Обеспечение жизнедеятельности офиса что это
Образец резюме офис-менеджера
Иванов Иван
Контактный эл. адрес
Готов \ не готов к переезду, готов \ не готов к командировкам
Занятость: полная занятость
График работы: полный день
Желательное время в пути до работы: не имеет значения
Октябрь 2015 — Август 2017 2 года 3 месяца
Апрель 2013 — настоящее время 2 года 3 месяца
Ведение документооборота: регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
Организация приема посетителей и телефонных звонков, корреспонденция.
Контроль работы сотрудников ресепшен, клининговой службы, курьера (5 человек).
Жизнеобеспечение офиса, закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ.
Согласование договоров с контрагентами, контроль графика платежей («1С»).
Подготовка аналитических отчетов и презентаций (MS Excel, MS Power Point).
Сентябрь 2012 — Май 2015 2 года 9 месяцев
Сентябрь 2012 — Май 2015 2 года 9 месяцев
Организация и обеспечение эффективной работы команды (10 человек).
Работа с посетителями и формирование положительного имиджа ресторана.
Проведение инвентаризации. Работа с поставщиками.
Ведение кассы (расчет гостей‚ заполнение кассовых отчетов).
Большой опыт административной работы.
Отличные знания ПК (MS Office, «1С», СЭД), кассовой дисциплины.
Опыт работы с оргтехникой, мини-АТС.
Умение эффективно выстраивать рабочие процессы в режиме многозадачности.
Коммуникабельность, активная жизненная позиция, инициативность, пунктуальность.
Должностная инструкция офис-менеджера — образец (2021)
Для чего составляется инструкция
Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.
В должностной инструкции работодатель указывает:
Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.
Порядок утверждения должностной инструкции
Должностная инструкция может быть утверждена как самостоятельный кадровый документ либо быть приложением к трудовому договору. Должностные инструкции, как правило, не составляются персонально для каждого сотрудника, а разрабатываются для определенной должности (письмо Роструда № 3042-6-0 от 09.08.2007).
При приеме нового сотрудника на должность офис-менеджера специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает два экземпляра соответствующей инструкции (в них проставляется Ф.И.О. нового сотрудника). Один из них передается работнику (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).
Возможны и другие варианты фиксации факта ознакомления сотрудника с инструкцией:
Инструкция офис-менеджера разрабатывается кадровой службой предприятия и утверждается директором. Подписывается инструкция тем лицом, которое ее составило. Форма инструкции не утверждена, но при ее составлении рекомендовано придерживаться:
При наличии такой практики на предприятии перед передачей инструкции на утверждение директору она может быть завизирована рядом служб, например юридической. В соответствии с п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), а также дату визирования. Виза располагается на обратной стороне последнего листа инструкции.
Для утверждения инструкции может издаваться соответствующий приказ, однако на практике руководитель ограничивается подписью под грифом «Утверждаю» с указанием наименования должности, подписи, инициалов, фамилии утверждающего лица и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Именно с этой даты должностная инструкция вступает в действие.
Как грамотно составить трудовой договор с офис-менеджером? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и скачайте образец трудового договора, составленный экспертами системы.
Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера
В связи с тем, что форма должностной инструкции офис-менеджера не является унифицированной и положение о порядке ее составления на законодательном уровне не утверждалось, бланк этого локального документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно.
Поскольку права/обязанности офис-менеджеров в большинстве компаний мало чем отличаются, принято использовать уже готовый бланк должностной инструкции. Скачать актуальный бланк вы можете на нашем сайте в начале статьи, блок «Вам помогут документы и бланки».
Структура должностной инструкции
Общепринятая структура должностной инструкции выглядит так:
Требования к сотруднику
На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим (желательно филологическим или в области менеджмента) образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности (в идеале не менее двух лет) является ключевым требованием. При этом образование у претендента может быть и средним профессиональным.
Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности. Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой.
Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:
С одной из таких обязательных инструкций (по охране труда) вы ознакомитесь, прочитав нашу статью «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».
Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.
В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:
Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей
Основные права офис-менеджера следующие:
В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.
Итоги
При приеме на работу офис-менеджера важно заранее очертить круг его обязанностей. Необходимые правила поведения обычно закрепляются в должностной инструкции — локальном документе, в котором содержатся все требования руководителя к подчиненному.
Должностная инструкция утверждается руководителем и передается сотруднику для ознакомления. Роспись об ознакомлении означает, что сотрудник обязуется выполнять все вмененные ему функции, а также знает об ответственности за их неисполнение.
