Обеспечение потребностей в товарах и услугах что это
Расчёт потребностей в 1С Управление торговлей 11
В 1С Управление торговлей (УТ) 11 реализован функционал обеспечения потребностей. Потребности возникают по разным причинам:
Для формирования заказов по потребностям используются 2 обработки: «Формирование заказов по потребностям» (по текущим потребностям или неснижаемому остатку) и «Формирование заказов по плану» (на основании данных планов закупок).
Настройка поддержания запасов
Параметры поддержания запаса
Параметры поддержания запаса
Потребности заказов к отгрузке могут обеспечиваться как за счёт запасов, так и независимо от поддержания запасов. Например, если максимальный остаток товара 10 шт, а заказано 20 единиц товара, тогда:
Схемы обеспечения потребностей
Существует несколько уровней, согласно которым реализуется обеспечение потребностей (организация / склад / номенклатура). Если для организации и склада указаны разные способы обеспечения потребностей, то приоритет будет иметь способ обеспечения потребностей конкретного склада; если для склада и номенклатуры указаны разные способы обеспечения потребностей, то приоритет будет иметь способ обеспечения потребностей номенклатуры. Способ обеспечения потребностей для номенклатуры или склада указывается в карточке номенклатуры или склада. Если необходимо указать способ обеспечения потребностей для организации, тогда в способе обеспечения потребностей необходимо указать организацию, для которой он был создан.
Для настройки схемы обеспечения потребностей склада необходимо зайти в «Склад и доставка» / «Настройки и справочники» / «Обеспечение потребностей» / «Способы обеспечения потребностей». Тип обеспечения – основной параметр схемы, так как он определяет источник, из которого будет осуществляться обеспечение. Заказы могут формироваться как по графику, так и при достижении точки заказа.
Если используется «Заказ при достижении точки заказа» и в параметрах обеспечения потребностей установлен расчёт по норме, тогда min и max определяются не вручную (как в случае обеспечения Min-Max), а рассчитываются автоматически:
Min = Норма потребления в день * Срок поставки + Страховой запас
Max = Норма потребления в день * Обеспечиваемый период + страховой запас.
Настройка схемы обеспечения потребностей для склада
Схему обеспечения потребностей можно настроить для конкретного склада. Для этого следует зайти в карточку склада и на вкладке «Основное» нажать на гиперссылку «Настройка способов обеспечения потребностей» и настроить способы, нажав кнопку «Заполнить способ обеспечения».
Настройка способов обеспечения потребностей склада
В способе обеспечения потребностей на вкладке «Ограничение использования» можно указать конкретного поставщика, у которого будет заказываться товар или же указывать его вручную при работе обработки «Формирование заказов по потребностям».
После настройки поддержания запасов и схемы обеспечения потребностей можно воспользоваться обработкой «Формирование заказов по потребностям», с использованием которой в дальнейшем выполнять автоматическое формирование заказов поставщикам.
Обеспечение потребностей в 1С:ERP: четкий контроль и планирование ресурсов предприятия
Как показывает практика, большинство компаний до сих пор сталкивается со сложностями в управлении и своевременном поддержании на необходимом уровне ресурсов. Такой бесконтрольный подход приводит к росту незапланированных расходов, снижению лояльности в работе с клиентами компании, которые не могут вовремя получить свои заказы.
Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуется использовать типовой функционал «Обеспечение потребностей», который реализован в системе 1С:ERP.
Как работает функционал «Обеспечение потребностей»
Если рассматривать пример с производством, то здесь цепочка обеспечения потребностей будет сложнее. Производственному предприятию после того, как была спланирована продажа, нужно понять, какое количество продукции потребуется изготовить, а также сколько понадобится материалов для производства.
Пройдемся по самой схеме работы функционала. В системе 1С:ERP создается некая точка заказа или дата, в рамках которой компании нужно обеспечить тот или иной процесс материальными ресурсами. По настроенной цепочке обеспечения система автоматически уведомляет, что организации требуется купить, произвести, переместить или собрать.
Пользователь сам выстраивает цепочки обеспечения потребностей в зависимости от параметров, с которыми он работает (например, какое количество складов или каким способом пополняются ресурсы). Если мы вернемся к процессу купли-продажи, то в данном случае обеспечение потребностей будет выстроено только через процесс покупки у поставщика, а в случае производственной компании все потребности обеспечиваются самим процессом, а уже само производство через покупку. И все эти цепочки настраиваются отдельно для каждого типа компании.
