смартшит что это такое
Smartsheet — инструмент для работы с электронными таблицами
Smartsheet это облачный инструмент управления работой, разработанный для простого использования широким кругом сотрудников. Запущенный в 2006 году, он начал расти после редизайна 2010 года, в котором было сокращено значительное количество функций.
Теперь более 70 000 компаний используют приложение, включая половину Fortune 500; клиенты варьируются от Google и Netflix до Администрации общих служб США.
Он конкурирует с более широко используемыми продуктами управления задачами, такими как Asana и Trello.
Он приобрел вирусную привлекательность среди лидеров бизнеса и их команд в качестве инструмента, достаточно гибкого для решения множества различных случаев использования при работах, которые не нуждались в участии специалистов по управлению проектами или бизнес-аналитиков.
«Сегодня люди работают по-другому и они устали от инструментов, которые испытывают недостаток в потребительском опыте, сложны в использовании и не связаны сказал Марго Виртасион, вице-президент и главный аналитик Forrester. «Инструменты, подобные Smartsheet, являются противоядием этому».
Как работает Smartsheet?
Несмотря на то, что он имеет сходство с более традиционными приложениями для управления проектами, Smartsheet является частью нового поколения новых инструментов управления работой, которые включают в себя такие Clarizen, Workfront, Asana Projectview Projectplace, Wrike и другие.
В основе его лежит простой пользовательский интерфейс, который фокусируется на «листах», подобных электронным таблицам Excel, которые уже давно используются для управления проектами, но могут стать громоздкими и сложными в использовании.
Существует несколько способов отслеживания прогресса и статуса проектов в Smartsheet. Компания в прошлом году добавила доски Kanban, похожие на те, что были замечены в Trello с запуском CardView; пользователи также могут управлять задачами из функции календаря приложения.
Возможности отслеживания работы на высоком уровне
В 2016 году, например, Smartsheet запустил панель визуализации «Достопримечательности», чтобы предложить предприятиям окно в работу, выполняемую в разных командах, таких как важные проекты, сроки и цели. Цель одна: обеспечить большую видимость узких мест в сложных проектах.
Сотрудничество Smartsheet
Каждый из листов и строк, можно разделить с коллегами по электронной почте, предоставляя им доступ ко всем заметкам, комментариям, файлам и другой информации, относящейся к проекту или задаче. Такие документы, как PDF-файлы, презентации и графические файлы, можно хранить и прикреплять с помощью учетных записей Google Диска, OneDrive, Box и DropBox.
Smartsheet не предполагает, что это будет единственный инструмент сотрудничества, используемый компанией. Он предлагает ряд интеграций с другими инструментами, включая платформу обмена сообщениями команд Microsoft Office 365, G Suite, Atlassian Jira, Service Now и Salesforce. Удивительно, однако, в настоящее время нет интеграции с Slack Цены на Smartsheet.
Тарифы Smartsheet
Хотя Smartsheet является бесплатным для тех, кто хочет просматривать или редактировать информацию, он предлагается в четырех платных планах.
Индивидуальные подписчики платят 14 долларов в месяц (при выставлении счетов в год) с доступом к электронной почте, 10 листами, мобильным приложением, некоторыми сторонними интеграциями и ограниченными функциями совместной работы, такими как напоминания и уведомления.
Стоимость подписки на группы составляет 15 долларов США за пользователя в месяц на ежегодной основе для минимум трех пользователей. Этот уровень добавляет больше листов, неограниченные отчеты и включает поддержку телефона и некоторые административные элементы управления.
Бизнес-уровень, составляющий 25 долларов США за пользователя в месяц, увеличивает количество доступных листов до 100 на пользователя и предоставляет дополнительные возможности совместной работы, такие как автоматические действия и более широкий спектр вариантов интеграции.
Пользователи предприятия, которые могут договориться о настраиваемом тарифном плане, получают доступ ко всему диапазону административных элементов управления, таких как единый вход и контроль доступа к корпоративной сети функции совместной работы и другие.
Информация о ценах доступных в Интернете
Smartsheet тратит деньги на расширение своего бизнеса с новыми офисами, которые открылись в Бостоне в январе, чтобы ориентироваться на клиентов на Восточном побережье и в Европе. Компания планирует добавить в свои ряды 300 новых сотрудников, численность которых составляет 460 человек в начале 2017 года.