Должностная инструкция офис-менеджера
Что входит в должностные обязанности офис-менеджера и кому подойдёт эта профессия? На порталах для поиска работы вакансии такого специалиста представлены очень широко, что характеризует должность как современную и востребованную. Рассказываем, чем занимаются офис-менеджеры, какие требования предъявляются у ним и что должно быть записано в их должностной инструкции.
Профессия офис-менеджера
Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями. Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.
Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.
Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников. Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте. Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».
Должность офис-менеджера, как правило, не предполагает карьерный рост. Средняя зарплата такого специалиста в регионах России — от 20 до 25 тысяч рублей, в Москве — около 50 тысяч рублей.
Обязанности
Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:
Функции офис-менеджера:
Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.
Требования к кандидату
Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:
В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.
Немаловажное значение в такой работе имеют качества характера. Эта работа подходит активным, но внимательным людям, способным решать несколько задач одновременно. Обязанности довольно быстро становятся рутинными, потому что дублируются изо дня в день — потребуется терпение. Сотрудник всегда должен присутствовать на рабочем месте, иначе офис не будет функционировать в нормальном режиме — необходима усидчивость. Для резюме офис-менеджера полезно будет указать такие личные качества:
Типовая должностная инструкция офис-менеджера
Что именно ожидает работодатель от офис-менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Её образец вы можете скачать бесплатно в конце этого раздела. Инструкция всегда прилагается к трудовому договору и не имеет законной силы без него. Чем подробнее и точнее она будет составлена, тем проще работнику понять, что именно требует от него работодатель. Кратко проанализируем структуру этого документа.
Должностная инструкция офис-менеджера включает следующие разделы:
В разделе «Общие положения» указывается наименование должности, рабочее место сотрудника, а также перечень того, что работник должен знать и чем руководствоваться, выполняя служебные обязанности. Например, «законодательство Российской Федерации в области документооборота и архивного дела», «локальные нормативные акты» или «принципы работы офисной техники».
Самый обширный раздел посвящается должностным обязанностям. Работодатель включает в этот список всё, что считает важным — от документооборота до отключения офисного оборудования в конце рабочего дня. Подробное перечисление предотвратит недопонимание между сторонами, позволит избежать ситуации, когда сотрудник не будет чётко знать, чего именно от него ожидает компания. При составлении инструкции начните со списка обязанностей из предыдущего раздела и скорректируйте его под свои цели.
В разделе «Права» указывают, какими правами работодатель наделяет сотрудника для успешного исполнения обязанностей. Например, «своевременно знакомиться с нормативными актами руководства», «запрашивать информацию от структурных подразделений», «получить доступ к электронной почте организации» и «вносить предложения по оптимизации работы».
Завершающий раздел «Ответственность», как правило, ограничивается стандартными формулировками об ответственности за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей и требует от сотрудника бережно обращаться с доверенным ему имуществом компании.
Заключение
Главная обязанность офис-менеджера — обеспечение жизнедеятельности офиса компании и контроль документооборота. Этот сотрудник принимает и отправляет корреспонденцию, регистрирует внутренние акты, контролирует состояние офисной техники. Перечень обязанностей устанавливает непосредственно работодатель, поэтому функции сотрудников в разных организациях могут существенно отличаться. Для этой вакансии, как правило, не предусматриваются высшее образование и опыт работы. Большое значение имеют внимательность, коммуникабельность и доброжелательность.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Должностная инструкция менеджера по продажам
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Должностная инструкция менеджера по закупкам
Обязанности водителя грузового автомобиля
Обязанности менеджера по сопровождению клиентов
Жизнеобеспечение деятельности офиса. Офис-менеджер или секретарь «на хозяйстве»? Изучаем нормативные документы
Давным-давно, на заре моей карьеры, придя работать секретарем-референтом на вновь созданное предприятие, я с первых дней поняла, что имел в виду мой будущий руководитель, говоря на собеседовании, что нужна «настоящая хозяйка офиса». В свой первый рабочий день я переступила порог абсолютно пустого помещения, в котором рабочие спешно заканчивали ремонт. У нас не было ровным счетом ничего: ни мебели, ни оргтехники, да и сотрудников на тот момент кот наплакал.
