что можно оптимизировать в бухгалтерии
Как ускорить работу бухгалтера: три шага к максимальной эффективности
Как правило, бухгалтер уделяет работе с документами гораздо больше времени, чем среднестатистический офисный сотрудник. От того, насколько эффективно она выстроена, зависит многое: от скорости составления отчётности до производительности бизнес-процессов компании в целом. К тому же, без оптимизации это направление может формировать повышенные расходы.
По данным IDC, большинство организаций тратят на обработку и печать документов свыше 10% выручки.
Поэтому так важно использовать все доступные способы ликвидации узких мест в бумажном и электронном документообороте. Особенно сейчас, когда во многих компаниях бухгалтеры перешли на «удалёнку».
Лучше всего начать с рациональной организации рабочего места. Где бы оно ни находилось: дома или в офисе, каждый его элемент должен помогать вам решать задачи качественнее, быстрее и удобнее. Добиться этого помогут три важных шага: перераспределение времени, внедрение новых технологий и улучшение эргономики.
Шаг 1. Перераспределение времени
Начните с анализа рабочих процессов. Занесите в таблицу всё, на что вы тратите время в течение дня. Ничего не пропускайте — даже если кажется, что речь идёт о мелочах. Чем выше точность и детализация, тем большего вы сможете добиться от оптимизации в конечном итоге.
Используя заполненную таким образом таблицу, посчитайте, сколько времени у вас отнимают разные задачи, и выделите «рекордсменов». Особое внимание уделите потерям, которые напрямую не связаны с работой. Например, на ожидание, пока включается техника, и на устранение проблем, таких как перезагрузка зависающего компьютера, перепечатка зажёванных в принтере или испорченных документов.
Когда вы найдёте источники утечек времени, подумайте, что могло бы их устранить. Возникают ли проблемы с доступом к файлам и обмену данными из-за неудобного программного обеспечения? Насколько удачно необходимые функции распределены по разным устройствам? Например, пользоваться сканером и принтером по отдельности может быть менее удобно, чем многофункциональным устройством (МФУ), которое сразу и печатает, и сканирует, и копирует документы.
Возможно, такая проверка покажет, что пришло время поставить новое, более удобное, функциональное и производительное оборудование. Это потребует дополнительных вложений, но будьте уверены, что оптимизация окупит расходы.
Шаг 2. Внедрение новых технологий
Используйте технические решения, которые экономят время и ресурсы. Например, обратите внимание на облачные инструменты. С ними вы будете меньше зависеть от офисной инфраструктуры и сможете быстро решать любые задачи даже из дома.
Большую помощь бухгалтеру могут оказать и современные СЭД и CRM-системы с возможностью дистанционного подключения. Особенно, если они поддерживают нотификацию пользователей о появлении задач, добавлении документов и других событиях. Так вы не пропустите важные обновления в информационной системе компании.
Значительную долю в работе любого бухгалтера составляют повторяющиеся процессы. По возможности старайтесь их автоматизировать. В частности, это помогают сделать приложения для МФУ (обратите внимание, что их поддерживают далеко не все модели).
Например, с помощью специализированного приложения для печатных устройств на платформе Xerox ConnectKey можно автоматизировать выгрузку и печать расчётных листов, полностью снимая эту задачу с бухгалтера. Каждый сотрудник сможет самостоятельно выбрать на экране устройства расчётный период и получить лист со сведениями о своей заработной плате.
Если вам приходится оцифровывать пакеты товаросопроводительной или другой разнородной документации, приложение Scan&Split поможет не тратить время на распределение файлов в разные папки с сортировкой по контрагентам или другим признакам. Это решение автоматически разделяет пакеты документов на основе машинного распознавания штрихкодов.
Также можно «научить» МФУ распознавать данные в документах и сохранять их в структурированном виде. Например, с этим может помочь приложение ID OCR, которое избавит бухгалтера от ручного ввода информации из паспортов и удостоверений. В результате удастся не только сэкономить время, но и снизить риск ошибок.
При однотипных операциях сканирования, сохранения и пересылки документов увеличить скорость работы способна технология Visioneer OneTouch, встроенная в сканер.
