Общий отдел чем занимается

Отдел административной работы

Основные задачи общего отдела

Основными задачами общего отдела являются:

2.1. Организация и совершенствование документационного обеспечения Главного управления; формирование и поддержание единой базы данных о документах; внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов (совместно со структурными подразделениями, отвечающими за автоматизированную систему управления); контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству, а также архивное хранение документов Главного управления, в соответствии с Инструкцией об архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16 марта 2006 г. № 160.

2.3. Методическое руководство по ведению делопроизводства структурными подразделениями Главного управления.

Основные функции общего отдела

Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

3.1. Разрабатывает (совместно с другими структурными подразделениями) мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.2. Ведет прием, учет и распределение поступающих документов.

3.4. Ведет учет и регистрацию исходящих документов, проводит проверку правильности их оформления и отправки.

3.5. Осуществляет контроль за прохождением документов, подготовку руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах.

3.6. Ведет статистический учет поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов.

3.7. Осуществляет контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.

3.8. Разрабатывает номенклатуру дел Главного управления и согласовывает номенклатуры дел структурных подразделений и подчиненных (подведомственных) организаций Главного управления.

3.9. Формирует, оформляет, ведет учет и хранение дел, подготавливает и своевременно передает дела на архивное хранение.

3.10. Проводит отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.

3.1 1. Проводит инструктаж вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

3.12. Осуществляет контроль правильности оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив Главного управления, а затем в ФКУ «Центральный архив МЧС России».

3.13. Организует работу архива Главного управления в соответствии с Инструкцией об архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16 марта 2006 г. № 160.

3.14. Анализирует проводимую работу, подготавливает проекты приказов по итогам работы за квартал и в целом за год.

Полномочия общего отдела.

Общий отдел в пределах своей компетенции:

4.1. Участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и иных документов в пределах своей компетенции по вопросам организации делопроизводства, осуществляет контроль их исполнения.

4.2. Участвует в проверках структурных подразделений и подведомственных (подчинённых) организаций по организации делопроизводства и документационного обеспечения.

4.3. Запрашивает и получает в установленном порядке от структурных подразделений сведения, необходимые для выполнения возложенных задач.

4.4. В соответствии с задачами и выполняемыми по их реализации функциями осуществляет взаимодействие:

со структурными подразделениями Главного управления;

административно-правовым управлением МЧС России.

4.5. Участвует в пределах своей компетенции в осуществлении сбора, обобщения и анализа сведений по вопросам, находящимся в компетенции МЧС России.

4.6. Выполняет мероприятия по обработке персональных данных в соответствии с руководящими документами Главного управления (приказ Главного управления от 24 ноября 2015 г. № 884 «Об обработке персональных данных в Главном управлении МЧС России по Нижегородской области»).

Источник

Внимание!

Портал работает в тестовом режиме!

Если у вас появились предложения по улучшению
портала или вы нашли ошибку, свяжитесь с нами.

Форма обратной связи расположена в верхней навигационной панели.

Обратная связь

Предложения и замечания по работе портала направляйте
по адресу: info@adm.khv.ru.

Обратная связь

Предложения и замечания по работе портала направляйте
по адресу: info@adm.khv.ru.

Ошибка!

Неизвестная ошибка. Пожалуйста свяжитесь с нами и опишите последовательность действий которые привели к данному сообщению.

Помощь по работе с сайтом в режиме для слабовидящих

В режиме для слабовидящих доступен ряд функций:

Клавиатура:

Обновлено секунду назад

Задачи и функции отдела

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

Общий отдел в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий выполняет следующие функции:

— приведение их в соответствие с нормами и правилами современного русского литературного языка, требованиями, предъявляемыми к документам официального делового стиля;

— оформление на соответствующем бланке;

— предоставление главе Амурского муниципального района, его заместителям для подписания;

3.1. На бумажном носителе:

— согласно указателям рассылки;

— в Амурскую городскую прокуратуру.

3.2. В электронном виде:

3.2.1. В группу по информационно-технологическому обеспечению администрации Амурского муниципального района:

— для размещения в информационном банке СПС «КонсультантПлюс: Хабаровский выпуск»;

— для размещения на Интернет-портале органов местного самоуправления Амурского муниципального района.

3.2.2. В МУП «Редакция газеты «Амурская заря» для официального опубликования в газете «Амурская заря».

8.1. Соблюдением требований Регламента администрации Амурского муниципального района в пределах своих полномочий, Инструкции по делопроизводству в администрации Амурского муниципального района при подготовке проектов муниципальных правовых актов.

