание следует обратить на продукцию, подлежащую маркировке и контрольные идентификационные знаки. Перечисление «типы номенклатуры» является элементом управления отдельными алгоритмами работы 1C ERP и поэтому недоступно для редактирования пользователем. На основе этого перечисления, пользователь имеет возможность организовать справочник «Виды номенклатуры».
Справочник «Виды номенклатуры»
На основе этого перечисления, пользователь имеет возможность организовать справочник «Виды номенклатуры». Справочник имеет иерархическую систему без ограничения уровней и доступен для заполнения пользователем. Но не следует тут же делать ошибку и формировать из справочника «Виды номенклатуры» разветвлённую структуру каталогов справочника «Номенклатура». Виды номенклатуры следует максимально ограничить именно видовыми признаками номенклатуры и сделать минималистичным.
Признак некорректности составления «видового» справочника – это желания вставить в наименовании элемента справочника определения, прилагательные, индексы. Справочник должен быть именно, что видовым и прилагательные допустимы только в случае, если понятие не имеет выраженности через одно слово (существительное). Например: в ряду «одежда», «обувь», «уборы головные», допустимо внести элемент «уборы головные», поскольку видового эквивалента «головным уборам» одним словом так просто не найти. Обозначить «Шапки» нельзя, т.к. шапка не видовое понятие, а разновидность головного убора наряду со «шляпой». Аналогично в машиностроении допустимо вид номенклатуры обозначать «лопасти», но определения «лопасти винтовые» и «лопасти турбинные» уже не относятся к справочнику «Виды номенклатуры».
При первичном заполнении справочника видов номенклатуры самый верхний уровень каталогов вполне логично будет создать под направления деятельности, например: торговля, производство, потребление (собственное), активы и т.п. Но это не единственный вариант структурирования, главное, чтобы группы и элементы справочника следовали принципу иерархичности, а это возможно только, если начинать с самого-самого общего уровня.
Предназначение справочника «Виды номенклатуры» и условия, когда обязательно следует создать отдельный вид номенклатуры (элемент) следующие:
Справочник «Товарные категории»
Ранее был дан совет не строить виды номенклатуры исходя из описательных характеристик и излишней детализации. Но, чтобы обеспечить необходимую детализацию номенклатуры следует использовать справочник «Товарные категории».
Предназначения этого справочника следующие:
Из сказанного выше и того что справочник «товарные категории» имеет иерархическую структуру, следует, что определение списка товарных категорий является нетривиальной задачей, если требуется соблюсти принцип иерархичности. Поэтому, чтобы её решить, организации следует разрабатывать товарные категории самостоятельно только при наличии в штате опытных товароведов, консультантов, маркетологов, а если таковых нет, товарные категории лучше составлять на основе общераспространённых классификаторов (ТНВЭД, ОКП, ОКВЭД, ОКДП и т.п.).
Поскольку к одному «Виду номенклатуры» может быть привязано несколько товарных категорий, то фактически все качественные определения, которые хотелось включить в вид номенклатуры, но по требованию принципа минимизации видов номенклатуры они не были включены в наименование вида, то товарные категории как раз и могут содержать описательные сущности номенклатуры (те самые «прилагательные», которые хотелось вставить в наименование вида). Например, вид номенклатуры «обувь», то категории могут быть «мужская обувь», «женская обувь», «детская обувь». И при этом же следует учитывать, что один элемент справочника «Номенклатура» входит только в одну товарную категорию. Таким образом, вид номенклатуры содержит список всех товарных категорий, которые могут быть по отдельности присвоены номенклатуре (элементу справочника номенклатуры), имеющей такой вид.
Справочник «Товарные категории» имеет очень существенное значение для системы планирования в 1С ERP. Именно к товарным категориям привязываются в документе «Норматив распределения планов продаж по категориям» распределения номенклатуры по характеристикам и реквизитам. Это распределение нужно, если компании с большим количеством номенклатуры необходимо исходный план продаж, составленный по товарным категориям, автоматически развернуть до номенклатуры и её существенных аналитик, включая характеристики номенклатуры. Распределение разворачивает товарные категории на все элементы справочника номенклатуры, которые имеют конкретную товарную категорию и одновременно детализируют до любого набора реквизитов и характеристик. Здесь значимость правильного конструирования товарных категорий возрастает нелинейным способом, т.к. позволяет составлять детализированные до номенклатуры и её реквизитов/характеристик планы продаж (в т.ч. с учётом распределения по сезонности, если используется функционал сезонности).
