срок хранения дмн что это

Срок хранения дмн что значит?

Что значит срок хранения дела Дмн?

Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение.

Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие.

Что такое Эпк в делопроизводстве?

Хранение документов Аббревиатура «ЭПК» – это экспертно-проверочная комиссия архивного органа, которое и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении.

Сколько лет хранятся документы временного хранения?

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Кем утверждается номенклатура дел организации?

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

Что такое Дмн?

— «до минования надобности» (ДМН) — это означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяет сама организация, но не менее 1 года; После согласования номенклатуры дел структурные подразделения организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Что такое Эпк?

Сроки хранения управленческих документов Кроме того, в отдельных случаях сроки управленческих документов определяются решением ЭПК – экспертно-проверочной комиссии. Это значит, что такие документы могут иметь научно-историческое значение.

Что значит срок хранения постоянно?

Постоянный срок хранения означает, что документ будет храниться столько, сколько «жива» организация. «Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее десяти лет».11 окт. 2016 г.

Что входит в оперативное хранение документов?

Оперативное хранение документов и формирование дел Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Как утверждается номенклатура дел?

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.28 дек. 2015 г.

Как систематизируются документы в номенклатуре дел?

Номенклатура дел — основной учетный документ в Отделе Делопроизводства и структурных подразделениях, которая составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел, позволяет сгруппировать исполненные документы в дела, СИСТЕМАТИЗИРОВАТЬ ДЕЛА ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ и является основой для составления описей и актов на 25 сент. 2010 г.

Что такое номенклатуры?

«Номенклатура – это совокупность названий, категорий и терминов, употребляемых в определенной области науки и техники для обозначения объектов». Наиболее проработаны и обширны они в химии и биологии. Бывает географическая, товарная, астрономическая, медицинская номенклатуры.25 июн. 2019 г.

В чем есть Дгк и Эпк?

Наиболее важными омега-3-полиненасыщенными жирными кислотами являются альфа-линоленовая кислота (АЛК), эйкозапентаеновая кислота (ЭПК) и докозагексаеновая кислота (ДГК). Эти реакции, однако, замедляются в присутствии омега-6-жирных кислот.

Что такое индекс дела?

индекс дела — номер дела Цифровое и/или буквенно цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами Синонимы номер… …

Что такое номенклатура товаров?

Номенклатура Товаров — совокупность всех ассортиментных групп товаров и товарных единиц, предлагаемых данным продавцом или производителем. Словарь бизнес терминов. Академик.ру.

Что такое номенклатура по географии?

Географическая номенклатура представляет собой список необходимых для изучения географических объектов. Ее изучение заключается в запоминании названий, местоположения и взаимного расположения данных объектов.

Что такое номенклатура в бухгалтерии?

Номенклатура бухгалтерских счетов систематизированный перечень счетов бухгалтерского учёта, в котором указывается содержание и название каждого счёта в соответствии с его назначением. План счетов бухгалтерского учёта для колхозов утверждается ЦСУ СССР.

Источник

Срок хранения дмн что это

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов:

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Табель форм документов, применяемых в организации:

а) по месту составления

б) в других организациях

Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения

(1) После утверждения

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

(1) После снятия с контроля

Списки адресов обязательной рассылки документов

(1) После замены новыми

Переписка о нарушении правил пересылки документов

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

Планы мероприятий по охране коммерческой тайны в организации

(1) После замены новыми

Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации

(1) После снятия с учета

Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны)

(1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям

Целевые программы, концепции информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним

Паспорта информатизации организации

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий

Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении автоматизированных систем и программных продуктов

(1) После истечения срока действия договора

Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения

Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

Программные продукты (комплексы)

Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу

Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети

(1) После замены новыми

Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Договоры, соглашения об информационном обмене

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации

Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники

Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации

(1) После замены новыми

Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию

Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией

Перечни работ по резервному копированию информации

Журналы учета машинных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией

Журналы поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов

Сертификаты ключа подписи

(1) В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей

Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи

(1) После аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности

Единый государственный реестр сертификатов ключей подписи

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

Реестры сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Регламенты работы (взаимодействия) удостоверяющих центров:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о сертификатах ключа подписи

Реестры должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра

Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи

Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи

Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

а) постоянного хранения (утвержденные)

б) по личному составу

в) временного хранения

(ЭК) сводного годового раздела описи

(3) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации

(4) После уничтожения дел

(1) После замены новыми

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства (1)

(2) После истечения срока действия договора

Заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой организации; ликвидируемой организации

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

Отчеты, справки об объеме документооборота в организации

Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:

(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности

государственный, муниципальный архив, если могут

б) распорядительных документов по личному составу (2)

быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности

г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью

д) контроля исполнения документов

е) обращений граждан

ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

з) фотофонодокументов, видеодокументов

и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов

Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:

(1) После возвращения всех дел

а) приема посетителей

б) рассылки документов

в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях

г) бланков строгой отчетности

д) машинописных, компьютерных, копировальных работ

е) выдачи дел во временное пользование

ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности

Книги, журналы учета:

