спецификация что это в бухгалтерии
Форма ТОРГ-10. Спецификация
Перечень товаров, который подготовили для реализации, с указанием их названия, количественных данных, типов упаковки, массы, называется спецификацией. Законодательство для такого документа разработало форму ТОРГ-10. Разберемся, как работать с бланком и вносить в него данные.
О работе с формой ТОРГ-10
Данный документ оформляется для неотфактурованной партии товара, который подготовили для дальнейшей перевозки. Обычно это такой товар, который упакован в бочки или ящики. Документ содержит данные о количестве мест товара, по каждому месту отмечают количество и массу.
Спецификация по форме ТОРГ-10 — это документ первичного бухгалтерского учета. Заполнение бумаги, как и упаковывание товара, ложится на плечи кладовщика или другого материально ответственного лица. Подписывают спецификацию кладовщик и водитель (экспедитор) при получении товара. Покупатель с помощью спецификации сверяет полученный груз с числящимся в ней.
К сведению! Документ нужно составлять в двух экземплярах. Первый совместно с счетом-фактурой отправляется к заказчику, а второй остается у материально ответственного лица.
В спецификации не допускаются исправления. Если таковые были допущены, то требуется взять новый бланк для заполнения. Данные нужно указывать цифрами или прописью (там, где это надо). Если не соблюдать правила заполнения, то документ не будет считаться действительным.
Совместно со спецификацией заполняют упаковочный ярлык по форме ТОРГ-9 — в нем содержатся сведения о товаре каждого отдельного места.
С какими документами передается покупателю ТОРГ-10:
Заполняем форму ТОРГ-10
В шапке документа необходимо указать такие сведения:
Далее следует основная часть. Она представлена таблицей. Что требуется в ней отметить:
Нужно не забыть подвести итоги в конце таблицы по страницам и всему документу.
После таблицы прописью указывают количество товара, массу брутто, массу тары. Расписываются материально ответственное лицо, водитель и экспедитор.
О форме ТОРГ-10
Это унифицированная форма. Ее утвердил Госкомстат постановлением от 25 декабря 1998 года №132. С начала 2013 года все разработанные государством формы перестали быть обязательными. То есть компании теперь могут работать с теми бланками, какие им наиболее удобны: разработанные самостоятельно или унифицированные (п. 4 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Главное, свое решение утвердить в учетной политике компании. Делается это изданием приказа руководства.
Первичный учетный документ должен иметь определенные реквизиты. Если компания сама разрабатывает бланк, то нужно это учесть. Весь список реквизитов опубликован в п. 2 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ.
Спецификация на поставку товара
Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Зачем нужна спецификация
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Сколько спецификаций может быть к одному договору
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Как составить спецификацию, образец
На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В «шапку» спецификации следует внести:
Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:
При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.
Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
На что обратить внимание при оформлении спецификации
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
Можно ли вносить изменения
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Как, где и сколько времени хранить документ
Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.
Как передать спецификацию партнеру
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
Как создать спецификацию в 1С 8.3 Бухгалтерия
Спецификация в 1С 8.3 Бухгалтерия — инструмент, который существенно облегчает операции по оформлению производства продукции. Она представляет собой перечень материалов, из которых производится тот или иной продукт.
В статье разберем, как сделать спецификацию в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Спецификация в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
Спецификация в 1С 8.3 — где находится? Есть несколько способов ее создания, рассмотрим их по порядку.
Создание спецификации из карточки номенклатуры
Вариант 1. Если ни одной спецификации на продукт еще не создано, перейдите по ссылке Материалы — Заполнить и одним из способов заполните список требуемых материалов и их количество на указанный объем продукции.
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
По кнопке Ок эта спецификация сохранится в качестве основной (по умолчанию будет указываться во всех документах).
Вариант 2. Для создания более одной спецификации перейдите по ссылке Спецификации в карточке продукции.