В эту группу входят сотрудники по продажам и поддержке клиентов.Один значительный прокат Джин Фаррелл, бывший вице-президент Amazon для корпоративных приложений и команда EC2 Windows; Фаррелл работал над растущим списком программных средств повышения производительности Amazon Web Services, таких как Work Docs, Work Mail и Chime.
Amazon попыталась заблокировать вход на том основании, что Smartsheet конкурирует с некоторым собственным программным обеспечением AWS, намекая, что аналогичный продукт может быть в стадии разработки. Но Amazon отказался от работы в июне, достигнув соглашения о временных ограничениях на вступление Фаррелла в Smartsheet.
На своей первой в истории крупной конференции клиентов в сентябре, Engage компания добавила новые возможности автоматизации связанные с утверждением и обновлением запросов. Генеральный директор Smartsheet Марк Малдер сказал, что это был только первый шаг в планах компании устранить ненужные ручные процессы.
«Мы вступаем в новую эру совместной работы, в рамках которой автоматизация будет способствовать значительным улучшениям производительности, эффективности и инноваций для компаний любого масштаба во всех отраслях», сказал Малдер в заявлении на старте. «Сотрудники смогут тратить больше времени на высокоценные задачи, такие как развитие ключевых отношений и улучшение продуктов и услуг».
Компания установила 1-4 октября 2018 года, сроки проведения своей следующей конференции Engage Задача, стоящая перед Smartsheet, заключается в том, чтобы убедить более крупные предприятия компании внедрить этот инструмент.
Smartsheet привлек более 70 миллионов долларов в доходы от подписки в 2016 году и заявляет о «быстром росте» в своем сегменте бизнеса. Количество клиентов, которые платят более 100 000 долларов США в год за приложение, увеличилось в три раза по сравнению с аналогичным периодом прошлого года в 2016 году, хотя конкретных цифр не было. Что Smartsheet нужно делать дальше. Тем не менее у компании все еще есть способы убедить крупные фирмы в том, что она готова к работе.
«Это еще не считается корпоративным решением, несмотря на то, что оно широко используется в масштабах предприятия, и имеет четкое сообщение об анализе корпоративных данных», сказал Визит в Forrester. 451 старший аналитик Рауль Кастаньон-Мартинес сказал что хотя Smartsheet обращается к конечным пользователям, может быть сложно передать эти преимущества руководителям уровня C, которые держат кошельки в крупных организациях. Может быть, сотни сотрудников используют инструмент внутри, прежде чем ИТ-директор даже слышал об этом.
«Тот факт что он не соответствует аккуратно в категории в рамках вселенной корпоративного программного обеспечения, затрудняет понимание ИТ-специалистами своей ценности», сказал Кастаньон-Мартинес. «Smartsheet получила широкое распространение в основном благодаря органическому росту, который показывает, что его пользователи видят ценность использования этого инструмента».
«Продукт находится на том этапе, когда он должен разработать повествование о продажах для лиц, принимающих решения в области ИТ, т.е. ROI, ценностное предложение» сказал он.
Smartsheet: успешная совместная работа для вашей компании
Smartsheet – веб-сервис для корпоративных клиентов, который подойдет маленьким компаниям и огромным корпорациям. Это мощная платформа, которая заставит по-новому взглянуть на процесс ведения бизнеса: возможно, таких инструментов вы еще не видели!
Описание сервиса
Начинаем обзор Smartsheet с простого и понятного определения. Это сервис для динамичной и гибкой совместной работы, управления проектами и контентом. Уникальность платформы в том, что каждый может настраивать доступные возможности под себя, адаптируясь под желания и особенности бизнеса.
По сути, это электронная таблица (когда вы осуществите первый вход в Smartsheet – убедитесь в этом). Каждый пользователь может пользоваться календарями и представлениями Ганта для удобного отображения, настраивать совместную работу и интегрировать таблицы в другие сервисы. Но об этом подробнее ниже!
Вход в Cмартшит на компьютере осуществляется только через браузер (желательно обновить до последней версии), десктопного приложения пока нет. Для регистрации учетной записи можно использовать адрес электронной почты или профиль в Facebook, Google, Apple.
Программа Смартшит доступна на мобильных устройствах – в магазинах Эпстор и Плей Маркет вы можете скачать бесплатную версию для Айфона и Андроида. Пользуйтесь одной учетной записью на разных устройствах!
