Номер инвойса что это
Что такое инвойс и для чего он нужен
Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного счета на оплату и требуется для предоставления на таможне.
Кто оформляет документ
Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.
Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.
Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.
Для чего нужен инвойс
Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).
Правила составления инвойса
На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:
Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.
К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.
Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.
Правила оформления инвойса
Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.
Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.
Как проверить документ
Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.
Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.
В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.
Образец составления инвойса
Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).
Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.
Что такое инвойс, для каких сделок используется, как его заполнить правильно?
Для таможенного оформления товаров требуется определённый пакет документов. Одним из самых важных из них является инвойс. Что же это такое? Как для продавца, так и для покупателя важно понимать, что представляет собой данный документ и на что обратить внимание при его составлении.
Коммерческий инвойс (счёт-фактура)
Коммерческий инвойс – это документ, который экспортёр в обязательном порядке отправляет покупателю вместе с отгружаемым товаром.
В данном документе содержатся:
Выписка счёта инвойса означает, что у импортёра появляется обязательство оплаты поставленных товаров согласно условиям, указанным в договоре. То есть инвойс – это основание для перечисления средств продавцу.
Во внутри российской практике такой документ, как invoice, не используется. Его выписывают только при импортно-экспортных операциях. В некоторой степени аналогом инвойса можно считать счёт на оплату, но в нём, в отличие от инвойса, содержится минимум данных.
Инвойс может быть составлен на любом языке, но чаще всего используется английский.
Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:
Москва и область: +7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)
Санкт-Петербург: +7 (812) 309-93-24
Проформа-инвойс
Проформа-инвойс (proforma invoice) – это предварительный документ, который высылается продавцом в следующих случаях:
Коммерческий инвойс и проформа-инвойс – это два практически одинаковых документа. Разница заключается в том, что proforma invoice содержит предварительные данные. Данный документ носит информационный характер и позволяет покупателю понять, какую сумму необходимо будет перечислить за товар.
Инвойс-проформа, в частности, выписывается в тех случаях, когда определить точный вес товара перед погрузкой не представляется возможным. Например, при загрузке судна сыпучими веществами узнать точный вес можно только после загрузки. Но для того, чтобы начать погрузку, таможне надо предоставить документ, в роли которого и выступает proforma invoice, а далее уже оформляется invoice с точной информацией.
В proforma invoice также может быть прописан размер возможных отклонений по количеству товара, если таковые предусмотрены в контракте.
Что значит выставить инвойс?
Оригинал инвойса и 5 копий необходимо приложить к отправлению (инвойсы и авиатранспортную накладную (AWB) следует положить в клейкий карман для международных отправлений). Рекомендуется ещё один экземпляр документа поместить внутрь упаковки.
Выставить инвойс не означает просто выписать счёт. Коммерческий инвойс также может использоваться как накладная на перевозимый товар.
Форма инвойса
Invoice может оформляться в различных форматах. Наиболее распространённый вариант – инвойс на фирменном бланке экспортёра. Также документ может быть напечатан на обычном листе бумаги.
Как заполнить инвойс?
В коммерческий инвойс отправителем должны быть включены следующие данные:
В описание товарной позиции должны входить такие пункты:
Это обязательные пункты, которые должны быть включены в описание, но можно добавить сюда и другие сведения о товаре.
Итоговая сумма указывается в той валюте, которая прописана в контракте на поставку. Возможна такая ситуация, когда покупатель оплачивает товар не в той валюте, которая проставлена в контракте. В этом случае в инвойсе прописывается, по какому курсу и на какое число будет пересчитана итоговая сумма.
Информация о названиях товарных позиций, стоимости и количестве заполняется на основе данных из контракта.
При отправке товара из России для указания валюты цен следует использовать ОК 014-2000- Общероссийский классификатор валют.
На документе должна присутствовать дата его составления и подпись продавца. В соответствующей графе обязательно проставляются условия поставки согласно INCOTERMS-2010 (самые популярные условия: СFR, FOB, CIF).
Это нормы, которые прописаны в Инкотермс, регламентирующие распределение затрат и рисков между поставщиком и покупателем.
В пункте «Условия платежа» указываются реквизиты банка: номер счета, название, адрес банковской организации, её SWIFT-код, номер корр. счёта, а также срок оплаты и другая информация о платеже.
Заполнение инвойса при операциях со специфической продукцией
Существуют определённые виды товаров, для которых в описании необходимо указывать специфические данные.
Для биообразцов:
Для химических веществ:
Для настенных и настольных часов:
Изделия из текстиля:
Проверка данных в инвойсе
Если счёт-фактура инвойс оформлена неправильно, то это чревато задержкой товара на границе, что никак не может понравиться вашим торговым партнёрам. Поэтому перед отправкой документ следует тщательно просмотреть с целью выявить возможные ошибки и неточности.
