Об обязанности уведомления об обработке персональных данных что это
Статья 22. Уведомление об обработке персональных данных
Статья 22. Уведомление об обработке персональных данных
1. Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
2. Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных:
1) обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством;
2) полученных оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;
3) относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации и обрабатываемых соответствующими общественным объединением или религиозной организацией, действующими в соответствии с законодательством Российской Федерации, для достижения законных целей, предусмотренных их учредительными документами, при условии, что персональные данные не будут распространяться или раскрываться третьим лицам без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;
4) разрешенных субъектом персональных данных для распространения при условии соблюдения оператором запретов и условий, предусмотренных статьей 10.1 настоящего Федерального закона;
5) включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;
6) необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;
7) включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
8) обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных;
9) обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.
3. Уведомление, предусмотренное частью 1 настоящей статьи, направляется в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом. Уведомление должно содержать следующие сведения:
1) наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора;
2) цель обработки персональных данных;
3) категории персональных данных;
4) категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
5) правовое основание обработки персональных данных;
6) перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
7) описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 настоящего Федерального закона, в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
7.1) фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты;
8) дата начала обработки персональных данных;
9) срок или условие прекращения обработки персональных данных;
10) сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
10.1) сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации;
11) сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации.
4. Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в течение тридцати дней с даты поступления уведомления об обработке персональных данных вносит сведения, указанные в части 3 настоящей статьи, а также сведения о дате направления указанного уведомления в реестр операторов. Сведения, содержащиеся в реестре операторов, за исключением сведений о средствах обеспечения безопасности персональных данных при их обработке, являются общедоступными.
5. На оператора не могут возлагаться расходы в связи с рассмотрением уведомления об обработке персональных данных уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, а также в связи с внесением сведений в реестр операторов.
6. В случае предоставления неполных или недостоверных сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных вправе требовать от оператора уточнения предоставленных сведений до их внесения в реестр операторов.
7. В случае изменения сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, а также в случае прекращения обработки персональных данных оператор обязан уведомить об этом уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в течение десяти рабочих дней с даты возникновения таких изменений или с даты прекращения обработки персональных данных.
Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных в 2020 г
Перед тем, как начать собирать персональные данные, оператору необходимо уведомить об этом Роскомнадзор в соответствии ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
Без уведомления Роскомнадзора можно обойтись если вы:
Бумажный носитель vs электронный документ: форма уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор
При отправке уведомлений об обработке персональных данных в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций у операторов часто возникает вопрос: нужно ли отправлять письмо с распечатанным уведомлением или достаточно заполнить электронную форму уведомления на портале Роскомнадзора.
ФЗ-152, как и п. 3.2 Методических рекомендаций по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 разрешают отправлять уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.
Несмотря на это полностью исключить бумажные носители из документооборота не удалось – так как правовым основанием для совершения регистрационных действий являются бумажные варианты документов, операторы обязаны направлять бумажные носители независимо от того, подавались ли они в электронном виде.
На практике направление уведомления о персональных данных в Роскомнадзор происходит в два этапа:
Форма уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных в 2020 г.
ФЗ-152 не утверждает обязательную форму или бланк уведомления об обработке персональных данных. По закону главное – предоставить сведения, которые указаны в норме.
Форма уведомления об обработке персональных данных, рекомендуемая к использованию Роскомнадзором, содержится в Приложении № 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017. Данная форма содержит сведения, требуемые ст. 22 ФЗ-152 и необходимые для включения в реестр операторов.
На практике самый простой и быстрый способ получить заполненное уведомление о персональных данных в Роскомнадзор – заполнить форму, предложенную на портале персональных данных и без изменений распечатать её на бумажном носителе для направления в Роскомнадзор. Далее мы рассмотрим, как заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных.
Заполнение уведомления в Роскомнадзор: подпись, оформление и отправка уведомлений об обработке персональных данных
При оформлении и отправке уведомлений об обработке персональных данных у операторов часто возникают вопросы, связанные с подписанием и оформлением уведомлений. Ниже приведены самые популярные из них.
Кто может подписывать уведомление о персональных данных в Роскомнадзор?
