статус проекта что это

Управление проектами: как запустить и работать с проектом по шаблону

В первой части мы рассказали, зачем нужны продуктовые шаблоны и где они могут быть полезны. Сейчас практика: сделаем из шаблона новый проект и посмотрим, как это работает в жизни.

Создаем проект

Зайдём в Проекты и выберем «Создать по шаблону»:

Для быстрого доступа выводятся первые 10 шаблонов проектов. К остальным можно перейти по команде «Показать все…».

Создание проекта по шаблону полностью автоматическое — вы выбираете шаблон и получаете готовый проект с рассчитанным управляющим расписанием.

Изначально Плановая дата начала нового проекта — это текущая дата создания проекта. От неё рассчитываются все задачи в проекте в зависимости от длительности и смещения от даты старта. Но можно изменить плановую дату и все даты будут автоматически пересчитаны.

Свойства проекта

На закладке Реквизиты расположены основные свойства проекта: организация и подразделение, ответственный, клиент и контактное лицо (в случае внешнего проекта). Также здесь можно указать текущий этап.

Флаг «Отображать» в АРМ «Планирование ресурсов проектов» указывает, что данный проект будет виден в соответствующем АРМ у исполнителей

Какие могут быть статусы у проекта

У проекта могут быть такие статусы:

Все плановые даты внутри проекта можно менять, пока проект находится в статусе Планируется. Как только проект переходит в любой другой статус, даты фиксируются.

При переводе проекта в статус В работе плановые даты блокируются для изменения и отображается группа фактических дат, а также появляется Прогноз. Фактические даты не редактируются, они рассчитываются и корректируются на основании фактических дат задач и контрольных точек.

Для расчета Прогноза на текущий момент не используются какие‑либо статистические методы. По сути, это максимальная из плановых и фактических дат окончания задач и контрольных точек. Но даже это помогает понять, всё ли идёт по плану и какие сложности могут ждать проект в будущем.

Проект можно перевести в статус Завершен только после завершения или отмены всех задач и контрольных точек. В противном случае система предупредит о незавершенных задачах:

Расписание

Управляющее расписание представлено в двух режимах: Дерево и Диаграмма Ганта.

В обоих режимах доступно создание этапов, задач и контрольных точек проекта, открытие форм объектов, изменение основных свойств непосредственно в строке расписания, управление видимостью и порядком колонок. В режиме Дерево дополнительно доступно перетаскивание мышкой объектов из одной ветки в другую или в корень дерева этапов:

Пересчет дат работает так же, как у проекта в целом. Например, при сдвиге плановой даты начала на 5 дней плановая дата окончания тоже сдвигается на 5 дней. При уменьшении длительности уменьшается дата окончания. А указание фактической даты началапереводит запланированную задачу в статус В работе.

В режиме Диаграмма Ганта рядом с информацией по этапам и задачам выводится диаграмма, позволяющая визуально оценить ход проекта. Для каждой строки дерева этапов в диаграмме Ганта выводится два значения — плана и факта.

Ползунок Масштаб Ганта позволяет изменять масштаб диаграммы для удобства просмотра

Если какие‑то задачи оказываются просроченными, то на диаграмме Ганта они будут отображаться красным цветом. Также ответственные получат уведомления о просрочке.

Если нужно посмотреть сводную информацию по отчёту, можно зайти в Карточку проекта:

Контрольные точки проекта

Контрольные точки нужны для планирования и контроля конкретных действий сотрудников в рамках любого этапа проекта:

Для задачи и контрольной точки проекта доступны следующие cтатусы, такие же, как в Проекте:

Но в отличие от проекта, статус задач и контрольных точек недоступен для непосредственного изменения. Его изменение зависит от статуса проекта. Общее правило такое: проект важнее, чем точки и задачи, но проект нельзя завершить без закрытия или отмены всех задач.

