Номер пзу что это в суфд

СУФД. Основные принципы работы в системе

__________________ / Попов А. Ю. /

«___» ______ 200__ г.

Директор проекта АСФК

________________ / Джон Лэйн /

«___» ______ 200__ г.

Автоматизированная система Федерального казначейства
(СУФД)

СУФД. Основные принципы работы в системе

______________ / Гусельников А. М./

«___» ______ 200__ г.

«___» ______ 200__ г.

Автоматизированная система Федерального казначейства

СУФД. Основные принципы работы в системе

1.1. Область применения. 3

1.2. Возможности системы.. 3

1.3. Требования к пользователям.. 3

1.4. Условные обозначения и сокращения. 3

2. Назначение и условия применения.. 6

2.1. Виды деятельности, функции. 6

2.2. Программные и аппаратные требования к системе. 6

2.2.1. Минимальный состав аппаратных средств. 6

2.2.2. Минимальный состав программных средств. 6

3. Подготовка к работе.. 7

3.1. Запуск системы.. 7

3.2. Справочники системы.. 8

3.3. Функции системы.. 8

4. Основные принципы работы в СУФД.. 9

4.1. Основные элементы интерфейса. 9

4.1.1. Главное меню программы.. 9

4.1.2. Панель навигации. 9

4.1.3. Панель инструментов. 10

4.1.4. Панель сортировки. 10

4.1.5. Панель фильтров. 11

4.1.6. Список документов. 13

4.1.7. Информационная панель. 15

4.1.8. Контекстное меню.. 17

4.1.9. Форма ввода/редактирования документа. 17

4.1.10. Диалоговые окна. 22

4.1.11. Форма выбора записей. 22

4.2. Типовые операции над документами. 23

4.2.1. Операции доступные с главной панели инструментов. 23

4.2.2. Операции доступные с панели инструментов экранной формы документа. 25

4.2.3. Работа с табличными записями. 26

4.3. Обработка документов. 27

4.3.1. Типовая последовательность обработки исходящего документа на АРМ-отправителе 27

4.3.2. Типовая последовательность обработки входящего документа на АРМ-получателе 31

4.3.3. Доведение статусов передачи документа до отправителя. 33

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ.. 34

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ.. 35

1. Введение

1.1. Область применения

Данный документ содержит описание основных принципов работы с прикладным программным обеспечением «Система Удалённого Финансового Документооборота». Документ предназначен для пользователей, работающих с ППО СУФД.

1.2. Возможности системы

Система Удалённого Финансового Документооборота обеспечивает автоматизацию специфических, в рамках АСФК, задач:

– Реализация логики функционирования АСФК, необходимой для поддержки бизнес-процессов ФК, включая функции по регистрации, проверке, обработке и актуализации документов, хранению всех необходимых справочных, транзакционных и статистических данных, консолидации данных на уровнях ОФК-offline/ДУБП.

– Организация информационного обмена между подсистемами ФК и АРМ ДУБП.

– Поддержка юридически правомочного (с наложением и проверкой подлинности ЭЦП на документах) документооборота.

– Поддержка жизненного цикла документов на основе статусных схем.

– Обеспечение графического интерфейса пользователя для ввода и/или отображения первичных документов (в том числе БА, ЛБО, ПОФР, БО, заявки на кассовый расход) и данных (включая отчетные данные), функции по предварительной проверке введенных документов и поддержке ЭЦП.

1.3. Требования к пользователям

Пользователи, работающие с ППО «СУФД» должны обладать практическими навыками работы с графическим пользовательским интерфейсом операционных систем семейства Windows.

1.4. Условные обозначения и сокращения

Таблица 1. Условные обозначения и сокращения

Oracle E-Business Suite – ППО, реализующее учетные функции автоматизированной системы Федерального казначейства и отчетность..

Администратор доходов бюджета.

Администратор поступлений: администратор доходов бюджетов, администратор источников финансирования дефицита бюджетов.

Автоматизированное рабочее место.

Автоматизированная система Федерального казначейства Российской Федерации на базе Oracle E-Business Suite.

Бюджетные ассигнования – предельные объемы денежных средств, предусмотренных в соответствующем финансовом году для исполнения бюджетных обязательств.

Бюджетные обязательства – расходные обязательства, подлежащие исполнению в соответствующем финансовом году.

Бюджетное учреждение – государственное (муниципальное) учреждение, финансовое обеспечение выполнения функций которого, в том числе по оказанию государственных (муниципальных) услуг физическим и юридическим лицам в соответствии с государственным (муниципальным) заданием, осуществляется за счет средств соответствующего бюджета на основе бюджетной сметы.

Главный администратор доходов бюджета.

Главный администратор источников финансирования.

Государственный внебюджетный фонд.

Главный распорядитель бюджетных средств – орган государственной власти Российской Федерации, имеющий право распределять средства федерального бюджета по подведомственным распорядителям и получателям бюджетных средств, а также наиболее значимое бюджетное учреждение науки, образования, культуры, здравоохранения и средств массовой информации.

Лимит бюджетных обязательств – объем прав в денежном выражении на принятие бюджетным учреждением бюджетных обязательств и (или) их исполнение в текущем финансовом году (текущем финансовом году и плановом периоде).

Отделение Управления Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации.

Получатель бюджетных средств – орган государственной власти (государственный орган), орган управления государственным внебюджетным фондом, орган местного самоуправления, орган местной администрации, находящееся в ведении главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств бюджетное учреждение, имеющие право на принятие и (или) исполнение бюджетных обязательств за счет средств соответствующего бюджета».

Предельные объемы финансирования.

