Номенклатура это простыми словами что такое простыми словами
Что такое номенклатура (дел, продукции) и что значит слово номенклатура в политике и биологии
Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Некоторые термины словно созданы, чтобы навевать уныние. Ну как бы: «Дружище, я смотрю тебе очень весело.
Тогда послушай, что такое номенклатура». Я обещаю, что расскажу об этом понятии так, чтобы читатель не травмировал себе челюсть, зевая от скуки.
Номенклатура — это.
Термин «номенклатура» родом из латинского языка. Там есть слово nomenclatura, которое переводится на русский как «список, роспись имён, перечень». Большой энциклопедический словарь приводит такое определение:
«Номенклатура – это совокупность названий, категорий и терминов, употребляемых в определенной области науки и техники для обозначения объектов».
Наиболее проработаны и обширны они в химии и биологии. Бывает географическая, товарная, астрономическая, медицинская номенклатуры.
Но область применения этого понятия не ограничивается наукой. Его используют в различных сферах жизни – от делопроизводства до политики (что это?).
Номенклатура дел
Практически в любом офисе хранится куча бумаг. Это могут быть договора с клиентами, бухгалтерская отчетность, приходные и расходные кассовые ордера, входящая и исходящая корреспонденция. Без организации системы учета и хранения бумаг, поиск нужного документа превращается в сложную задачу даже для экстрасенса.
Чтобы была возможность быстро найти конкретный документ в архиве, нужно заводить номенклатуру. Она позволяет систематизировать и организовать хранение документации, поддерживать порядок в документообороте (что это?).
Номенклатура дел – это список пронумерованных дел с указанием сроков хранения, составленный по определенным правилам.
Она бывает следующих видов:
Как выглядит номенклатура?
По факту, это таблица, включающая колонки:
Разработку и ведение номенклатуры обычно поручают человеку, ответственному за делопроизводство. Это может быть секретарь или начальник канцелярии.
Подробнее о том, как заводить номенклатуру:
Какое значение это имеет в компании
Номенклатура в биологии
В биологии используется биномиальная или бинарная номенклатура – способ присваивания двухсловного наименования растениям, животным, микроорганизмам.
Это делается с использованием биномена, состоящего из сочетания двух слов. Первое слово – это род, а второе – вид или видовой эпитет.
Есть несколько правил оформления биномена:
Несмотря на грозное название, с биномиальной номенклатурой мы сталкивались еще в школе.
Все слышали сочетание Homo Sapiens. Так вот, Homo – это род «человек», а sapiens – вид «разумный».
Золотистый стафилококк (главный виновник боли в горле) называется Staphylococcus aureus или сокращенно S.aureus. Грозного тираннозавра именуют Tyrannosaurus rex или T.rex.
Манера давать живым организмам многословные имена на латыни пошла еще в XVI веке от людей, которые занимались растениями. Но тогда не было порядка, и в такие названия пихали все, что видели. Например, растение могло именоваться Muscus capillaceus aphyllous capitulo crasso bivalve, что переводится как «волосистый мох без листьев с толстой двухстворчатой головкой».
Шведский ученый Карл Линней положил конец этому безумию, предложив лаконичную систему.
Номенклатура в политике
Представим гипотетического непотопляемого политика, меняющего должности как перчатки. Сегодня он мэр, завтра министр спорта, потом проворовался и куда-то пропал. Но вскоре появился вновь с новым назначением на должность директора какого-нибудь государственного завода. Народ вздыхает: «Понятное дело – номенклатура».
Так называют влиятельных людей, которые занимают высокие должности в политической и социальной системах страны. Это правящий класс, власть имущие, элита, опора государственного строя.
При чем тут номенклатура? Почему живого человека называют странным термином из документооборота и биологии? Чтобы понять это, придется заглянуть в прошлое нашей страны.
Советский союз (СССР) в самом начале своего существования нуждался в систематизированной структуре подбора кадров для управления страной на разных уровнях.
Поэтому в 1923 году Центральный комитет (ЦК) разработал и внедрил номенклатурные списки руководящих должностей. Эти списки содержали должности, назначение на которые происходило только через решение ЦК.
Номенклатура СССР включала в себя людей, которые занимали ключевые должности в промышленности, образовании, государственном управлении, сельском хозяйстве. Так сформировалась партийная элита, особый привилегированный круг, куда сложно попасть. Но если уж пробрался — жизнь удалась.