Отражение задач и контрольных точек в календаре

Каждый участник проекта может увидеть в своём календаре задачи и контрольные точки по проекту. Для этого их нужно включить в списке объектов календаря:

В заголовке календарной записи отображается количество запланированных дней по задаче

Источник

Статус проекта что это

Рейтинг:

4.1. статус проектов

По особым поводам и в определенные сроки необходимо состав­ление докладов о проекте, которые давали бы подробную информацию о его ходе и продвижении, а также включали бы в себя возможности дальнейшего развития проекта. При этом доклад может быть состав­лен лицами, работающими непосредственно в рамках проекта, а затем переправлен по соответствующим адресам, или же в его составлении могут принимать участие лица, находящиеся за пределами проекта, что одновременно придаст докладу статус заключения и оценки. Как пра­вило, доклады о проекте составляются лицами, непосредственно в нем работающими, а затем в определенных промежутках времени предо­ставляются ими в руководящие инстанции для информации и проверки. В особенности это относится к докладу о состоянии (статусе) проекта и его завершении. При составлении нерегулярной информации для на­чальства в особых докладах следует сообщать о факторах неожидан­ного воздействия450.

Для информирования о действительных условиях, существующих в рамках проекта, доклады должны включать в себя следующие основ­ные сведения451:

титульный лист и основные данные, касающиеся проекта;

обозначение проекта, заказчик, номер заказа, вид договора; про­должительность выполнения заказа; объемзаказа:

статус доклада, дата составления доклада, лицо, составившее доклад;

описание конфигурации технической системы;

обзор предпринимаемых действий;

структурный план проекта;

интегрированный анализ сроков/затрат.

При составлении доклада о состоянии (статусе) проекта описан­ные выше основные элементы предоставляются в обобщенной и ясной форме. В обобщенной форме заинтересованным лицам дается возмож­ность непосредственного доступа к основной информации, а в подроб­ном изложении упоминавшиеся в обобщенном докладе основные со­ставляющие разбираются подробно.

Таким образом, возможно удовлетворение одновременно двух групп заинтересованных лиц: во-первых, тех, кому нужна информация только об основных тенденциях хода проекта, а во-вторых, тех, кому нужна подробная информация обо всех данных проекта. В докладе о со­стоянии (статусе) проекта сообщается и о достигнутой степени успеха, что позволяет заключить, насколько успешным будет окончательное завершение проекта. При этом статус проекта может обозначаться циф­ровыми, буквенными или буквенно-цифровыми кодами.

Например, статус проекта А говорит о том, что проект до сих пор проходил без каких-либо осложнений, статус проекта В сообщает о не­которых обнаруженных осложнениях, а статус проекта С означает наличие в проекте ряда серьезных проблем. Эти буквы могут быть до­полнены некоторыми специальными знаками, например (±), так что отсюда будет следовать, что статус проекта А указывает на вполне успешное его развитие с незначительным количеством возникших осложнений. Статус проекта С на момент составления доклада позво­ляет заключить о полной неудаче осуществляемого проекта. Значит, на каждом уровне статуса могут быть введены три отличительных призна­ка (А+, А, А-). Следовательно, возможна передача девяти различных статусов проекта. Для утверждения этих различий и получения объек­тивной и понятной картины хода проекта, которая включает в себя ряд ответвлений от основных критериев, таких как затраты, сроки, каче­ство, финансы, и тому подобное, необходимо проведение голосования в рамках предприятия.

Доклад о состоянии проекта должен включать в себя следующие элементы452 :

прогресс, достигнутый за время составления доклада;

сравнение заданных и фактических сроков;

сравнение заданных и фактических затрат;

анализ произошедших отклонений/обоснование;

ожидаемые последствия для проектного заказа.

При сообщении о прогрессе в осуществлении проекта за время составления доклада особое внимание следует обратить на искажение предоставляемой информации за счет синдрома 90\%, о котором уже упоминалось ранее.

Очевидно, что доклады о ходе проекта должны составляться не толь­ко его руководителями и сотрудниками и что через определенное время следует проводить проверки прогресса проекта, осуществлять которые должны лица, находящиеся за его рамками. При этом проверяющим для обработки предоставляется заданное структурное подразделение, кото­рое обеспечивало бы следование основным интересам заказчика. Кроме того, проверяющим даются так называемые terms of reference (TORs — сроки для выработки рекомендаций), которые наряду с обычной провер­кой планирования и осуществления проекта позволяли бы исследовать и другие особые вопросы, значимые для осуществления проекта.

Например, проверки прогресса проектов экономического сотруд­ничества могут подразделяться следующим образом453 :

Предварительные замечания относительно проекта.