Основными пунктами, которые следует проверить в документе, являются следующие:
Наглядная инструкция по заполнению инвойса и его образец представлены в этом видео:
Основной вывод, который можно сделать из вышеизложенного — это то, что invoice является одним из важнейших документов, оформляемых при международных поставках. Важно правильно заполнить форму документа, чтобы растаможивание проходило максимально быстро.
Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.
Что это?
Особенности документа
Что такое инвойс и счет-проформа? Основание для перечисления оплаты. Поэтому его выписывают одновременно с отгрузкой продукции покупателю. Всего же существует две формы документа:
Составлять такой документ можно на любом языке, одинаково понятном партнерам. Чаще всего это английский.
Тонкости заполнения
Продолжаем разбирать, что такое инвойс, как выглядит документ. В себе он обязательно должен содержать следующее:
Мы можем увидеть образцы инвойса различных форматов. Чаще всего используется корпоративный бланк отправителя. При отсутствии оного информация печатается на обычном листе бумаги.
Инвойс: каков порядок его заполнения?
Документ обязательно должен содержать в себе следующие данные:
Описание товаров в документе
Продолжаем рассказывать о заполнении инвойса. Каждую позицию товара в нем необходимо описать подобным уровнем:
Требования к описанию продукции
Обязательна также следующая разбивка:
Особые требования к описанию товаров
Для некоторых отправляемых наименований требуется определенного вида описание.
Всевозможные биологические образцы:
Упаковывание инвойса
К отправлению обычно прилагается один визированный оригинал документа с пятью копиями. Отметим, хотя бы одна копия всегда должна сопровождать груз!
Не лишним будет поместить еще одну копию инвойса вовнутрь упаковки.
Проверка
Перед отправлением груза с коммерческим инвойсом необходимо проверить следующее:
Инвойс на услуги
Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.
Отправить рассылку
Для получения оплаты за оказанные услуги от иностранных контрагентов недостаточно выставить счёт. Международные стандарты предусматривают оформление инвойса.
Инвойс (англ. invoice) — это международное обозначение счёта на оплату, выдаваемого продавцом покупателю в качестве требования платежа. Инвойс включает перечень услуг, их характеристики, условия сделки и сведения об ее участниках. Выписка документа указывает на то, что предмет сделки передан покупателю и у него появилась обязанность оплаты согласно указанным условиям.
В российской практике у инвойса нет аналогов. Часто его сравнивают со счётом-фактурой, хотя у этих документов разное назначение. Счёт-фактуру применяют для налогового контроля и отчёта по НДС. Инвойс на услуги необходим для валютного контроля, чтобы убедиться в законности получения оплаты.
Также нельзя сказать, что инвойс является иностранным вариантом классического счёта на оплату, применяемого в РФ. Если сравнивать международный и российский документооборот, то по юридической и бухгалтерской сути инвойс на услуги ближе всего к акту сдачи-приемки услуг.
В международной коммерческой практике различают два вида invoice: коммерческий инвойс и проформа-инвойс. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Коммерческий инвойс
Коммерческий инвойс (commercial invoice), или инвойс-фактура — это вариант товаросопроводительного документа, который служит основанием для оплаты.
При оказании услуг инвойс необходим для валютного контроля, чтобы подтвердить легальность получения денег из-за границы. Это обязательное требование ЦБ РФ.
Когда на ваш счет поступают деньги от иностранного клиента, банк временно блокирует эти средства на транзитном счете. Далее у вас есть 15 дней, чтобы подтвердить сделку.
Состав пакета документов зависит от конкретного банка и суммы сделки. Когда сумма не превышает 200 тысяч рублей, действуют упрощенные правила. В этом случае достаточно заполнить электронную форму-отчёт и предоставить инвойс.
Если же сумма по сделке превышает 3 млн рублей при переводе или 6 млн рублей при получении, кроме инвойса потребуется предъявить договор. При этом банк ставит договор на учёт с присвоением уникального номера для контроля крупных сделок.
При оказании услуг иностранным контрагентам можно обойтись без составления и пересылки актов выполненных работ. Для этого в инвойс включают примерно следующую формулировку:
Полной либо частичной оплатой счёта-договора заказчик подтверждает, что нижеперечисленные условия договора исполнены в полном объёме с надлежащим качеством и в оговоренные сроки.
Если заказчик оплачивает услуги по invoice, следовательно, у него нет претензий и работа принята.
Проформа-инвойс
Инвойс-проформа (proforma invoice) — это предварительный счёт, который выписывает продавец услуг, если условия по сделке и величина оплаты ещё не согласованы. Оформление инвойса-проформы необходимо, если оказание услуги происходит до утверждения всех условий или клиент вносит частичную либо полную предоплату.
