Электронные документы в рамках ЭДО
Различают 2 вида электронных документов: формализованный и неформализованный.
Формализованный электронный документ — это документ с расширением xml, созданный по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанный участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов помогает налоговым органам автоматизировать и сократить время на их прием при проверках. ПО налоговых органов автоматически обрабатывает такие документы.
К основным формализованным электронным документам в ЭДО относятся:
Счет-фактура — это документ, необходимый для учета НДС. В нем отражается сумма налога, которую продавец включил в стоимость отгруженного товара (оказанной услуги).
В соответствии со ст. 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура ― это юридически значимый оригинал, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные. Счет-фактуру должен подписать руководитель или доверенное лицо. Электронный счет-фактура регистрируется в книгах покупок и продаж, в журналах учета счетов-фактур и хранится в электронном виде в течение четырех лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета по НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет экономическим субъектам объединить всю информацию, которая отражается в первичных учетных документах и счетах-фактурах, в одном документе.
Поскольку УПД включает в себя счет-фактуру, то к нему применяются те же требования законодательства, что и для электронных счетов-фактур. А именно — электронный УПД передается только в установленном ФНС формате через операторов электронного документооборота.
УКД составляется строго в соответствии с форматом, утвержденным Приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ и Приказом ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@ и передается только через операторов ЭДО.
Подписать электронный УКД может лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и первичных учетных документов. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько — по одной от каждого уполномоченного лица.
Электронный УКД может быть односторонним или двусторонним. В первом случае документ представляет собой один xml-файл с информацией и подписями продавца. Во втором случае ― два xml-файла: один содержит информацию и подписи продавца, второй ― информацию и подписи покупателя.
Акт приемки-сдачи работ (услуг) ― первичный учетный документ, который подтверждает факт выполнения работ (услуг). На его основании денежные затраты можно учесть в расчете налога на прибыль.
Законодательство не предусматривает унифицированную форму акта, однако, как и для других первичных документов, утверждает его обязательные реквизиты ( п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ).
Электронный акт состоит из двух xml-файлов: один ― с информацией исполнителя, второй ― с информацией заказчика. Обе стороны должны подписать акт электронной подписью.
Такие акты подписываются квалифицированной электронной подписью. Это обеспечивает им юридическую силу и позволяет представлять в налоговые органы по ТКС.
Для электронного акта приемки-сдачи работ (услуг): ФНС рекомендует формат по Приказу ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
Товарная накладная (ТОРГ-12) ― это первичный учетный документ, с помощью которого оформляется передача товарно-материальных ценностей между организациями и на основании которого ведется учет этих операций.
Электронная товарная накладная состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй — на стороне покупателя при пересылке документа. Электронную товарную накладную подписывают продавец и покупатель.
Неформализованный документ с произвольным форматом — это любой документ, для которого нет утвержденного или рекомендуемого формата. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.
Как перевести неформализованные документы в электронный вид: практический опыт
Как известно, формализованные электронные документы — это документы, для которых законодательством утверждены формы и форматы обменов ими. А вот организовать работу с неформализованными документами — тот еще квест почти для любого бизнеса. Поэтому сегодня расскажем историю из работы крупной компании-ритейлера: практический опыт, который вы тоже можете взять на заметку.
ЭДО для товарного учета
Начать в нашей компании из примера решили с товарного учета. В нем внедрили электронный документооборот.
Что перевели в электронный вид? Прежде всего, товарную накладную и счет-фактуру: примерно 35% поставщиков товаров работают с электронными счетами-фактурами и еще около 60% — с УПД. То есть общий охват ЭДО в товарном учете составляет 95%. Все операции по проверке этих документов автоматизировали, пользователь не участвует в этом процессе.
Как все происходит? В ERP-систему поступает документ от оператора электронного документооборота, автоматически проверяется его соответствие заказу и корректность реквизитов, верифицируется электронная подпись, после чего документ либо отклоняется, если были обнаружены ошибки, либо проводится в системе (вносятся реквизиты и распределяется по счетам учета), если все корректно.
Для сравнения — при бумажном документообороте бухгалтер вручную проверяет документ, после чего делает проводку. При ЭДО участие бухгалтера не требуется, нужен только специалист по приемке, который подтверждает наличие товара.
Алгоритм работы с неформализованными документами
Далее в компании стали думать, как действовать с неформализованными (неструктурированными) документами.
Сначала определились, что точно делать нельзя с любыми электронными документами:
Тогда возникает вопрос, а что же можно? Для ответа на него обратимся к законодательству.