краткое описание проекта;

краткая оценка планирования проекта;

Анализ и оценка планирования проекта:

исходное положение и планирование проекта;

анализ окружающих условий и предположений;

принятие во внимание основ технического сотрудничества и усло­вий партнера при планировании проекта;

анализ цели и возможности осуществления планирования проекта;

обобщенная оценка планирования проекта.

Анализ и оценка осуществления проекта:

сотрудничество с исполнителем проекта;

результаты сравнения заданных и фактических значений и анализ причин;

работы, выполненные партнером в рамках проекта;

обобщенная оценка осуществления проекта.

Дополнительные аспекты проверки прогресса в осуществлении проекта в соответствии с terms of reference:

работа с отдельными аспектами в соответствии с terms of reference.

рекомендации, связанные с проектом;

рекомендации для последующей работы.

время и план использования контроля прогресса проекта;

terms of reference.

Письменные доклады могут быть заменены совещаниями отно­сительно статуса проекта, в ходе которых следует воспроизводить информацию, касающуюся состояния проекта, причем делать это необходимо в форме, похожей на форму составления письменного доклада.

Содержание

Читать: Аннотация
Читать: Предисловие
Читать: I. аспекты работы в проектах
Читать: 1. деятельность людей впроежтах
Читать: 1.1. основы деятельности людей в проектах
Читать: 1.2. управление персоналом в рамках менеджмента проекта
Читать: 1.3. отношения 1 группах
Читать: 1.4. проектные команды — менеджмент команд
Читать: 1.5. требования к персоналу проекта
Читать: 2. конфликты в управлении проектами
Читать: 2.1. основы
Читать: 2.2. последствия конфликтов для управления проектами
Читать: 2.3. управление конфликтными ситуациями — менеджмент конфликтов
Читать: 3. менеджмент стрессов
Читать: 3.1. основы
Читать: 3.2. последствия стрессов
Читать: 3.3. управление стрессами (менеджмент стрессов)
Читать: 3.4. коммуникации в проектах
Читать: 4. отчетность и документация
Читать: 4.1. статус проектов
Читать: 4.2. документация проекта
Читать: 4.3. презентация проекта
Читать: 5. мониторинг и оценка проектов
Читать: 6. факторы и правила достижения успеха в менеджменте проектов
Читать: 6.1. общие замечания о факторах успеха
Читать: 6.2. определение успеха и неудачи проекта
Читать: 6.3. практические действия для успеха проекта
Читать: 6.4. рекомендации, вытекающие из анализа критических факторов успеха проекта
Читать: ІІ. особые темы в менеджменте проектов
Читать: 1. стратегический менеджмент проектов
Читать: 1.1. определение стратегии
Читать: 1.2. взаимозависимость между стратегией и проектами
Читать: 1.3. формирование проектных портфелей
Читать: 2. маркетинг проектов
Читать: 2.1. общие сведения
Читать: 2.2. внешний маркетинг проектов
Читать: 3. международный менеджмент проектов — межкультурный менеджмент проектов
Читать: 3.1. основные понятия
Читать: 3.2. конкретное описание международных культур
Читать: 3.3. выбор межкультурных условий
Читать: 3.4. воздействие межкультурного контекста на проект
Читать: 3.5. примеры из управления международными и межкультурными проектами
Читать: 4. использование про г раммког о обеспечения персоьлльчых компьютеров в менеджменте проектов
Читать: Указатель использованной литер ату ры ко ii тому

Источник

Отчет о статусе проекта

Отчет о статусе проекта? Я впервые столкнулся с этим понятием в 2005 году. Мне предстояло до конца дня подготовить такой документ по проекту “Разработка какого-то web-магазина”. Цели этой заметки – донести преимущества регулярной отчетности, описать критерии «хорошего» отчета о статусе проекта, а также поделиться примерами отчетов и их шаблонов.

Кому и для чего нужен отчет о статусе проекта?

Руководитель проекта

Во-первых, что бы там ни говорили, но подготовка отчета побуждает руководителя к регулярной оценке своего проекта и себя как его «рулевого». Дисциплинирует, иначе говоря. Если в отчете в разделе «Полученные результаты» или «Новости по проекту» написать нечего, то, согласитесь, любой ответственный менеджер почувствует себя несколько неуютно.