Согласно ФЗ-152 уведомление в Роскомнадзор должны быть подписано уполномоченным лицом. Специальных требований к подписанию уведомлений не установлено.Исходя из общих положений законодательства здесь возможно несколько вариантов:
Оператору необходимо распечатать, подписать уведомление, проставить на нем печать и направить в территориальное отделение Роскомнадзора. В уведомлении на бумажном носителе необходимо указать текущую дату отправки уведомления в бумажном виде. Если уведомление подписано по доверенности, необходимо также приложить к нему оформленную доверенность или надлежащим образом заверенную копию.
Из дополнительных требований – Роскомнадзор также рекомендует размещать уведомление на фирменном бланке оператора.
В то же время важно понимать, что получение Роскомнадзором документа на бумажном носителе является основанием для совершения регистрационных действий, поэтому фиксация факта получения письма Роскомнадзором, находится в интересах оператора.
Заполнение уведомления в Роскомнадзор: сроки и порядок отправки уведомления об обработке персональных данных
ФЗ-152 обязывает операторов персональных данных высылать уведомление о начале обработки персональных данных. Операторам не стоит пренебрегать выполнением этого требования – не уведомление Роскомнадзора может повлечь привлечение к административной ответственности в соответствии с Статьей 19.7 КоАП РФ
Уведомление в Роскомнадзор подразумевает включение оператора в реестр операторов по обработке персональных данных. Для включения в реестр оператору необходимо заполнить и отправить уведомление по обработке персональных данных.
Срок направления уведомления оператором – до начала обработки персональных данных. Срок включения в реестр – 30 дней с даты регистрации уведомления Роскомнадзором. Как правило, оператор о включении в реестр не уведомляется. Отслеживать статус уведомления можно самостоятельно по ссылке. Для проверки статуса уведомления нужно запомнить его номер и ключ – их можно найти в конце каждого электронного уведомления после его заполнения.
Заполнение уведомления в Роскомнадзор: цели обработки уведомления об обработке персональных данных
Направление уведомления об обработке персональных данных является условием начала обработки персональных данных, а его неправильное заполнение может оцениваться Роскомнадзором как предоставление неполных или недостоверных сведений об обработке данных.
Несмотря на кажущуюся простоту заполнения уведомления, операторы часто сталкиваются с трудностями определения целей обработки персональных данных и продолжают указывать в уведомлении неполный перечень целей их обработки.
Определяем цели обработки данных
Цели обработки персональных данных должны быть конкретными, заранее определёнными, законными и соответствующими деятельности, при которой такая обработка осуществляется.
При определении целей обработки персональных данных и заполнении уведомления необходимо проанализировать следующее:
Примеры заполнения информации о целях обработки персональных данных в уведомлениях:
цель обработки, регистрации сведений, необходимых для оказания услуг учащимся в области образования, персональных данных работников, сведений об их профессиональной служебной деятельности
цель обработки, регистрации сведений, необходимых для оказания жилищно-коммунальных услуг собственникам, жильцам помещений, персональных данных работников, сведений об их профессиональной служебной деятельности
При определении целей рекомендуется привлекать специалистов, которые знакомы со всей деятельностью компании, а не заняты в одном отделе – это обеспечит правильность и полноту работы в сфере обработки персональных данных.
Заполняем уведомления об обработке персональных данных: Категории персональных данных
Указание неполного перечня обрабатываемых персональных данных – одно из типовых нарушений в сфере обработки персональных данных. Чтобы избежать сложностей в заполнении уведомления разберёмся, какие сведения о персональных данных нужно указывать в уведомлении об обработке.
Из законодательства следует, что категории персональных данных – это перечень персональных данных, конкретные сведения о субъекте, с помощью которых он идентифицируется или может быть идентифицирован.
Персональные данные группируются в зависимости от их особенностей, на основе чего их относят к специальным, биометрическим и иным видам категорий персональных данных.
Электронная форма уведомления на портале Роскомнадзора предлагает при определении категорий персональных данных указать конкретные сведения, которые будет собирать оператор – ФИО, дата, место рождения, семейное и социальное положение и пр.
Сложность в определении категории персональных данных при заполнении уведомления связана с тем, что сам по себе перечень персональных данных не является исчерпывающим.
В электронной форме уведомления есть графа «Другие категории персональных данных, не указанные в данном перечне», в которой оператор самостоятельно вписывает обрабатываемые персональные данные.
Операторы указывают не все «иные категории» и, как результат, нарушают требования законодательства. Так, операторы часто не указывают сведения о составе семьи; о трудовом и общем стаже, воинском учете; ИНН; СНИЛС и пр.
