Объясните в чем заключается различие таких понятий как информация и документ

Глава 1. Соотношение понятий: данные, информация, знания, сообщение, документ.

Соотношение понятий: данные, информация, знания, сообщение, документ. Информационные процессы социальной коммуникации.

Проверил: доцент кафедры

Оглавление:

2. Глава 1. Соотношение понятий: данные,

информация, знания, сообщение, документ…………………………………………………….4

3. Глава 2. Информационные процессы социальной коммуникации………………………………………………9

5. Список использованной литературы……………………..13

Введение

Характерной чертой нашего времени является рост производства, потребления и накопления информации во всех отраслях человеческой деятельности. Читает ли человек, разговаривает по телефону, смотрит ли телевизор – вся его жизнь неразрывно связана с получением, и обработкой информации.

В середине XX века потребность в обработке, передаче больших объемов информации и управлении сложными системами послужили стимулом для бурного развития кибернетики и теории информации.

Информатика как наука стала развиваться в 40-е годы XX века, и это связано со стремительным развитием вычислительной техники стала электроника, а затем микроэлектроника.

Миниатюризация и стремление сделать компьютеры достоянием масс привели к тому, что в XXI век мы вошли с большим обилием красочных компьютерных журналов, написанных простым и понятным миллионам пользователей персональных компьютеров языком.

В условиях информационного общества одним из основных элементов рабочего места любого специалиста является персональный компьютер как инструмент сбора, обработки, хранения и передачи информации, поэтому очень важно для успешной деятельности обладать твердыми знаниями и четкими понятиями по информатике таким как, например, данные, информация, знания, сообщение, документ.

Глава 1. Соотношение понятий: данные, информация, знания, сообщение, документ.

К базовым понятиям, которые используются в информатике, относятся: данные, информация, знания, сообщения, документ. Эти понятия используются как синонимы, однако между ними существуют различия.

Одним из способов превращения информации в сообщение является запись ее на материальном носителе. Если мы применяем материальные носители, предназначенные для использования в компьютерной технике, то мы имеем дело с данными. Вот несколько определенийданных:

Данные – это информация, представленная в виде, пригодном для обработки ее автоматическими средствами при возможном участии человека. [10, С. 352]

Данные – это совокупность сведений, зафиксированных на определенном носителе в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и обработки. Преобразование и обработка данных позволяет получить информацию.[ 4]

Известны также следующие трактовки понятия «данные». Данные это:

• факты, цифры, и другие сведения о реальных и абстрактных лицах, предметах, объектах, явлениях и событиях, соответствующих определенной предметной области, представленные в цифровом, символьном, графическом, звуковом и любом другом формате;

• информация, представленная в виде, пригодном для ее передачи и обработки автоматическими средствами, при возможном участии автоматизированными средствами с человеком;

• фактический материал, представленный в виде информации, чисел, символов или букв, используемый для описания личностей, объектов, ситуаций или других понятий с целью последующего анализа, обсуждения или принятия соответствующих решений.

Из всего многообразия подходов к определению понятия «данные» на наш взгляд справедливо то, которое говорит о том, что данные несут в себе информацию о событиях, произошедших в материальном мире, поскольку они являются регистрацией сигналов, возникших в результате этих событий. Однако данные не тождественны информации. [9]

Ключевым понятием информатики является понятие информации, с которым мы сталкиваемся ежедневно, однако единого определения не существует. Поэтому вместо определения используют понятие об информации.

Первоначально под информацией понимались сведения, передаваемые людьми различными способами: устно, с помощью сигналов или технических средств.

ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информатизации, информационных технологиях и о защите информации» определяет информацию следующим образом.

Так же существует еще одно понятие:

Сведения об окружающем мире, отобранные по принципу полезности и представляющие интерес для людей, стали называть информацией. Информация (от лат. cлова information – сообщение) передавалась от поколения к поколению и постепенно превращалась в знания.[11,С. 10]

· понимание определённой информации с целью лучшего её использования при решении конкретных задач;

· способность человека получать необходимые ему данные, обдумывать (осмысливать) и преобразовывать их в информацию.

Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т.к. документ является её основным носителем. Рассмотрим несколько трактовок понятия «документ»:

Документ– письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения или действия, деловая бумага, относящаяся к канцелярскому делопроизводству (Малый энциклопедический словарь, 1907)

Документ – бумага, грамота (Словарь синонимов русского языка, 1960)

Документ – облаченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие факта юридического значения (БСЭ, 2 издание)

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 1983г.)

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ РФ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России)

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Существование документа вне материального носителя невозможно. [ 2]

В узком смысле документ — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Так же есть понятие электронного документа: электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование). Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций.[3]

Информация, зафиксированная в определенной форме, называется сообщением.

Для того чтобы потребитель информации мог распознать сообщение, т.е. отождествить символы с какими-либо объектами или процессами реального мира, он должен обладать определенными сведениями (алфавит, правило построения кода и т.п.). [4]

Также, форма предоставления информации, совокупность знаков или первичных сигналов, содержащих информацию. Обычно сообщение передаётся в виде предложения или условного знака.

В информатике — форма представления информации, имеющая признаки начала и конца, предназначенная для передачи через среду связи.
Конкретная форма сообщения называется представлением. Одно и то же сообщение может быть представлено различными способами.

Жизненный цикл сообщения выглядит следующим образом:

Отправитель кодирует идею или мысль в сообщение, передаёт сообщение через среду общения получателю. Получатель получает сообщение и декодирует смысл.