Настройка функционала обеспечения потребностей запускает автоматический процесс формирования заказов. Допустим, компании требуется продать 100 единиц номенклатуры. Для этого она смотрит, сколько есть на остатках, и в случае, если остаток равен 0, то система автоматически формирует заказ поставщику на пополнение количества остатков.
Немаловажным моментом является, что в функционале реализована возможность поддерживать на необходимом уровне количество складских запасов. Это особенно важно для компаний, у которых цикл сделки короткий, и сроки закупки ресурсов длительные. Если организация будет пополнять склад только под заказ, она может столкнуться с ситуацией, когда клиент захочет приобрести товар “здесь и сейчас”, но на складе не будет нужного количества запасов.
Чтобы избежать таких ситуаций, функционал системы 1С:ERP позволяет устанавливать минимальное и максимальное количество остатков, которое нужно для выполнения заказа. Вместе с этим систему можно настроить таким образом, чтобы она автоматически рассчитывала среднее значение остатков, беря данные за прошлые отчетные периоды.
Как планировать разовые сделки с помощью функционала обеспечения потребностей в 1С:ERP
Рассмотрим данную возможность на конкретном примере производственной компании В процессе внедрения ERP организации потребовалось настроить и автоматизировать процесс, который бы позволял при поступлении заказов от клиентов видеть конкретные сроки выполнения данного заказа с учетом обеспечения потребностей.
Схема работы выглядит следующим образом. По полученному заказу менеджер смотрит свободные остатки на складе. В случае их отсутствия необходимо понять, в какие примерные сроки данный заказ будет выполнен. В системе ERP задается признак, что способом обеспечения товара является производство, и менеджер указывает количество плановых дней для реализации заказа.
Таким образом, над заказом работают несколько направлений (производство, закупка материалов), но каждое из них анализирует, сможет ли реализовать заказ к основной дате, указанной менеджером.
И порой бывает, что плановая дата обеспечения не совпадает с реальной датой, которая как раз выявилась после прохождения всех шагов по цепочке. Например, на складе просто не оказалось материалов, а их доставка от поставщика заняла больше времени. В данном случае система автоматически формирует реальную дату реализации заказа и уведомляет об этом менеджера. Далее компании нужно рассматривать альтернативные варианты: либо искать нового поставщика, либо проговаривать изменение даты с клиентом.
Логичным здесь будет вопрос: можно ли задать плановую дату, которая максимально приближена к реальности? Да, но в данном случае потребуются дополнительные доработки системы 1С:ERP.
Все же сам функционал обеспечения потребностей преследует изначально другие цели и закрывает другие важные задачи, которые помогают компаниям оптимизировать и улучшить свои бизнес-процессы. К ним относятся:
Благодаря такому четкому контролю компании смогут обеспечивать непрерывный процесс продаж, производства без нарушения сроков выполнения заказов.
[ Статья ] Как настроить в 1С систему обеспечения потребностей, чтобы уменьшить число ошибок и ускорить обработку заказов. Разбираем на примере интернет-магазина
В этой статье мы рассмотрим задачи, которые можно решать с помощью настроенной системы обеспечения потребностей.
Проблемы достаточно классические, будем рассматривать их на примере интернет-магазинов:
Посмотрим, как с помощью системы обеспечения потребностей их можно решить: оптимизировать схему работы и настроить своевременное обеспечение заказов клиентов и потребностей склада.
Материал актуален для типовых конфигураций УТ 11.4 (11.3), 1C:ERP 2.4 (2.2), КА 2.4 (2.2).
Постановка задачи
Итак, есть интернет-магазин футболок. Магазин предлагает два вида футболок: типовые и с индивидуальным принтом. Клиенты оформляют заказы на сайте и забирают их в пункте выдачи (ПВЗ). Типовые футболки привозят в пункт выдачи с распределительных складов, а индивидуальные — прямо из типографии. Собственные складские остатки в ПВЗ отсутствуют.
В качестве учетной системы используется 1С:Управление Торговлей 11.4.
Бизнес-процесс исполнения заказов построен следующим образом:
Типография требует оформлять заказ одним документом в день. Заказами футболок с индивидуальным принтом занимается менеджер, который вручную переносит заказы из учетной системы в единый бланк для типографии.