Справочник «Товарные характеристики»
Можно считать особой разновидностью товарных категорий «товарные характеристики». Это те свойства номенклатуры, которые имеют значение для покупателя (потребителя) в количественном выражении. Таким образом, следующий справочник номенклатурного блока «Характеристики номенклатуры» служит для описания тех параметров номенклатуры, по которым в системе следует иметь информацию о товарных остатках в количестве. Товарными характеристиками могут быть размер одежды, длина заготовки, качественный состав сырья и т.п. Количественные остатки в разрезе товарных характеристик являются опорными данными для выгрузки в интернет-магазины, внешние базы данных и т.п. Здесь важно не соблюдение иерархичности списка товарных характеристик, а невключение в характеристики тех параметров, которые для потребителя (покупателя) не имеют интереса в контексте количества – дабы избежать нагрузки на систему 1С в части учёта по количеству.
Теперь рассмотрим интересное следствие.
Если представим трёхосевую систему координат, где ось Х – вид номенклатуры, ось У – товарные категории, ось Z – набор (сочетание) товарных характеристик, то номенклатура будет своего рода функцией от Х, У, Z. Фактически эти три измерения задают не саму номенклатуру, а группу справочника «Номенклатура». Внутри каждой такой группы будет находиться номенклатура, отличающаяся дополнительными реквизитами и дополнительными сведениями. Собственно, сейчас мы сформулировали по какому принципу создавать группы номенклатуры, чтобы соблюсти системный подход. Это позволяет автоматически формировать группы каталогов справочника «Номенклатура» в тех случаях, когда обслуживается справочник с очень большим количеством записей или когда происходит перенос справочника на новую платформу или его перестроение.
В реальности пространство для «функции» номенклатуры состоит более, чем из 3-х измерений. Например, измерением могут также выступить типовые реквизиты, дополнительные сведения и реквизиты. Но это ненамного усложнит автонаименование групп справочника «Номенклатура».
Следует учесть, что каждый элемент справочника «Вид номенклатуры» содержит конструктор наименований номенклатуры. Наименование номенклатуры строится на основе реквизитов номенклатуры. Реквизитами, в частности, являются вид номенклатуры, товарная категория, сертификат. Поэтому логично, что в группу номенклатуры следует включать элементы с одинаковой товарной категорией. В 1С ERP типового функционала автоматического наименования самих групп справочника «Номенклатура» не имеется, поэтому он подлежит разработке в случае необходимости.
Исходя из своего опыта работы с 1С ERP могу сделать такой вывод: Справочники номенклатурного описания 1С ERP спроектированы таким образом, что самым важным становится не справочник «Номенклатура», а триада справочников «Вид номенклатуры», «Товарные категории», «Характеристики номенклатуры». Если эта триада спроектирована корректно, то справочник «Номенклатура», включая его группы, де-факто будет спроектирован.
Дополнительные реквизиты и сведения
Сделаем некоторое отступление от описания номенклатурных справочников для описания дополнительных реквизитов и сведений. Дополнительные реквизиты служат для ведения списков товарных признаков, которые не нашли выражения в типовых справочниках, перечислениях и аналогичных объектах. При создании дополнительного реквизита всегда следует соблюдать принцип неумножения сущностей и тщательно проверять имеется ли типовой объект для хранения желаемой информации. Дублирование сходных по назначению объектов неминуемо приведёт к путанице пользователей и накопления мусора.