Прикладное программное обеспечение

Распорядитель бюджетных средств (распорядитель средств соответствующего бюджета) – орган государственной власти (государственный орган), орган управления государственным внебюджетным фондом, орган местного самоуправления, орган местной администрации, бюджетное учреждение, имеющие право распределять бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств между подведомственными распорядителями и (или) получателями бюджетных средств.

Система удалённого финансового документооборота

Участник бюджетного процесса – главный распорядитель бюджетных средств, распорядитель бюджетных средств, получатель бюджетных средств; иной получатель бюджетных средств; главный администратор доходов бюджета, администратор доходов бюджета с полномочиями главного администратора, администратор доходов бюджета; главный администратор источников финансирования дефицита бюджета, администратор источников финансирования дефицита бюджета с полномочиями главного администратора, администратор источников финансирования дефицита бюджета; финансовый орган.

Управление Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации.

Финансовые органы – Министерство финансов Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие составление и организацию исполнения бюджетов субъекта Российской Федерации (финансовые органы субъекта Российской Федерации), органы (должностные лица) местных администраций муниципальных образований, осуществляющие составление и организацию исполнения местных бюджетов (финансовые органы муниципального образования).

Центральный аппарат Федерального казначейства.

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. В электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Элементы оформления

Кнопки экранных форм или окон, в тексте обозначаются следующим образом: «OK», «Выйти», «Отмена» и т. д. Кнопки, расположенные на панели инструментов, обозначаются следующим образом: (Сохранить), (Связи документа) и т. п.

Название пунктов меню, закладок, а также названия документов и справочников в тексте заключаются в кавычки. Например: справочник «КБК», пункт меню «О программе», закладка «Основная информация» и т. д.

Последовательный переход пользователя по пунктам меню представлен в тексте в виде названий выбираемых пунктов, разделенных косой чертой и заключенным в кавычки. Например: «Обработка/Выгрузка данных» (пользователь должен последовательно выбрать пункт меню «Обработка», затем в открывшемся подменю пункт «Выгрузка данных».

Название файлов выделяются в тексте следующим образом: setup. exe.

Сведения, которые указывают на особенности данного описания, оформлены в виде примечаний, начинающихся со слова «Примечание». Примечание может предшествовать целой главе, разделу, подразделу или следовать непосредственно за элементом, к которому оно относится.

Сведения, имеющие критический характер для работы системы или пользователя, оформлены в виде примечаний, которые начинаются со слова «Внимание!». Как правило, эта информация имеет предупреждающий характер.

Необходимый минимальный набор рекомендаций для понимания работы системы отражен в изображениях экранных форм.

2. Назначение и условия применения

2.1. Виды деятельности, функции

СУФД предназначена для решения следующих задач:

– автоматизированное выполнение функций кассового обслуживания бюджета территориальными отделениями Федерального казначейства;

– обеспечение юридически значимого, защищенного документооборота между органами Федерального казначейства (ФК) и другими участниками бюджетного процесса (ДУБП).

2.2. Программные и аппаратные требования к системе

2.2.1. Минимальный состав аппаратных средств

Для нормального функционирования системы необходим компьютер следующей конфигурации:

– Процессор/x86 частота 800 Мгц;

– Сеть/FastEthernet (10+ Mbit/s).

– Процессор/x86 частота 2.0 Ггц;

– Сеть/FastEthernet (100+ Mbit/s).

2.2.2. Минимальный состав программных средств

Для нормального функционирования системы необходимо чтобы на компьютере были установлены следующие программные средства:

– Операционная система/Microsoft Windows 2000/XP;

– Интернет обозреватель/Microsoft Internet Explorer 5.5 и выше.

– Операционная система/Microsoft Windows 2000/XP;

– Java 2 Runtime Environment;

3. Подготовка к работе

3.1. Запуск системы

Для входа в систему необходимо выполнить следующие действия:

1. Инициировать запуск ППО через интернет браузер (для «тонкого» клиента) или по ярлыку на рабочем столе (для «толстого» клиента).

2. Дождаться первоначальной загрузки системы, в ходе которой на экране отображается заставка ФК (рис. 1).

Рисунок 1. Заставка ФК

3. В появившемся окне авторизации (рисунок 2) последовательно ввести свой логин и пароль.

Рисунок 2. Окно авторизации.

Примечание. Логин и пароль назначаются и выдаются пользователям администратором системы.

4. Ввод данных завершается нажатием кнопки OK. В случае правильного ввода данных происходит загрузка системы – на экране появляется главное окно программы (рисунок 3).

3.2. Справочники системы

Описание справочников, исполльзуемых в программе, содержится в Руководстве пользователя «СУФД. Справочники»

3.3. Функции системы

СУФД позволяет выполнять следующие фукции:

– осуществлять отправку и прием документов, справочной информации;

– вести архив документов;

– осуществлять шифрацию и дешифрацию документов при обмене транспортными пакетами;

– формировать и проверять ЭЦП «под» документом;

– печатать документы на локальных и сетевых принтерах;

– контролировать корректность заполнения полей в документах;

– поддерживать жизненный цикл документов (статусные модели);

– производить импорт-экспорт документов в xml-формате;

– вводить и редактировать документы (off-line АРМ).

– формировать отчеты по работе с документами и системой;

– осуществлять мониторинг системы;

– регламентировать доступ пользователей к системе;

Кроме перечисленных функций СУФД предоставляет дополнительные возможности по выбору платформы пользовательского интерфейса и расширению функционала системы (включая дополнительные документы и отчеты) подготовленными ИТ-специалистами организации-пользователя.

На организационном уровне (с точки зрения организации бизнес-процессов ФК) в рамках СУФД используются следующие фукнкциональные модули ППО:

– уровень ОФК – АРМ ОФК (off-line);

– уровень ГРБС (ГАДБ/ГАИФ) – АРМ ГРБС;

– уровень РБС (АИФ) – АРМ РБС;

– уровень ПБС (АИ) – АРМ ПБС;

– уровень Финоргана (ГВБФ, субъектов РФ, МО) – АРМ ФО.

