создание иср проекта что это
Иерархическая структура работ (ИСР)
Есть такой мощный инструмент, про который, уверен, многие слышали, но мало кто знает как его использовать. Называется он «Иерархическая структура работ» (ИСР). Она же структурная декомпозиция работ (СДР), она же Work Breakdown Structure (WBS). С помощью нее можно делать много интересных вещей, о которых я сейчас вам последовательно расскажу на примерах и картинках.
Что такое ИСР? Способы отображения и кодировка элементов.
Иерархическая структура работ (далее ИСР) — это разбиение вашего проекта на более мелкие и измеримые части. ИСР описывает все результаты/работы, которые должны быть получены/выполнены для завершения проекта. Все, что не вошло в ИСР в рамки проекта не входит.
Часто ИСР представляют в виде диаграммы, где нижние уровни являются декомпозицией верхних. «Часто» — далеко не означает «всегда», как вы понимаете, поэтому ИСР также может быть представлена в виде:
Все элементы ИСР имеют специальную кодировку, смысл которой — присвоить каждому элементу уникальный номер.
Самый верхний уровень имеет код 0 (ноль) и его часто именуют просто: «проект». Элементы первого уровня нумеруются последовательно от 1 до количества элементов на уровне (обычно не более 7). Второй и последующие уровни нумеруется таким образом, чтобы элемент сохранил ссылку на вышестоящий, например «1.2.4″. Чтобы лучше понять о чем идет речь, посмотрите на пример диаграммы.
В некоторых случаях иерархическая структура работ содержит специальное дополнение, т.н. «словарь ИСР«. Это чаще таблица, которая помогает правильно прочитать вашу диаграмму:
Зададимся двумя вопросами:
Иерархическая структура работ. Принципы декомпозиции
Разные менеджеры по разному подходят к этому вопросу. Существует несколько популярных способов:
По фазам жизненного цикла
Например, ваш проект выполняется по таким фазам: Продажа, Аналитика, Проектирование, Дизайн, Продакшн, Верстка и т.д. Вы можете представить все эти объекты на первом уровне, чтобы дальше разбить их на более измеримые кусочки.
Это удобно, когда у руководителя проекта и заказчика нет разногласий по набору фаз проекта, а также каждая фаза имеет понятый всем участникам набор результатов.
По ключевым результатам проекта (deliverables)
Например, проект по внедрению системы управления транспортом может иметь такой набор результатов: Информационная система, Карты для маршрутизации транспорта, Векторные графы дорог и маршрутов, Механизм поддержки, Обученный персонал, Оборудование.
Эти результаты удобно отразить на первом уровне, чтобы заказчик ясно и точно видел, что будет сдано ему по завершению проекта. Здесь важно помнить, что если результат не представлен на ИСР, то в проекте он не будет получен.
По организационной структуре проекта
Например, в вашем проекте есть 4 структуры, которые вовлечены в реализацию проекта:
Очень удобно показать структуру результатов проекта, распределенную по всем участникам проекта, до подписания контракта.
По источникам финансирования
Например, проект выполняется с использованием своих и заемных средств. Наверняка спонсоры захотят увидеть, какой именно результат будет получен и за чьи инвестиции.
По подпроектам
Иногда можно использовать смешанный подход: на первом уровне фазы проекта, на втором организационные структуры, на третьем — результаты.
Главное — не запутайтесь. Важно, чтобы выбранный подход к декомпозиции позволил оценить весь объем проекта.
Иерархическая структура работ. Глубина декомпозиции
На этот счет есть только несколько практических рекомендаций:
Лирическое отступление: ИСР — это инструмент планирования объема проекта, а не задачник. Поэтому вполне нормально, когда вы декомпозировали результаты до 5-10 рабочих дней, а последующую декомпозицию сделаете после подписания бюджета.
на выполнение данного элемента нужен 1 человек. Иными словами, если для выполнения элемента потребуются трое, например, аналитик, разработчик и тестировщик, то нужно продолжить декомпозицию, чтобы определить, за какой результат каждый из них будет отвечать.
Проверка корректности и достаточности ИСР в принципе не сложная:
Промежуточный итог
Технология иерархической структуры работ
Мы находимся в самом начале рассмотрения процессов планирования. И нас интересует создание календарного плана. Вступительным шагом данного процесса является определение состава работ, об их последовательности пока речи не идет. Важно собрать в одном месте в структурированной форме всю совокупность действий, которые необходимо осуществить, чтобы проектная задача была полностью выполнена. Первым важным инструментом определения содержания проекта мы рассмотрим иерархическую структуру работ (ИСР). Теоретически создать настоящий документ не представляется сложным, но на практике он специфичен и требует учета массы нюансов.