Во-вторых, правильно составленный отчет помогает менеджеру проекта в управлении своей командой и Заказчиком (об этом ниже). Как минимум, отчет сообщает Заказчику и команде проекта, что проект «живет», в нем ведется работа и заняты конкретные сотрудники. Вот фрагменты разделов, которые заполняет управляющий проектом.

Заказчик проекта

Зачем отчет Заказчику? Для Заказчика отчет о статусе проекта – это способ быть в курсе проекта, не погружаясь в детали. Читать переписку, протоколы и пр. документацию мои Заказчики не всегда хотят – времени не хватает. Однако, все они с желанием читают краткую сводку по проекту.

Член команды проекта

Каждый участник проекта получает из отчета две вещи: что происходит вне его области задач (в других группах, например) и какие задачи стоят перед ним на следующий период. Общий статус проекта также полезен, если мотивация его участников является коллективной и связана с общим сроком завершения проекта.

Сотрудники компании

Несмотря на то, что эта группа может и не принимать участие в проекте напрямую, часто бывает так, что в ней бывают «скрытые стейкхолдеры». Например, проект предусматривает ребрендинг компании и последующую смену спецодежды сотрудников. Директор по персоналу не входит в команду этого проекта, однако хочет знать, с какого квартала нужно заложить в бюджет смену рабочей одежды.

Пример отчета о статусе портфеля проектов, подготовленного Проектным офисом

Что такое «хороший» отчет?

Хороший отчет должен отражать:

Какие еще разделы могут быть в отчете?

Список разделов в отчете о статусе проекта может быть большим, выбирайте то, что вам потребуется.

Еще несколько правил хорошего отчета:

Задавайте вопросы в комментариях. Возможно, у меня есть в копилке отчеты и шаблоны, которые вам именно сейчас.

Несколько примеров отчетов о статусе проекта, которые можно скачать

Источник

5 советов для хорошего отчёта о статусе проекта

09 Апр 2015

Любой компании, малой или крупной, необходимы чёткие коммуникации между сотрудниками и подразделениями. Сотрудники работают над разными задачами и возможность быстро оповещать заинтересованных лиц о статусе частей проекта и проекта в целом просто необходима.

Приложения для управления проектами, вроде Trello и Basecamp облегчают задачу, но иногда возникает необходимость написать простой отчёт о статусе. Возможно этого захочет ваш руководитель, или необходимо получить или сохранить поддержку заинтересованного лица, или же просто коллегам требуется больше информации.

В этом руководстве будут рассмотрены 5 советов для написания качественного отчёта о статусе проекта. Он может принимать форму информационного электронного письма или формального отчёта – и к каждой возможной форме применимы нижеописанные рекомендации.

Из советов Вы узнаете, что нужно сделать, чтобы организовать ключевые идеи и ясно их изложить, а также избежать основных ошибок.

1. Задавайте вопросы

Такой совет может показаться странным, ведь, в конце концов, задача отчёта предоставлять информацию, а не запрашивать её. Но на самом деле задавать вопросы просто необходимо.

Чтобы добиться максимального эффекта от отчёта, необходимо понять для кого пишется отчёт и что эти люди хотят знать. Это поможет сделать отчёт более кратким и сконцентрироваться на том, что будет интересно адресату. Например, если необходимо написать отчёт о статусе добавления новых функций на сайте компании для менеджера, то сначала нужно выяснить его ожидания.

Почему это функция важна? Какие ожидаются результаты? Насколько подробно стоит излагать информацию? Что критично, а чем можно пренебречь?

Вероятнее всего, руководителю интереснее знать, как это повлияет на продажи и сколько это стоило, а вот технологическую часть стоит оставить специалистам. Будет ли это начало более крупного проекта по улучшению сайта и взаимодействию с клиентами в сети или же просто единичная инициатива? Важно понимать ожидания и предысторию.

Возможно требования и ожидания уже Вам известны. Или кажется, что известны. Если есть сомнения – спрашивайте прямо. Чем больше ясности будет в начале написания отчёта, тем легче будет происходить процесс.

Так же стоит выяснить, какую форму предпочитает потенциальный получатель отчёта. Большинство компаний имеют свои стандарты отчётности, что упрощает задачу. Кто-то использует специализированные программные продукты, вроде StatusPath или Reportify. Но если всё же таких стандартов нет, лучше выяснить хотя бы примерную форму и размер этого отчёта.