С ростом объема заказов у компьютера на складе начала образовываться очередь сборщиков, которым надо оформить отгрузку. Тогда для ввода данных по собранным заказам взяли дополнительного сотрудника. Но и после этого проблемы остались:
Предложенное решение
Попробуем настроить в программе систему обеспечения заказов. Она позволяет обрабатывать заказы единым пакетом. Это должно уменьшить количество оформляемых документов и сократить перемещения сборщиков по складу. Дополнительно, настроим обособленное обеспечение для футболок с индивидуальными принтами, чтобы программа могла резервировать футболку за покупателем.
Предполагается, что необходимые НСИ были сформированы заранее.
Основные понятия системы
Потребность — это количество недостающей номенклатуры на складе. Потребность в системе формируется заказами различных видов.
Способ обеспечения потребностей определяет то, каким образом будет обеспечиваться потребность (например, покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство продукции силами переработчика, сборка/разборка).
Рисунок 1. Взаимосвязь потребности и способов ее обеспечения
Обособленное обеспечение характеризуется дополнительной аналитикой «назначение», которая позволяет зарезервировать товар под конкретный заказ клиента, и только под него.
Настройка системы обеспечения потребностей
По умолчанию конфигурация использует упрощенную систему обеспечения потребностей. В этом случае все недостающие товары закупаются у поставщиков. Если в организации потребность склада может обеспечиваться иным способом, например, перемещением с другого склада, в настройках необходимо включить расширенное обеспечение потребностей.
Сделать это можно в группе настроек Обеспечение потребностей, которая открывается по команде Склад и доставка в разделе НСИ и администрирование. Там же можно включить возможность обособленного обеспечения.
Рисунок 2. Настройки группы «Обеспечение потребностей»
Так как в задаче есть и закупка, и перемещение, мы будем использовать расширенное обеспечение потребностей. А обособленное обеспечение пригодится для оформления заказов в типографии.
Настройка способов обеспечения потребностей
Способы обеспечения потребностей настраиваются в разделе Склад и доставка по команде Настройки и справочники.
Для обеспечения потребности в футболках с принтами создадим способ обеспечения Закупка в типографии. Тип обеспечения указывает, какой заказ система создаст для обеспечения потребности. Нам нужно формировать заказ поставщику, поэтому выберем тип обеспечения Покупка.
Рисунок 3. Выбираем тип обеспечения
Перечень доступных типов определяется соответствующими функциональными опциями. В зависимости от бизнес-процессов организации используемых типов обеспечения может быть больше или меньше. В текущей базе настроено оформление документов Заказ поставщика, Заказ на перемещение и Заказ на сборку/разборку, поэтому для выбора доступно три типа обеспечения.
На закладке Параметры планирования настраиваются временные интервалы:
Рисунок 4. Настраиваем параметры планирования
На закладке Ограничение использования можно указать значения полей, которые будут заполняться в документе Заказ поставщика по умолчанию. Так как у нас поставщик единственный, укажем его сразу в способе обеспечения.
Рисунок 5. Заполняем данные по умолчанию
При использовании соглашений с поставщиками появляется возможность указать конкретное соглашение. В текущем примере функциональная опция выключена и возможности указать соглашение нет.
По аналогии создадим способ обеспечения потребностей с типом Перемещение для автоматического формирования документов Заказ на перемещения. Так как у нас несколько распределительных складов, указывать конкретный склад мы не будем.
Рисунок 6. Способ обеспечения «Перемещение в ПВЗ»
Теперь, когда способы обеспечения настроены, необходимо определить какую номенклатуру каким способом обеспечивать в ПВЗ. Для футболок с принтами укажем Заказ в типографии. А для обычных футболок — Перемещение в ПВЗ.
Сделать это можно прямо в карточке номенклатуры или карточке склада по гиперссылке Настройка способов обеспечения потребностей. Галочка Обособленная покупка/продажа определяет, какое действие по умолчанию для номенклатуры будет устанавливать программа в заказах. Обеспечивать, если галочка не установлена, Обеспечивать обособленно, при установленной галочке.
Рисунок 7. Карточка номенклатуры «Футболка с индивидуальным принтом»
В открывшемся окне укажем соответствующие способы обеспечения потребности.
Рисунок 8. Указание способа обеспечения для конкретной номенклатуры
Формирование заказов по потребности
Теперь посмотрим, как работает система обеспечения. Для этого создадим заказы клиентов. Чтобы в ПВЗ возникла потребность в футболках, на закладке Товары требуется установить действие К обеспечению или Обеспечивать обособленно, в случае обособления товаров.