Дополнительные сведения аналогичны назначению и функционалу дополнительных реквизитов, но 1С рекомендует в сведениях отражать признаки имеющие отношению не к самой номенклатуре, а к связям номенклатуры со внешними источниками или с управлением доступом к номенклатуре. Например, для хранения кодировки обмена данными, кодами во внешних базах и т.п. Другими словами дополнительные сведения используются в исключительных случаях, в то время как дополнительные реквизиты по смыслу должны быть неразрывно связаны с номенклатурой.
Также несколько обособлен реквизит «Качество». Его назначение очень ограничено – им выделяют новую или бывшую в употреблении номенклатуру, степень износа. Но такой подход означает дублирование одной и той же номенклатуры в справочнике, что затрудняет выборку и различение сходных элементов справочника. Фактически происходит умножение сущностей, т.к. качество и его степени являются ситуационными состояниями. Целью организации не является производство некачественного товара или закупка некачественных сырья и материалов для запуска в производство. Поэтому для упрощения конструкции справочника «Номенклатура» и его содержимого, возможно, более правильным будет неиспользование реквизита «качество», а разделять разные по качеству ТМЦ учётными разделителями (субсчетами, складскими ячейками, сегментами номенклатуры и т.п.) и/или маркировкой. Для торговых организаций, где товары разного качества могут выступать таким же объектом торговли, этот совет менее актуален. Но для производственных предприятий, где товары (продукция) или материалы сниженного качества служат сырьем для производства имеет смысл выделить даже отдельный вид номенклатуры для такого повторного сырья и делать перевод из номенклатуры продаж/выпуска в номенклатуру сырья (например, операциями разукомплектации).
В рамках отступления от рассмотрения собственно справочников номенклатурного ряда также рассмотрим функционал «Фильтр по свойствам» справочников «Вид номенклатуры» и «Номенклатура». Фильтр по свойствам задаётся в виде номенклатуры как перечень реквизитов и дополнительных сведений. По этим свойствам в справочнике «Номенклатура» производится отбор сходных по назначению и сущности элементов номенклатуры. Поскольку для пользователя этот функционал выглядит как динамический отбор в форме справочника номенклатуры при выборе ссылки «Номенклатура с аналогичными свойствами» в элементе справочника «Номенклатуры», то он имеет значение лишь для быстрого поиска подобной номенклатуры в списках. Но если организовать хранение результатов таких отборов и продуманно составлять списки свойств отбора, то можно получить функционал похожий на типовой функционал «Номенклатура, продаваемая совместно». Например, производственные предприятия по номенклатуре производства могут организовать динамический отбор аналогов номенклатуры, допускаемой к замене в производственном процессе.
Функционал «Номенклатура, продаваемая совместно»
Сам же функционал «Номенклатура, продаваемая совместно» представляет собой алгоритм поиска в документах реализации и хранения результатов отбора в соответствующем регистре, по парам номенклатуры, которые встречается, с заданной пользователем частотой встреч в рамках одного документа оптовой/розничной реализации. Заполнение регистра возможно как автоматически по алгоритму, так и вручную прямым указанием пар номенклатуры. Подбор пар осуществляется с учётом характеристик номенклатуры и по настройке поиска ассоциаций в НСИ. В связи с тем, что этот функционал слабо управляем пользователем он имеет больше оценочно–вспомогательный характер для маркетинговых целей. Назначение этого функционала – выдавать подсказку менеджеру при оформлении подборов в документы реализации какие ещё товары можно предложить клиенту вдобавок к заказанному. Из этого видно, что если продажи организации формируются в отдельных билинговых системах или в интернет-магазинах, то описанный функционал малополезен.