Правила структурирования работ
Для целей определения состава операций хорошо подходит методология последовательной иерархической структуры работ проекта, она также называется часто структурной декомпозицией работ (СДР), в англоязычной интерпретации – WBS (Work Breakdown Structure), или структурой разбиения работ (СРР). Мы будем пользоваться аббревиатурой ИСР. Этот документ – плод творческой командной деятельности, в результате которой уточняется содержание проекта в части состава работ.
«Работа» – самое точное определение осуществляемых в ходе достижения проектных целей процедур в силу максимальной близости к задачному контексту проектной деятельности. Работу и задачу легче всего грамотно декомпозировать (разбить) на составляющие операции и подзадачи. Я лишь напомню, что работа – это элемент процессуального действия, имеющего входы, выходы, длительность, ресурсное наполнение, управляющее воздействие, а задача тяготеет к результату. Работа – категория динамическая, а задача – это точка в будущем, адекватная в понимании «достигнуто – не достигнуто» в заданный момент времени.
Хотя задача и работа не одно и то же, в проекте их объединяет результат, который и является предметом декомпозиции при разработке ИСР. Таким образом, разбивая общий результат проектной задачи на более мелкие элементы, которые мы также можем разбить, в итоге получаем структурную иерархию. Для такой иерархии обязательны правила как собственно разбиения, так и контроля правильности выполненной декомпозиции.
ИСР формируется на основе ряда правил, два из которых являются ключевыми.
Методика построения иерархической структуры
Значимость ИСР возрастает с ростом масштаба задачи. Являясь одним из ключевых факторов успеха проекта, иерархическая структура работ служит основой для:
Иерархическая структура работ представляет собой совокупность элементов, выполненных в удобной графической форме. Графическое представление имеет ряд преимуществ перед списочным составом задач или работ. За счет наглядности ИСР и коллегиального труда над ее созданием достигается большая вовлеченность и мотивация команды, уровень коммуникаций повышается, улучшается мониторинг операций и их контроль. Кроме того, визуальная форма позволяет охватить всю архитектуру проекта одним взглядом.
Важным элементом структуры выступают пакеты работ, представляющие собой как раз списки операций, в процессе выполнения которых достигается результат вышестоящей задачи. Пакет работ выполняется без потребности в дополнительной информации, выдает измеримый результат, подлежит реалистичной оценке и может быть передан для исполнения стороннему подрядчику. Важным подспорьем для иерархической структуры является специальный словарь. Он позволяет всем участникам однозначно толковать термины и элементы структуры, а менеджеру проекта словарь помогает определить границы ответственности членов команды и не допустить дублирования операций под разными названиями. В словаре ИСР указываются:
Структура разрабатывается групповым методом в несколько итераций. При этом последовательно разбираются цели и результаты проекта, критерии их достижения, продукты, функциональные зоны, критерии разбиения результатов, объемы операций, технические требования. Схема этапов создания ИСР представлена в конце раздела. Основные ориентиры (условия) при создании структуры работ следующие.
Выбор критериев для разбиения на элементы
Существует несколько подходов к разбиению результатов проекта на элементы. Основными являются два из них: продуктовый и функциональный. Данные критерии совмещать на одном уровне нельзя, а на разных уровнях иерархии допустимо и даже целесообразно. Продуктовый подход необходим PM для общения с заказчиком. Заказчику важно видеть, что и когда менеджер будет ему сдавать, все ли продукты проекта будут ему представлены и т.п. Функциональный подход удобен менеджеру для взаимодействия с исполнителями. По нему проще назначить ответственных за отдельные блоки операций.
Иерархическая структура работ, формируемая под руководством PM, на верхних уровнях иерархии может использовать любой критерий, исходя из логики декомпозиции. Часто, если проект выполняется в несколько этапов, может использоваться подход, исходя из кубической модели структур проекта (смотреть схему, размещенную выше). На верхнем уровне мы разбиваем результаты по этапам жизненного цикла проекта, затем структурируем по производимым проектным продуктам, и, наконец, пакеты работ комплектуем по функциональному критерию или по видам деятельности. Ниже вашему вниманию представлен пример продуктовой ИСР.