2. Фокусируйтесь на результатах, а не действиях

Во время написания отчёта о статусе возникает естественное желание описать в нём всё, что было сделано по объекту отчёта. Однако делать этого не стоит. Такой подход ведёт к простому перечислению совершённых действий. Это может казаться важным Вам, но не иметь никакого значения для Вашего руководства.

Например, при запуске нового функционала на сайте приходилось проводить встречи и переговоры с подрядчиком, решать технические и организационные задачи. И как бы ни хотелось рассказать об этом руководству – это не то, что он хочет услышать. Это будет пустая трата его и вашего времени. Оно просто того не стоит. Вместо этого расскажите о том, какие преимущества даёт эта функция, какие могут быть эффекты. Лучше всего снабдить отчёт какими-нибудь данными и графиками. Если есть первые результаты или прогнозы – приложите их.

3. Ключевые элементы

Несмотря на то, что у каждой компании есть свои стандарты отчётов, есть ключевые элементы, которые должны входить в каждый из них.

Общая информация. В самом начале отчёта стоит дать общую информацию о проекте и его нынешнем состоянии. Буквально несколько предложений или тезисов. Возможно у руководства не будет времени читать дальше этого пункта, но они уже смогут получить определённую информацию. На каком этапе находится проект? Какой следующий? Есть ли серьёзные проблемы?

Прогресс по контрольным точкам. Если проект тщательно распланирован, то вероятнее всего в плане указаны даты начала и окончания конкретных операций по проекту. Их стоит включить в отчёт, а так же указать, насколько проект укладывается в эти сроки. Если какие-то задачи ещё находятся в процессе выполнения, можно указать их готовность в процентном отношении.

В зависимости от того, насколько подробную информацию требует адресат, варьируется и степень детализации плана. Это может быть как позадачный отчёт о выполнении, так и только основные контрольные точки.

Ключевые проблемы. Даже при качественном планировании большинство проектов встречают проблемы на своём пути. Возникает соблазн приуменьшить их количество или значимость, особенно если отчёт предназначен лицу, серьёзно заинтересованному в успехе проекта. Но необходимо чётко обозначить эти проблемы по следующим причинам:

Ближайшие шаги. Если в отчёте говорить о проблемах, нужно попытаться предложить решения. Для каждой проблемы, упоминаемой в отчёте, должны быть описаны шаги, которые планируется предпринять. Даже если в отчёте Вы просите поддержки или содействия, предложите хотя бы набросок плана.

Так же стоит упомянуть о запланированных задачах. Например, что планируется сделать до следующего отчёта? Какая следующая веха в проекте. Из отчёта должно быть понятно, куда движется проект.

Простой график способен красноречивее рассказать о статусе проекта, чем несколько страниц текста. Можно найти подходящий инструмент визуализации для любого вида информации. Например:

5. Будьте лаконичны

Если стандарты компании не требуют определённого объёма для отчёта, то отчёт нужно сделать как можно более кратким. Поставьте себя на место читающего – его цель получить представление о ходе проекта как можно быстрее.

Если от Вас потребуется дополнительная информация – будьте к этому готовы. За кратким отчётом должен быть большой объём информации по проекту. Структурируйте её заранее, на случай если у читателя возникнут вопросы.

Часто отчёты о статусе представляются перед совещаниями или непосредственно на них. Естественно нужно быть готовым к тому, что Ваш отчёт вызовет вопросы по поводу проекта. Попытайтесь понять, что именно может вызвать интерес у аудитории и подготовьте материалы и ответы заранее. Даже если они не понадобятся, Вы будете чувствовать себя увереннее.

Если отчёт отправляется по электронной почте, эти дополнительные материалы по потенциально интересным вопросам можно прикрепить к отчёту отдельным файлом, указав, какая там содержится информация. Если будет время и необходимость – адресат с ней ознакомится. Или же можно просто указать, что эта информация у Вас есть и можно обратиться за ней.

Пример.

Ниже можно увидеть очень краткий пример отчёта о статусе проекта, сделанный по описанным правилам. Используйте его в качестве памятки по основным разделам. И помните основные правила:

Источник