Здесь можно создать любое количество спецификаций в продукции, а также изменить спецификацию, используемую в качестве основной. Для удобства пронумеруйте спецификации либо дайте различные названия.
Создание спецификации из раздела «Справочники»
Вариант 3. Из раздела Справочники — Спецификации открывается полный перечень спецификаций, созданных в базе, без разделения по номенклатуре.
Когда спецификации созданы, можно использовать такие механизмы программы, как:
См. также:
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Очень важный семинар,огромное спасибо Марине Аркадьевне! Благодаря вашей работе и работе всего коллектива Бухэксперта все становится на свои места!
Калькуляция расходов на производство продукции в счете на оплату в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Продолжаем знакомить вас с маленькими фишечками, которые помогут сэкономить время работы в 1С. В очередном обновлении программы 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0, а именно в версии 3.0.97, появилась новая возможность в выставленном счете покупателю отразить калькуляцию расходов на производство. Как это сделать рассмотрим, в статье.
Перейдем сразу к примеру: компания продает воздуховоды из оцинкованной стали. Необходимо в счете на оплату указать, что на 1 воздуховод приходится 5 кв. м листа из оцинкованной стали.
Итак, для начала необходимо зайти в настройки программы в разделе «Главное» – «Функциональность».
Далее в разделе настроек «Производство» устанавливаем галочку напротив пункта «Калькуляция расходов в счете покупателя».
Только в таком случае будет возможен расчет продукции по спецификации.
Более того, включение этой галочки способствует проверке наличия на складах материалов, которые нужны для производства данной продукции.
Вернемся к нашему примеру.
Проверяем заполнение спецификации в продукции.
Наша спецификация по продукции «воздуховод из оцинкованной стали» заполнена.
Убедившись, что спецификация по продукции заполнена, можно перейти к составлению счета покупателю.
Для этого необходимо зайти в раздел «Продажи» – «Счета покупателям».
И как обычно составить счет.
Через кнопку «Создать» формируем наш счет, укажем покупателя и продукцию.
В нашем примере выберем «воздуховод из оцинкованной стали».
Если посмотреть на счет внимательно, то в нем появилась новая колонка «Расходы на единицу».
Кликаем на строчку в этой колонке.
Указываем из каких материалов состоит новая продукция. Количество на единицу произведенной продукции.
Например, на 4 штуки воздуховода необходимо 20 кв.м листа из оцинкованной стали.
В нашем примере отсутствует остаток материалов на момент формирования счета.
В этом случае необходимо проставить планируемую цену самостоятельно.
После проставления цены внизу в строке «Расходы на единицу» увидим сумму расходов на единицу продукции и наценку в процентах. Если изменить наценку, то цена продукции тоже изменится.
Далее нажимаем кнопку «Ок».
В колонке «Расходы на единицу» мы увидим норму расхода материалов на единицу продукции.
Далее нужное сохраняем и проводим счет.
Счет покупателю готовой продукции готов.
Будьте внимательны: данная информация в счете видна только вам. При выводе счета на печать калькуляция расходов отсутствует.
Автор статьи: Светлана Михайлова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
На что обратить внимание при составлении спецификации, какие существуют при этом “подводные камни” и тонкости рассказывается в данной статье.
Как правило, к любому договору поставки или иному аналогичному документу прилагается письменное приложение. Оно называется “спецификацией к договору”, оформляется в двух экз. (по числу подписантов) и является обязательным к составлению.
Для чего требуется
Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.
На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.
Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.
Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.
Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.
Какие данные указываются в спецификации
Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:
— ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);
— указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;
— описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;
— единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;
— итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;
— наименования, юрид. названия, адреса сторон;
— налог. и банк. реквизиты;
— подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.
Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.
Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.
Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.
Можно ли обойтись без спецификации
Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.
Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.
В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.
На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание
Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:
● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.
● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.
● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.
● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.
● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.
● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.
● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.
Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.
Обращайтесь к специалистам
Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.