(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии)

а) электронных носителей

б) выдачи электронных дисков

г) ключевых носителей

д) сертификатов электронных цифровых подписей

(2) После замены пароля

е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации

(3) После замены ключа

ж) копирования баз данных

До минования надобности

з) технических средств защиты

Книги, журналы учета:

(1) После снятия грифа ограничения

а) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера

б) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера

Источник

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

Инструкция
по применению Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций,
с указанием сроков их хранения

I. Общие положения

1.1. Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Инструкция) разработана в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239), и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Инструкция устанавливает порядок применения Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень) и предназначена для использования в практике работы экспертных комиссий, делопроизводственных и архивных служб государственных органов, органов местного самоуправления, организаций (далее – организации), а также экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, государственных и муниципальных архивов, научных организаций, включенных в Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. № 808 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 1, ст. 266; 2019, № 10, ст. 981).

II. Назначение Перечня

2.1. Перечень является нормативным правовым актом, устанавливающим сроки хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, на основе требований действующего законодательства, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности.

2.2. Перечень включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

III. Структура Перечня

3.1. Перечень содержит 12 разделов:

3.1.1. Первый раздел «Организация системы управления» содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности, управление и распоряжение имуществом, осуществление функции контроля, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы по внедрению информационных технологий.

3.1.2. Второй раздел «Планирование деятельности» содержит документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования и отчетности о выполнении планов, ценообразования, а также документы, образующиеся в деятельности организации при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, закупок отдельными видами юридических лиц; документы, необходимые для получения грантов.

3.1.3. Третий раздел «Финансирование, кредитование деятельности» содержит документы по формированию бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении всех направлений деятельности организации, финансовой отчетности; документы по кредитам и задолженностям организации.

3.1.4. Четвертый раздел «Учет и отчетность» включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества.

3.1.5. Пятый раздел «Международное сотрудничество» включает документы об организации и осуществлении сотрудничества в различных сферах деятельности, об участии в работе международных организаций (объединений).

3.1.6. Шестой раздел «Информационная деятельность» содержит документы об информационной деятельности, об участии в выставках, ярмарках, презентациях.

3.1.7. Седьмой раздел «Трудовые отношения» содержит документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, тарификации, оплате труда, а также документы по улучшению условий и охране труда.

3.1.8. Восьмой раздел «Кадровое обеспечение» содержит документы по приему, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, кадровому учету, противодействию коррупции, аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации, награждению.

3.1.9. Девятый раздел «Материально-техническое обеспечение деятельности» включает документы, образующиеся в ходе обеспечения организации необходимыми материалами (сырьем), оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей.

3.1.10. Десятый раздел «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности» содержит документы по административному и хозяйственному обслуживанию организации: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению.

3.1.11. Одиннадцатый раздел «Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций» содержит документы по организации охраны, пропускного режима, организации антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций.

3.1.12. Двенадцатый раздел «Социально-бытовые вопросы» содержит документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальным услугам.

3.2. Отдельные разделы Перечня имеют подразделы, позволяющие дополнительно систематизировать статьи внутри разделов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены, как правило, по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. В ряде случаев используется тематический принцип систематизации документов внутри разделов (подразделов).

3.3. Перечень имеет 4 графы. В графе № 1 Перечня указаны номера статей (статьям присвоена единая сквозная нумерация), в графе № 2 приведены наименования видов документов, в графе № 3 указаны сроки хранения документов, в графе № 4 приведены примечания к статьям (при наличии).

3.4. Статьи Перечня, в основном, имеют обобщенные формулировки, такие как «документы», «переписка», «дела». При использовании обобщенных формулировок в скобках раскрываются наименования основных видов документов по данному вопросу. В ряде статей Перечня указаны отдельные виды документов, такие как «приказы», «решения», «планы», «отчеты», «протоколы», «договоры».

3.5. Примечания к статьям Перечня комментируют и уточняют сроки хранения документов и порядок их исчисления.

3.6. К Перечню составлен «Указатель», в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

IV. Определение сроков хранения документов

4.1. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

4.2. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

4.3. Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

4.4. Срок хранения «Постоянно» (Постоянно), установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:

15 лет для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;

10 лет для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации;

5 лет для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения «Постоянно» в соответствующие архивы в сроки, определенные договором.

Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.

4.5. Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.6. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

4.7. Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

4.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

4.9. Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

4.10. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

4.11. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

V. Порядок применения Перечня

5.1. Перечень используется федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации, органами местного самоуправления при подготовке ими перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций, а также всеми организациями при разработке индивидуальных номенклатур дел.

5.2. При разработке вышеуказанных перечней документов используется структура Перечня, видовой состав документов, отраженный в его статьях, сроки хранения документов. Сроки хранения документов в перечнях не могут быть ниже тех сроков, которые установлены Перечнем для документов того же вида.

5.3. При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня. При наличии других перечней, типовых или примерных номенклатур дел дается ссылка на соответствующий перечень (номенклатуру).

5.4. Документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии.

Источник