– уровень АП (АДБ) – АРМ АП.

4. Основные принципы работы в СУФД

4.1. Основные элементы интерфейса

Рисунок 3. Основное окно программы.

Главное окно программы состоит из следующих элементов:

1. Главное меню программы.

2. Панель навигации.

3. Панель инструментов.

4. Панель сортировки.

6. Список документов (список строк справочника).

7. Информационная панель.

4.1.1. Главное меню программы

Меню программы располагается в верхней части окна (рисунок 3(1)) и включает следующие пункты:

– «Операции» – выполнение операций над документами и справочниками;

– «Настройки» – настройка внешнего вида окон программы;

– «Связь» – организация обмена документами;

– «Помощь» – вызов помощи и просмотр информации о программе.

4.1.2. Панель навигации

Панель навигации (рисунок 3(2)) располагается в левой части окна и служит для быстрого доступа к обрабатываемым документам и справочникам. Перечень документов и справочников имеет иерархическую структуру. Все документы и справочники разбиты на разделы и подразделы, которые на панели навигации изображаются следующими значками: и . Для открытия раздела или подраздела необходимо выполнить один щелчок левой клавишей мыши по соответствующему значку. Повторный щелчок закрывает раздел (подраздел). Документы на панели навигации изображаются значком . Для изображения справочника используется значок . На рисунке 4 показан пример внешнего вида панели навигации.

Рисунок 4. Панель навигации.

Чтобы скрыть панель навигации, следует щелкнуть левой клавишей мыши на значок в правом верхнем углу панели, для отображения панели навигации (при скрытой панели) следует щелкнуть левой клавишей мыши на значок .

4.1.3. Панель инструментов

На панели инструментов (рисунок 3(3)) расположены кнопки, которые позволяют быстро выполнять наиболее часто используемые (типовые) операции над документами и справочниками. В зависимости от того, с каким видом документов вы работаете, панель инструментов может выглядеть по-разному, т. е. вид и состояние документа определяют набор применимых к нему операций. На рисунке 5 показан пример панели инстументов.

Рисунок 5. Пример панели инструментов.

4.1.4. Панель сортировки

Панель сортировки (рисунок 3(4)) предназначена для сортировки записей списка документов (справочника) по выбранному признаку. Чтобы отсортировать документы (записи справочника) по нужному признаку, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по значку . В открывшемся списке следует выбрать признак сортировки, щелкнув левой клавишей мыши на наименовании признака (рисунок 6). Набор признаков сортировки меняется в зависимости от выбранного списка.

Рисунок 6. Панель сортировки с открытым списком.

Чтобы установить сортировку по возрастанию/убыванию значения выбранного признака следует нажать на кнопку / на панели сортировки.

Документы в списке (записи справочника) отображаются в порядке, установленном на панели сортировки.

4.1.5. Панель фильтров

Панель фильтров (рисунок 7) предназначена для отбора записей в списке документов (справочника) по заданным параметрам.

Рисунок 7. Панель фильтров

Чтобы выполнить отбор документов (записей справочника), следует определить параметры фильтрации, которые можно задать по типам фильтра или произвольным образом. Для определения параметров фильтрации по типам фильтра следует:

– Щелкнуть левой кнопкой мыши по значку .

– В открывшемся списке (рисунок 8) следует выбрать тип фильтра, щелкнув левой клавишей мыши по наименованию фильтра. Список фильтров меняется в зависимости от выбранного списка.

Рисунок 8. Выбор типа фильтра

– В открывшемся диалоговом окне (рисунок 9) следует ввести значения нужных параметров фильтра и нажать на кнопку «ОК». Набор параметров фильтрации и, следовательно, внешний вид окна, зависят от выбранного типа фильтра.

Рисунок 9. Окно ввода значений параметров фильтра

Чтобы применить фильтр, следует нажать на кнопку «Применить фильтр». В списке документов (справочника) отобразятся только те документы (записи справочника), которые удовлетворяют установленным параметрам фильтрации.

Чтобы отменить фильтрацию, следует нажать на кнопку «Сбросить фильтр». На панели фильтров отобразится значение «Все записи» и в списке восстановятся все соответствующие ему записи.

Чтобы сформировать произвольный (пользовательский) набор параметров фильтрации, следует:

– Нажать на кнопку . Появится окно «Параметры фильтра» (рисунок 10).

Рисунок 10. Окно «Параметры фильтра»

– В окне «Параметры фильтра» ввести условия фильтрации.

Для ввода условия фильтрации «И» следует в полях «Определите условие фильтрации» выполнить следующие действия:

– Выбрать из раскрывающегося списка поле, по которому требуется произвести фильтрацию записей (в списке отображаются наименования полей выбранного документа или справочника).

– Выбрать из раскрывающегося списка условие (равно, меньше, меньше или равно, больше, больше или равно, не равно, содержит, не содержит) фильтрации.

– Ввести значение поля.

– Нажать кнопку «Добавить условие (И)». В поле-описании фильтра отобразится запись, соответствующая заданному условию.

Таким образом, можно добавить несколько строк. При этом необходимо следить за тем, чтобы заданные условия не были противоречивы.

– Для ввода условия фильтрации «ИЛИ» следует нажать на кнопку «Добавить группу условий (ИЛИ)» и ввести условие «И», как было описано выше.

Таким образом, можно задать несколько групп условий отбора «ИЛИ группа 1, ИЛИ группа 2, …».

