создать резолюцию что такое
Шаблоны резолюций
В ходе работы с документами пользователь, в зависимости от набора своих ролей, сталкивается с необходимостью писать резолюции. При заполнении текста резолюции можно пользоваться заранее заготовленными шаблонами. Создать, отредактировать и сохранить шаблоны резолюций можно в данном разделе.
Раздел содержит следующие элементы управления:
1) Кнопка «+» (Создать) (п.1, рис. 1) – служит для создания новой резолюции;
2) Строка поиска (п.2, рис. 1) – позволяет производить контекстный поиск среди имеющихся шаблонов;
3) Кнопка «Редактировать» (п.3, рис. 1) – позволяет редактировать текст имеющейся резолюции;
4) Кнопка «Удалить» (п.4, рис. 1) – служит для удаления шаблона резолюции.
Создание резолюции.
Для создания новой резолюции нужно нажать на кнопку «+» (Создать) (п.1, рис. 1). При этом откроется окно с полем ввода текста резолюции, в котором нужно ввести текст резолюции и нажать кнопку «Создать» (рис. 2).
Редактирование резолюции.
Для редактирования текста резолюции нужно нажать на кнопку «Редактировать» (п.3, рис. 1). Откроется окно с полем, в котором будет текст резолюции. Данный текст можно изменить. Для сохранения изменений нажать кнопку «Сохранить» (рис. 3).
Удаление резолюции.
Для удаления резолюции нужно нажать на кнопку «Удалить» (п.4, рис. 1), при этом появится окно с запросом подтверждения удаления (рис. 4), для подтверждения нужно нажать на кнопку «Удалить».
Поиск резолюции.
Если у пользователя создано много шаблонов резолюций, и быстро найти нужную резолюцию затруднительно, можно воспользоваться строкой поиска (п.2, рис. 1). Для этого в строке нужно начать вводить текст резолюции или его часть. В результате будут показаны все резолюции, текст в которых будет совпадать с текстом введенного запроса (рис. 5).
Что такое резолюция на документе и как она ставится — образцы
Резолюция – это очень древнее понятие, под которым в настоящее время подразумевается решение, принятое должностным лицом, международным органом и даже всемирными организациями (например, ЮНЕСКО и ООН). В правовом поле Российской Федерации значение понятия немного отличается в зависимости от конкретной области применения.
В конституционном праве данное понятие обозначает акт, принимаемый парламентом.
В процессе документооборота в компаниях резолюцией называют документ, который создается уполномоченным или должностным лицом и отражает его решение. В более простом варианте — это текст, который содержит решение директора организации, проставляемый на каких-либо документах (чаще всего, заявлениях, служебных и докладных записках и т.д.).
Что такое резолюция на документах?
В нормативах оформления документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016) резолюция считается реквизитом, подтверждающим легитимность руководителя (должностного или уполномоченного лица, совещательного органа и прочее).
Резолюция – это не просто «абстрактное» разрешение, которое делает руководитель или учредитель. Она всегда должна затрагивать один из актуальных вопросов и обладать большой юридической силой.
Данное понятие буквально переводится как «решение», поэтому она используется когда влиятельные люди не просто обсуждали, а подробно изучали какой-либо вопрос, определяли недостатки и искали пути их ликвидации.
По количеству участников резолюция бывает единоличной и коллективной. Она оформляется в электронном формате или на бумаге, но почти всегда письменно (устные вариации не приветствуются). Документ должен перечислять сторон-участников, лицо, кому он направлен, и четкое описание объекта рассмотрения.
Исходя из вышеперечисленного, характерными свойствами резолюции считаются:
Среди многообразия объектов, которые могут делать резолюцию, выделяются совещательные органы, собрания компаний и учредителей, парламент (но не в каждом государстве), международные организации, съезды.
В уникальных случаях ее может подготовить научное сообщество, в частности – участники научной конференции или симпозиума. Аналог резолюции могут выдвинуть даже организаторы протестных акций и митингов.
В организациях резолюция часто проставляется на документах, касающихся работников — заявлениях, служебных, докладных записках, согласиях и т.д., когда требуется получить решение директора по ситуации, изложенной в документе.
Для чего нужна?
Резолюция выполняет широкий спектр функций. Визирование, которое совершает уполномоченное лицо или орган, выражает конкретизированное решение по определенному вопросу.
В документообороте основными функциями являются:
Резолюция особенно ценна в небольших компаниях, когда распоряжение дирекции психологически легче отразить на бумаге, чем озвучить. Всегда содержат «выжимку» по каждому вопросу, что позволяет точно и в кратчайшие сроки удовлетворить актуальные потребности компании.