Стоимость и тарифные планы
Вы можете скачать Smartsheet бесплатно и пользоваться пробной версией тридцать дней без оплаты. Через месяц демонстрационную версию можно не продлять – или наоборот, продолжить пользование выбранным пакетом.
К сожалению, полностью бесплатного приложения не существует – есть только платные версии.
Точные данные о стоимости можно узнать при обращении в службу поддержки (нажмите на кнопку Свяжитесь с нами внизу описания плана) – просто оформите соответствующую заявку.
Разумеется, тарифные планы Smartsheet отличаются наполнением и доступными функциями – количество различий настолько велико, что мы не сможем рассказать обо всем в этой статье. Поэтому сравните планы самостоятельно: подробная информация находится здесь.
Функционал
Доступные возможности Смартшита невероятны – стоит ознакомиться с подробным перечислением функций, чтобы понять, на что рассчитывать. Поверьте – как только вы освоите инструмент, вы поднимете продуктивность на недосягаемые высоты.
Мы отметим, какие опции доступны держателям разных тарифных планов. Перечисленные ниже возможности входят во все предложения – есть несколько исключений, отмеченных отдельно.
У программы Смартшит есть и другие возможности – доступ могут получить только держатели расширенных пакетов (от «Бизнеса» и выше).
В Смартшит есть дополнительные сложные настройки и надстройки, о которых можно узнать у представителя компании через службу поддержки. Для понимания основного функционала информации выше должно хватить. Посмотрите демонстрационное видео, чтобы узнать о тонкостях – например, как создать подзадачи в Smartsheet!
Заметим, сервис отлично интегрируется с другими инструментами. Полный список интеграций найдете тут – а мы приведем лишь несколько примеров:
Сделали небольшой, но подробный обзор Smartsheet – надеемся, он поможет принять решение о необходимости подключения к сервису. В любом случае, у вас есть пробный бесплатный период для оценки функциональности и удобства – рискните, попробуйте, используйте все доступные возможности!
Обзор Smartsheet
Smartsheet — это мощное веб-приложение, которое заново изобретает электронную таблицу, чтобы предоставить ей широкий спектр дополнительных функций, делающих ее невероятно гибкой.
По сути, это база данных, настроенная как электронная таблица, поэтому, пока у вас есть базовые столбцы и строки для значений данных, вы можете добавить в нее множество различных параметров, добавить раскрывающиеся списки, добавить символы и даже вставить изображения.
Вы также можете отображать данные по-разному, не в последнюю очередь с помощью представления Ганта или календаря, и есть панель управления, куда вы можете встраивать дополнительную информацию.
По сути, он нацелен на то, чтобы делать гораздо больше, чем обычные электронные таблицы, с целью охвата функций, обычно присутствующих в приложениях для управления проектами.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Настройка
Регистрация должна была быть простой, но при регистрации она отказалась принять мою учетную запись Gmail. После нескольких неудачных попыток я ввел свою рабочую электронную почту, после чего появился новый экран регистрации, в котором была возможность войти в свою учетную запись Google. Недостаток объединенного мышления — не очень хорошее начало.
Оказавшись внутри панели администратора, вы увидите видеоурок, рассказывающий о функциях, но он пронизывает все, и трудно принять все это. Ожидайте, что придется много приостанавливать и воспроизводить, потому что с большой мощностью приходит не менее отличная кривая обучения, чтобы гарантировать вам понять функциональность, которую вы должны использовать.
Начать простую электронную таблицу достаточно просто — есть различные шаблоны, в зависимости от того, на чем вам нужно больше всего сосредоточиться. К ним относятся «Сетка», «Список задач» или «Проект», которые в основном представляют собой привычный формат электронных таблиц, за исключением того, что Project также включает календарь после первых нескольких строк. Эти шаблоны поставляются с основными заголовками, которые вы можете сохранять, редактировать или добавлять по мере необходимости.
Другой шаблон, «Карты», предоставляет набор столбцов, по которым можно легко перетаскивать информацию. Таким образом, это может немного напоминать Trello, но это все еще очень много электронных таблиц на основе ячеек, просто настроенных для отображения по-другому.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Управление данными
Конечно, нет ничего более пугающего, чем чистый лист. Однако, несмотря на очевидную возможность начать с нуля, существует опция импорта. Это позволяет вводить данные из других форматов электронных таблиц из Microsoft Excel или Project, а также из Google Sheets или Trello.