– Для сохранения сформированных условий фильтрации следует нажать на кнопку «Сохранить». В появившемся диалоговом окне ввести название своего фильтра и опять нажать на кнопку «Сохранить». Пользовательский фильтр будет сохранен. И в дальнейшей работе им можно будет воспользоваться, выбрав его по названию из списка «Сохранение и загрузка фильтра».

– Чтобы отредактировать созданный фильтр, следует выбрать его в списке поля «Сохранение и загрузка фильтра», внести требующиеся изменения и нажать на кнопку «Сохранить». Для удаления фильтра следует нажать на кнопку «Удалить».

Для удаления условия фильтрации «И» следует установить курсор на требуемое условие и нажать на кнопку «Удалить условие (И)».

Для удаления группы условий «ИЛИ» следует установить курсор на требуемую группу условий и нажать на кнопку «Удалить группу условий (ИЛИ)». При этом входящие в данную группу условия «И» также будут удалены.

4.1.6. Список документов

Список (журнал) документов (рисунок 3(6)) отображает перечень документов, хранящихся в базе данных СУФД и соответствующих выбранному разделу на панели навигации. Каждая запись в списке соответствует одному документу. Для более удобной работы с документами предусмотрены панель сортировки (4.1.4), панель фильтров (п. 4.1.5) и верхняя пустая строка списка, которая также служит для ввода параметров фильрации записей (п. 4.1.6.3).

На рисунке 11 представлен пример списка документов.

Рисунок 11. Список документов.

4.1.6.1. Настройка колонок

В списке документов можно легко настроить, какие колонки выводить на просмотр и в какой последовательности.

Для настройки колонок на просмотр следует щелкнуть правой кнопкой мыши в области названия любой колонки списка. В открывшемся меню из двух пунктов выбрать пункт «Настройка». В окне «Настройка колонок» (рисунок 12) установить флаги переключателей напротив названий колонок, которые требуется выводить в список для просмотра, и нажать «OK». Все отмеченные колонки отобразятся в списке.

По усмотрению пользователя колонки можно перетаскивать, меняя их последовательность в списке. Для этого необходимо «зацепиться» за колонку, поместив курсор в область названия колонки и нажав левую кнопку мыши. Затем перетащить эту колонку, удерживая нажатой левую кнопку мыши, вправо или влево.

Чтобы вернуть вид списка в первоначальное состояние следует опять щелкнуть правой кнопкой мыши в области названия любой колонки списка. В открывшемся меню из двух пунктов выбрать пункт «По умолчанию». После этого в списке восстановится первоначальный набор колонок и их последовательность.

Рисунок 12. Окно настройки колонок для просмотра

4.1.6.2. Сортировка по колонке

Для быстрой сортировки записей по колонке следует нажать левой кнопкой мыши на область заголовка колонки. При этом произойдет сортировка записей по возрастанию значений в выбранной колонке (справа от названия колонки появится значок ).

Если нажать на область заголовка колонки повторно, произойдет сортировка записей по убыванию значений в выбранной колонке (справа от названия колонки появится значок ).

Если в третий раз нажать на область заголовка колонки, восстановится порядок представления записей в списке по умолчанию.

Последующие нажатия на область заголовка колонки будут чередовать порядок сортировки аналогичным образом.

4.1.6.3. Фильтрация по колонкам

Для быстрой фильтрации записей можно задать условия фильтрации в верхней пустой строке списка. Пример представлен на рисунке 13.

Рисунок 13. Пример фильтрации по колонкам

Значения парамеров фильтрации должны вводиться с учетом регистра. Знак «%» заменяет любое количество любых символов. Для применения фильтра необходимо нажать на кнопку на панели фильтров, для сброса фильтра – кнопку .

4.1.7. Информационная панель

Информационная панель (рисунок 3(7)) служит для вывода на экран информации о текущем (выделенном в журнале) документе (записи справочника). Информационная панель может содержать несколько закладок, на которых отображаются некоторые характеристики выделенного объекта и дополнителная информация о нем. На рисунке 14 показан пример содержания информационного поля.

Типичный список закладок:

Рисунок 14. Пример закладки «Содержание»

На закладке «Содержание» для удобства просмотра отображаются поля, содержащиеся в текущем документе и не отображающиеся в строке списка документов (рисунок 14).

Рисунок 15. Пример закладки «Подписи»

На закладке «Подписи» отображается информация о подписях и ответственных сотрудниках, если текущий документ был подписан (рисунок 15).

Рисунок 16. Пример закладки «Атрибуты»

На закладке «Атрибуты» отображается информация о текущем статусе документа, о событиях создания и редактирования документа (рисунок 16).

Рисунок 17. Пример закладки «Адресаты»

На закладке «Адресаты» отображается информация об организациях-получателях, по которым адресуется данный документ (рисунок 17).

Рисунок 18. Пример закладки «Транспортная история»

На закладке «Транспортная история» отображается информация об отправке и/или получении документа на узлах приема/передачи, которые были зафиксированы транспортным модулем СУФД.

На закладке «История изменений» отображается история редактирования документа.

4.1.8. Контекстное меню

Для выполнения типовых операций над документами и справочниками, помимо меню и панели инструментов, можно воспользоваться контекстным меню (см. 19).

Контекстным, меню называется потому, что набор команд, входящих в его состав может меняться, в зависимости от того, где это меню вызывается, т. е. зависит от контекста.

Для вызова контекстного меню необходимо выполнить следующие действия: поместить указатель мыши на объекте и сделать щелчок правой кнопкой мыши.

Рисунок 19. Контекстное меню.

4.1.9. Форма ввода/редактирования документа

Форма ввода/редактирования документа вызавается из списка документов с помощью кнопок / при создании/редактировании документа. Состав полей формы редактирования аналогичен форме создания документа, по сути это одна и та же форма, поэтому в дальнейшем будем называть ее экранная форма документа. Пример экранной формы представлен на рисунке 20.