Справочник «Производители»
Возвращаясь к справочникам рассмотрим справочник «Производители». Он представляет себе хранилище списка значений, выбираемых в реквизите номенклатуры «Производитель». Эти значения являются просто текстом и никак не связаны со справочником «Контрагенты». Нельзя сказать, что это весьма продуманное решение со стороны 1С, поскольку приводит к дублированию справочника «Контрагенты» и тем, кому в номенклатуре надо точно указывать производителя вплоть до юрлица придётся делать это указание в ещё одном дополнительном реквизите. Поэтому использовать справочник «Производители» стоит не для перечисления производителей-юрлиц, а для разделения по «видам» производителей. Например, стоит обязательно выделить группу «Наше производство» и указать наши центры производства, а внешних производителей выделять одним элементом «сторонние производители» или «иностранный производитель». В имени производителя нет даже смысла упоминать бренд, т.к. у номенклатуры есть отдельный реквизит «Бренд». Предложенное заполнение справочника «Производители» позволяет упростить справочники «Вид номенклатуры» и группы справочника «Номенклатура», т.к. их не надо дробить под производителя, но увеличивает число элементов справочника «Номенклатура», т.к. на каждый «вид» производителя заводится отдельный элемент номенклатуры. Предложенный подход будет полезен для организаций, продающих или производящих продукт, известный потребителю как объект, который производят разные организации, в частности купившие лицензию на производства определённой марки и т.п.
Справочник «Номенклатура поставщиков»
Со справочником «Производители» перекликается функционал «Номенклатура поставщика», в который входит справочник «Номенклатура поставщиков». Этот функционал привязан к справочнику «Партнёры» и позволяет, при включении соответствующей настройки в разделе «НСИ», сопоставлять элементы справочника «Номенклатура» отдельному справочнику, хранящему наименования номенклатуры поставщиков. Это очень важный и значимый функционал, значение которого трудно переоценить.
В первую очередь он важен для оптимального конструирования собственного справочника номенклатуры, независимо от качества подходов к конструированию номенклатуры на стороне поставщиков.
Во вторую очередь это важно для конструирования номенклатуры собственного производства и конструирования спецификаций, потому что организация получает возможность строить свой справочник «Номенклатуры» для сырья, материалов и полуфабрикатов вне зависимости от пула поставщиков, сложившегося на текущий момент, ни от изменений в пуле и в номенклатуре поставщиков в будущем. Отсюда появляется возможность более простого контроля затрат на производство, в т.ч. за счёт сокращения количества и трудоёмкости обслуживания спецификаций. Другими словами, производственникам и продающим товары одного бренда, поступивших от разных поставщиков/производителей, описанный функционал следует использовать в обязательном порядке. Иначе – преступление!
Справочник «Номенклатура поставщиков» является иерархическим и позволяет структурировать номенклатуру поставщиков под группировки своей номенклатуры или под независимые группировки поставщиков. Но здесь не требуется излишне усложнять классификацию номенклатуры поставщиков, т.к. привязка номенклатур производится однократно парно в самом функционале «номенклатуры поставщиков» или непосредственно в документах поступления ТМЦ, в которых группировка особого значения не имеет. В компаниях с большим потоком номенклатуры имеет смысл запретить привязку номенклатуры в документах поступления ТМЦ сотрудникам уровня «оператор», работающими с первичными документами, поскольку привязка требует гораздо более высокой квалификации и должна осуществляться отдельным специалистом (товароведом, инженером и т.п.) в функционале «номенклатура поставщика» в период заключения сделки (договора). Кроме того, связки номенклатур должны оперативно верифицироваться на актуальность при обработке новых модификаций прайс-листов поставщиков, до момента поставки. Функционал «номенклатуры поставщиков» используется в системе планирования 1С ERP при автоматическом создании из планов производства (потребностей в материалах) планов закупок и планов закупок из планов продаж по покупным товарам.
Также следует учитывать, что к номенклатуре поставщика привязан функционал «Цены поставщиков», что также актуально при планировании планов закупок, особенно в производствах с уникальным выпуском (кораблестроение, производство элитной мебели, отделка помещений и объектов), хотя в типовой 1С нет управляемого пользователем алгоритма подбора по ценам поставщиков при планировании.
Справочник «Ценовые группы»
Справочник «Ценовые группы» предназначен для ведения списка признаков, по которому отбирается номенклатура с одинаковыми методами ценообразования. Справочник не имеет по умолчанию иерархической структуры, поэтому подход к его наполнению должен быть минималистичным. Ценовая группа назначается, если для неё можно задать особую формулу расчёта (в справочниках «Виды цен» или «Скидки»). Но, поскольку два упомянутых справочника имеют независимые средства отбора номенклатуры можно сказать, что роль справочника «Ценовые группы» примитивна – всего лишь удобство отбора при назначении формул расчёта цен/скидок. Если все элементы номенклатуры при создании связывать с ценовыми группами, то гарантируется простота отбора по этому признаку.