Я проверил это, импортировав свой фид списка чтения из GoodReads, и обнаружил, что, хотя данные импортировались нормально, были некоторые незначительные проблемы форматирования, которые были быстро устранены с помощью команды replace.
Одним из больших преимуществ Smartsheet является возможность добавления дополнительной информации к вашему обычному формату электронной таблицы, например вставка изображений или комментариев. Если вы сделаете это, в соответствующем столбце появится маленький значок, который фактически является гиперссылкой на рассматриваемый файл.
С одной стороны, использование значков — это полезный способ увидеть, что информация была добавлена. С другой стороны, вы не можете видеть, что было добавлено, не перемещаясь по ячейкам. Наведение мыши просто подтверждает, что что-то было добавлено, но было бы лучше, если бы оно действительно показало, что там есть.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Кроме того, нет прямой трансляции, показывающей, какие изменения вносятся в файл, который могут легко увидеть другие соавторы. В то время как Smartsheet должен выделять изменения в файле для других пользователей при следующем входе в систему, мы все знаем, что войти в систему легко, чтобы начать что-то, только чтобы отозвать что-то другое, нужно вернуться и войти в систему. снова.
Даже одному пользователю может понравиться иметь поток активности, показывающий выполненные задачи, вместо того, чтобы проверять отдельные ячейки в электронной таблице, чтобы подтвердить, что они выполнили или не выполнили.
Обе эти проблемы влияют на эффективность пользователя, которая действительно должна быть ключевым компонентом программного обеспечения, подобного этому.
Также важно отметить, что хотя вы можете экспортировать данные из Smartsheet в Excel, PDF или Google Sheets, экспортируются только основные данные электронной таблицы, и что дополнительные данные, уникальные для Smartsheet, могут быть потеряны.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Простота использования
Если вы знаете, как разбираться с электронными таблицами, вам не составит труда разобраться с основами использования Smartsheet. То, к чему нужно привыкнуть, — это все дополнительные навороты, с которыми вы не знакомы и, возможно, не знаете, что они есть.
Хотя необходимо подчеркнуть, что это мощная часть программного обеспечения, которая может сделать гораздо больше, чем Excel, у нее есть своя собственная логика, которая также может разочаровать.
Например, когда я начал вводить данные, связанные с работой, я быстро обнаружил, что настройки по умолчанию исключают воскресенье или национальные праздники. Это означало, что задачи, начатые в субботу, которые должны были продолжаться в течение двух дней, на самом деле показывали три в виде календаря.
Было бы лучше, если бы администраторы могли добавлять свои собственные условия по мере необходимости, а не возвращаться к изменению значений по умолчанию, которые не требуются.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Другие причуды заключаются в том, что когда я импортировал свои данные GoodReads и настроил представление календаря, все книги показывались не по названию, а по идентификационному коду. Я не смог найти ничего в обычных командах заголовка, чтобы исправить это, потом обнаружил, что на самом деле есть значок настроек в правом верхнем углу — но, как вы уже догадались, не было никакого способа установить, какой столбец должен отображаться в представлении календаря.
В конце концов я понял, как его изменить, но вместо того, чтобы просто указать столбец заголовка книги в качестве основного, мне пришлось создать новый столбец и скопировать в него данные из основного столбца, а затем скопировать данные из столбца заголовка в основной — при переименовании всех трех столбцов, потому что вы не можете иметь повторяющиеся имена. Опять же, это еще один пример того, как конфигурации программного обеспечения по умолчанию могут вызвать больше проблем, чем решить.
Помимо всего прочего, различные форматы шаблонов и возможность переключения между ними упрощают управление данными. Например, с моими импортированными отзывами GoodReads представление календаря быстро показало, что GoodReads связал загрузку моих отзывов к одной и той же дате, что было неправильно.
Исправить это было так же просто, как перетаскивать данные на новые даты, что автоматически обновляло ячейки в моей электронной таблице. Однако при моем импорте, как и ожидалось, не была предоставлена панель инструментов, что означало, что не было никакой возможности настроить какие-либо отчеты на ее основе.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Тем не менее, в Smartsheet есть несколько действительно полезных функций, отличительной особенностью которых является возможность использовать формы для отправки данных. Эти формы могут быть заполнены кем-либо, например, третьими лицами, которые не являются частью вашей команды или даже используют Smartsheet. Когда форма отправляется, информация автоматически вводится в лист, например, для рабочего процесса, отчета о запросах или таблицы метрик. Затем можно управлять с помощью панели управления статусом управления.
