служебная поездка что это
Служебная поездка и командировка: в чём отличие
Когда поездка по работе считается командировкой, а когда это просто служебная поездка? Ответ на вопрос прост и чётко прописан в законодательстве. Разбираемся вместе.
Отличительные особенности командировки
Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение даётся в статье 166 Трудового кодекса РФ. В Постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749 уточняется, что поездка по служебному поручению в представительство или филиал компании, в котором сотрудник не работает постоянно, также считается командировкой.
Вот три важных момента, определяющие командировку:
Давайте рассмотрим две похожие ситуации.
Ситуация #1. Компания отправляет менеджера из Москвы в офис в Санкт-Петербурге на неделю провести акцию для покупателей. В течение этой недели он организует все условия, проводит конкурс, подводит его итоги и возвращается в Москву. По закону эта поездка является командировкой.
Ситуация #2. Менеджер компании на три летних месяца переезжает жить в Сочи и договаривается с руководством, что работать будет из местного офиса. Он приходит на работу в те же часы, что и в Москве, и выполняет свои основные рабочие обязанности. По законодательству это не является командировкой. Налоговый орган будет считать, что сотрудник временно сменил рабочее место на другой филиал, и рассчитывать оплату его труда как командировочные нельзя.
Кто может ездить в служебные поездки
Служебной называется поездка сотрудников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер. Это, например, курьеры, экспедиторы, проводники поезда, водители. Служебные поездки не должны оплачиваться, как командировки. Служебные поездки упоминаются в Постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749.
Перечень профессий и должностей разъездных работников каждый работодатель определяет самостоятельно, поэтому включить в него вы можете любые специальности. Главное, чтобы по роду своей деятельности сотруднику нужно было перемещаться по местности, а условие о разъездном характере работы было закреплено в трудовом договоре.
Например, если вы отправляете штатного курьера из Москвы в офис в Санкт-Петербурге, чтобы передать важные документы, он не едет в командировку, а выполняет свои трудовые обязанности, закреплённые в договоре. Если же из Москвы в Санкт-Петербург те же документы повезёт менеджер, то такую поездку нужно оформить как командировку. Кстати, если сотрудник едет на своей машине, прочитайте нашу статью «Командировка на личном автомобиле».
Когда надо оформлять командировку, а когда – служебную поездку?
Когда представитель компании отправляется по служебному заданию в другой город или страну, все вроде бы просто: он уезжает в командировку. Но «следом за ним» может поехать и сотрудник, у которого работа с разъездным характером. Где будет находиться в этот момент каждый из них — в командировке или служебной поездке? По нашему опыту, путаница в понятиях до сих пор существует. А это приводит и к финансовым, и к управленческим рискам. Давайте разберем, что и когда надо оформлять и как это делать правильно.
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Соответственно, если у сотрудника в трудовом договоре в качестве такого места указан конкретный адрес компании, в принципе любую поездку можно считать командировкой, и срок ее определяет работодатель.
При этом сейчас только 2 документа являются обязательными: приказ и авансовый отчет, в котором человек подтверждает свои расходы. Другие формы: командировочное удостоверение, служебное задание, журнал и т.д. — добровольные. Оформлять их можно, но тогда в локальных нормативных актах надо точно описать, что, как и когда используется.
На время командировки за сотрудником сохраняется должность и платится средний заработок. Также ему должны возместить расходы, связанные с поездкой. Ст. 168 ТК РФ уточняет, что компенсируется: проезд, проживание, суточные, другие расходы по согласованию. Кстати, размер суточных закон не регламентирует, и работодатель назначает его самостоятельно. Надо лишь помнить про ст. 217 Налогового кодекса РФ: она указывает не облагаемые налогом суммы — 700 рублей в день по России и 2500 рублей — за границей. Свыше них придется платить НДФЛ.
Взывая к финансовой справедливости, люди просят признать их поездки командировками и компенсировать дополнительные расходы. Не добившись этого, человек обращается в суд. Как завершится дело — большой вопрос, но сама ситуация отнимет много времени.
Еще один риск связан с возмещением средств из Фонда социального страхования РФ. Если в локальных документах не прописать нюансы, связанные с несчастными случаями во время поездок, компании сложно будет доказать связь ЧП с производством. Допустим, человек поехал в командировку на личном авто, что не было разрешено, или заехал на служебном автомобиле к родным и попал в ДТП. ФСС может признать случай нестраховым и отказать в выплате.
Конечно, служебные поездки подчас выгоднее для работодателей, чем командировки. Так, суточные платятся только, если человек вынужден ночевать вне дома, не надо запрашивать письменное согласие семейного сотрудника и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Для обычных командировок это необходимо. К тому же, в них нельзя направлять беременных.
В любом случае процесс надо регламентировать. Прежде всего, проверить документы, в которых описаны правила поездок. Надо обязательно надо указать работы и должности с разъездной работой, планирование и согласование поездок, учет рабочего времени и расходов, описать варианты транспорта для поездки: общественный, личный и т.д. — это поможет избежать переплат и снизит риск аварий. И, пожалуй, самое главное для разъездных сотрудников. В трудовом договоре надо указать характер работы и определить территорию.
ВНИМАНИЕ!
Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Командировка или разъездной характер работы: как не нарушить трудовое законодательство?