Прошло совсем немного времени, и сидя в удобном кресле, наблюдая за шныряющими туда-сюда сотрудниками и посетителями, отвечая на звонки и принимая факсы, готовя ароматный кофе «с пенкой» шефу, я время от времени с изрядной долей гордости думала, что все это вертится во многом благодаря и мне. Тогда еще не было на слуху слово «офис-менеджер», просто директор говорил мне: «Нам надо то-то и то-то» – и я делала. Иногда интуитивно, иногда методом «научного тыка», даже не подозревая, что занимаюсь тем, что позже стало называться «обеспечением жизнедеятельности» или «организацией бесперебойной работы» офиса…
Нужен ли офису менеджер?
Сегодня без подобных формулировок не обходится, пожалуй, ни одно из объявлений о подборе секретаря. Правда, у разных работодателей понятие «обеспечение жизнедеятельности офиса» различается по смыслу, точнее – по объему: у одного это «чай, кофе, канцтовары», у другого полный цикл административно-хозяйственной работы по организации оперативного обеспечения офиса компании всем необходимым. И если в первом случае работенка, как говорится, не особенно пыльная, то во втором – это целый пласт разноплановых задач, которого зачастую (вкупе с чисто «секретарскими» обязанностями, а то и с кадровым делопроизводством) может быть многовато для одного человека, особенно, если компания не совсем уж крошечная.
Поэтому я до сих пор не перестаю удивляться, почему в Беларуси, в отличие от той же России или Украины, как-то не приживается институт офис-менеджера. Нет, безусловно, он есть. Но если у наших соседей офис-менеджер – это младшая руководящая должность, подразумевающая, помимо всего прочего, руководство вспомогательным персоналом: уборщицами, курьерами, разнорабочими, водителями, то у нас пока это все же секретарь с более или менее широким кругом дополнительных функций по обеспечению работы офиса. Поэтому зачастую можно прочесть абсолютно идентичный круг обязанностей для претендентов на вакансии «секретарь» и «офис-менеджер» в разных компаниях.
Повторюсь, если фирма небольшая, то секретарь успешно справится с такого рода дополнительными обязанностями. Но для крупной организации, по моему мнению, нужен «специально обученный человек», отвечающий за то, чтобы в офисе было все необходимое для полноценной работы. И это вовсе не из чувства солидарности с секретарями. Мне как-то довелось побывать в организации, где обеспечение офиса было возложено на службу снабжения. Причем не на конкретного ее сотрудника, а на всю службу в целом. Неразбериха, доложу я вам, там царила ужасная! Одни и те же люди одновременно занимались поиском щебня, металла, цемента, метизов, текстовых маркеров, офисной бумаги, дыроколов и заказом визиток. В результате все делалось в авральном режиме, а если вдруг возникала острая производственная необходимость в каких-то узлах и деталях, то визитки можно было ожидать полгода.
Так что я считаю, что офис-менеджеры имеют право на существование. Более того, они просто обязаны существовать! Тех, кто наивно полагает, что им нечем будет заняться, уверяю – еще как будет, проверено.
Список обязанностей по обеспечению бесперебойной работы офиса может довольно существенно варьироваться в зависимости от размеров компании, ее структуры и специфики деятельности. Если попытаться представить его наиболее полно, то получится примерно следующее:
Возьмите за правило
Безусловно, рассмотреть подробно все направления в рамках одной статьи не представляется возможным, поэтому я подробно остановлюсь лишь на нескольких, наиболее типичных для большинства компаний. Однако есть ряд общих правил, которые значительно облегчат вашу работу и избавят от ненужной головной боли.
Начало – половина дела. Проще тщательно все продумать и с самого начала сделать, как следует, создав отлаженную систему, которая впоследствии не будет давать сбоев, нежели потом переделывать. Если же так случилось, что вы пришли на чье-то место и увидели недочеты в работе предшественника – не продолжайте действовать по накатанной, усугубляя ситуацию. Лучше потратить время и силы и все привести в порядок, чтобы потом работалось проще.
Прежде, чем рождать спрос, изучите предложение. Помнится, один мой знакомый директор едва с треском не уволил снабженца, который умудрился закупить что-то там по цене, втрое превышавшей среднюю на рынке по данной категории товара. Нерадивый снабженец был заподозрен в сговоре с поставщиком и получении отката. Когда в ситуации разобрались, оказалось, что виной всему – элементарная лень сотрудника, который вместо того, чтобы изучить предложения от разных продавцов, позвонил в первую попавшуюся компанию и сделал заказ. В итоге он отделался лишением премии, а нам с вами преподал урок того, что к выбору компании-поставщика товаров и услуг, интернет-провайдера, оператора мобильной связи и т.д. следует подходить очень тщательно.