Например, иностранный заказчик заказал российскому веб-дизайнеру подготовку ряда материалов. Стороны ещё не договорились о полном объёме работ, но клиент хочет подтвердить серьёзность намерений и «забронировать место». Для этого он переводит предоплату в 500 долларов на основании proforma invoice, присланного веб-дизайнером.
От коммерческого инвойса проформа отличается отсутствием чётких условий. В документе необязательно указывать окончательные сроки и цифры. Кроме того, proforma не содержит требования об оплате, поэтому в ней может не быть реквизитов, если не предусмотрен аванс.
После согласования и утверждения всех условий сделки оформляют итоговый счёт — коммерческий инвойс.
Как правильно заполнить инвойс
Чтобы банк принял инвойс в качестве подтверждения и перевёл на ваш счёт деньги от заказчика, нужно верно заполнить документ.
При игнорировании инвойса или его несвоевременной отправке можно получить штраф до 100 % от суммы сделки за нарушение валютного законодательства.
Установленной формы invoice нет. Можно использовать любой вариант, важно лишь, чтобы в документе были указаны следующие сведения:
Заполняет инвойс тот, кто оказывает услуги. Это может быть как ИП или ООО, так и физическое лицо. Статус заказчика также может быть любым. Все нюансы, связанные со статусом сторон, отражают в основном договоре по сделке.
Оформляют документ на языке заказчика — чаще на английском. Для услуг достаточно двух экземпляров — по одному для каждой стороны. Для подтверждения сделки может потребоваться перевод инвойса на русский язык. Поэтому лучше сразу составить документ на английском и русском.
При описании услуги в инвойсе избегайте сокращений и общих фраз. Детально опишите услугу, чтобы проверяющим было понятно, какая именно работа и в каком объёме выполнена и за что взимается оплата. Лучше всего, чтобы описание соответствовало описанию услуги в договоре. Обязательно укажите в документе количество оказанных услуг и стоимость единицы (услуги в целом или часа работы).
Для некоторых стран указание стоимости часа — обязательное условие. Поэтому посчитайте и пропишите стоимость часа работы и общее количество потраченных часов. Лишней информацией или ошибкой это не будет.
Пример описания услуги в invoice:
Name/Название: Consulting services/Консультационные услуги.
Description/Описание: Provision of consulting services for the assessment and selection of personnel/Оказание консультационных услуг по оценке и подбору персонала.
Cost of an hour of work/Стоимость часа работы: 50 USD.
The amount of hours/Общее количество часов: 30.
Если это возможно, в описании услуги укажите, что представляет собой итоговый результат. Например:
Ошибки в инвойсе могут усложнить получение оплаты. При несоответствии документа требованиям банк просто «заморозит» средства до выяснения всех обстоятельств.
Образец инвойса на услуги
Найти пример инвойса на услуги в сети легко. Можно скачать готовый документ и по его подобию создать собственный invoice.
Пример готового инвойса для фрилансеров. Источник
Или скачать и заполнить шаблон invoice.
Шаблон инвойса на услуги. Источник
Можно найти шаблон инвойса в формате Excel, например, на Hloom. Для автоматического расчета итоговой суммы оплаты вам потребуется описать каждую услугу, указать количество часов и ставку за час.
Однако проще всего создавать инвойсы через специальные бесплатные генераторы: Logaster Invoice, Zoho Invoice, Invoice Templates. От вас потребуется лишь указать нужные данные. На их основе сервис автоматически сформирует счёт.
Что такое инвойс и проформа-инвойс простыми словами
Внешнеторговая деятельность требует не только знания рынка, логистики, международных правил торговли, но и особенностей документального сопровождения грузов. В качестве одного из обязательных документов для экспорта товаров принят инвойс. Его оформление целиком и полностью ложится на экспортера. И важно со всей ответственностью отнестись к каждому пункту документа, чтобы оперативно пройти таможенные процедуры, получить оплату за товар в полном объеме.
Что такое инвойс?
Выставление инвойса накладывает на импортера обязанность по оплате груза согласно указанным в документе данными.
При декларировании ввозимого товара в российскую таможню предоставляется также перевод инвойса (решение Арбитражного суда Новгородской области по делу № А44-996/2007 от 2 августа 2007 г.).
Продавцы и покупатели, ведущие деятельность только в России, не используют инвойс. Он заполняется только тогда, когда товар идет на экспорт. Аналог инвойса в России — счет на оплату.
Что такое проформа-инвойс?
Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) — это документ с предварительной информацией об экспортируемом товаре. Чем отличается от коммерческого инвойса? Возможностью уточнения ряда данных, например, о количестве товара, поставляемых моделях. И лишь после согласования всех нюансов окончательные условия формируются в виде коммерческого инвойса.
Проформа-инвойс составляется на груз, который частично уже оплачен, а также на безвозмездное отправление (помощь гуманитарная, выставочные образцы и пр.).