Рисунок 9. Футболки с индивидуальным принтом заказываются обособленно
Запустим процедуру Формирование заказов по потребностям из раздела Склад и доставка.
На первой закладке укажем фильтр по складу и перейдем на следующую страницу по кнопке Далее.
Рисунок 10. Установка отбора перед процедурой формирования потребности
В случае если способов обеспечения много, можно воспользоваться гиперссылкой Произвольные отборы, расположенной ниже типовых фильтров.
На втором шаге указаны все способы обеспечения, которые необходимо отработать для выполнения заказов клиентов.
Рисунок 11. Галочки позволяют работать с обеспечением по очереди
Если для номенклатуры, попавшей в потребность, способ обеспечения не указан, такая потребность выделяется строкой Обеспечение без указания способа и обеспечивается заказом поставщику.
По кнопке Далее переходим на закладку Обеспечение заказов к отгрузке. Там указана вся информация о потребности ПВЗ в номенклатуре. В колонке К заказу можно изменить количество требуемых позиций или отказаться от них совсем. Для примера уменьшим количество заказываемых типовых футболок с трех штук на две.
Рисунок 12. Программа пропустила третий шаг. На третьем шаге рассчитывается потребность в складских остатках. Так как ПВЗ не работает со складскими запасами, этот шаг не нужен
По кнопке Далее получаем сформированные заказы поставщику и на перемещение.
Рисунок 13. Заказы, обеспечивающие потребность сформированы
Так как в способе обеспечения Перемещение в ПВЗ склад не указан, это необходимо сделать сейчас в документе. Проведем заказ на перемещение и запустим обработку формирования заказов по потребности еще раз при помощи кнопки Продолжить с другими отборами.
Проверим, как система отработает недостающую типовую футболку на четвертом шаге.
Система определяет сформированные ранее заказы и предлагает заказать только недостающие позиции.
Рисунок 14. Повторный запуск формирования заказов по потребностям
Проверим, как программа сформировала заказ поставщику. Для каждой футболки заполнен реквизит Назначение. Эта аналитика запрещает отгружать номенклатуру по любому другому заказу покупателя, кроме указанного.
Рисунок 15. Заказ поставщику был сформирован с обособлением товаров
Схема обеспечения
Наверняка вы обратили внимание, что способ обеспечения определяется не только для каждой номенклатуры, но и для каждого склада. И это правильно, так как разные склады имеют различные источники получения номенклатуры. Например, типовые футболки на распределительных складах могут обеспечиваться документом Заказ поставщику, если мы их приобретаем у поставщика или Заказ на производство, если в организации есть швейный цех.
В результате все материальные движения в организации можно выстроить в определенные цепочки. При этом заказы, обеспечивающие потребность на одном складе, могут создавать её на другом складе.
Рисунок 16. Схема материального движения интернет-продаж в организации Заказчика
Схема обеспечения — список, объединяющий номенклатуру с одинаковым способом обеспечения в пределах одного или нескольких складов. В схеме обеспечения можно настроить модель материального движения определенного товара.
Рисунок 17. Схема обеспечения, которая моделирует цепочку материального движения
В виде номенклатуры можно установить схему обеспечения по умолчанию. И тогда её не надо будет указывать каждый раз при создании новой номенклатуры.
Рисунок 18. Настройка схемы обеспечения по умолчанию в виде номенклатуры
Заключение
Внедрение системы обеспечения заказов клиентов повлекло изменения в бизнес-процессе исполнения заказов: обязанность формировать заказ на перемещение была передана сотруднику склада.
В результате менеджерам теперь не нужно постоянно ходить на склад. А сотрудник склада, зная систему хранения, старается рационально формировать заказы на перемещение.
Менеджер, работающий с заказами для типографии, оформляет документ «Заказ поставщику» непосредственно в учетной системе, что свело к минимуму количество ошибок.
Глава 3. «Формирование потребности в закупках»
Глава 3. «Формирование потребности в закупках»
3.1. Планирование закупочной деятельности Учреждения состоит из трех частей:
а) финансовое планирование закупочной деятельности осуществляется ежегодно структурными подразделениями Учреждения в установленном порядке;
в) разработка и утверждение плана закупок Учреждения на текущий год.
Планирование закупок осуществляется на основе планирования финансово-хозяйственной деятельности. При планировании закупок дата начала осуществления закупочных процедур должна определяться исходя из требуемой даты поставки (товаров, работ, услуг, иных объектов гражданских прав) с учетом сроков прохождения закупочных процедур.