Внешний вид экранной формы документа зависит от класса или типа документа, но имеет и общие элементы. Форма содержит одну или несколько вкладок, содержащих данные самого документа, а также закладки «Системные атрибуты» (п. 4.1.9.1), «Протоколы» (п. 4.1.9.2), которые имеются в большинстве форм документов.

Закладки с данными документа различаются по количеству, наименованию и набору представленных в них полей в зависимости от вида документа.

Помимо обычных полей закладки могут содержать блоки табличных данных. Такой блок помимо строк/записей данных обычно имеет свою панель инструментов для работы с записями (п. 4.2.3).

Рисунок 20. Пример экранной формы документа

4.1.9.1. Закладка «Системные атрибуты»

При открытии документа на закладке «Системные атрибуты» (рисунок 18) выводятся результаты документарных контролей для просмотра пользователем. Т. е. если документ не проходит блокирующие контроли, то на данной закладке отображаются сообщения об ошибках.

Рисунок 21. Пример закладки «Системные атрибуты».

Вложение сопроводительных документов.

При создании документа, на закладке «Системные атрибуты» в блоке «Вложения» можно вложить графические файлы с расширением «jpg». Данная возможность используется для передачи вместе с электронным документом копий сопроводительных документов.

Вложение файлов осуществляется на АРМ-отправителе документа.

Для вложения файла следует нажать на кнопку . При этом откроется окно «Добавление вложения» (рисунок 22).

Рисунок 22. Окно добавления вложения

В поле «Файл» следует нажать на кнопку и в стандартном окне выбора файлов (рисунок 23) найти и выбрать соответствующий файл, затем нажать на кнопку «Open». При этом произойдет возврат в окно «Добавление вложения» и в поле «Файл» пропишется имя выбранного файла.

Рисунок 23. Окно выбора файла вложения

В поле «Комментарий» можно указать название сопроводительного документа. Нажать кнопку «OK» для вложения файла в документ. После этого в блоке «Вложения» появится запись о соответствующем файле (рисунок 24).

Рисунок 24. Блок «Вложения» с вложенным файлом

Для удаления вложенного файла следует выбрать в списке запись, соответствующую удаляемому файлу и нажать на кнопку .

Для просмотра вложенного файла следует выбрать в списке запись о данном файле и нажать на кнопку .

Для просмотра свойств вложения следует выбрать запись и нажать на кнопку – откроется окно, представленное на рисунке 22.

Для сохранения файла вложения на диске следует выбрать запись и нажать на кнопку . При этом откроется стандартное окно, аналогичное представленному на рисунке 23, в котором следует выбрать папку для сохранения файла и нажать на кнопку «Save». Сохранение файлов осуществляется на АРМ-получателе документа.

4.1.9.2. Закладка «Протоколы»

На закладке «Протоколы» (рисунок 25) экранной формы документа отображаются в виде списка протоколы, сформированные по данному документу.

Протокол формируется автоматически при отмене документа в ТОФК. Для просмотра записи списка протоколов следует выделить нужную запись и нажать на кнопку .

Для настройки отображения колонок в списке протоколов следует нажать на кнопку «Настройка». В открывшейся форме «Настройка колонок» следует выбрать требуемые колонки с помощью флагов переключателей аналогично настройке колонок в списке выписок.

Для настройки вида таблицы по умолчанию следует нажать на кнопку «Вид таблицы по умолчанию».

Для поиска записи в списке протоколов следует нажать на кнопку «Найти». В открывшейся форме «Поиск» следует выполнить действия аналогичные поиску записи в списке выписок.

Рисунок 25. Пример закладки «Протоколы».

4.1.10. Диалоговые окна

В процессе работы с документами и справочниками используются также диалоговые окна, которые вызываются из списков и форм ввода/редактирования в ходе выполнения различных операций. Примеры диалоговых окон представлены на рисунках 9, 10, 22, 23, 28.

4.1.11. Форма выбора записей

В формах ввода/редактирования документа ввод значений в поля, контролируемые по справочникам (такие поля отображаются с кнопкой «Найти в справочнике»), можно осуществить путем выбора значения из справочника. При нажатии кнопки открывается форма «Выбор записи для заполнения» (см. рисунок 26), содержащая список записей справочника. В форме следует установить курсор на нужную запись и нажать на кнопку «ОК».

Поскольку данная форма представляет собой список, то для более удобной и быстрой работы с записями она содержит панель фильтров (п. 4.1.5) и панель сортировки (4.1.4), а также кнопку поиска записей (п. 4.2.1).

Рисунок 26. Форма «Выбор записи для заполнения»

4.2. Типовые операции над документами

К документам, используемым в системе, применим набор стандартных операций, которые называются типовыми. Типовые операции, доступные при работе с документами, могут вызываться с помощью кнопок на панели инструментов, меню программы (пункт «Операции») и контекстного меню.

Примечание. Если типовая операция, применяемая к какому-либо документу, имеет свои особенности выполнения, то они будут рассмотрены при описании конкретного документа.

4.2.1. Операции доступные с главной панели инструментов

Описание типовых операций с документами представлено в таблице 2.

Таблица 2. Типовые операции над документами

Открывается стандартное окно выбора файла операционной системы Windows. Следует выбрать нужный файл, содержащий документ в формате «xml». В результате выполняется импорт нового документа из файла в базу данных СУФД.

Создать новый документ

Открывается форма ввода нового документа. Следует заполнить поля нового документа и сохранить введенные данные. Описание экранных форм и полей документов представлено в руководствах пользователя по АРМ СУФД.

Открыть документ на редактирование

Открывается форма редактирования документа, выбранного в списке документов. Следует внести требующиеся изменения и сохранить введенные данные. Состав полей формы редактирования аналогичен форме создания документа. Описание экранных форм и полей документов представлено в руководствах пользователя по АРМ СУФД.