Например, с ней можно одним нажатием кнопки отсканировать документы, сохранить их в необходимом формате, загрузить в облако и отправить по электронной почте.
Шаг 3. Улучшение эргономики
Чтобы поддерживать производительность труда на максимально высоком уровне, важно устранить источники раздражения и неудобства на рабочем месте. Предметы и устройства, которые вы регулярно используете, всегда должны быть под рукой, иначе поиск степлера или записной книжки может надолго отвлечь вас от действительно важных задач. К тому же лишние минуты, которые вы тратите на то, чтобы достать вещь, лежащую в неудачном месте, постепенно сложатся в потерянные часы рабочего времени.
Позаботьтесь о том, чтобы вас не отвлекал шум, поддерживайте комфортную температуру и сохраняйте удобное положение тела за столом. Не забывайте и о хорошем освещении, которое должно сочетаться с приятными для глаз настройками монитора. Тогда вы будете меньше уставать на работе и добиваться более высоких результатов.
Для повышения собственной эффективности бухгалтеру, да и любому другому сотруднику не обязательно проходить дорогостоящие тренинги. Внимательно изучите ваши рабочие процессы, распределите время и ресурсы более рационально, не бойтесь внедрять технологические новшества и создайте комфортную, хорошо продуманную среду, в которой ничто не будет отвлекать вас от главного. Тогда вы сможете успевать больше за меньшее время — как в офисе, так и на «удалёнке».
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Как сэкономить время бухгалтера и увеличить прибыль компании?
Кроме того, в таком состоянии бухгалтер решает только текущие задачи. Он не занимается вопросами перспективного планирования, налоговой оптимизацией, повышением квалификации, автоматизацией бухгалтерских процессов. Нет развития бухгалтерского учета в компании в соответствии с реалиями и требованиями современной ситуации.
В связи с такой ситуацией руководителям нужно детально разбираться, куда же уходит рабочее время бухгалтера?
На что бухгалтер тратит свое время?
Время может напрасно тратиться в таких ситуациях:
Рутинные процессы требуют больших трудозатрат, если они выполняются вручную. На эту работу тратится большой объем рабочего времени бухгалтера, в то время как затраты можно автоматизировать, тем самым повысив производительность труда. Лучше один раз потратить ресурсы и автоматизировать процесс, чем тратить время бухгалтера и деньги на его оплату.
Во многих компаниях присутствие бухгалтера на всех совещаниях без исключения является обязательным, даже если он не принимает участие в обсуждениях и не решает вопросы. Гораздо выгоднее, если сотрудник будет присутствовать только на тех совещаниях, где он действительно необходим, и без него невозможно решить какие-то задачи. Если вдруг возникнет ситуация, что все же нужно узнать мнение бухгалтера, ему всегда можно просто позвонить или пригласить на беседу.
Бухгалтерский учет строится на документации, а потому бухгалтеру нужно обязательно их собрать. Но иногда сотрудники, не понимая это, задерживают и не представляют документы, например, договоры, акты, авансовые отчеты, счета, табели и т.д. Зачастую время тратится просто на то, чтобы несколько раз позвонить сотруднику и напомнить о необходимости сдачи документов в бухгалтерию.
Если документы составляют другие сотрудники, то бухгалтер перепроверяет за ними работу для исключения в последующем ошибок в учете. Когда в документации обнаруживаются ошибки, бухгалтеру нужно либо самостоятельно их исправить, либо заставить сотрудника сделать это.
Зачастую бухгалтерам приходится отвечать на множество вопросов о том, как составить тот или иной документ, причем они могут повторяться из раза в раз. Конечно, другие сотрудники не обязаны разбираться в бухгалтерском учете, но проще один раз обучить их составлять конкретные формы документов и не тратить каждый месяц на это время.