Немаловажно, что резолюция позволяет сэкономить время на создание отдельных распорядительных документов, это значительно упрощает работу всем сотрудникам организации.
При этом она автоматически ставит решение на контроль, поэтому нуждается в реквизитах.
Чаще всего в резолюции отмечают такие сведения:
Без этих реквизитов она будет считаться недействительной.
Как оформить?
Подготавливать резолюцию можно на любом документе. Делать это должно руководящее лицо или группа лиц. Отметку обязательно ставить от руки.
Ставится на самом документе – в верхнем правом углу. Если на листе не осталось свободного мест, не запрещается оформить на отдельном листе (небольших форматов – А6 или А7), если грамотно сослаться на тот документ, для которого подготавливается решение.
Правила оформления закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Лицо, которому адресована резолюция, обязано проконтролировать все этапы выполнения обязательства, а также подготовить в конце отчет о проделанной работе.
Чаще всего для написания основной части используют стандартные типовые формулировки, например такие:
Текстовая часть часто сопровождается фразами «к исполнению», «к сведению» и иными сопутствующими указаниями. При указании срока рекомендуется ставить не период (дни или недели), когда должно быть выполнено поручение, а конкретную дату, к которой привязано решение.
Проверять правильность написания резолюции на любом документе (в том числе письме, заявлении, записке) должен секретарь организации. Если начальство будет отсутствовать, разрешено поставить на резолюции подпись заместителя руководителя.
Образец резолюции на заявлении и служебной записке
Выводы
Резолюцией называется отметка должностного лица или уполномоченного лица, которая выставляется на любом документе для описания решения и может использоваться как распорядительный документ.
Оформляется по ГОСТ Р 7.0.97-2016 – в ней указывают адресата, суть и автора решения, используя стандартные формулировки. Текст пишут на самом документе или (если на нем нет свободного места) на дополнительном листе форматов А6 или А7.
Автор – руководитель предприятия – должен заверить ее личной подписью.
Значение слова «резолюция»
1. Решение, принятое в результате обсуждения какого-л. вопроса на заседании, собрании и т. п. В резолюции, принятой по докладу, съезд с громадным подъемом провозгласил образование в тылу колчаковских войск Таежного советского района как составной части РСФСР. Марков, Строговы.
2. Письменное заключение, распоряжение должностного лица на деловой бумаге. Наложить резолюцию на заявление. □ Шелковников не смел положить резолюции ни на одной важной бумаге. Куприн, Молох. [Батманов] молчаливо просматривал их [бумаги], ставил резолюции. Ажаев, Далеко от Москвы.
[От лат. resolutio — решение, разрешение]
Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
В конституционном праве резолюцией называют акт, принимаемый парламентом. Обсуждение резолюций отличается от обсуждения законопроектов тем, что резолюции не подписываются главой государства, как законопроекты.
В документообороте Резолюция — документ, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
РЕЗОЛЮ’ЦИЯ, и, ж. [латин. resolutio]. 1. Решение или постановление, вынесенное по обсуждении какого-н. вопроса. Предложить резолюцию. Вынести резолюцию. Принять резолюцию. Обсудить резолюцию. 2. Устное распоряжение или надпись начальника на бумагах с кратким изложением своего распоряжения. Положить резолюцию. Передать заявление на резолюцию директору. Переловим всех этих буянов и сегодня же и резолюцию всем им учиним! Гоголь.
Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
резолю́ция
1. книжн. решение, постановление, принятое в результате обсуждения какого-либо вопроса (на собрании, съезде и т. п.)
2. решение, распоряжение начальника в форме подписи на деловой бумаге
3. юр. заключительная часть судебного решения
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.
Вопрос: перераспределиться — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?
Резолюция — что это такое и как работает
С термином «резолюция можно встретиться в разных сферах, в основном, это бизнес и международное право. В РФ с ним часто сталкиваются люди, которые работают в государственных службах и выполняют там бумажную работу. Каждый секретарь должен четко знать, что такое резолюция и как правильно её оформлять.
1. Что такое резолюция простыми словами
Практически каждый из современных терминов появляется в лексиконе русских граждан из латыни. Слово «resolution» изначально переводили как «разрешение». Его использовали в случае, когда конкретные люди, имеющие влияние, занимались обсуждением имеющихся проблем и в результате приходили к максимально эффективному решению.
Сегодня резолюцией называют решение, имеющее юридическую силу и затрагивающее один из актуальных вопросов. Его чаще оформляют письменно. Также в нём содержится обращение к лицам исполнителям. В документе всегда указывается, что именно эти лица или государство должно выполнять.
Резолюция может быть коллективной или единоличной.