Создать копию документа

Открывается форма ввода нового документа, содержание полей которого идентично копируемому документу (выбранному в списке документов). Следует отредактировать требуемые поля и сохранить введенные данные.

Открывается окно подтверждения операции удаления выбранного документа. При подтверждении операции выполняется удаление документа. При этом документ не удаляется физически из базы данных, ему присваивается конечный статус «Удален».

Выполняется подписание выбранного документа ЭЦП пользователя.

Выполняется проверка подлинности ЭЦП выбранного документа. Открывается окно «Результаты проверки подписей», содержащее такие же поля для просмотра, как на закладке «Подписи» (рисунок 15). Для выхода из данного окна нажать на кнопку «Закрыть».

Выполняется удаление ЭЦП выбранного документа.

Выполняется контроль реквизитов документа на соответствие справочникам и другие виды контролей, в зависимости от типа документа. При успешном прохождении документарного контроля меняется статус документа.

Просмотр изменений статуса документа

Открывается окно, отображающее историю изменений статуса документа:

Рисунок 27. Окно просмотра истории изменений статуса документа

Выполняется подготовка выбранного документа к отправке. Документу присваивается статус «Ждет отправки».

Выполняется отмена отправки документа. Документу возвращается статус «Введено».

Выполняется отправка выбранного документа. Документу присваивается статус «Отправляется». С данного статуса уже невозможно отменить отправку.

Выполняется завершение доставки документа (статус меняется на «Доставлен»). Операция выполняется в том случае, когда документ доставляется не через транспортную систему СУФД.

В случае ошибки адресации выполняется повторный поиск адресата.

Выполняется обработка документа – проверка подписей и документарный контроль.

Выполняется отмена документа. Документ переходит на конечный статус «Отменен», формируется протокол отмены.

Открывается окно выбора шаблона печатной формы. Следует выбрать шаблон из списка и нажать «OK». Выбранный документ отправляется на печать.

Открывается окно ввода параметров поиска, позволяющее быстро найти нужный документ в списке документов:

Рисунок 28. Окно параметров поиска

Следует выполнить следующие действия

– в поле «Найти» ввести строку символов для поиска;

– в поле «Колонка» выбрать из раскрывающегося списка поле, по которому требуется произвести поиск;

– установить параметры поиска: «Совпадение с любой частью поиска» и/или «С начала»;

– нажать на кнопку «Найти».

В результате выполняется поиск первого документа, соответствующего заданным параметрам. Для поиска следующего документа следует нажать на кнопку «Найти далее».

Обновить список документов

Выполняется обновление списка документов, в соответствии с последними изменениями.

Закрывается текущее окно.

4.2.2. Операции доступные с панели инструментов экранной формы документа

При вводе/редактировании документа используются кнопки, расположенные на панели инструментов экранной формы документа (см. рисунок 29).

Рисунок 29. Панель инструментов экранной формы документа.

Назначение кнопок описано в таблице 3.

Таблица 3. Описание кнопок панели инструментов экранной формы документа

Создать новый документ

Выполняется проверка полей документа и создается новый документ.

Создать копию документа

Выполняется сохранение изменений в документе и создается копия документа.

Выбрать родительский документ

Открывается окно поиска родительского документа. Сначала следует выбрать тип родительского документа и нажать на кнопку «ОК». Затем в открывшемся списке документов указанного типа следует выбрать родительский документ и нажать на кнопку «ОК».

Выполняется контроль заполнения полей документа и сохранение произведенных изменений.

Сохранить изменения и закрыть окно

Выполняется контроль заполнения полей документа, сохранение произведенных изменений и выход из формы.

Выполняется проверка документа.

Осуществляется выбор организации, от имени которой осуществляется создание документа.

Выполняется отправка документа на печать.

Открывается форма предварительного просмотра печатной формы документа.

Открывается окно, содержащее справочную информацию по системе.

Закрывается форма документа.

4.2.3. Работа с табличными записями.

Закладки экранных форм и таблицы также могут содержать свои панели инструментов, например закладка «Протокол» (см. рисунок 25).

Для выполнения типовой операции следует выделить в таблице нужную запись и нажать соответствующую кнопку (таблица 4).

Таблица 4. Описание стандартных кнопок панели инструментов табличного блока

В списке отобразится новая запись с атрибутами скопированной записи.

Открывается форма «Редактирование записи», состав полей которой аналогичен форме «Добавление записи». В форме следует отредактировать требуемые поля и нажать на кнопку «ОК». Если запись недоступна для редактирования, то она открывается только на просмотр.

Открывается окно запроса на подтверждение операции удаления, в котором следует нажать на кнопку «Да».

Настройка отображения колонок

Открывается окно «Настройка колонок» (см. рисунок 12), в котором следует установить флаги в полях «Включить» напротив названий колонок для просмотра.

Открывается окно «Поиск» (рисунок 28), в котором следует:

— ввести в поле «Найти» строку символов;

— в поле «Колонка» выбрать из раскрывающегося списка наименование поля, по которому будет производиться поиск;

— установить флаг переключателя «Совпадение с любой частью поля» и/или «С начала» для определения способа поиска заданной строки символов в поле;

— нажать на кнопку «Найти».

Если запись с заданными параметрами будет найдена, то она будет выделена цветом. Для поиска следующей записи с заданными параметрами следует нажать на кнопку «Найти далее». Для закрытия формы «Поиск» следует нажать на кнопку «Отмена».

4.3. Обработка документов

Схема доставки и обработки документов в СУФД представляет собой последовательность изменений статусов документа в ходе осуществляемых над ним операций и контролей.