Изучайте предложение по интересующим вас направлениям, создавайте базу данных поставщиков, читайте отзывы об их работе в Интернете. Кстати, «непримиримые враги» секретарей – телемаркетологи в данном случае могут сыграть вам на руку. Поэтому не спешите гневно «отфутболивать» очередного менеджера по продажам, который звонит с предложением товара или услуги, а попросите его прислать на электронную почту информацию о компании и прайс-лист – вполне возможно, что предложение окажется интересным и пригодится вам в вашей работе.
Ориентироваться можно на несколько ключевых моментов:
Раньше спохватились – меньше заплатили. Все, что ни делается, должно делаться вовремя. А еще лучше – заблаговременно. Это не только гарантирует, что организация будет работать без сбоев, возникших в результате вашей недоработки, но и во многих случаях позволит существенно сэкономить. Самый простой пример – заказ полиграфической и сувенирной продукции. Когда это происходит в «штатном» режиме, ваша заявка преспокойно ставится в план и компания оплачивает собственно товар или услугу (по нанесению логотипа, например). Но если сегодня вы вспомнили, что послезавтра выставка, а у вас еще конь не валялся, то, во-первых, придется потратить уйму времени на поиск фирмы, которая выполнит заказ оперативно, а во-вторых, уж будьте уверены, с вас сдерут втридорога за срочность.
«Новогодние» хлопоты стоит начинать уже в сентябре, иначе ресторан или кафе для корпоративной вечеринки вам придется выбирать из того, что осталось после бронирования более расторопными коллегами по цеху. А остается, как правило, либо не самое лучшее, либо не самое дешевое. То же касается календарей, ежедневников, планеров и прочей «сувенирки», которая традиционно заказывается в канун Нового года. Если не поторопиться, то придется либо существенно переплатить, либо смириться с тем, что в офисах ваших партнеров будут красоваться календари компании-конкурента. А дарить датированные ежедневники в марте, даже если они супер-красивые, как-то не комильфо.
Еще один пример – визовая поддержка. Подавайте документы на визу сразу же, как только получите подтверждение зарубежной командировки кого-то из сотрудников. Если откладывать, придется обращаться за помощью в агентства, которые работают отнюдь не бесплатно.
Не пропустите! Все мы не прочь приобрести что-то с существенной скидкой или на распродаже. Сегодня подобная практика используется не только магазинами для привлечения покупателей, но и поставщиками товаров и услуг для привлечения и удержания клиентов: проходят различные акции, предоставляются скидки (порой – весьма существенные) в зависимости от объема заказа и накопительные бонусы. Поэтому держите руку на пульсе, следите за информацией от своих поставщиков – это позволит вам сэкономить деньги или получить в подарок что-то полезное. Только не поддавайтесь извечному женскому соблазну: купить что-нибудь ненужное просто потому, что дешево.
Если вам по долгу службы приходится заниматься закупкой компьютеров-факсов-ксероксов и прочих сканеров, имеет смысл проконсультироваться со знающим человеком. В данном конкретном случае – с системным администратором. Я же предлагаю вам несколько простых советов, которые помогут избежать ненужных ошибок.
Компьютерные технологии развиваются с такой скоростью, что то, что вчера было «последним писком», через год оказывается «вчерашним днем». С одной стороны, это замечательно, поскольку каждое новое изобретение делает нашу работу проще и эффективнее. Но есть и другая сторона медали: офисная техника, особенно компьютеры и все, что с ними связано, довольно быстро устаревает морально. Поэтому при покупке персонального компьютера целесообразно приобрести максимально «навороченный», чтобы как можно дольше не возникало необходимости в апгрейде.
Немаловажный момент – для какого конкретно сотрудника предназначается компьютер, от этого зависят некоторые специфические требования к ПК. Например, для дизайнера будет принципиальным хороший монитор, «шустрый» процессор и мощная видеокарта – этого требует его работа, а бухгалтеру или складскому работнику такие «примочки» ни к чему, следовательно, на них можно сэкономить.
При выборе копировально-множительной техники, факсов и т.п. не соблазняйтесь на эксклюзивные, редкие или только что появившиеся на рынке модели, не успевшие себя зарекомендовать. Во-первых, глупо переплачивать за опции, не относящиеся напрямую к назначению данного прибора. Принтер со встроенной кофемолкой – это, конечно, эксклюзивно, но зачем? Во-вторых, новинки всегда дороже просто потому, что они – новинки. В-третьих, бывает сложно найти расходные материалы, и дорогостоящая модель будет пылиться в углу, вместо того, чтобы приносить пользу, в ожидании, пока вы найдете подходящий картридж. И, наконец, если модель не будет благосклонно принята покупателями, компании-продавцы могут просто прекратить поставку устройств этой линейки, а, следовательно, запчастей и расходных материалов к ним. В результате будет ни себе, ни людям.