Например, автоматизацию можно настроить по таким процессам:
Настроив автоматический обмен документами с контрагентами и банками, компания сократит не только время выполнения операций, но и количество ошибок в них. Для этого можно использовать сервисы 1С:Сверка (для организации сверки с контрагентами) и 1С:ДиректБанк (для отправки документов в банк сразу из 1С);
Перед тем, как оформить взаимоотношения с новым контрагентом, компания тщательно его проверяет, чтобы потом не отвечать перед налоговой инспекцией за «недостаточную осмотрительность». Проверка может затянуться на несколько дней, а чтобы не терять времени, лучше воспользоваться сервисом 1С: Контрагент;
Совет! Это только несколько способов внедрения автоматизации бухгалтерских процессов. Получите весь комплекс сервисов для поддержки программ 1С по фиксированной цене от крупнейшего центра 1С в России. Нам доверяют более 44 000 компаний!
Неочевидные способы поиска свободного времени бухгалтера
Найти свободное время бухгалтера можно не только при помощи автоматизации бухгалтерского учета. К примеру, действенными способами является изменение правил работы не только бухгалтеров, но и других сотрудников:
Принять несколько новых решений по вопросам организации работы, к примеру, снять с бухгалтера обязанность присутствовать на каждом совещании, разработать инструкции для сотрудников по заполнению первичной бухгалтерской документации и отчетных форм, ввести показатели эффективности и премирования за успешное выполнение работы;
Организовать работу с бумажными документами таким образом, чтобы исключить обязанность бухгалтера каждый раз требовать их с других сотрудников, например, завести журнал сдачи первичной документации, назначить ответственных лиц и сроки сдачи документов в бухгалтерию, ввести штрафные санкции за нарушение порядка работы с первичкой, по максимуму охватить все участки электронным документооборотом;
Некоторые руководители приняли решение использовать облачную 1С, поскольку она позволяет бухгалтеру работать в программе, даже не находясь на рабочем месте, например, при ожидании приема в ПФР или налоговой инспекции. Кроме того, облачная 1С позволяет разграничить права доступа к документам. Другие сотрудники, имея доступ к определенному участку учета, не смогут зайти в документы, не предназначенные для них. Техподдержка облачной 1С и консультанты оперативно и профессионально разбираются с любыми вопросами, возникающими в ходе работы программы, а потому бухгалтеру не нужно самостоятельно искать решение технических вопросов;
Важно! Ответственность по организации работы бухгалтера лежит не только на самом сотруднике, но и на его работодателе. Если есть признаки, что у бухгалтера совсем нет свободного времени, нужно проанализировать, на что оно расходуется, и принимать меры по изменению ситуации.
Остались вопросы или нужна помощь в автоматизации бизнес-процессов? Закажите консультацию наших специалистов!
Оптимизация работы бухгалтерии
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Многие процессы в компании можно усовершенствовать, чтобы повысить скорость и качество работы, а еще снизить затраты на нее. Расскажем в статье, как выделить бухгалтерский бизнес-процесс, описать его и найти способ оптимизации.
Зачем нужна оптимизация бизнес-процессов в бухгалтерии
Все текущие дела в компании можно разделить на бизнес-процессы. Например, производство, закупка материалов, продажи, работа бухгалтерии. Внутри каждого крупного направления можно выделить свои более мелкие бизнес-процессы. Например, внутри бухгалтерии есть обработка первичных документов, ведение учета, работа с сотрудниками, подготовка отчетности.
Оптимизация бизнес-процессов — это действия, которые помогают улучшить работу: сделать ее быстрее, качественнее, дешевле. В конечном счете компания с помощью оптимизации повышает прибыль и упрочняет свое положение на рынке. Поэтому оптимизация не должна стоить больше, чем бизнес сэкономит или дополнительно заработает благодаря ей.
Как выделить бизнес-процессы для оптимизации
Чтобы оптимизировать процесс, нужно понять, что мы хотим улучшить: снизить расходы или риски, экономить время сотрудников, поднять продажи. От этого зависят дальнейшие действия.
Чтобы понять бизнес-процесс и увидеть, как его можно улучшить, — его надо описать. Это отдельная важная задача, и описать его нужно так, как он выполняется на самом деле, без натяжек и пропусков. Это поможет увидеть «тонкие места» и возможности для улучшения. Сначала мы выбираем бизнес-процесс, затем прописываем шаги или рисуем блок-схему.