Во избежание неверного заполнения уведомления об обработке необходимо чётко определить цели обработки персональных данных, после чего указать, какие именно данные субъектов персональных данных будут обрабатываться для их достижения.
При этом нужно учитывать особенности толкования положений законодательства в части отнесения тех или иных данных к персональным. Так, согласно подходу Роскомнадзора к биометрическим персональным данным могут относиться не только данные изображения отпечатка пальца, радужной оболочки глаза и т.д., но и изображения лица.
Заполняем уведомления об обработке персональных данных: категории субъектов персональных данных
Статья 22 ФЗ-152 обязывает операторов указывать категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются. Логично, что субъектами персональных данных являются физические лица, но остаётся открытым вопрос, как их нужно идентифицировать в уведомлении Роскомнадзора.
Категории субъектов персональных – это указание на правовой статус субъектов персональных данных, определение места физических лиц в отношениях с оператором.
Так, если оператор обрабатывает информацию в целях обработки персональных данных персонала, то такое физическое лицо определяется в уведомлении как «работник», что и является категорией субъектов персональных данных.
Контрагентов необходимо идентифицировать как сторону вида заключаемых с ними гражданско-правовых договоров.
Роскомнадзор в Методических рекомендациях по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 рекомендует указывать в уведомлениях виды отношений оператора с субъектами персональных данных, т.е. определять, какие отношения (трудовые, гражданско-правовые и пр.) связывают оператора и физическое лицо-субъекта персональных данных.
Таким образом, для указания полной и достоверной информации об обработке персональных данных, правильного уведомления Роскомнадзора необходимо описывать категории персональных данных по следующему образцу:
работники, состоящие в трудовых отношениях с оператором физические лица (абонент, пассажир, заказчик), состоящие в договорных или иных гражданско-правовых отношениях с оператором
а так же уделять внимание внутреннему аудиту персональных данных, периодически сверяя состав документов и информацию в них.
Заполнение уведомления в Роскомнадзор: внесение изменений в уведомление об обработке персональных данных
Если в деятельности организации, произошли изменения влияющие на процесс обработки персональных данных, оператору ПД необходимо направить информационное письмо регулятору в течение 10 рабочих дней с момента возникновения поправок для внесения изменений в ранее отправленное уведомление.
Информационное письмо оформляется на бланке оператора по форме, определенной Приложением 2 к Рекомендациям, и направляется в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора в налоговом органе. Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.
Если установится факт размещения в реестре операторов недостоверной или неполной информации, сотрудник Роскомнадзора информирует ответственное лицо в компании оператора путем направления в его адрес письма о перечне недостающих или неточных сведений. Решить вопрос необходимо в течение 30 дней со дня получения такого запроса. Далее мы рассмотрим как заполнить информационное письмо.
Разъяснения по вопросам уведомления об обработке персональных данных
Один из главных вопросов, который встаёт перед операторами персональных данных, – подавать или не подавать в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных?
Основная причина, по которой организации, осуществляющие обработку персональных данных, не спешат подавать уведомление: нежелание обратить на себя взор надзирающего ока (Роскомнадзора).
Возможны две ситуации:
Для начала рассмотрим первую ситуацию. Вам поступил запрос от уполномоченного органа о том, что информация о Вас, как об операторе персональных данных, в реестре операторов отсутствует и вам необходимо подать уведомление, чтобы зарегистрироваться как оператор персональных данных.
В соответствии с частью 4 статьи 20 ФЗ «О персональных данных» ответить на запрос необходимо в течение 30 дней.
Те, кто не отвечают на запрос, совершают ошибку сразу, т.к. в соответствии со статьей 19.7 КоАП РФ за непредоставление информации в срок предусмотрена административная ответственность.
Другая распространенная ошибка – непродуманный ответ. Притом как положительный, так и отрицательный.
Прежде всего необходимо выполнить самообследование. Для этого и послужит отправной точкой форма уведомления. В нем четко видно, что необходимо определить:
Дальше необходимо заняться выполнением требований законодательства о персональных данных как в сфере организации и регламентации обработки персональных данных, так и в сфере их технической защиты.
Если вы решили, что не должны подавать уведомление, то вам необходимо подготовить ответ на запрос Роскомнадзора. В нем вы должны указать основания для обработки персональных данных без уведомления уполномоченного органа, сославшись на пункты части 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных». Многие операторы не должны подавать уведомление, но эта позиция должна быть четко основана на законе.