Когда офисная техника установлена, рекомендую сразу разобраться со всеми настройками и внимательно изучить руководство пользователя. Некоторые поставщики практикуют выезд своих консультантов «на место» и проведение инструктажа по работе с тем или иным устройством. Если такая услуга предусмотрена, обязательно ею воспользуйтесь: проще получить советы от профессионала, чем самостоятельно разбираться с досадными проблемами, которые могут возникнуть «по ходу пьесы».
Обязательно позаботьтесь о том, чтобы провода от всей офисной техники были расположены максимально компактно и изолированно, иначе сотрудники рискуют растянуться во весь рост, зацепившись в спешке за один из них. Да и гадать, из-за чего же не включается ваш компьютер: потому что сгорел процессор или потому что уборщица случайно что-то там шваброй задела – удовольствие ниже среднего.
Любой компании, будь то транснациональная корпорация или малое предприятие со штатом в два человека, необходим офис. Ведь офис, это не только то место, где мы проводим переговоры с партнерами и принимаем клиентов, но и место, где ведется повседневная кропотливая работа сотрудниками компании, направленная на развитие и процветание нашего бизнеса.
И это далеко не полный список мероприятий, необходимых для успешной работы офиса
Организация и контроль работы офиса – это непрерывный рабочий процесс. Он должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Но зачастую, далеко не всегда офис-менеджеру под силу обеспечить в полной мере выполнение всех мероприятий, для обеспечения бесперебойной работы офиса. Многие факторы просто неподвластны ему.
Ведь обеспечение бесперебойной работы систем вентиляции, электроснабжения, водоснабжения, отопления и других инженерных систем; обеспечение охраны и пожарной безопасности; содержание в чистоте и исправном состоянии лифтов и мест общего пользования – это те факторы, выполнение которых лежит тяжким грузом на плечах собственника арендуемого офиса. При этом они оказывают немалое влияние на устойчивое функционирование офиса, и как следствие на развитие и процветание бизнеса.
Арендуя офис в офисном центре, обратите особое внимание на то, в каком состоянии содержится здание, и удостоверьтесь в том, что собственник прилагает все усилия для обеспечения комфортной работы Вашего офиса, и только тогда вы сможете быть уверены в плодотворной работе и грядущих успехах Вашего бизнеса.
Но нерациональные требования, конечно, тоже бывают и очень, очень задалбывают.
Я уже десятки раз пожалела о том, что в момент устройства на работу похвасталась знанием двух европейских языков.
Позвони в Гонконг и узнай, как мне открыть счёт в их банке.
Свяжись с бразильскими логистами и выясни, на каких условиях они согласны работать… С какими бразильскими логистами? Как с какими? Ну, найди в Гугле каких-нибудь, что ты такая беспомощная!
А переведи мне вот десять страниц техдокументации, только срочно.
Ребят, услуги переводчика в мои обязанности уж никак не входят.
Н., почему ты уже две недели не возвращаешь мне подписанный договор?
Ну, я даже не знаю. Наверное, потому что вы кинули его в кучу бумаг на моем столе без каких-либо идентификационных признаков? Вас в офисе двадцать человек, из которых подписывать свои бумажки умеют трое. Я не телепат. Я вам регулярно заказываю красивые разноцветные стикеры специально для этой цели, но вы их почему-то усиленно экономите.
Дедлайны. Классика. Весь месяц можно не шевелиться, чтобы в последний день отчётного периода завалить офис-менеджера килограммами бумаги, которую нужно отправить срочно, вот прям сейчас. Если курьер в итоге простоял на почте с этим добром до десяти вечера и всё равно отправил не всё, то виноват либо он, либо офис-менеджер, потому что беленький няшный бухгалтер постарался и сдал отчёт аж за полдня до крайнего срока.
Добил коллега, который три дня кряду дёргал меня с просьбой помочь структурировать архив. На такую масштабную помощь времени у меня не было, поэтому я отмахивалась, пока сегодня не выяснилось, что несчастному надо было всего-то напечатать этикетку и наклеить её на новую папку. Три дня мальчик маялся и играл на планшете, ожидая, когда же у меня появится время сделать это тяжёлое дело за него.
Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала. К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи
Современные средства оргтехники разделяют на следующие виды:
ü электронные (персональный компьютер);
ü коммуникационные (телефон проводной, сотовый, факс, электронная почта);
ü печатающие (печатная машинка, принтер);
ü множительные (копировальный аппарат, сканер);
ü презентационные (multi-media проектор);
ü многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).
Основными группами средств оргтехники являются:
1. Копирование и оперативное размножение документов :
· фотографическое копирование (самый давний способ копирования, в результате которого получается фотография документа-оригинала. Обеспечивает высокое качество и точность копирования, но требует дорогих расходных материалов);
· ксерография (является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.);
· термография (самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу);
· Светокопирование (применяется для копирования большеформатной чертежно-технической документации); цифровое копирование и др.)
· Электронно-графическое копирование (оно основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии);
· средства оперативной полиграфии (гектографическая печать; офсетная печать, трафаретная печать. Ризография).
2. Составление и изготовление текстовых документов: ПК; ПМ; Диктофонная техника.
3. Обработка документов:
· адресовальные машины (широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов);
· Штемпелевальные устройства (нуменаторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т.д.
· маркированные машины (вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны);
· ламинаторы (машины для защиты документов от влаги, пыли, масла, небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню, визитки, технические талоны и многие другие документы).
· Брошюровальные (устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок);
· Степлеры (выполняют скрепление брошюр проволочными скрепками. Степлеры работают с блоками стандартных скрепок. Они могут быть ручными и электрическими. Ограничением толщины скрепляемой стопки листов являются используемые скрепки);
· переплетное оборудование (выполняют скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами; скрепление блока бумаг пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом);
· машины для уничтожения документов (все производимые в настоящее время уничтожители бумаг различаются по видам резки документов, своими размерами, скоростью резки и производительностью, отсутствием или наличием бункера для измельченных документов, его емкостью, шириной щели для разрезаемых листов бумаги);
· Фальцевальные машины (устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их);
· Листоподборочные машины (автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например, для последующего изготовления книг, брошюр и т.д.);
· Листоукладочные машины (вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг);
· Пачковязальные машины (служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.)
· Бумагорезательное оборудование (предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов и для обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр).
4. Поиск, хранение и транспортировка документов: папки; микрофильмы; картотеки; тележки; транспортеры и др.
5. Административно-управленческая связь: телефонная связь; офисные АТС; радиотелефонная; пейджинговая; телеграфная; факсимильная; Глобальная информационная сеть Интернет; Сотовые системы связи; Персональная спутниковая связь; Видеоконференции (по видеотелефону).
6. Презентационные средства:
· проекционный аппарат (портативный и стационарный) позволяет проецировать на экран изображение с прозрачной пленки или специальной жидкокристаллической панели.
· Видеоролик (это небольшой сюжет о фирме и ее услугах. Длительность видеоролика не должна быть более 5-10 минут, чтобы: во-первых, не утомлять зрителя, во-вторых, впечатление о фирме у зрителя складывается уже в первые минуты просмотра, и нет смысла тратить дальнейшее время.
· Мультимедиапроектор (является, по сути, большеразмерным монитором компьютера со всеми его возможностями.
Что подразумевается под оргтехникой для офиса и для чего она нужна
Мультимедиапроектор способен выводить информацию как с компьютера, так и с видеомагнитофона. В последнем случае он выступает как проекционный телевизор. Такие возможности проектора наиболее эффективно используются, если в качестве презентации выступает или видеоролик, или презентационная программа, подготовленная, например, в Microsoft Power Point).
Общие требования безопасности при работе с оргтехникой:
Требования охраны труда в аварийных ситуациях: В случае появления неисправности в работе прибора следует выключить его. При плохом самочувствии, появлении головной боли, головокружения и пр. прекратить работу. При поражении электрическим током немедленно отключить видеотерминалы, оказать первую помощь пострадавшему.
Воспользуйтесь поиском по сайту:
Ключевые навыки успешного офис-менеджера
Дата не установлена.
Что должен знать Офис-менеджер. Организация офисного переезда. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Документооборот Компании. Организация корпоративных мероприятий
Целевая аудитория
тренинг предназначен для офис-менеджеров, административных менеджеров, административных сотрудников.