В последнем случае в проблеме разбирается один человек, это может быть руководитель компании. Коллективная означает, что поиском решения занималось несколько человек, то есть коллегиальные органы. Например, это могут быть лица, входящие в следующие объединения:
В некоторых случаях, оформлением документа могут заняться представители научной конференции. Здесь речь идет об итогах рассмотрение докладов. Иногда резолюцию принимают организаторы протестов и митингов.
2. Функции резолюции на документах
На документе резолюцию должно представить должностное лицо, которому адресована бумага. Делается это в ситуации, когда необходимо быстро принять какое-либо решение. Также стоит учесть, что содержание реквизита должно нести форму распорядительного документа. Здесь необходимо максимально точно указать порядок дальнейших действий в отношении данного документа.
Принятое руководством компании оперативное решение, которое оформлено как резолюция на документе, следует поставить на консоль исполнения. При этом, в регистрационной форме следует указать конкретных исполнителей, а также обозначить сроки. В качестве номера документа используется тот, который указан на деловой бумаге.
3. Назначение резолюции
По значимости и юридической силе, резолюцию можно приравнять к распределительному документу. Если её проставили на бумаге, она сразу становится полноценным распорядительном документом, но только тогда, если она оформлена с учетом всех правил и требований. Но, большее количество владельцев компаний, особенно, если говорить о мелком бизнесе, не считают необходимым заниматься оформлением распорядительных документов.
Именно поэтому, часть устных распоряжений не всегда исполняются, например, из-за банальной забывчивости сотрудников. Такое отношение к работе часто провоцирует задержки в исполнении ряда задач. Также стоит учесть, что исполнительный контроль документов здесь станет невозможным по причине отсутствия распорядительных бумаг. Краткое и конкретное распоряжение на бумаге поможет избежать большого количества проблем, а также сэкономит время руководителя.
4. Как правильно оформить резолюцию
Правила оформления резолюции регулируются общим положением, указанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Основные пункты, которые следует обозначить в любой резолюции, это:
Если бумага адресована нескольким сотрудникам, первой указывается фамилия ответственного исполнителя. Он должен проконтролировать чёткое выполнение поставленных задач другими лицами-исполнителями. Кроме этого, он должен будет подать отчет после выполнения распоряжений. Если потребуется, ответственное лицо может организовать заседание, где сотрудники смогут получить подробную информацию о порядке выполнения поручений.
В большинстве случаев, текст резолюции состоит из одного предложения. Если речь идет о контекстном характере поручения, в тексте могут находиться такие формулировки как:
Если распоряжение носит общий характер, здесь иногда встречаются следующие формулировки:
Когда необходимо, в документе указываются сроки исполнения. В такой ситуации желательно не обозначать период в виде определённого количества дней, недель или месяцев. Рекомендуется ставить дату, которая означает последний день для выполнения поставленных задач. В обязанности секретаря входит проверка сроков выполнения распоряжения в случае наличие резолюции на документе.
Сроки исполнения можно не устанавливать, если данная бумага имеет типовые сроки или они присутствуют в формулировке документа. Последняя запись в резолюции, это личная подпись и дата создания. Здесь стоит помнить о том, что распорядительные реквизиты могут оставить не только лица из руководства компании, а и руководитель структурного подразделения или его заместитель.
В таком случае стоит проконтролировать, чтобы оформленное распоряжение не вышло за грани должностных полномочий данного сотрудника. Если в документе не остается места для распорядительного реквизита, его оформляют на отдельной бумаге. В такой ситуации нужно дополнительно проставить номер документа, который имеет непосредственное отношение к распоряжению, а также дату регистрации.
5. Значение резолюций в ООН
Самый важный орган ООН – это Генеральная Ассамблея. Она обладает представительными, директивными и совещательными полномочиями. Сюда входит 193 члена разных государств, обладающих одним голосом. Резолюция Генеральной Ассамблеи, это принятое решение по каким-либо вопросам международного характера. Эти решения могут касаться:
Каждый из документов, это отображение воли большинства стран, входящих в Ассамблею. Например, положения из всеобщей декларации, затрагивающие права человека, некоторые государства включили в формулировки своих конституций, а стратегию реализации, прописали в законах.
Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей, состоит из двух частей:
Если резолюция принята в ООН, она может иметь несколько названий, например, программа действий, конвенция или декларация.
В зависимости от того, кто именно направит резолюцию, она может иметь разный вид и название. Чтобы распоряжение было выполнено в срок и без ошибок, следует заранее изучить примеры составления резолюции. Также стоит уделить отдельное внимание правильному составлению формулировки. В противном случае у исполнителей появится возможность оспорить полученное распоряжение.