Инициаторы закупки обязаны заблаговременно планировать свои потребности в товарах, работах, услугах.
Для проведения качественного планирования перед подготовкой заявки на проведение закупки специалистом по закупкам проводится анализ рынка.
При формировании плана закупок Заказчик исходит из минимально достаточных требований к товарам, работам, услугам, под которыми понимаются требования, которые обеспечивают приобретение достаточных по количеству и качеству товаров, работ, услуг, потребительские свойства и иные характеристики которых позволяют достичь полного удовлетворения той или иной потребности, но не приводят к закупкам товаров, работ и услуг с избыточными потребительскими свойствами или иными характеристиками, либо являющихся предметами роскоши, работ (услуг) высшей ценовой категории.
Структурные подразделения учреждения, заинтересованные в закупках товаров, работ, услуг не позднее 15 ноября года, предшествующего планируемому году, передают секретарю Комиссии предварительное обоснование потребности в закупках товаров, работ, услуг для своих нужд на планируемый год с разбивкой по кварталам и указанием сумм, необходимых для финансирования. Обоснование должно содержать описание товаров, работ, услуг, ценовые параметры с детализацией по закупаемым товарам, работам, услугам, сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, при наличии сведения о конкретных поставщиках (подрядчиках, исполнителях), предложения по выбору способа закупок с учетом требований настоящего Положения.
Комиссия рассматривает поступившие от структурных подразделений обоснования потребности в закупках товаров, работ, услуг на наличие в них информации, необходимой и достаточной для осуществления закупок, формирует план закупок с указанием в нем сроков и способов закупок, и организует проведение закупок в соответствии с настоящим Положением.
Комиссия вносит изменения в план закупки в случаях:
— внесения изменений в план финансово-хозяйственной деятельности Учреждения;
— изменения потребности в товарах (работах, услугах), в том числе сроков их приобретения, способа осуществления закупки и срока исполнения договора;
— изменения более чем на 10 процентов стоимости планируемых к приобретению товаров (работ, услуг), выявленного в результате подготовки к процедуре проведения конкретной закупки, вследствие чего невозможно осуществление закупки в соответствии с планируемым объемом денежных средств, предусмотренным планом закупки;
— проведения повторной процедуры закупки;
— расторжения ранее заключенные договоров по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством Российской Федерации.
Изменения в план закупок в связи с проведением повторной процедуры закупки и расторжением ранее заключенных договоров вносятся только в части сроков размещения заказов и расходования остатков финансирования.
Внесение изменений в утвержденный план закупок осуществляется с обязательными обоснованиями таких изменений.
План закупки утверждается руководителем Заказчика.
3.2. В случае возникновения дополнительной потребности в закупках товаров, работ, услуг в течение планового периода (года), не предусмотренной бюджетом учреждения, заинтересованное структурное подразделение в порядке, предусмотренном внутренними документами учреждения, регламентирующими планирование, утверждение, исполнение и контроль бюджета учреждения, обращается за дополнительным финансированием или финансированием расходов, не предусмотренных бюджетом учреждения.
После выделения дополнительного финансирования или финансирования расходов, не предусмотренных бюджетом, структурные подразделения учреждения предоставляют необходимую информацию секретарю Комиссии.
3.3. Комиссия консолидирует информацию о дополнительной потребности в закупках и проводит закупки в соответствии с настоящим Положением.
3.4. Секретарь Комиссии по согласованию с председателем Комиссии вправе уведомить структурные подразделения учреждения о дате заседания Комиссии, на котором будут рассматриваться обоснования потребностей в закупках и предложить представить обоснования потребностей с необходимыми материалами.
При этом в повестку дня заседания включаются и рассматриваются Комиссией обоснования потребностей в закупках, поступившие к секретарю Комиссии, не менее чем за два рабочих дня до проведения заседания.
3.5. Секретарь Комиссии вправе запросить у заинтересованных в закупках структурных подразделений учреждения любую иную информацию и документы, необходимые для проведения закупок. В случае, если запрашиваемые у заинтересованных структурных подразделений информация и документы не поступили к секретарю Комиссии в установленный им срок, то такие обоснования потребностей в закупках Комиссией не рассматриваются.
При этом к лицам, неоднократно допустившим несвоевременное предоставление информации, по представлению председателя Комиссии могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.