— Получить теоретические знания в области менеджмента организации
— Получить представление о закупочной деятельности
— Получить информацию о принципах обеспечения жизнедеятельности офиса
— Узнать все об организации офисных переездов, о работе с арендодателями
— Приобрести навыки планирования
— Повысить стрессоустойчивость и коммуникативную компетентность
Результат
Результат для участников:
— сформировано представление о функциях, целях и задачах офис-менеджера, его месте в структуре организации
— получены знания об организации жизнедеятельности офиса, различных аспектах офисного администрирования
— получены теоретические знания в области менеджмента организации
Результат для компании:
— офис-менеджер эффективно решает вопросы, входящие в сферу его компетенций
— снижаются затраты на офисные товары и услуги за счет проведения тендеров, грамотного выбора поставщиков и их глобализации
— снижаются материальные и временные затраты на офисный переезд, организацию корпоративных мероприятий
— офис-менеджер правильно организует офисное пространство
— офис-менеджер грамотно организует документооборот компании
Программа
1. Понятие Офис-менеджер. Функции Офис-менеджера.
Оргтехника: что к ней относится
2. Что должен знать Офис-менеджер:
3. Организация офисного переезда:
4. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
5. Документооборот Компании:
6. Организация корпоративных мероприятий:
Мы будем рады видеть Вас на тренинге!
Дополнительная информация
Участники обеспечиваются питанием (кофе-паузы, обед) и методическими материалами.
Каждому участнику выдается именной сертификат.
Место проведения
Россия, Москва, Наши мероприятия проходят в современных и комфортабельных отелях и бизнес центрах
Почти все бытовые приборы создают электромагнитные поля. Электромагнитные поля невидимы, но окружают нас повсюду — дома, на работе, в транспорте.
Влияние ЭЛЕКТРОМАГНИТНЫХ ПОЛЕЙ на здоровье человека
Технологический бум последних двух десятков лет привёл к тому, что сегодня мы живём в сплошном электромагнитном поле.
Каково же влияние электромагнитного поля на здоровье человека?
При определённой интенсивности поля промышленной частоты 50 Гц (его, к примеру, генерируют холодильники с системой «No frost» или работающие СВЧ-печи) воздействие прибора на человека становится сходным с воздействием слабого канцерогена. «Достоверно установлено, что любое поле вызывает отклик в нашем организме, — говорит Олег Григорьев, директор Центра электромагнитной безопасности. — Наиболее чувствительные — нервная, иммунная, эндокринная и половая системы. Первые тревожные признаки — утомляемость, раздражительность, нарушения сна, памяти и внимания. При продолжительном воздействии электромагнитного поля защитные ресурсы организма начинают истощаться быстрее».
В США установили, что электромагнитные поля негативно воздействует на мозг : существует прямая зависимость между развитием злокачественных образований и определёнными профессиями. Среди тех, кто постоянно работает с видеодисплейными терминалами, радиотелефонами и радиопередатчиками, число поражённых раком мозга больше. В группу риска, например, попали американские полицейские, вынужденные постоянно пользоваться радиопередатчиками.
Шведские учёные выяснили, что у беременных женщин, работающих на компьютере, в 1,5 раза чаще происходят выкидыши и в 2,5 раза выше риск рождения детей с врождёнными нарушениями центральной нервной системы. В этой стране вообще рекомендован гигиенический норматив интенсивности электромагнитного поля, равный 0,2 мкТл (микротеслы). Для сравнения: в батарее сотового телефона ЭМП может достигать 6 мкТл (в 30 раз выше), в троллейбусах и трамваях — 250 мкТл (в 1250 раз выше), в вагоне метро — 450 мкТл (в 2250 раз выше).
«Важны многие параметры — интенсивность поля, продолжительность излучения, сочетание частот и пр., — продолжает О. Григорьев. — Скажем, на пассажиров метро ЭМП оказывает разовое воздействие, а машинисты подвержены ему постоянно.
Офисная техника
Особенно мощный импульс излучается при разгоне и торможении поезда. В группе риска и сотрудники мелких кафе, которые вынуждены крутиться на пятачке возле аэрогриля и микроволновок».
Особое беспокойство вызывает распространение беспроводной связи (Wi-Fi), генерирующей пульсирующее электромагнитное излучение.
Эта технология беспроводного доступа в интернет может нанести вред формирующейся центральной нервной системе ребенка, считают эксперты
Специалисты из Всемирной организации здравоохранения рекомендуют воздержаться от использования системы беспроводного доступа в интернет через Wi-Fi в учебных заведениях для детей.
По мнению медиков, она, как и другие системы широкополосного беспроводного доступа в сеть, отрицательно влияет на развитие центральной нервной системы детей. Причиной этому является электромагнитное излучение, которое может создать дополнительную нагрузку на организм ребенка.