8.2. Соблюдением сроков согласования проектов муниципальных правовых актов.

8.3. Соблюдением установленного порядка предоставления главе Амурского муниципального района проектов документов.

8.4. Своевременным исполнением документов в установленные сроки в соответствии с резолюциями руководителей.

8.5. За формированием дел текущего делопроизводства в структурных подразделениях администрации Амурского муниципального района в строгом соответствии с номенклатурой дел с учетом сроков их хранения.

— описи дел постоянного срока хранения, подлежащих передаче на постоянное хранение;

— описи дел постоянного хранения, хранящихся на месте;

— описи дел по личному составу;

— описи личных дел уволенных работников;

— описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения;

— акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

— акты о неисправимых повреждениях документов;

— акты о выделении дел к уничтожению с истекшими сроками хранения.

— регистрации постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства Хабаровского края, присланных для руководства или сведения;

— регистрации решений Собрания депутатов Амурского муниципального района, присланных для руководства или сведения;

— регистрации постановлений главы Амурского муниципального района, постановлений администрации Амурского муниципального района, а также распоряжений главы Амурского муниципального района и распоряжений администрации Амурского муниципального района по основной деятельности;

— регистрации соглашений по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований;

— учета проверок администрации Амурского муниципального района, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;

— регистрации соглашений, договоров, контрактов об экономических, научных, культурных и иных связях администрации Амурского муниципального района;

— учета бланков строгой отчетности;

— регистрации гербовых и простых печатей, штампов и их оттисков администрации Амурского муниципального района и её структурных подразделений;

— учета выдачи печатей и штампов;

— регистрации обращений граждан, учета приема граждан по личным вопросам, учета приема посетителей;

— контроля исполнения документов;

— регистрации выдачи архивных справок, архивных копий и выписок из документов, выдачи дел во временное пользование;

— регистрации факсограмм, телефонограмм;

— регистрации поступающих документов, регистрации отправляемых документов.

Источник

1.1 Общий отдел является самостоятельным структурным подразделением вуза, действует на основании Устава вуза, настоящего положения и подчиняется непосредственно ректору.
1.2 Общий отдел в своей работе руководствуется Положением о вузе, приказами и указаниями Министерства, руководства вуза и действующей инструкцией по делопроизводству.
1.3 В состав общего отдела входят: архив, машинописное бюро. Штаты общего отдела утверждаются ректором университета в пределах общей численности фонда заработной платы и ассигнований на административно-управленческие расходы.

2.1 Постановка и совершенствование делопроизводства в вузе.
2.2 Организация правильного учета и регистрации корреспонденции.
2.3 Обеспечение контроля за выполнением распорядительных документов вышестоящих органов, руководства вуза и заявлений граждан.
2.4 Организация использования и хранения документальных материалов, законченных делопроизводством.

3.1 Общий отдел возглавляется начальником, назначаемым и освобождаемым ректором.
3.2 Начальнику общего отдела предоставляется право:
— давать указания по вопросам делопроизводства, контроля за исполнением документов, заявлений граждан и постановки архивного дела;
— требовать от структурных подразделений исполнения документов, заявлений граждан и отчетности по ним;
— вести переписку по вопросам, вытекающим из настоящего Положения.
3.3 Общий отдел имеет круглую печать со своим наименованием, находящуюся в распоряжении начальника общего отдела.

4.1 Прием и отправка корреспонденции.
4.2 Распределение документов и заявлений граждан для доклада руководству по структурным подразделениям, ведение их учета, регистрации и систематического контроля за исполнением.
4.3 Ознакомление сотрудников вуза с распорядительными документами.
4.4 Представление руководству вуза сведений по вопросам делопроизводства и контроля за исполнением.
4.5 Постановка работы архива в соответствии с действующими нормами.
4.6 Составление должностных инструкций и функциональных обязанностей сотрудников общего отдела.
4.7 Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и контроль за его состоянием.
4.8 Разработка практических рекомендаций по рациональной организации документооборота.

СОСТАВ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

Общее руководство. Прием и обработка приказов по основной деятельности и распоряжений. Печать. Выдача бланков документов об образовании, студ. билетов и зачетных книжек.

Регистрация входящей корреспонденции, контроль исполнения документов, формирование приказов о выезде в командировку сотрудников и студентов, оформление командировочных удостоверений, регистрация командировочных удостоверений приезжающих в университет, ведение дел согласно номенклатуре дел отдела, сдача дел постоянного срока хранения в архив университета, списание дел временного срока хранения.

каб. 1219, тел. 65-39-74