Сама панель инструментов, как правило, настраивается, с возможностью вставлять под нее дополнительную информацию, такую как изображения, видео, формы и т. Д. Затем она может быть передана заинтересованным сторонам. И в основе программного обеспечения лежит способность управлять и отслеживать данные, передавая информацию нужным людям в нужное время.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Бизнес-приложения
Smartsheet превращает электронные таблицы в новые и интересные места, и, если смотреть только в этом отношении, это явный лидер на рынке. Но, кроме всего прочего, он также продается как приложение для управления проектами, и здесь ситуация становится немного менее благоприятной. Другие инструменты управления проектами имеют более удобный интерфейс и, возможно, более специализированную функциональность.
Тем не менее, то, что есть в Smartsheet, — это простой и понятный способ представления данных, который будет знаком любому пользователю электронной таблицы. Тем не менее, даже тогда важно помнить, что, хотя Smartsheet может предлагать больше возможностей, чем Microsoft Excel и Project, он предлагает разные функциональные возможности, что может обернуть некоторых пользователей. Ограничения включают в себя тот факт, что, хотя вы можете создавать несколько листов, вы не можете создавать книги с листами с вкладками.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Возвращаясь к преимуществам, есть дополнительные функции, ориентированные на автоматизацию процессов и создание рабочих процессов, что приближает их к управлению проектами. Но потребуется некоторое обучение, чтобы вывести сотрудников на уровень, на котором они могут использовать промежуточные и продвинутые варианты, подобные этим.
Помимо этого, легко увидеть, как Smartsheet можно продавать в качестве замены или, что еще лучше, в виде обновления Excel или любой другой программы для работы с электронными таблицами. Это легкая победа.
Сложнее продать Smartsheet цены. Существует два основных уровня: первый — индивидуальный, цена которого составляет 14 долларов США (10,83 фунта) в месяц, что позволяет сотрудникам бесплатно просматривать, редактировать и управлять листами.
Второй уровень предназначен для предприятий, имеющих более трех лицензированных пользователей, и взимает 25 долларов США (19 фунтов стерлингов) с пользователя в месяц, но только при условии выставления счета ежегодно. Это делает Smartsheet намного дороже, чем конкурирующие программы для работы с электронными таблицами, и в то же время делает его более дорогим для программного обеспечения для управления проектами.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Окончательный вердикт
Smartsheet хорошо справляется со своими задачами и может с уверенностью заменить любое существующее решение для работы с электронными таблицами, добавив при этом гораздо большую ценность с точки зрения объема и возможностей. Но хотя он может многое сделать для данных, он может не очень много сделать для пользователей. Из-за необычных конфигураций и базового пользовательского интерфейса Smartsheet обладает неэффективностью, присущей системе, которая вместо повышения производительности может привести к ее замедлению.
Вдобавок ко всему, хотя есть возможность совместной работы, я подозреваю, что большинству менеджеров придется покрывать большую часть ввода данных, поэтому существует риск того, что изначально может появиться дополнительная добавка к рабочей нагрузке. Однако это может быть компенсировано тем фактом, что для передачи всех данных и контроля управления используется одно решение вместо использования нескольких пакетов.
Ценообразование также выглядит неконкурентоспособным, особенно с некоторыми интеллектуальными решениями по управлению проектами, такими как Trello, Zoho Projects, Monday.com и Wrike. Smartsheet не всегда может конкурировать с некоторыми из них, особенно по пользовательскому опыту, но его цена оценивается на более высоком уровне рынка.
Тем не менее, для компаний, которые ценят свои данные и хотят выйти за рамки основного формата электронных таблиц и позволяют своим данным делать больше, Smartsheet предлагает очень реальное решение.
В целом, Smartsheet, вероятно, больше всего понравится корпоративному пользователю, не только из-за его первоначального знакомства, но и из-за того, что использование данных и рабочие процессы являются неотъемлемой частью операций. Пользователи малого бизнеса могут предпочесть альтернативу, которая меньше полагается на холодную логику и имеет более теплый пользовательский интерфейс.