ВОЗ отмечает, что пока располагает недостаточным объемом данных, позволяющих делать однозначные выводы о вреде Wi-Fi для детского организма. Поэтому организация относит использование этой системы, как и мобильников, к факторам недоказанного риска.
В 2010 году ученые из Нидерландов выяснили, что излучение Wi-Fi заставляет деревья «болеть» и сбрасывать часть листьев.
Один из авторов исследования, ученый-инженер Алистер Филипс, заявил тогда о возможной опасности для людей Wi-Fi и радиоволн. По его данным, пульсирующий сигнал Wi-Fi может быть даже вреднее для человеческого организма, чем стабильные разновидности радиоволн.
По мнению Филипса, облучение может сказаться на способности молодых людей быть отцами. Особенно это касается тех мужчин, которые любят держать ноутбуки на коленях, отметил ученый. Также Wi-Fi пагубно отражается на способности человека соображать, то есть, оказывает непосредственное влияние на мозг и способность мыслить, подчеркнул специалист.
Итак, подведем итоги.
Первые симптомы воздействия электромагнитного поля:
Продолжительное влияние электромагнитных полей может вызвать:
Как уменьшить влияние электромагнитных полей?
В статье использованы материалы сайта http://www.aif.ru.
Мало собрать компанию профессионалов, найти удобное помещение под офис, наладить контакты с клиентами. Работоспособность его надо постоянно поддерживать. Обеспечение деятельности офиса – это кропотливая и многогранная работа.
Из статьи вы узнаете:
Работающий офис – как отдельный сложный организм. Все происходящие в нем процессы, которые напрямую не связаны с выполнением функциональных обязанностей сотрудников, нельзя пускать на самотек. Слаженно работающий офис – это не только залог прибыльности бизнеса, но и гарантия того, что сотрудники будут чувствовать себя комфортно, удобно, не будут отвлекаться на выполнение работы, не имеющей отношения к бизнес-процессам. А комфорт сотрудников напрямую связан с их мотивацией, отдачей, заинтересованностью в работе. Вот в чем важность организации работы офиса.
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Хозяйственное обеспечение офиса
Организация обеспечения офиса включает в себя один из главных пластов – наличие всего необходимого в офисе в его хозяйстве. Сюда входит:
Обеспечение жизнедеятельности офиса предполагает в первую очередь решение вышеуказанных задач, именно эта категория вопросов относится к хозяйственному обеспечению.
Техническое обеспечение офиса
Пожалуй, эта сторона организации работы наиболее приближена к бизнес-процессам. Сюда входит такой функционал:
Разумеется, перечислены лишь наиболее типичные задачи, которые ложатся на плечи организатора офиса, а конкретные обязанности такого сотрудника прописываются в его должностной инструкции применительно к каждой конкретной фирме.
Комплексное обеспечение офиса
В зависимости от задач конкретной компании организация работы офиса может ограничиваться лишь хозяйственным обеспечением, либо сочетать хозяйственное и техническое, а может быть комплексным – т.е. включать еще ряд разнообразных обязанностей. Например:
хранение, сопровождение договоров, связанных с жизнедеятельностью офиса;
организация получения сотрудниками периодических изданий и профессиональной литературы;
работа с курьерами, водителями, уборщицами, охранниками и иным персоналом;
организация командировок руководителя и сотрудников (заказ отелей, билетов, обеспечение всем необходимым);
работа над корпоративными мероприятиями;
поздравление контрагентов и клиентов компании;
составление графика работы подчиненных сотрудников.
Организация обеспечения офиса
Как же организовать решение всех этих задач? Компании подходят по-разному к данному вопросу. Одни обходятся должностью секретаря, возлагая на него хозяйственное обеспечение офиса (если режим работы и количество сотрудников позволяют совмещать выполнение данных задач). Техническое обеспечение офиса при этом передается в отделы информационных технологий или отделы снабжения.
Если речь идет о комплексной организации работы компании, то такая должность в настоящее время называется «офис-менеджер». Именно этот сотрудник является «хранителем очага» компании и именно он знает, как поступать после полученного распоряжения руководителя, что «фирме надо то-то и то-то».
Набор функциональных обязанностей офис-менеджера в большинстве компаний стандартный. В крупных фирмах весь комплексный набор задач может быть разделен между разными сотрудниками. Иными словами, каждая отдельная компания самостоятельно решает, как ей удобнее и экономичнее организовать обеспечение жизнедеятельности офиса.