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Часто перед работодателем встает вопрос: нужно ли работникам, трудовая деятельность которых связана с частыми разъездами (например, водителям), перед каждым рейсом оформлять командировку. Да и вообще являются ли поездки этих работников командировками? В статье рассмотрим, какие же поездки считать командировками и для чего необходимо разграничивать такие понятия как «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути».
Что такое командировка работника
Итак, трудовое законодательство определяет командировку как служебную поездку. При этом следует понимать, что не все служебные поездки работников являются командировками. «В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ч.1 ст.166 ТК РФ). То есть, для того, чтобы считать поездку командировкой, должны быть выполнены определенные действия и соблюдены ряд условий:
Служебная поездка. В чем отличие от командировки
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч.2 ст.166 ТК РФ). Например, разъездной характер работы можно установить курьерам, а характер работы в пути — машинисту или проводнику.
То есть, не все служебные поездки работников являются командировками.
Почему же важно разграничивать понятия «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути»? Во-первых, это влияет на уровень гарантий и компенсаций, а во-вторых, — на порядок документального оформления.
Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы:
Работодатель вполне может направить в командировку работника, которому установлен характер работы разъездной или в пути. Например, направляя водителя в другой город для покупки служебного автомобиля, поездку следует оформить как служебную командировку. И здесь не важно, что в трудовом договоре данному работнику определен разъездной характер работы.
Итак, разграничивать рассматриваемые понятия требуется по следующим причинам:
Командировка и служебная поездка: в чем разница
Знаете ли вы, кого из сотрудников можно отправить в командировку, а кого — только в служебную поездку? Как оплачивать эти периоды и как отражать их в табеле учета рабочего времени? Какие документы необходимо оформить? О разнице между командировкой и служебной поездкой читайте в статье SuperJob.
Трудовое законодательство предусматривает возможность направлять работников как в служебные командировки, так и в служебные поездки. По своему смыслу эти понятия очень близки: и в том, и в другом случае работник по распоряжению работодателя направляется в определенное место (не являющееся местом работы по трудовому договору) для того, чтобы выполнить там определенную работу (задание). Однако между командировкой и служебной поездкой есть и существенные различия, которые важно знать.
Кого нельзя отправить в командировку?
Первое отличие заключается в категориях работников: некоторых из них можно направлять только в командировки, а некоторых — только в служебные поездки.
Так, в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ, служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. «Разъездной характер работы» или характер работы «в пути» может быть установлен условиями трудового договора (статья 57 Трудового кодекса РФ).
Таким образом, если условиями трудового договора работнику определен «разъездной характер работы» или характер работы «в пути», работника в принципе нельзя отправить в служебную командировку. Поездки работника в этом случае должны быть признаны «служебными поездками». Классический пример — водители: поскольку для них устанавливается «разъездной характер работы», то отправлять их в командировки нельзя.
Когда необходим приказ?
Второе отличие — в способе оформления командировки и служебной поездки. Для служебной командировки закон предусматривает отдельный порядок и отдельные документы, которые нужно оформить. Данные требования установлены статьей 166 Трудового кодекса РФ и Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Как минимум, для направления работника в командировку необходимо выпустить отдельный приказ (распоряжение), а при необходимости можно оформить и иные документы (например, служебное задание или поручение). По возвращении из командировки работник должен предоставить авансовый отчет.
Для служебных поездок таких требований нет: порядок направления работников в служебные поездки работодатель разрабатывает для себя сам.
Как оплачиваются командировки, а как — служебные поездки?
Третье отличие — в оплате. В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Для служебных поездок данное правило не применяется. Следовательно, время командировки оплачивается по среднему заработку, в время служебных поездок — как обычное время работы сотрудника (пропорционально отработанному времени).
В связи с такими различиями в табеле учета рабочего времени необходимо по-разному отражать служебную командировку и служебную поездку. При этом унифицированная форма табеля учета рабочего времени не предусматривает отдельного кода для отражения служебных поездок. Для этого в табеле допустимо либо использовать стандартный код «Я», либо ввести свой отдельный код для отражения служебных поездок.
Еще одно отличие связано с наличием ограничений, установленных Трудовым кодексом для командировок. Так, к примеру, нельзя направить в командировку беременную женщину (даже с ее согласия), а для направления в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, необходимо получить письменное согласие данных работников (статья 259 Трудового кодекса РФ).
Для служебных поездок подобные ограничения не установлены. Поэтому, если работодатель решит направить в служебную поездку работника из такой «льготной» категории (например, беременную женщину), могут возникнуть споры. Однако, исходя из буквального требования закона, нарушений в этом не будет.
Проезд, гостиница, суточные…
В остальном служебные поездки и командировки схожи друг с другом. И в том, и в другом случае работодатель обязан возмещать работнику:
• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры такого возмещения как для служебных поездок, так и для командировок необходимо определить локальным нормативным актом компании.
Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.
Служебная командировка предполагает разовый выезд работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В служебные командировки направляются работники, трудовая функция которых не предполагает разъездного характера работы, то есть работники, в обычной ситуации работающие на стационарных рабочих местах на территории работодателя.
Служебные поездки предполагают регулярные выезды работника на постоянной основе для выполнения работы вне места нахождения работодателя. В служебные поездки направляются работники, которым трудовым договором установлен разъездной характер работы или работа в пути.
Работникам, осуществляющим служебные поездки, возмещаются следующие расходы:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размер и порядок возмещения указанных расходов устанавливается коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом работодателя или трудовым договором.
Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2017 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.