Что важно при описании бизнес-процессов:
Например, мы описываем процесс обработки первичных документов в бухгалтерии:
Что можно оптимизировать после описания процесса
Оптимизация подразумевает, что нам что-то не нравится в процессе и мы можем это исправить. Это может касаться разных шагов и разных сторон процесса.
Скорость. Менеджер медленно обрабатывает заявку, долго ждем материалов для производства, у нас большая очередь клиентов, которые ждут заказов.
Стоимость. Большие затраты на оборудование, зарплату, материалы. Мало заказов, и оборудование простаивает.
Отсутствие контроля. Непонятно, как справляются специалисты, все ли происходит в срок, как идет процесс и кто следит за качеством.
При анализе шагов бизнес-процесса важно понять, что вы хотите улучшить, а главное — как это выразить в цифрах. Здесь будет очень полезен сбор информации о времени, которые сотрудники тратят на свои задачи, стоимости их труда, стоимости оборудования, материалов и всего, что включено в процесс.
Например, мы видим, что в бизнес-процессе по обработке входящих первичных документов самый «проседающий» шаг — это ввод документов в систему учета. Бухгалтер делает это вручную, к началу каждого месяца в бухгалтерии копится пачка накладных, бухгалтер сидит в офисе до позднего вечера, приходится нанимать дополнительно приходящего помощника, который тоже вводит документы.
Если оценить весь процесс ввода первички из расчета, что он занимает до 70% времени бухгалтера, плюс оплата труда помощника, мы получим около 30 000 рублей в месяц. Эта сумма кажется нам большой, и мы хотим ее уменьшить. А еще хотим повысить лояльность бухгалтера, которому не нравится задерживаться на работе.
Как внедрять оптимизацию с пользой
Перестройка процессов требует времени, денег и сил, у любой оптимизации есть плюсы и минусы. Для бизнеса важно, чтобы эффект от перестройки был положительным: плюсов должно быть больше — экономии, перспектив для роста, удовлетворенности сотрудников.
При этом не всегда удается связать все бизнес-процессы в единую сеть, изучить и найти идеальное решение аналитическим путем. В бизнесе слишком много связей, изменение одного процесса влияет на все другие дела, прогнозировать изменения сложно.
Есть прагматичный и вполне бережный путь — маленькие эксперименты по оптимизации на отдельных участках. Для этого мы ставим скромную цель оптимизации, обозначаем ее в цифрах, проводим эксперимент и смотрим на его эффект. А еще оцениваем, как это повлияло на соседние бизнес-процессы.
Например, при обработке первички мы хотим сократить расходы с 30 000 рублей в месяц до 20 000 рублей. Мы понимаем, что это можно сделать благодаря автоматизации ввода документов. Ищем подходящую программу, которая умеет распознавать первичку и принимать электронные документы, подключаем ее на 2-3 месяца и измеряем результат. Положительная сторона здесь — экономия времени бухгалтера, отказ от услуг приходящего помощника. Отрицательная сторона — затраты на программу, необходимость обучить бухгалтера.
Проводим эксперимент и видим: ввод накладных ускорился в несколько раз, от приходящего помощника мы отказались. Теперь бухгалтер тратит на ввод первички в систему не 70% своего времени, а около 30%, значит денежные затраты на этот процесс теперь составляют около 10 000 рублей в месяц на оплату труда бухгалтера, плюс 1 500 рублей на оплату программы. Мы добились экономии почти в три раза, бухгалтер доволен. Влияние на соседние бизнес-процессы тоже есть: теперь у бухгалтера больше времени на другие участки учета. Результат эксперимента положительный.
Подключайте веб-сервис Контур.Бухгалтерия для оптимизации работы бухгалтера. Система распознает первичку, в ней есть электронный документооборот, простой учет, автоматический расчет налогов и зарплаты, автоформирование отчетов на основе данных учета с отправкой через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.
5 секретов быстрой и эффективной работы бухгалтера
Читатели Контур.Школы поделились личными секретами, которые помогают быстрее и эффективнее решать рабочие задачи и достигать результата. Секрет первый — добавьте немного волшебства в начале дня.
В одной из ежемесячных рассылок редакция Контур.Школы просила читателей поделиться секретом личной эффективности. В этой статье мы собрали самые интересные и полезные отзывы самых настоящих бухгалтеров-практиков.