Параллельно формировался кадровый резерв — как скамейка запасных в футболе. Если основной участник по каким-то причинам вылетал из обоймы, его место занимал человек из резерва. Постепенно списки увеличивались, государственный аппарат рос и требовал все больше ресурсов. Элиты отдалялись от народа и пользовались правами и возможностями, которые были недоступны простым гражданам.
В более общем смысле номенклатура – это список должностных лиц, назначать которых может только вышестоящая инстанция.
Номенклатура продукции
Продуктовая номенклатура – это классифицированный перечень продукции, который производится отдельным предприятием или целой отраслью хозяйства.
Вот фабрика по производству йогуртов. Продуктовая сеть супермаркетов изучает ее список продуктов и выбирает, что именно возьмет на продажу.
Товарная номенклатура – это сгруппированный список товаров и услуг, предлагаемых конкретным продавцом.
Группы внутри номенклатуры называются ассортиментом продукции.
Покажу на примере. Магазин предлагает ассортиментные группы: кисломолочную продукцию, выпечку, алкоголь, продукты быстрого приготовления. Если взять все группы и сформировать из них список, то получится номенклатура.
Она играет важную роль в организации учета товаров и услуг. Современные программы позволяют вести учет продукции, контролировать товарные остатки и планировать закупки.
Допустим, у нас завод. Приходит контрагент и предлагает: «А продайте нам 4 тыс. деталей со сроком поставки до конца месяца». Мы смотрим: ага, вот эта конкретная продукция записана под кодом ДТ-4008. Сколько у нас на складе? Увы, не хватает, а выпустить нужное количество уже не успеем. Значит, нужно отсрочить дату поставки, иначе не сможем исполнить условия договора.
Номенклатура помогает победить хаос и привести учет в порядок. Если бы ее не было, нам пришлось бы идти на склад, перебирать все детали, искать нужные и вручную считать их количество.
Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru
Эта статья относится к рубрикам:
Комментарии и отзывы (1)
Складские остатки в любом случае приходится считать, ведь бумага не всегда отражает действительность. Никто не отменял пересортицу, брак, да и банальное воровство.
Устроился я в своё время работать на один склад, номенклатура товаров в программе у них была, а вот адреса хранения товаров отсутствовали. Можно себе представить, как мне было тяжело собирать заказы, на поиски нужных позиций уходило море времени.
Значение слова номенклатура
Словарь Ушакова
номенклат у ра, номенклатуры, жен. (лат. nomenclatura) (книж.). Совокупность употребляемых в какой-нибудь специальности названий. Номенклатура медицинская, географическая, телеграфная и т.д.
Политическая наука: Словарь-справочник
(лат. nomenclatura перечень, роспись имен)
2) перечень названий, система терминов, категорий, употребляемых в какой-либо отрасли науки, техники и пр. (напр., номенклатура товаров).
Современный экономический словарь. 1999
1) систематизированный перечень названий, материалов, производимых и продаваемых товаров и услуг;
2) расположенная по уровням важности, подчинения иерархическая система должностей, а также верхний уровень такой системы в аппарате управления.
Словарь лингвистических терминов
(лат. nomenclatura — роспись имен, перечень, список). Совокупность названий, употребляемых в какой-либо отрасли науки, производства и т. д. для обозначения объектов (в отличие от терминологии, содержащей также обозначения отвлеченных понятий и категорий). Номенклатура ботаники. Номенклатура предметов широкого потребления. Номенклатура кондитерских изделий. Номенклатура должностей.
Справочный Коммерческий Словарь (1926)
1) перечень названий всех предметов, описываемых в той или иной науке;
2) перечень товаров, составленный применительно к нуждам данной отрасли хозяйственной деятельности;
3) в бухгалтерии номенклатурой счетов называется перечисление всех счетов, открытых данным предприятием.
Словарь экономических терминов
1) систематизированный перечень названий, материалов, производимых и продаваемых товаров и услуг;
2) расположенная по уровням важности, подчинения иерархическая система должностей, а также верхний уровень такой системы в аппарате управления.
Толковый переводоведческий словарь
1. Совокупность специальных терминов-названий, употребляющихся в данной научной области.
2. Названия типичных объектов данной науки (в отличие от терминологии, включающей обозначение отвлеченных понятий и категорий).
3. Подробный перечень отдельных элементов наблюдения совокупности.
Тезаурус русской деловой лексики
Syn: список, перечень, регистр, собрание, коллекция, ассортимент
Энциклопедический словарь
Словарь Ожегова
НОМЕНКЛАТУРА, ы, ж.
1. Совокупность или перечень употребляемых в какойн. специальности названий, терминов. Географическая н. Н. лекарственных средств.