Статусная модель документа, реализованная в СУФД, ориентирована на использование комбинаций трех видов статусов: бизнес-статус, статус утверждения, статус передачи.

Бизнес статус – статус, отражающий состояние документа с точки зрения бизнеса. Бизнес статус является вычисляемым на основании статусов утверждения или статусов передачи или получаемым из внешних систем (OEBS).

Статус передачи – статус, отражающий состояние обработки и передачи документа в СУФД. Для разных классов и типов документов в СУФД может поддерживаться разная последовательность статусов передачи и различные виды контролей.

Статус утверждения – статус, который получает документ в результате его подписания ЭЦП / утверждения.

В один момент времени документ всегда имеет бизнес статус и статус передачи, статуса утверждения у документа может не быть (например, на моменты создания и проверки документа).

Часть статусов передачи может не выводиться пользователю в случае, если название бизнес статуса (статусы «Черновик» и «Введен») совпадает с названием статуса передачи в данный момент времени.

4.3.1. Типовая последовательность обработки исходящего документа на АРМ-отправителе

4.3.1.1. Создание документа

Документ может быть создан на АРМ СУФД следующими способами:

– ввод на основе родительского документа,

– импорт из xml-файла,

– копирование из ранее созданного документа.

Ручной ввод документа

В случае ручного ввода необходимо нажать на кнопку . Открывается форма ввода нового документа (пример представлен на рисунке 20). Следует заполнить поля нового документа и сохранить введенные данные, нажав кнопку . При этом выполняется контроль заполнения обязательных полей документа:

– Если контроль пройден успешно, то документ сохраняется и осуществляется возврат в список документов. Для того чтобы увидеть запись о документе следует обновить список, нажав кнопку .

– Если обнаружены ошибки заполнения полей, то появляется окно с результатами проверки (рисунок 30). В случае если ошибки заполнения полей не критичны – кнопка «Сохранить» активна. Нажатие на кнопку «Сохранить» повлечет сохранение документа с некритичными ошибками заполнения. Если ошибки критичны – кнопка «Сохранить» не активна. В этом случае необходимо нажать на кнопку «Закрыть», исправить ошибки заполнения полей и еще раз сохранить документ. Если критичные ошибки ввода не будут устранены – документ не будет сохранен в базе данных.

Рисунок 30. Окно с результатами проверки

Ввод на основе родительского документа

Некоторые документы можно заполнять на основе родительских документов (например, документ «Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа» может быть создан на основе документа «Заявка на кассовый расход» или документа «Заявка на получение наличных»). Для этого необходимо:

– Как в случае ручного ввода нажать на кнопку .

– В открывшейся форме ввода документа нажать на кнопку . При этом открывается окно выбора типа документа (рисунок 31).

Рисунок 31. Окно выбора типа связанного документа

– Выбрать тип родительского документа и нажать на кнопку «OK». После выбора типа формируется и открывается список документов выбранного типа, среди которых выбирается родительский документ.

– В результате поля формы заполняются значениями соответствующих полей родительского документа.

– Далее следует доввести оставшиеся реквизиты документа и сохранить введенные данные. При этом выполняется первичный контроль документа, как при ручном вводе.

В случае импорта документа необходимо нажать на кнопку . При этом открывается стандартное окно выбора файла (рисунок 23). Следует выбрать файл, содержащий документ в формате «xml», и нажать на кнопку «Open». В результате осуществится загрузка нового документа из файла в базу данных СУФД. При загрузке выполняется первичный контроль документа, как при ручном вводе.

Копирование из ранее созданного документа

Для создания нового документа путем копирования из ранее созданного документа следует установить курсор на документ-прообраз (документ из которого будут скопированы данные) и нажать на кнопку . При этом открывается форма ввода нового документа со значениями полей документа-прообраза. Следует внести необходимые изменения в полях и сохранить введенные данные. При этом выполняется первичный контроль документа, как при ручном вводе.

Созданный любым из трех способов документ имеет статус передачи и бизнес-статус «Черновик». Документ с данным статусом доступен для редактирования (см. п. 4.3.1.2), для удаления, для подтверждения ввода (см. п. 4.3.1.3).

4.3.1.2. Редактирование документа

Операция редактирования доступна пользователю, только в случае если документ имеет статус «Черновик». Если документ имеет другой статус, кнопка будет вызывать форму лишь для просмотра документа.

При необходимости редактирования созданного документа следует установить на нем курсор в списке документов и нажать на кнопку . Открывается форма редактирования документа (рисунок 20). Состав полей формы редактирования аналогичен форме создания документа. Следует отредактировать неправильные значения полей и сохранить введенные данные, нажав кнопку . При этом выполняется первичный контроль документа, как при создании нового документа. Статус документа «Черновик» не меняется.

4.3.1.3. Документарный контроль

Созданный документ должен пройти подтверждение ввода – документарный контроль. При этом осуществляется проверка реквизитов документа на соответствие справочным данным – предупредительный контроль, а также контроль сумм документа (сумма строк должна быть равна общей сумме) и дат – блокирующий контроль.

Для выполнения документарного контроля требуется установить курсор на созданный документ и нажать на кнопку на панели инструментов списка документов. Открывается окно с результатами выполнения операции (рисунок 32).

При успешном прохождении блокирующих контролей (контролей сумм и дат) бизнес-статус документа изменяется на «Введено», статус передачи – на «Введен», документ становится недоступным для редактирования. Если блокирующие контроли не пройдены, то на закладке «Системные атрибуты» (п. 4.1.9.1) формы документа отображаются сообщения об ошибках. Документ остается в статусе «Черновик».

Рисунок 32. Результаты документарного контроля

Документ, находящийся в статусе передачи «Введен», может быть утвержден (подписан) пользователем и отправлен адресату посредством транспортного модуля СУФД.