Мы находимся в позиции менеджера проекта. Для РМ ключевая информация для создания иерархической структурой кроется в уставе. В нем нам важен раздел «Структура продукта». Допустим, на первом уровне ИСР мы сразу используем продуктовый подход, игнорируя этапы жизненного цикла. Важно не допускать смешивания разных по значимости операций на одном уровне. Кроме того, нельзя смешивать содержательные и управленческие работы.
Описание содержательных действий следует выполнить в первую очередь. Только когда данное описание выполнено полностью, можно формировать управленческий блок работ, выделив его в условный продукт, например, в «Систему управления проектом». Помимо содержательного комплекта продуктов и СУП на первом уровне иерархии также размещаются такие «продукты», как «Проектная документация» и «Объект, сданный в эксплуатацию». Далее приведен пример иерархической структуры, сформированной по функциональному критерию.
Иерархическая структура работ является первым документом процессов планирования проекта. Иногда его, плана по вехам и матрицы ответственности оказывается достаточно, особенно в небольших проектах, чтобы перейти к календарному планированию и формированию бюджета проекта. Я считаю, что эта процедура самая сложная в плане, требующая кропотливости, лаконичности, логической строгости. Тем не менее, с опытом все трудности преодолеваются, и, осуществив структуризацию работ несколько раз для однотипных проектов, PM, как правило, достигает отличных результатов.
Спасение для менеджера проектов или строим ИСР
Спасение утопающих в проекте менеджеров, дело рук самих менеджеров. Бывает так, что ни руководство, ни подчиненные сотрудники почему то не замечают Ваших бульканий и криков, в конце концов Вы терпите сокрушительное крушение и как легендарный Титаник уходите на дно. Почему так случается?
Одна из распространенных причин — это потеря из вида части необходимых работ, попытки дальше включить их в уже жесткий график, которые в лучшем случае ведут к переработкам, сверхурочным, отставанию от графика, в худшем же — к тотальному краху проекта.
Чтобы ничего не потерять из виду, стоит с самого начала проекта уделять как можно больше внимания списку работ, которые предстоит сделать. Но в линейных, одноуровневых списках легко запутаться и потеряться. Здесь как раз нам и приходит на помощь иерархическая структура работ по проекту, она же ИСР.
ИСР представляет собой дерево работ, корень которого — это весь проект. Будем разбирать ИСР сначала на примере абстрактных картинок.
Кстати, мне нравится рисовать такие структуры в Mindjet MindManager. Хотя подойдет и любой другой софт для составления ментальных карт и даже Microsoft Visio. MindManager лично мне нравится своей гибкостью и пиктограммами и комментариями для отдельных узлов структуры.
Итак, наш проект: 
Допустим, он состоит из нескольких задач и подзадач:
На диаграмме четко видно зависимости между задачами и подзадачами. Соответственно, для выполнения Задачи 1 нужно закончить 3 подзадачи, а для выполнения всего проекта все 3 основных задачи. Эта диаграмма на самом деле представляет собой не более чем, структурную иерархическую декомпозицию работ. Но, в очень удобном виде.
Главное правило составления такой диаграммы — это то, что у любого элемента может быть только один родитель. Только один и не более того.
Давайте теперь перейдем от абстрактных примеров к конкретным. Возьмем простой пример, допустим, нам нужно разработать небольшой сайт, причем использовать для его основы какую-то готовую CMS.
Наша работа будет состоять из обычных для простого сайта задач: дизайна, верстки макетов, внедрения их в CMS и установки и сдачи заказчику.
Будем двигаться дальше, пытаясь разложить задачи на самые маленькие составляющие, то есть проводим декомпозицию.
Данная диаграмма не претендует на объективность и полноту, потому как была составлена за 5 минут, однако должна показывать общее направление движения по декомпозиции задач.
Кстати, для крупных проектов можно не стараться нарисовать такую диаграмму в один прием. Достаточно просто двигаться сверху вниз и постоянно держать ее в обновленном состоянии в соответствии с текущей ситуацией в проекте.