Секрет 1. Мотивация, настрой и волшебный ритуал в начале дня
Утром важно «поймать волну». Наполнит позитивом ранняя тренировка, хорошая книга за завтраком или пешая прогулка до работы, если позволяет погода. И конечно же, чашечка ароматного кофе.
Наталия Баскакова: «Прихожу на работу на полчаса раньше, выпиваю чашечку эспрессо. Офис наполняется тонизирующим ароматом кофе. С улыбкой встречаю приходящих сотрудников, интересуюсь, как у них дела. И мы дружно решаем рабочие задачи!»
Бодрость и хорошее настроение дарит натуральный свежезаваренный кофе в умеренных количествах. Это все благодаря кофеину — алкалоиду, который влияет на процессы головного мозга, повышая физическую и умственную активность. Не зря кофеин используют в фармакологии как природный стимулятор.
Максимальный заряд энергии можно получить, сочетая любимый напиток с грейпфрутовым соком.
Чрезмерное употребление кофеина грозит нервным истощением, а растворимый кофе почти не оказывает тонизирующего эффекта. А вот кофе плюс классическая музыка — очень даже интересный вариант настроиться на эффективный день. Комментирует Мария Дубровская:
«Я прихожу на работу на 15-20 минут пораньше, хорошо проветриваю помещение, пока загружается компьютер, пью кофе и через телефон слушаю классическую музыку: Моцарта, Бетховена, Чайковского».
Совет: придумайте свой способ заряжаться энергией — кофе, любимая музыка, пять минут тишины или что-то еще. И пусть это будет ваш личный волшебный ритуал, который обязательно настроит на позитив.
Секрет 2. Планирование. Утром и всегда
«Четкое планирование», «точный план на день», «порядок в документах и планирование дня» — такие высказывания встретились в 90% ответов респондентов.
Бухгалтеры четко разделяют планирование на месяц, неделю и день. Крупные дела дробят на мелкие шаги и вписывают в план на день, как и учат мэтры тайм-менеджмента.
Грамотное распределение потоков срочных и плановых задач позволяет все успевать и не срывать сроки. И здесь мнения читателей разделились. Кто-то предпочитает разобраться с мелкими делами в начале дня, а уже после обеда с головой уйти в сложные крупные задачи, а кто-то — наоборот.
Екатерина Михайлина: «До обеда выполняю задачи более сложные и ответственные, те, которые требуют повышенного внимания и сосредоточенности, а уж после — текущие, рутинные. Если чувствую напряжение или усталость, могу поспать днем, ровно 26 минут, или выпить чашку чая/кофе».
Римма Федорова поделилась советом, как планировать задачи на месяц:
«Мне помогает визуализация. Я использую настенный календарь. Порядок действий таков. Первое: надо определить ключевые даты в месяце — дни сдачи отчетов, уплаты налогов, сроки обработки входящих и исходящих первичных документов. Крайний срок я отмечаю в календаре красным маркером — это напоминание. Второе: определить, сколько дней нужно, чтобы выполнить задачу. Работа в таком порядке дисциплинирует и помогает не пропустить сроки».
Секрет 3. Инструменты в помощь: волшебные тетради, приложения
Свои планы бухгалтеры предпочитают не держать в голове, а фиксировать на бумаге или в компьютере, ведь объем информации и без того велик.
Чаще всего перечень задач на день/неделю появляется в ежедневнике или тетрадке. Это очень удобно: так проще распределять нагрузку по дням и вписывать задачи. У многих к тому же срабатывает визуальная память: записала — значит, запомнила.
Любовь Титова: «У меня есть волшебная тетрадка, разлинованная на пять рабочих дней. В нее я вписываю ежедневные обязательные дела, чтобы не забыть, и дела, возникающие в течение рабочей недели. Сделала — вычеркнула. Сразу видно, как планировать свой день, что успеваю, что — нет и как все успеть».
Другие бухгалтеры активно используют компьютерные программы или мобильные приложения для планов, хранения информации и общения с коллегами.