И опять повторим главное: Если вы решили не подавать уведомление, то вы все равно должны выполнить все требования закона и защитить персональные данные.
Если вы решили подать уведомление, то здесь мы плавно переходим ко второй ситуации. Чтобы упростить себе жизнь с придумыванием формулировок, мы советуем вам заглянуть в реестр операторов на сайте Роскомнадзора. В нем вы найдете все уведомления, которые подавали операторы. Конечно, у всех операторов ситуация своя, но вы сможете увидеть в них общие тенденции и что-то перенести себе. Можно даже найти подобного оператора (например, если вы учебное заведение, поищите в реестре себе подобных). Заполняя уведомление, обратитесь к «Рекомендациям по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных», утвержденным приказом Роскомнадзора от 19.08.2011 г. N 706. В них приведены довольно доступные и понятные примеры, но некоторые разделы уведомления все равно оставляют массу вопросов у операторов.
Большинство вопросов связано со следующими пунктами:
В свою очередь в уведомлении в данном пункте мы пишем: назначен ответственный за организацию обработки (некоторые пишут номер приказа), издана политика оператора в отношении обработки персональных данных; издан локальный акт, описывающий процедуры. И так далее.
С 19 статьей делаем то же самое.
Что касается второго пункта, в него необходимо включать те меры и действия, которые вы предприняли, выполняя Постановления Правительства РФ в сфере персональных данных:
Для примера возьмем постановление 1119. Если вы установили, что у вас 4 уровень защищенности, вы должны выполнить требования пункта 13 Постановления. В итоге, в уведомлении вам следует писать, например: Руководителем утвержден перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей. И так далее по другим мерам и другим Постановлениям Правительства в сфере персональных данных.
Отправив электронную форму уведомления, вы должны не забыть распечатать его, подписать у руководителя и отправить по почте! Ваше уведомление не будет добавлено в реестр операторов, пока в Роскомнадзор не придет его печатный экземпляр!
Через две-три недели мы советуем проверить, добавлено ли ваше уведомление в реестр. Это довольно легко сделать на сайте Роскомнадзора.
Удачной Вам работы в сфере обработки и защиты персональных данных!
Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных в 2021 г.
Полезные рекомендации по составлению уведомления об обработке персональных данных
Перед тем, как начать собирать персональные данные, оператору необходимо направить уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор в соответствии ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», а еще лучше провести аудит организации по 152 фз
Без уведомления Роскомнадзора можно обойтись если вы:
Бумажный носитель vs электронный документ: форма уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор
При отправке уведомления в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций у операторов часто возникает вопрос: нужно ли отправлять уведомление об обработке персональных данных в письме с распечатанным уведомлением или достаточно заполнить электронную форму на портале Роскомнадзора.
ФЗ-152, как и п. 3.2 Методических рекомендаций по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 разрешают отправлять уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.
Несмотря на это полностью исключить бумажные носители из документооборота не удалось – так как правовым основанием для совершения регистрационных действий являются бумажные варианты документов, поэтому операторы обязаны направлять бумажные носители независимо от того, подавались ли они в электронном виде.
На практике направление уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор происходит в два этапа:
1) заполнение формы уведомления Роскомнадзора в электронном виде – необходимо для ускорения работы по внесению данных в реестр и получения готовой заполненной формы для печати на бумажном носителе;
2) отправка формы уведомления на бумажном носителе – является основанием для совершения Роскомнадзором регистрационных действий (уведомление регистрируется в уполномоченном органе и является основанием для внесения оператора в реестр).
В будущем планируется полный переход на электронный документооборот, но до этого момента операторы не могут избежать бумажной работы и должны направлять оформленные и подписанные уведомления на бумажном носителе.
Форма уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных в 2020 г.
ФЗ-152 не утверждает обязательную форму или бланк уведомления об обработке персональных данных. По закону главное – предоставить сведения, которые указаны в норме.
Форма уведомления об обработке персональных данных, рекомендуемая к использованию Роскомнадзором, содержится в Приложении № 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017. Данная форма содержит сведения, требуемые ст. 22 ФЗ-152 и необходимые для включения в реестр операторов.
На практике самый простой и быстрый способ получить заполненное уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор – заполнить форму, предложенную на портале персональных данных и без изменений распечатать её на бумажном носителе для направления в Роскомнадзор. Далее в статье мы рассмотрим, как заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных.