Документ применяется для всех видов транспорта, будь то автомобиль, морское судно, самолет или железнодорожная платформа. Он предоставляется на таможне декларантом, чтобы подтвердить заявленную стоимость перевозимого груза.
Проформа-инвойс составляется продавцом (экспортером) на двух языках: на русском и английском.
Обязательная информация, которая содержится в документе:
Наименование товара, его маркировка указываются без сокращений. Чем подробнее описание груза, тем лучше. Так, если это одежда, то обязательно указание материала изготовления, размерного ряда. При перевозке бытовой техники, сотовых телефонов, иных устройств описываются технические характеристики.
Так же, как и в коммерческом инвойсе, в proforma invoice присутствуют данные о стоимости, цене груза. Но, в отличие от первого, проформа-инвойс — это не расчетный документ. На его основании не производится оплата за импортируемый груз.
Счет-проформа подлежит выписке в том случае, если продукция отгружена, но еще не продана, либо проданную, но не отгруженную.
Распространенные случаи выписывания проформы-инвойс:
При таможенной очистке товара один экземпляр передается уполномоченному сотруднику склада временного хранения, второй остается на таможне и приобщается к грузовой таможенной декларации.
Если при оформлении документа прокралась ошибка, то ее исправление допускается только по согласованию между продавцом и покупателем. Корректировки подтверждаются их подписями, указывается дата исправлений.
Если в проформе-инвойс отдельной строкой указываются расходы на транспортное обслуживание, это не свидетельствует о том, что эти же расходы не включены в стоимость договора (Постановление ФАС СЗО от 27.06.2004 № А13-2732/04-07).
Какая информация заполняется в инвойсе?
Инвойс — коммерческий документ, счет, выставляется продавцом покупателю для оплаты товара или услуг. Правила его оформления документально не прописаны, но участники ВЭД придерживаются формуляра-образца унифицированного счета, предназначенного для использования в целях осуществления международной торговли. Этот образец рекомендован Европейской экономической комиссией ООН (Рекомендация № 6, Женева, сентябрь 1983 г.). Согласно документу, инвойс должен содержать следующую информацию:
Лицо, имеющее право действовать от имени продавца, заверяет инвойс собственной подписью и ставит печать организации.
Должна ли быть в инвойсе подпись покупателя?
Требования об этом не содержатся ни в Рекомендациях № 6, ни в других международных актах и российских законах. Поэтому российские суды пришли к однозначному выводу: требование таможенными органами наличия подписи покупателя в инвойсе является избыточным и не подлежит удовлетворению.
Правила описания товаров
В женевских рекомендациях не прописано, какое описание товара должно быть. Есть только указание на то, что оно должно быть полным. Но есть ряд пунктов, которые точно должны быть отражены в описании:
Имейте в виду, что стоимость за единицу, сумма, количество, упаковка, вес, объем прописываются в отдельных блоках.
В инвойсе необходимо представить детальное описание товара. Сокращения не допускаются. Так, если это одежда, то можно описать ее следующим образом: мужские футболки, материал — 94% хлопка, 6% эластана, размер 52, цвет серый, торговая марка «Чебоксарский трикотаж».
Образец описания товара:
Так же мы предоставляем и другие услуги в сфере ВЭД
Или же свяжитесь с нами по телефонам: +7 (423) 205-60-10, +7 (423) 205-60-20
Товары с особыми требованиями
Если предстоит поставка в страны ЕС биологических образцов, химических веществ, сложносоставных товаров, изделий из текстиля или продукцию в дар, безвозмездно, то нужно обратить внимание на обязательные пункты.
Итак, что должно быть в описании товаров с особыми требованиями:
Таким образом, важно корректно оформлять документ, перепроверить всю информацию, сравнить с готовыми образцами, а также перевести его на нужный язык в зависимости от того, в какую страну экспортируется товар.
Как правильно заполнять инвойс
Составить инвойс можно самостоятельно, но нужно быть предельно внимательным, а также знать английский язык и язык той страны, куда направляется продукция. Как сделать счет, мы уже осветили. Приведем несколько советов, которые позволят правильно заполнить документ:
Еще один важный вопрос: сколько экземпляров инвойса нужно заполнить. Достаточно по одному экземпляру на английском, русском языках, а также на государственном языке страны назначения. Рекомендуется подготовить пять копий документа на языке страны назначения. Все экземпляры будут иметь одинаковую юридическую силу. Вот для чего они нужны:
Компания East Import Group предоставляет услуги таможенного оформления, а также поможет в заполнении товаросопроводительных документов, включая коммерческий инвойс и proforma invoice.
Образцы инвойсов на русском и английском
Как выглядит инвойс, можно посмотреть в представленных образцах. Документы составлены на русском и английском языках. Представленные коммерческие и проформа инвойсы содержат полную информацию, которая требуется при подготовке счета.