4.3.1.4. Утверждение (подпись) документа

Для утверждения документа пользователь должен обладать сертификатом подписи, а документ должен иметь статус передачи «Введен». Чтобы подписать документ следует установить курсор на соответствующий документ и нажать на кнопку в списке документов. В этом случае происходит изменение статусов утверждения документа, статус передачи и бизнес-статус не меняются. Информацию о подписях можно просмотреть на закладке «Подписи» информационной панели (рисунок 15). После подписания документ получает статус утверждения «Утвержден» или «Частично утвержден».

4.3.1.5. Отправка документа

Отправка документов включает два этапа: подготовка к отправке и собственно отправка.

Для выполнения операции отправки должны быть определены адресаты (получатели) документа. Информацию об адресатах документа можно просмотреть на закладке «Адресаты» информационной панели (рисунок 17).

Для подготовки выбранного документа к отправке следует нажать на кнопку в списке документов. Открывается окно с результатами выполнения операции (рисунок 32). Если статусная схема документа не предполагает отправку документа с его текущим статусом, то в окне результатов выдается сообщение в поле «Результат».

Если адрес получателя не был определен системой, документ переходит в статус «Ошибка адресации». В этом случае можно выполнить повторный поиск адресата, нажав кнопку , или отказаться от документа, нажав кнопку (статус документа изменяется на конечный статус «Отменен»).

При успешном выполнении операции документ переходит в статус передачи «Ждет отправки». Для документа с данным статусом можно отменить отправку, нажав кнопку , при этом он переходит обратно в статус «Введен».

Для окончательной отправки выбранного документа требуется нажать на кнопку . Выполняется отправка выбранного документа. В случае успешной отправки документ переходит в статус передачи «Отправляется». Далее статус документа изменяется в соответствии со статусами, присваеиваемыми документу на АРМ-получателе (см. п. 4.3.3).

Если при отправке произошла ошибка, документ переходит в статус «Ошибка отправки». В этом случае документ можно отправить повторно.

4.3.2. Типовая последовательность обработки входящего документа на АРМ-получателе

4.3.2.1. Получение документа

Получение документов на АРМ-получателе осуществляется автоматически. Доставленные документы отображаются в соответствующих списках документов. Доставленный документ имеет статус «Доставлен».

4.3.2.2. Проверка подписей

Для проверки подписей доставленного документа требуется нажать на кнопку . Выдается сообщение о результатах проверки.

Если документ проходит проверку подлинности ЭЦП, то происходит определение его статуса утверждения, который может принять значения «Утвержден» или «Частично утвержден» (в случае неполного набора подписей). При этом статус передачи автоматически изменяется на «Принят».

Если документ не проходит проверку подлинности ЭЦП, то его статус утверждения определяется как «Ошибка утверждения». При этом статус передачи автоматически изменяется на «Отменен» и формируется Протокол[1], который можно посмотреть на закладке «Протоколы» (см п. 4.1.9.2).

Если ЭЦП документа правомочны, но документ обладает неполным набором подписей («Частично утвержден»), то пользователь может продолжить обработку такого документа вручную (документарный контроль, п. 4.3.2.3) или отказать в обработке, нажав кнопку (при этом статус передачи автоматически изменяется на «Отменен» и формируется Протокол).

4.3.2.3. Документарный контроль

Для выполнения документарного контроля выбранного документа требуется нажать на кнопку . Открывается окно с результатами выполнения операции (рисунок 32).

Если документ не проходит блокирующие контроли, то статус передачи документа становится «Ошибка реквизитов», а бизнес-статус – «Отменен». При этом автоматически формируется Протокол, который можно посмотреть на закладке «Протоколы» (см п. 4.1.9.2). Если документ успешно прошел блокирующие контроли, то статус передачи документа – «Принят», бизнес-статус – «Введен». Документ, находящийся в статусе «Принят», может быть переслан конечному получателю или отменен.

4.3.2.4. Выгрузка в учетную систему

Выгрузка в учетную систему осуществляется через транспортный модуль СУФД на уровне УФК или ЦАФК.

Для отправки на уровень УФК требуется:

– Для транзитного документа – нажать на кнопку ;

– Для созданного на АРМ документа – нажать на кнопку .

В случае успешной отправки документа его статус передачи изменяется на «Отправлен».

Если документ прошел необходимые проверки и выгружен в учетную систему, его статус передачи изменяется на «Экспортирован». Далее статус передачи автоматически изменяется в соответствии с квитанцией о загрузке/незагрузке, полученной из учетной системы:

– документ успешно загружен в учетную систему – статус передачи «Принят учетной системой» (далее получение бизнес-статусов от учетной системы);

– документ не был загружен в учетную систему – статус передачи «Не принят учетной системой» (конечный статус).

4.3.3. Доведение статусов передачи документа до отправителя

После отправки документа на АРМ-отправителе его статус передачи («Отправлен») последовательно изменяется в соответствии с состоянием документа на АРМ-получателе.

От АРМ-получателя доводятся следующие статусы передачи:

– Принят учетной системой.

– Не принят учетной системой.

В случае если документ доставляется через транзитные узлы, доставка статусов передачи осуществляется следующим образом: до отправителя и каждого из транзитных узлов доводятся статусы передачи на каждом последующем транзитном узле и получателе документа.

В списке документов отражаются статусы передачи, полученные от соседнего транзитного узла; на последнем транзитном узле отражаются статусы передачи, полученные от конечного получателя документа.

Для наглядности в таблице 5 приведен пример изменений статусов документа, движущегося по маршруту «ПБС (off-line) – ОФК (off-line) – УФК – учетная система на базе OEBS».

Таблица 5. Пример изменений статусов передачи документа

Источник