Заполнение уведомления в Роскомнадзор: подпись, оформление и отправка уведомления об обработке персональных данных
При оформлении и отправке уведомления об обработке персональных данных у операторов часто возникают вопросы, связанные с подписанием и оформлением документа. Ниже мы ответили на самые популярные из них.
Согласно ФЗ-152 уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор должно быть подписано уполномоченным лицом. Специальных требований к подписанию уведомления не установлено.
Исходя из общих положений законодательства здесь возможно несколько вариантов:
Есть ли дополнительные требования к оформлению уведомления?
Оператору необходимо распечатать, подписать уведомление об обработке персональных данных, проставить на нем печать и направить в территориальное отделение Роскомнадзора. В уведомлении на бумажном носителе необходимо указать текущую дату отправки уведомления. Если уведомление подписано по доверенности, необходимо также приложить к нему оформленную доверенность или надлежащим образом заверенную копию.
Из дополнительных требований – Роскомнадзор также рекомендует размещать уведомление об обработке персональных данных на фирменном бланке оператора.
Как нужно оформлять и отправлять письмо с уведомлением в Роскомнадзор?
Отдельных требований к оформлению или отправке писем с уведомлением об обработке не предусмотрено. В то же время важно понимать, что получение Роскомнадзором документа на бумажном носителе является основанием для совершения регистрационных действий, поэтому фиксация факта получения письма Роскомнадзором, находится в интересах оператора.
Какие сроки и порядок отправки уведомления об обработке персональных данных в РКН?
Как мы уже говорили ФЗ-152 обязывает операторов персональных данных высылать уведомление о начале обработки персональных данных. Операторам не стоит пренебрегать выполнением этого требования – не уведомление Роскомнадзора может повлечь привлечение к административной ответственности. Срок направления уведомления оператором – до начала обработки персональных данных. Срок включения в реестр – 30 дней с даты регистрации уведомления Роскомнадзором. Как правило, оператор о включении в реестр не уведомляется. Отслеживать статус уведомления можно самостоятельно. Для проверки статуса уведомления нужно запомнить его номер и ключ – их можно найти в конце каждого электронного уведомления после его заполнения.
Описываем цели обработки персональных данных в уведомлении
Неправильное заполнение уведомления об обработке персональных данных может оцениваться Роскомнадзором как предоставление неполных или недостоверных сведений об обработке данных.
Несмотря на кажущуюся простоту заполнения уведомления, операторы часто сталкиваются с трудностями определения целей обработки персональных данных и продолжают указывать в уведомлении неполный перечень целей их обработки.
Определяем цели обработки данных
Цели обработки персональных данных должны быть конкретными, заранее определёнными, законными и соответствующими деятельности, при которой такая обработка осуществляется.
При определении целей обработки персональных данных и заполнении уведомления необходимо проанализировать следующее:
1) Цели деятельности оператора, определённые в его уставе, локальных актах, согласии на обработку персональных данных, анкетах, договорах, предусматривающих передачу персональных данных и пр.
2) Основания получения персональных данных, деятельность, которую оператор осуществляет при получении и обработке персональных данных на таких основаниях.
Цели, указываемые в уведомлении, должны охватывать все случаи обработки персональных данных. При этом нужно учитывать как внешнюю деятельность компании – работа с клиентами, пользователями, заключение и исполнение договоров, маркетинговая активность и пр., так и внутреннюю – подбор и приём кадров, сбор данных о сотрудниках, организация пропускного режима.
Примеры заполнения информации о целях обработки персональных данных в уведомлениях:
«цель обработки, регистрации сведений, необходимых для оказания услуг учащимся в области образования, персональных данных работников, сведений об их профессиональной служебной деятельности»
«цель обработки, регистрации сведений, необходимых для оказания жилищно-коммунальных услуг собственникам, жильцам помещений, персональных данных работников, сведений об их профессиональной служебной деятельности»
При определении целей рекомендуется привлекать специалистов, которые знакомы со всей деятельностью компании, а не заняты в одном отделе – это обеспечит правильность и полноту работы в сфере обработки персональных данных.
Специалисты ПДМастер смогут задать правильные вопросы и определить цели обработки данных, актуальные для вашей компании.
Определяем категории обрабатываемых персональных данных
Указание неполного перечня обрабатываемых персональных данных – одно из типовых нарушений в сфере обработки персональных данных. Чтобы избежать сложностей в заполнении уведомления разберёмся, какие сведения о персональных данных нужно указывать в уведомлении об обработке.