Справочник «Сезонные группы номенклатуры»
Справочник «Сезонные группы номенклатуры» является справочником системы планирования и также является простым хранилищем списков, которые помогают разделить номенклатуру на группы с одинаковой сезонностью. К каждой созданной сезонной группе в регистре «Сезонные коэффициенты» хранятся коэффициенты распределения по месяцам года (Не по году/периоду планирования. А по месяцам календарного года). Справочник полезен, если планирование построено на первоначальном создании плана продаж на период (год) в целом по товарным категориям, а затем автоматически создаётся План продаж по номенклатуре с учётом сезонности и товарных характеристик. Но, если планирование продаж изначально строится на помесячном или более дробном плане продаж, то справочник сезонности не нужен, т.к. сезонность уже будет учтена в оборотах каждого месяца (недели).
Справочник «Политики учёта серий»
Справочник «Политики учёта серий» служит для привязки к виду номенклатуры правил работы с сериями номенклатуры и сроками годности. Политики учёта серий можно разделить на «лёгкие» (не требующие учета остатков или себестоимости в разрезе серий/сроков годности) и «тяжёлые» (требующие учета остатков или себестоимости в разрезе серий/сроков годности). Маркировку товаров и использование контрольных идентификационных знаков (КИЗ) 1С предлагает использовать в специально выделенном лёгком варианте типа политики «Маркировка продукции для ГИСМ». «Тяжёлого» учёта по возможности следует избегать, т.е. применять его обоснованно, в связи с тем, что серийный учёт предполагает крайне высокую нагрузку на производительность системы, особенно вариант с типом политики «Учёт себестоимости по сериям». В этом случае происходит лавинообразное увеличение количества вычислений, процессорных операций и число строк в табличных частях документов движения ТМЦ. Справочник политик учёта серий по умолчанию не является иерархическим, поэтому рекомендуется здравый минимализм при проектировании его элементов. Поскольку политики учёта серий привязываются к виду номенклатуры, то они распространяются на все элементы номенклатуры с заданным видом. Серийный учёт стоит вводить только в случаях, когда каждая единица продукции имеет уникальные отличия или когда применяется маркировка ГИСМ или собственная поштучная идентификация единиц продукции (например, RFID метками) или когда значения имеют сроки выпуска/годности. В остальных случаях использование серий с большой вероятностью является злоупотреблением возможностями 1С ERP и здравого смысла.
Справочник «Группы доступа номенклатуры»
Отдельно стоит упомянуть справочник «Группы доступа номенклатуры», который является простым списком видов доступа, которые описываются в профилях доступа. Следует помнить, что разделение доступа приводит к замедлению работы системы, поэтому этот справочник в общем случае не стоит использовать. Но он будет весьма полезен, если надо убрать с глаз пользователей оперативного звена элементы номенклатуры, переведённые в архив, выведенные из использования. Обычно применяют способ заведения отдельных групп каталогов для архивной номенклатуры в справочнике «Номенклатура», но это приводит к дублированию номенклатуры и усложнение отборов при выборке данных за прошлые периоды. Но если создать специальную группу доступа «Архив номенклатуры», то устаревшая номенклатура просто исчезнет из поля зрения тех пользователей, которым она в работе только мешает. Также можно завести отдельную группу доступа для новой проектируемой номенклатуры, принцип видимости аналогичный. Такой способ позволяет, не нарушая системности подхода к проектированию видов номенклатуры и справочника номенклатуры, выводить из оборота и вводить в оборот соответствующие позиции, сохраняя или сразу размещая их в нужных группах каталога.
Справочники «Коллекции», «Рейтинги продаж номенклатуры», «Квоты ассортимента» являются узкоспецифичными и предназначенными для розничной торговли ТНП, поэтому в настоящей статье их рассматривать не будем.