Иерархическая структура работ в Microsoft Project
Иерархическая структура работ (ИСР, WBS — Work Breakdown Structure) является иерархической декомпозицией целей проекта на результаты задач, выполняемых для достижения общих целей проекта. ИСР является основой работ по планированию проекта. ИСР разделяет объем проектных работ на более мелкие, управляемые пакеты работ для сохранения лучшего контроля над задачами проекта. По мере движения от верхних уровней WBS к нижним уровням определение проектных работ становится более детальным, при этом верхние уровни структуры обозначают основные этапы проекта. Нужно помнить, что ИСР изображает 100% всех работ, определенных в масштабе проекта. Все, не включенное в ИСР, считается не входящим в содержание проекта.
Для чего нужна иерархическая структура работ
Иерархическая структура работ соответствует следующим требованиям проекта:
При создании ИСР важно убедиться, что формат ИСР стандартизирован во всем портфеле проектов. Это гарантирует возможность легкого извлечения данных из конкретного проекта и формирование архива данных о проектах на будущее в течение некоторого времени.
Компоненты структуры декомпозиции работ
Существенные компоненты ИСР перечислены ниже:
Создание ИСР в Microsoft Project с помощью нисходящего метода
ИСР может быть создана с помощью множества инструментов и методов. Одним из распространенных методов создания ИСР является нисходящий метод. Шаги, выполняемые при нисходящем подходе, перечислены ниже:
Нисходящий метод создания ИСР обычно применяется, когда руководитель проекта и проектная группа имеют недостаточный опыт в создании ИСР, или когда требования к проекту не полностью поняты. Данный метод позволяет руководителю проекта и группе постепенно дополнять ИСР после нескольких совещаний и мозговых штурмов.
Встраивание ИСР в график проекта
ИСР образует основу для ряда действий по управлению проектами. Она дает ценные данные для оценки стоимости, составления графика и оценки прогресса проекта.
Чтобы встроить ИСР в график проекта с помощью MS Project, нужно добавить дополнительную информацию в ранее созданную вами древовидную структуру ИСР с отступами. Важная информация, которую надо добавить, включает в себя:
При встраивании ИСР в план проекта необходимо добавить словарь ИСР. Словарь ИСР помогает объединить другие процессы управления проектом с масштабом проекта и является полезным инструментом для прояснения точных требований к проекту в категориях объема работ, стоимости, контрольных точек и т.д. Четко определенная ИСР может оказать решающее влияние на успешность проекта. Она является главным объединяющим фактором между разными процессами управления проектом и считается основой проекта.
Советы при разработке ИСР проектов
1. Что такое ИСР проекта?
1. ИСР – иерархическая структура работ проекта.
2. Результат, предмет поставки товаров. Любой уникальный и проверяемый продукт, результат или способность оказать услугу, которые необходимо произвести для завершения процесса, фазы или проекта. Часто используется в более узком значении для обозначения внешнего результата, т.е. результата, требующего утверждения спонсором или заказчиком проекта.
3. Мероприятия – это группы пакетов работ проекта, объединенных одной целью.
4. Пакет работ проекта – результат или элемент работ проекта, расположенный на самом низком уровне каждого ответвления ИСР.
1. Является частью общей разработки плана управления проектом.
2. Применяется руководством для управления проектом по измеримым целям.
3. Создает эскиз расписания, из которого ясна последовательность шагов, ведущая к завершению проекта.
4. Ее можно рассматривать, как схему управления проектом или карту, которая при рассмотрении становится более подробной в каждом подзаголовке или рабочем пакете.
5. Весь ваш проект в целом определяется посредством Иерархической Структуры Работ проекта.
6. Разработка ИСР проекта критична для успеха проекта и является необходимым первым шагом на этапе планирования.
7. ИСР проекта является списком того, что требуется сделать на проекте.
9. Каждый результат ИСР проекта последовательно декомпозируется от общих до конкретных работ и действий, необходимых для производства этого результата.
10. Одинаково важно определить, что входит в основное содержание проекта, и что не входит (исключения).
11. ИСР проекта разрабатывается для определения следующих вещей:
a. Результатов проекта и порядок, в котором должны быть выполнены мероприятия и их работы для получения этих результатов.
b. Требуемые ресурсы, а также когда потребуются эти ресурсы.
c. Требования к квалификации исполнителей работ.
ИСР проекта это ключевой документ управления проектом:
1. Предоставляет всем заинтересованным сторонам проекта общее понимание основного содержания проекта.
2. Помогает идентифицировать вехи проекта.
3. Помогает подготовиться к разработке диаграммы Ганта проекта.
4. Помогает оценить план бюджета проекта.
5. Помогает нам идентифицировать проектные риски посредством выявления областей с неопределенностью (областей без декомпозиции).