Юлия Старкова: «Все незавершенные задачи храню в приложении Doit, а не в голове. Когда потенциальные задачи не раздирают мозг напополам, стресса меньше, кайфа от жизни больше. Повышается продуктивность, появляется умение справляться с делами без паники и суеты. Придерживаюсь основного принципа тайм-менеджмента: голова — не органайзер, ей думать надо. И чем быстрее и мобильнее образ жизни, тем удобнее должен быть планировщик, который примет на себя весь груз задач».
Эта позиция созвучна с точкой зрений Максима Дорофеева, тренера, специалиста по продуктивности. Он предлагает три простых правила обращения с информацией:
«Помните, мозг нужен, чтобы работать, а не чтобы хранить гигабайты ненужной в данный момент информации», — пишет в своей книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев.
Совет: заведите себе полезные инструменты-помощники: волшебную тетрадь, удобное приложение или что-то еще. Или поделитесь своим секретным инструментом в комментариях к этой статье. Нам и другим читателям интересно.
Секрет 4. Итоги дня: план/факт/снова план
Многие из респондентов отметили, что обязательно подводят итоги, смотрят, сколько из запланированного сделано, что осталось за бортом и почему.
Ирина Воронько: «Ежедневно в конце рабочего дня анализирую сделанное и составляю список на следующий день, в том числе вношу невыполненные задачи».
Часто к списку «сделать завтра» добавляются задачи, которые возникли незапланированно и остались нерешенными: сотрудник обратился за справкой 2-НДФЛ, директор просит подготовить отчет по дебиторке и пр. Интересную технику обработки таких вопросов предлагает Максим Дорофеев.
Метод «Вечерний гвоздодер»
Этот метод позволяет, с одной стороны, не отвлекаться на задачи, за которые нет возможности взяться прямо сейчас, а с другой — не потерять их в потоке информации и встроить в план на завтра.
Нерешенные вопросы тренер Максим Дорофеев сравнивает с гвоздями, которые застревают в мозгу, копятся и нервируют. Он рекомендует каждый вечер «выдирать гвозди»: когда будут решены все задачи, вспомнить прошедший день и назвать все «гвозди», которые скопились в голове. Как только они будут вписаны в план на следующий день/неделю, перестанут быть раздражающим фактором.
Совет: пробуйте разные методики тайм-менеджмента, выберите ту, которая подойдет вам лучше других. Быть может, вам понравится техника пустого инбокса Максима Дорофеева или удобно будет работать со «слонами» и «лягушками», о которых мы рассказывали в статье «Тайм-менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов».
Секрет 5. Опыт и саморазвитие. Непрерывно!
На вопрос «Что помогает вам быть эффективнее или быстрее решать рабочие задачи и достигать результата?» часть респондентов ответили, что это опыт, приемы и практики, которые вырабатывались годами и сегодня облегчают ежедневный труд.
Ольга Мельникова: «Рабочие процессы прописаны, стандартизированы, смежные профессии освоены, все мы универсальные солдаты с глубоким знанием своих и смежных обязанностей».
Ольга, как и многие другие респонденты, отметила значимость постоянного обучения и актуализации знаний. Рынок образовательных услуг сегодня предлагает программы как по профессиональным бухгалтерским темам, так по личностному развитию. А
Технологии удаленного доступа позволяют прослушать курс в удобное время без ущерба для работы и личной жизни.
Еще один интересный аспект озвучила Татьяна Глебушкина. Чтобы быть эффективным, важно понять, что вся ответственность лежит на тебе и ошибки — это ступень к развитию.
Татьяна Глебушкина: «Чем больше ответственности, тем больше контроль своей деятельности, жизни в целом. Не стоит обвинять кого-то в своих неудачах. Надо расценивать их как возможности профессионального роста. Не получилось — обязательно проанализировать почему, сделать выводы и выбрать другие действия. Если все делать одинаково, придешь к тому же результату. Хочешь изменить результат — измени свои действия».
Надеемся, опыт других бухгалтеров и советы экспертов будут полезны, и вы изобретете или усовершенствуете свой рецепт эффективности.
Придумывайте утренние ритуалы, планируйте дела и подводите итоги, используйте полезные инструменты и обязательно учитесь новому!