Существуют следующие типы сообщений: запрос/вопрос, ответ, команда, повествование, уведомление, предложение, депеша, новости. [7]

Сообщение – это обмен информацией и взаимодействиями между двумя или несколькими индивидуумами.

Рассмотрим вербальные сообщения, к этой группе относится передача информации с помощью слов – речь и с помощью письма. Выделяются речевые взаимодействия двух видов: слушание – восприятие речи говорящего; говорение – использование речи для передачи сообщений слушателю.

Беседа в письменной форме: чтение – восприятие информации с носителя; письмо – фиксация мыслей/знаний на бумажном или электронном носителе. [6]

Источник

Понятия «информация» и «документ», их развитие и взаимосвязь.

Слово документ происходит от латинского документо, что означает свидетельство, доказательство. С древности и до 19 оно употреблялось именно в этом значении и в основ ном использовалось в юриспруденции и дипломатии.

Зафиксировав информацию на носителе, документ обеспечивает ее хранение и накопление, передачу другому лицу, многократное использование, возвращение к инфо во времени. Документация используется в аппарате управления в качестве способа и средства реализации

возложенных на него функций, является средством укрепления законности и контроля.

Термин документ не однозначен. До 19 века употреблялось в основном юристами и дипломатами в значении письменное свидетельство. С начала 20 века бельгиец Поль Отле использовал понятие документ как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию:

медали, ноты, даже скульптуру,

живопись и архитектуру. т.е. любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Сейчас понятие документ в обдасти делопроизводства и архивного дела употребляется в следующих значениях:

Гост 15914-98 – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать

Гост рисо 15489-1-2007 – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическими лицами в качестве доказательства в подтверждение правовых обязательств или деловой деятельности.

В соответствии с терминологичес­ким государственным стандартом термин «вид докумен­та» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам со­держания и целевого назначения». Вид документа ука­зывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (на­именованием) складывается его формуляр, правовая зна­чимость, структура текста, порядок введения в действие. Наименования многих видов документов сформи­ровались очень давно. С начала XVIII в. известны та­кие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. полу­чил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения, перестают употребляться одни виды, им на смену при­ходят другие. Так, переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи органи­зации, и докладная записка, используемая для внутрен­ней переписки.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа. Названия видов не­произвольно формулируются их составителем, а выби­раются из числа регламентированных нормативной базой. Сложившаяся система видов документов явля­ется одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, ка­ким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названий ви­дов документов в аппарате соответствующей админист­ративной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием «информация», «предложение», «служебная записка» и т. д.

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, по­рядку оформления, сфере применения. Понятие «раз­новидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Напр., вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуа­тацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации органи­зации и др.

Источник

Соотношение понятий информация и документ.

Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т.к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.

ФЗ об «Информации, инф-ии и защите инфы»: информация— сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления

документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

· Документ – бумага, грамота (Словарь синонимов русского языка, 1960)

· Документ – облаченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие факта юридического значения (БСЭ, 2 издание)

· Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 1983г.)

· Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России)

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Дата добавления: 2015-01-19 ; просмотров: 29 ; Нарушение авторских прав

Источник

Связь информации и документа. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

Понятия «информация» и «документ»

Информация имеет большое значение, так как на ее основе при­нимаются решения, зависящие от полноты информации, ее досто­верности и своевременности предоставления.

С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широ­кое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Междуна­родном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные из­дания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, во­площенный в материальной форме.

Позже, в 1950-1990-е гг. слово «документ» трактуется в не­скольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. «relevant»- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Признаки документа

С целью создания возможности для проведения унификации и стандартизации документов проведена их классификация по определенным признакам

1)По способу изготовления документы

· Фоно, аудио, акустические документы

2)По ценности содержания

3)По назначению

· Документы для фиксации событий (протокол)

· Документы для передачи информации (письма)

· Документы для выполнения основных задач

4)По стадиям создания

5)По срокам хранения

· Документы постоянного бессрочного срока хранения

· Документы длительного срока хранения

· Документы временного срока хранения до 10 лет

6)По степени гласности

7)По юридической силе

· Документы подлинные (действующие и недействующие)

8)По способу изложения материала

9)По роду деятельности

· УС банковской документации

· УС финансовой, учетной, отчетной и бухгалтерской организации

· УС отчетно-статистической документации

· УС документации по труду

· УС внешнеторговой документации

· УС пенсионного фонда РФ

10)По форме

11)По происхождению

12)По срокам изготовления

13)По месту составления

Функции документа

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

б.Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.

в.Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

а.В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

б.Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)

а.Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.

б.Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

ПОНЯТИЯ «СПОСОБ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ», «СРЕДСТВО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ», «СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ». ТРАДИЦИОННЫЕ СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ. РАЗВИТИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Документирование— это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Древнейшим способом фиксации информации является руко­писное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей маши­ны возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. В течение XX в. механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин раз­личного назначения.

В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы при­меняемых принтеров являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе.

По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информа­ции, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фо­тографические изображения, звуковые и видеофайлы.

Таким образом, современное документирование включает ис­пользование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявле­ния, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Способ фиксации информации определяет выбор средств до­кументирования, которые подразделяют:

ü на простые (карандаш, ручка);

ü механические (пишущие машины);

ü электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

ü электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).

В зависимости от применяемых средств документирования раз­личают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокументирование; электронное.

Источник