ИСР проекта обычно создается на стадии инициации проекта, в фазе формировании концепции проекта, но также может быть создана в любой момент времени, когда требуется прояснить содержание результатов проекта, а также, разумеется, ИСР проекта может уточняться в процессе планирования.
Для разработки ИСР проекта необходимо:
1. Концепция развития проекта и его предполагаемые результаты, желательно в форме функционально-технических требований или кратного описания, с перечислением результатов проекта.
2. Хорошее понимание содержания проекта.
3. Знания и опыт в методах и процессах проектного управления.
2. Как создать ИСР проекта?
ИСР проекта можно создать следующим образом:
Путем перечисления, группировки и затем упорядочивания результатов проекта – это проектные мероприятия и работы, которые необходимы для успешного создания продуктов проекта.
Для этого может потребоваться много участников (в зависимости от уровня требуемой детализации). Очень редко такую работу выполняют в одиночку.
Очень часто ИСР проекта разрабатывается используя прием «сверху вниз»: начиная с перечисления результатов проекта, затем результаты декомпозируются до мероприятий, которые в свою очередь декомпозируются до пакетов работ проекта.
Разработка ИСР проекта может быть трудоемкой и требовать большого числа участников:
· Всех членов проектной команды,
Хорошая практика — это распечатка элементов ИСР проекта на отдельных листках бумаги. Одним из наиболее эффективных и действенных способов создания структуры работ является проведение мозгового штурма, когда каждый участник вносит свои идеи. Генерация всех возможных результатов, действий и работ. Запишите их все на белой доске или в электронном виде.
Существует ли более простой способ? Попробуйте создание ментальных карт:
Создание ментальных карт позволяет повысить эффективность обработки большого объема информации.
3. Использование структурной декомпозиции
Будьте осторожны, избегайте излишней детализации, так как это может привести к тому, что руководителю проекта придется управлять проектом на микроуровне. Это может в конечном итоге замедлить ход проекта.
С другой стороны, пакеты работ, детали которых слишком широки или велики, становятся для руководителя проекта невозможными для управления.
Этот уровень структурной декомпозиции и детализации называется пакетом работ. Рабочие пакеты являются самым низким уровнем ИСР проекта и представляют собой части работы, которые специально назначены одному человеку или одной группе людей для завершения. Это также уровень, на котором руководителю развития проектов должен контролировать весь проект.
Насколько конкретным и небольшим должен быть кусок работы, чтобы все еще считаться пакетом работ? При разработке ИСР проекта применяется правило 8/80, а именно: рабочий пакет не должен быть – менее 8 часов или более 80 часов.
Несколько полезных советов:
1. Когда готовите мероприятия и работы, убедитесь, что завершение каждой группы задач приведет к завершению мероприятия над ними.
2. Убедитесь, что завершение каждой группы мероприятий приведет к завершению результатов над ней. Например, завершение всех мероприятий, которые относятся к продукту, будет означать, что сам продукт будет завершен. Переместите действия и работы в ИСР проекта, если потребуется.
3. Присвойте каждому элементу ИСР проекта уникальный номер для использования в качестве ссылки.
4. Действия и задачи должны быть написаны с использованием глаголов действия, например, «подготовить документ», «разработать модель» и «подписать договор».
4. Как использовать ИСР проекта?
При создании СПП важно учитывать следующие факторы:
· Исчерпывающая информация, зафиксированная в уставе (включение и исключение).
· Точность, требуемая для оценки (насколько точной она должна быть?).
· Степень качества определения стандартов и требований.
· Требуемый объем управления (надзор, самостоятельность и т.д.).
· Степень риска в задачах проекта и уровень терпимости к рискам со стороны заинтересованных сторон.
· Объем обязательств по договору.
· Требуемые уровни измерения и контроля.
· Объем предписаний в нормативных документах.
ИСР проекта используется для назначения ресурсов и подготовки бюджета:
· ИСР проекта может использоваться для определения ресурсов, необходимых для каждого мероприятия и работы, необходимой для завершения проекта.
· Затем вы можете подготовить план бюджета проекта.
· Вы можете создать очень точную оценку стоимости того, сколько будет стоить проект.
· Этот процесс создания бюджета с нуля известен как бюджетирование снизу-вверх.
· Также важно учитывать/включать затраты на управленческие расходы, связанные с надзором и поддержкой управления проектом.