2. собир. Номенклатурные должностные лица, а также списки соответствующих должностей (разг.). Партийная н.
| прил. номенклатурный, ая, ое.
Словарь Ефремовой
Толковый словарь живого великорусского языка, Даль Владимир
ж. лат. собрание и объясненье условных названий и речений какой-либо науки. Философская, юридическая, ботаническая номенклатура, именословие.
Большая Советская Энциклопедия
(лат. nomenclatuга ≈ перечень, роспись имён),
Система абстрактных и условных символов, назначение которой дать максимально удобное с практической точки зрения средство для обозначения предметов.
Номенклатура
Номенклату́ра (лат. nomenclatura — перечень, роспись имён)
Содержание
Создание и утверждение научной номенклатуры
Номенклатуры разрабатывают соответствующие международные комитеты; затем их утверждают на международных съездах и конгрессах. Съезд принимает решение об издании соответствующих международных кодексов, имеющих силу законодательных документов. Международная номенклатура в каждом из научных направлений (химия, ботаника) в разных странах может использоваться в той или иной степени, с учетом национальных особенностей и традиций.
Примечания
См. также
Ссылки
 | Cписок значений слова или словосочетания со ссылками на соответствующие статьи. Если вы попали сюда из другой статьи Википедии, пожалуйста, вернитесь и уточните ссылку так, чтобы она указывала на статью. |
Полезное
Смотреть что такое «Номенклатура» в других словарях:
НОМЕНКЛАТУРА — (лат., от nomen имя). Совокупность названий предметов какой нибудь науки. Перечень названий предметов, без всяких объяснений. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. НОМЕНКЛАТУРА [лат. nomenclatura роспись… … Словарь иностранных слов русского языка
НОМЕНКЛАТУРА — (лат. nomenclatura – перечень, список) – сводка терминов, названий, осн. понятий, употребляемых в к. л. отрасли знания. В основе любой правильно построенной Н. всегда лежит определ. система классификации. Философская Энциклопедия. В 5 х т. М.:… … Философская энциклопедия
номенклатура — См … Словарь синонимов
Номенклатура — (nomenklatura) Формально термин относится к факту назначения на руководящие посты в советском государственном аппарате (от директора предприятия до министра) партийными органами по спискам (номенклатуре) подходящих кандидатов. В общем… … Политология. Словарь.
Номенклатура — (лат. nomenclature перечень, от nomen имя + calare созывать; англ. nomenclature) 1) систематизированный перечень материалов, конструкций и деталей, используемых на производстве, или товаров, в котором каждому наименованию предмета условно… … Энциклопедия права
НОМЕНКЛАТУРА — (латинское nomenclatura перечень, роспись имен), 1) перечень названий, система терминов, категорий, употребляемых в какой либо отрасли науки, техники и пр. (например, номенклатура товаров). 2) Номенклатурные кадры перечень руководящих должностей … Современная энциклопедия
НОМЕНКЛАТУРА — (лат. nomenclatura перечень роспись имен), 1) перечень названий, система терминов, категорий, употребляемых в какой либо отрасли науки, техники и пр. (напр., номенклатура товаров).2) Номенклатурные кадры перечень руководящих должностей,… … Большой Энциклопедический словарь
НОМЕНКЛАТУРА — НОМЕНКЛАТУРА, номенклатуры, жен. (лат. nomenclatura) (книжн.). Совокупность употребляемых в какой нибудь специальности названий. Номенклатура медицинская, географическая, телеграфная и т.д. Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935 1940 … Толковый словарь Ушакова
НОМЕНКЛАТУРА — жен., лат. собрание и объясненье условных названий и речений какой либо науки. Философская, юридическая, ботаническая номенклатура, именословие. Толковый словарь Даля. В.И. Даль. 1863 1866 … Толковый словарь Даля
номенклатура — ы, м. nomenclature <лат. nomenclatura букв. роспись имен. 1. Совокупность или перечень употребляемых в какой л. специальности названий, терминов. Ботаническая н. В них <минералах> надо было разобраться и прежде всего выработать общую… … Исторический словарь галлицизмов русского языка
Номенклатура — (латинское nomenclatura – перечень, роспись имен), 1) перечень названий, система терминов, категорий, употребляемых в какой либо отрасли науки, техники и пр. (например, номенклатура товаров). 2) Номенклатурные кадры – перечень руководящих… … Иллюстрированный энциклопедический словарь
Значение слова «номенклатура»
[От лат. nomenclatura — перечень, список]
Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
Научная номенклатура — совокупность названий, употребляемых в какой-либо отрасли науки для обозначения объектов изучения (в отличие от терминологии, содержащей также обозначения отвлечённых понятий и категорий); наиболее проработаны и обширны номенклатуры в биологии и химии.