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает нам делать электронные документы в любом формате. Единственное ограничение — для передачи в регуляторные органы по запросу нужно предоставлять на бумажном носителе копии документов (пп.5,6 ст. 9). Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» также не ограничивает формат документа, а лишь говорит нам, что документ признается равнозначным бумажному, если информация в электронной форме подписана усиленной квалифицированной подписью (п.1 ст. 6).
Таким образом, в компании поняли, что могут перевести неформализованные документы в электронный вид и стали оценивать юридические риски при работе с контрагентами. Юристы обратили внимание на то, что поскольку документы не структурированы, то невозможна их роботизированная обработка. Это означает, что необходим обязательный контроль документов со стороны сотрудников в «четыре глаза»: один исполнитель делает проверку документа, а затем контролер проверяет уже за ним.
Чтобы минимизировать названные риски, решили использовать два варианта:
Формализация неструктурированного ЭДО
Каждый документ анализируется, чтобы понять, можно ли его привести в формат XML. И в зависимости от этого действуют по следующей схеме.
1) Если документ нельзя стандартизировать, он остается в том виде, в котором есть, например, в формате Word или Excel.
2) Если документ можно стандартизировать, то он приводится в формат XML самостоятельно.
На рынке есть очень много структурированных ХМL-форматов у операторов электронного документооборота. Кроме того, есть ХМL-форматы, разработанные налоговой службой (УПД, акты приемки, акты выполненных работ, товарные накладные и т.д.). Все эти форматы можно брать за основу для формализации своих документов.
3) Документы, которые структурируются, связываются между собой. Например, комплект документов — счет, товарная накладная или акт выполненных работ и счет-фактура — связан между собой перекрестными ссылками.
4) Приложения к коммерческим договорам и часть некоммерческих договоров с приложениями реализованы в электронном виде через личные кабинеты провайдера.
Какие неформализованные документы реализованы в системе ЭДО
В итоге в компании-ритейлере перевели в электронный вид четыре группы неформализованных документов:
В условиях пандемии многие компании поняли преимущества работы с ЭДО. А это значит, что опыт по переводу в электронный вид неформализованных документов может быть полезен бизнесу из разных отраслей.
Формат электронных документов
На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.
Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна.
Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.
В Диадоке все документы соответствуют требованиям налоговой
Формат документов в ЭДО
Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду.
Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО.
Счет-фактура
В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.
Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.
Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.
Корректировочный счет-фактура
В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.
Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Акт приемки-сдачи работ (услуг)
Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.
Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Товарная накладная
С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.
Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Универсальный корректировочный документ (УКД)
В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.
Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Подключайтесь к Диадоку и обменивайтесь формализованными и неформализованными документами
Законодательная база
Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:
Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.
Вопрос-ответ
В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?
При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.
Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:
Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.
Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?
Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой.
Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?
В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.
Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.
Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?
В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.
Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату.
Поможем организовать работу с формализованными документами
Неформализованный документооборот¶
Диадок позволяет передавать любые электронные документы между контрагентами, придавая им юридическую значимость при помощи ЭП. В самом простом случае автор документа должен отправить адресату Диадок-сообщение, поместив в него сам документ в виде сущности типа DocumentAttachment и ЭП под документом в виде сущности типа Signature. Кроме того, документ можно сопроводить текстовым комментарием (уже без ЭП), который в Диадоке будет представлен сущностью типа DocumentAttachment/Comment:
Стоит также отметить, что в одном сообщении может быть передано сразу несколько документов. На схеме изображена структура Диадок-сообщения, представляющего неформализованный документооборот с одним документом, снабженным комментарием. Стрелками обозначаются связи типа ParentEntityId между сущностями.
Часто возникает необходимость получить под одним документом подписи обоих контрагентов – и отправителя, и получателя. Например, это касается договоров и актов о выполнении работ (оказании услуг). Для поддержки этого сценария в Диадоке реализована возможность при отправке документа запросить под ним подпись получателя.
Получив таким образом помеченный документ, получатель может согласиться с его содержимым и поставить под ним свою подпись, «пропатчив» соответствующее Диадок-сообщение добавлением к нему сущности типа Signature, представляющей ЭП получателя под данным документом.
На схемах ниже изображены структуры Диадок-сообщений, представляющих неформализованный документооборот с ответной подписью под документом и неформализованный документооборот с отказом от запрошенной подписи:
Зелеными прямоугольниками на схемах изображены сущности, которые формирует отправитель сообщения, а синими – сущности, которые формирует получатель.
Юридическая сила электронного документа
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.