Развиваем делопроизводство в DirectumRX. Часть 1: Проекты резолюций
Опубликовано:
21 июня 2018 в 17:12
Как обычно проходит рассмотрение входящих документов? Делопроизводитель обрабатывает поступившие документы и передает их на рассмотрение руководителю. В свою очередь руководитель может вынести резолюцию, лично выдать поручения или просто принять документ к сведению, если работы по нему не требуются. Если же руководитель решил вынести резолюцию, то его помощник создает поручения по резолюции и рассылает их исполнителям.
Это классический порядок, так ведется работа в большинстве случаев.
Но руководитель достаточно занятой человек, порой у него не хватает времени, чтобы лично рассмотреть все поступающие документы. Поэтому в некоторых организациях принято, что помощник заранее готовит проект резолюции – предварительный вариант решения по входящему документу. Таким образом, руководитель получает документ на рассмотрение с уже готовыми предложениями по исполнению. Согласитесь, это сильно экономит рабочее время руководителя.
В DirectumRX 2.8 появилась возможность выстроить подобный порядок рассмотрения документов. Давайте посмотрим, как это работает. А чтобы было проще проследить весь процесс, познакомьтесь с действующими лицами:
Поочередно рассмотрим действия каждого из участников.
Администратор: настройка помощника руководителя
Первым в дело вступает администратор системы. Все, что ему нужно сделать – это в карточке помощника руководителя установить флажок Готовит резолюцию для руководителя.
Теперь после того, как делопроизводитель отправит входящий документ на рассмотрение, сначала придет задание на подготовку проекта резолюции помощнику. А уже после этого руководитель получит задание на рассмотрение.
Если же флажок не установлен, то документ, как в классическом порядке рассмотрения, сразу поступит на рассмотрение руководителю.
Делопроизводитель: отправка документа на рассмотрение
Чаще всего делопроизводителю в DirectumRX для передачи документа на рассмотрение нужно лишь вложить документ и сопроводительные материалы в задачу на рассмотрение, указать адресата, срок и отправить задачу в работу.
Но в некоторых организациях делопроизводитель также может выполнять роль помощника руководителя. И этот случай в системе тоже предусмотрен.
Если делопроизводитель является помощником руководителя и готовит проекты резолюций, то он также создает задачу на рассмотрение документа. При этом в карточке задачи появляется кнопка Добавить поручения. С ее помощью делопроизводитель создает поручения, из которых состоит проект резолюции. Поручения автоматически добавляются во вложения задачи, искать и добавлять их вручную не придется.
Помощник руководителя: подготовка проекта резолюции
Предположим, что наш делопроизводитель не готовит для руководителя проекты резолюции. Это входит в обязанности непосредственного помощника, например, секретаря. В таком случае после того, как делопроизводитель обработает входящий документ и отправит на рассмотрение, помощник получает отдельное задание на подготовку проекта резолюции.
В задании также есть кнопка для добавления поручений. Все созданные поручения сразу добавляются в область вложений. А после того, как помощник выполнит задание с результатом Отправить на рассмотрение, подготовленный проект резолюции вместе с документом отправляется руководителю.
Если состав работ понятен помощнику без участия руководителя, то он может сразу отправить поручения на исполнение или принять документ к сведению. Кроме того, если за принятие решения должен отвечать другой сотрудник, то помощник может передать ему рассмотрение документа. Чтобы это сделать, достаточно заполнить поле Переадресовать сотруднику и нажать на ленте кнопку Переадресовать рассмотрение.
Все это еще больше снизит нагрузку на руководителя.
Руководитель: рассмотрение документа с проектом резолюции
И вот документ получает руководитель. В своем задании на рассмотрение документа с проектом резолюции он видит всю информацию о поручениях, которые подготовил помощник. Все наглядно: исполнители, сроки, текст поручения и контролер. Так что даже не нужно открывать карточки поручений, чтобы ознакомиться с ними.
Допустим, что руководителя полностью устраивает подготовленный проект резолюции. Один клик по кнопке Утвердить проект резолюции – и поручения отправлены на исполнение.
Если у руководителя есть замечания, то он может вернуть помощнику проект резолюции на доработку. Также он может открыть поручения из области вложений, самостоятельно скорректировать их и отправить исполнителям.
К слову, руководитель тоже может переадресовать задание другому сотруднику, если тот отвечает за принятие решения по документу. Причем такая возможность появилась и в классическом варианте рассмотрения.
Подытожим
Подготовка проекта резолюции по входящему документу до передачи на рассмотрение – отличный способ сэкономить рабочее время руководителя. А DirectumRX поможет вам автоматизировать этот процесс, сделать его более наглядным и контролируемым.
В следующих статьях мы продолжим разговор о новинках делопроизводства DirectumRX 2.8 и расскажем об ознакомлении сотрудников с организационно-распорядительными документами.