Биноминальная номенклатура, или бинарная номенклатура, или биномиальная номенклатура — принятый в биологической систематике способ обозначения видов при помощи двухсловного названия (биномена), состоящего из сочетания двух названий: имени рода и имени вида.
Номенклатура ЮНЕСКО — система, разработанная ЮНЕСКО для классификации научных работ и диссертаций.
Номенклатура продукции — классифицированный перечень продукции, производимой отдельным предприятием или целой отраслью хозяйства.
Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности Таможенного союза — классифицированный товарный перечень для принятия классификационных решений в отношении сертификации, сборов и т. п.
Кадровая номенклатура — совокупность должностных лиц, назначение (утверждение) которых относится к компетенции вышестоящих органов.
Советская номенклатура — высший слой партийного, хозяйственного и военного руководства в СССР.
НОМЕНКЛАТУ’РА, ы, ж. [латин. nomenclatura] (книжн.). Совокупность употребляемых в какой-н. специальности названий. Н. медицинская, географическая, телеграфная и т. д.
Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
номенклату́ра
1. перечень названий, терминов, категорий, употребляемых в какой-либо отрасли науки, техники ◆ Прежде чем перейти к анализу некоторых из этих синдромов, необходимо описать общепринятую номенклатуру кариотипа человека. Ф. Фогель, А. Мотульски, «Генетика человека», 1990 г. ◆ В нём даются рекомендации по проведению видов геологической деятельности и унификации представления результатов: номенклатура видов исследования и их описание: географические и водные названия, терминология, используемый стиль языка, длина слов и предложений, грамматика и синтаксис языка; представление графических материалов: диаграмм, графиков, карт, оформление отчётов. В. А. Сиротюк, «Объекты стандартизации информационного обеспечения природопользования» // «Геоинформатика», 2003 г. (цитата из НКРЯ)
2. экон. перечень ассортиментных групп производственного или торгового предприятия ◆ «Мы активно ведём переговоры с Синарским трубным заводом, производящим непересекающуюся с нами номенклатуру. Василий Аузан, «Хотят ли русские В2В» // «Эксперт-Интернет», 2001 г. (цитата из НКРЯ) ◆ — В номенклатуру изделий прессового цеха № 2 входят шайбы, прокладки, различные вкладыши и так далее. Владимир Зубков, «Термический цех № 1 уходит» // «Уральский автомобиль», (Миасс), 2004 г. (цитата из НКРЯ)
3. перечень должностей ◆ Если прибавить к сделанной мною номенклатуре либеральных министров того самого фельдмаршала князя Барятинского, который не прочь был играть роль политического центра, но всё-таки с оттенками западного либерализма, то само собою разумеется, что перевес в среде правительственной партии либералов над консерваторами был несомненен. В. П. Мещерский, Мои воспоминания, 1897 г. (цитата из НКРЯ)
4. круг должностных лиц согласно номенклатуре [3] ◆ «Он был упразднён немногочисленной верхушкой руководителей и высшей номенклатурой по причинам, связанным в первую очередь с собственностью и властью». Максим Кузин, «Красные пути», Об альманахе «Красные холмы» // «Октябрь», 2001 г. (цитата из НКРЯ) ◆ В застойном 1982-м он «всплыл» уже как представитель советской номенклатуры: инструктор, заместитель, затем заворготделом исполкома Ленсовета. Александр Садчиков, «Партийный дестабилизатор», Александр Беспалов привёл «Единую Россию» к краху // «Известия», 2003 г. (цитата из НКРЯ)
5. ограниченный круг, подборка людей, предназначенный для занятия ограниченного набора должностей ◆ Так вдруг оказался в числе «работников номенклатуры». Александр Болдырев, «Осадная запись», (блокадный дневник), 1941–1948 гг. г. (цитата из НКРЯ) ◆ Ну, оступилась, сошла с Доски почёта, так что ж, навек она выпала из вашей номенклатуры? Г. Радов, «Злодей-трава», Огонёк г. // «1956» (цитата из НКРЯ)
6. полит. номенклатура [5], выделившаяся в социальную группу с ярко выраженными корпоративными интересами ◆ Номенклатура бессмертна до тех пор, пока она не будет обуздана новой, цивилизованной, по-настоящему рыночной экономикой. Андрей Колесников, Любовь Кизилова, Александр Садчиков, «Неистребимые и несокращаемые», Чиновничество в России было и остаётся политической силой // «Известия», 2001 г. (цитата из НКРЯ)
Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? Делопроизводство
Как оформлять дела в папки? Зачем нужна номенклатура и что вообще принято понимать под этим термином? Как хранить дела, папки и каким еще образом можно организовывать документацию на предприятии? В настоящее время делопроизводство – это такой комплекс задач, который требует систематического подхода и предельной аккуратности. О том, что такое номенклатура дел и для чего она предназначена, должны знать не только работники, ответственные за документооборот внутри компании, но и весь руководящий персонал, заинтересованный в подержании контроля над рабочими процессами организации.