Из законодательства следует, что категории персональных данных – это перечень персональных данных, конкретные сведения о субъекте, с помощью которых он идентифицируется или может быть идентифицирован.
Персональные данные группируются в зависимости от их особенностей, на основе чего их относят к специальным, биометрическим и иным видам категорий персональных данных.
Как внести уведомление Роскомнадзора корректные категории персональных данных?
Электронная форма уведомления на портале Роскомнадзора предлагает при определении категорий персональных данных указать конкретные сведения, которые будет собирать оператор – ФИО, дата, место рождения, семейное и социальное положение и пр.
Сложность в определении категории персональных данных при заполнении уведомления связана с тем, что сам по себе перечень персональных данных не является исчерпывающим.
В электронной форме уведомления есть графа «Другие категории персональных данных, не указанные в данном перечне», в которой оператор самостоятельно вписывает обрабатываемые персональные данные.
Операторы указывают не все «иные категории» и, как результат, нарушают требования законодательства. Так, операторы часто не указывают сведения о составе семьи; о трудовом и общем стаже, воинском учете; ИНН; СНИЛС и пр.
Во избежание неверного заполнения уведомления об обработке необходимо чётко определить цели обработки персональных данных, после чего указать, какие именно данные субъектов персональных данных будут обрабатываться.
При возникновении нестандартного случая или сложностей при заполнении уведомления в Роскомнадзор, мы готовы проконсультировать Вас и взять на себя все хлопоты по составлению и отправке уведомления в контролирующие органы.
Особенности толкования положений законодательства в части отнесения тех или иных данных к персональным
Согласно подходу Роскомнадзора к биометрическим персональным данным могут относиться не только данные изображения отпечатка пальца, радужной оболочки глаза и т.д., но и изображения лица. Статья 22 ФЗ-152 обязывает операторов указывать категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются. Логично, что субъектами персональных данных являются физические лица, но остаётся открытым вопрос, как их нужно идентифицировать в уведомлении Роскомнадзора.
Категории субъектов персональных – это указание на правовой статус субъектов персональных данных, определение места физических лиц в отношениях с оператором.
Так, если оператор обрабатывает информацию в целях обработки персональных данных персонала, то такое физическое лицо определяется в уведомлении как «работник», что и является категорией субъектов персональных данных. Контрагентов необходимо идентифицировать как сторону вида заключаемых с ними гражданско-правовых договоров.
В методических рекомендациях по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 РКН рекомендует указывать в уведомление об обработке персональных данных виды отношений оператора с субъектами персональных данных, т.е. определять, какие отношения (трудовые, гражданско-правовые и пр.) связывают оператора и физическое лицо-субъекта персональных данных.
Таким образом, для указания полной и достоверной информации об обработке персональных данных, правильного уведомления Роскомнадзора необходимо описывать категории персональных данных по следующему образцу:
«работники, состоящие в трудовых отношениях с оператором»
«физические лица (абонент, пассажир, заказчик), состоящие в договорных или иных гражданско-правовых отношениях с оператором»
Внесение изменений в уведомление об обработке персональных данных
Если в уведомлении, направляемом в Роскомнадзор, произошли изменения, оператору персональных данных необходимо направить информационное письмо в течение 10 рабочих дней с момента возникновения поправок.
Информационное письмо оформляется на бланке оператора по форме, определенной Приложением 2 к Рекомендациям, и направляется в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора в налоговом органе.
Если установится факт размещения в реестр операторов недостоверной или неполной информации, сотрудник Роскомнадзора информирует ответственное лицо в компании оператора путем направления в его адрес письма о перечне недостающих или неточных сведений в уведомление об обработке персональных данных. Решить вопрос необходимо в течение 30 дней со дня получения такого запроса.
Далее мы рассмотрим образец письма в Роскомнадзор, где заполнять необходимо только те поля, в которые вносятся изменения. Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.
Образец заполнения уведомления в Роскомнадзор
Обращаем внимание! Текст примера следует переработать с учетом особенностей деятельности вашей компании. Убедитесь в том, что в подаваемом уведомлении или информационном письме указаны полные и достоверные сведения о компании.
Образец заполнения уведомления Роскомнадзора
об обработке персональных данных для юр.лиц
Внесение изменений в уведомление об обработке персональных данных
УВЕДОМЛЕНИЕ
об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных
Допустим, со временем у компании изменяются:
Образец информационного письма
о внесении изменений в сведения
в реестре операторов персональных данных