Общая терминология
Рассматривая, что такое номенклатура дел, необходимо в первую очередь отметить, что этим термином принято обозначать такой метод систематизации, который предполагает формирование перечня заведенных внутри предприятия, учреждения дел. Для каждого из них четко прописываются сроки хранения, при этом ориентируются на правила, введенные в силу действующими законами нашей страны.
Теория и повседневность
Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения – в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.
Зачем это нужно?
Кому требуется знать, что такое номенклатура дел, как применять ее на практике? В первую очередь это лица, ответственные за организацию документооборота на предприятии, а также собственно руководитель учреждения, юридического лица. Номенклатура помогает быстро находить необходимый документ, если известна видовая принадлежность или содержание. Качество формирования, оформления номенклатуры дел определяет, насколько оперативно будет возможно работать с документацией в стенах учреждения. В настоящее время факт наличия номенклатуры установлен как обязательный для любого юридического лица, будь то учреждение или организация, предприятие.
На государственном уровне принята ЕГСД – это такая система, которая расписывает правила ведения документации. В приложениях к ней можно найти актуальный в настоящее время образец номенклатуры дел. Кроме того, такой единый государственный систематизированный источник информации собрал в себе все положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке и внедрении номенклатуры дел на год в учреждении, предприятии.
Особенности вопроса
В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.
Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.
Система как основа порядка
Любое современное предприятие нуждается в систематизации присутствующей документации, и именно номенклатура представляет собой такой классификационный справочник, который может решить проблемы организации. Это документ, где построчно указаны наименования всех дел предприятия, которые можно завести. Одновременно с этим четко прописано, как долго нужно хранить бумагу. Номенклатуру дел бухгалтерии, кадровой службы, предприятия в целом необходимо утверждать у его руководителя.
Основные цели введения номенклатуры
Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.
Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.
Индекс, система и базовая информация
Номенклатура дел официально декларирует, по какой системе необходимо индексировать дела. Эта информация актуальна при регистрационном учете, так как установленный номенклатурой индекс является элементом регистрационного номера, присваиваемого каждому отдельному документу на предприятии. Номенклатура представляет собой информативный справочник, позволяющий быстро проанализировать особенности структурной организации конкретного юридического лица.
Документация используется, когда необходимо сформировать опись дел. Это актуально для хранения бумаг, которым по закону установлены сроки более десятилетия, в том числе постоянное хранение. Это делает номенклатуру дел главным учетным документом, применяемым в отделах, ответственных за делопроизводство на предприятии.
Учет и дальнейшая разработка
Нередко номенклатура дел представляет собой наиболее удобный документ, через который реализуется на предприятии учетная система, позволяющая держать под контролем временные дела, то есть предназначенные для хранения в пределах десятилетия.
Еще одно важное назначение номенклатуры дел – это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации.
Как это выглядит?
Образец номенклатуры дел может выглядеть следующим образом.
При оформлении документации необходимо указывать свои наименования предприятия, отделов, для которых номенклатура вводится, а также актуальные даты.
Это важно!
Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры – это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.
Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.
Формы номенклатуры
В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.
Номенклатура принадлежит к категории плановой документации. В ней можно найти заголовки дел, предполагаемые для планирования, учета в разных направлениях активности, хозяйственной деятельности предприятия. Из номенклатуры видны функции, возложенные на компанию. Документ составляется на следующий год, поэтому в него необходимо закладывать не только имеющиеся возможности и нужды документооборота, но и планируемые в ближайшем будущем. Желательно, чтобы при составлении номенклатуры удалось довольно точно спрогнозировать нужды системы документооборота на предприятии на ближайшую пятилетку, хотя такое в нынешних сложных экономических условиях, вынуждающих предприятия подстраиваться, не всегда осуществимо.
Реальность и план
В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.
Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение – не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.
Специфика некоторых типов организаций
Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.
Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален – это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры – это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.