Недостача при инвентаризации что делать работодателю
Недостача при инвентаризации: важные детали для бухгалтера
По результатам инвентаризации могут быть выявлены как недостача, так и излишки товаров, материалов или готовой продукции. Из нашей статьи вы узнаете, как отразить в бухгалтерском и налоговом учете недостачу при инвентаризации.
Бухгалтерский учет недостачи, выявленной при инвентаризации
Причиной выявления недостач могут быть ошибки, к примеру, бухгалтер не вовремя произвел списание или оприходование ценностей. Поэтому прежде чем отражать в учете недостачу, следует выяснить, не было ли ошибки. При выявлении недочетов необходимо внести коррективы в бухучет и представить «уточненки» по налогам.
Оформление недостачи осуществляется на основании сличительной ведомости. При этом компания вправе воспользоваться как унифицированной формой, так и разработать свой бланк.
Недостача ОС и НМА фиксируется в форме № ИНВ-18, товаров, материалов и других запасов — в форме № ИНВ-19.
Сличительные ведомости можно совместить с инвентаризационными описями (актами), как это сделано в формах № ИНВ-15 и ИНВ-16.
Для учета результатов, выявленных при инвентаризации, можно использовать форму № ИНВ-26. Применяемые формы необходимо зафиксировать в учетной политике компании.
Кроме того, по результатам работы инвентаризационной комиссии необходимо оформить протокол и приказ.
Принять к учету суммы недостачи, выявленной при инвентаризации, нужно следующим образом:
Списать недостачу нужно в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Проводки при выявлении недостачи при инвентаризации
Отражение в учете сумм недостачи, выявленной при инвентаризации, происходит по счету 94. По дебету указанного счета следует зафиксировать сумму потерь, а по кредиту — списать потери на расходы. На 31 декабря сальдо по счету 94 быть не должно.
При выявлении недостачи бухгалтер должен составить следующие проводки:
В бухгалтерском учете при взыскании недостачи с работников делаются следующие проводки:
Налоговый учет недостачи при инвентаризации
В налоговом учете недостачу товаров можно отнести к материальным или внереализационных расходам. В первом случае это возможно, если недостача возникла в процессе их хранения и транспортировки (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Списание недостачи происходит в соответствии с нормами естественной убыли, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814. Потери сверх норм естественной убыли в материальных расходах не отражаются.
При этом недостачу товаров, по которым нет норм, либо суммы, превышающие указанные показатели, можно учесть во внереализационных расходах организации. Однако для этого необходимо выполнить ряд условий.
1. Недостача ТМЦ произошла в результате чрезвычайных ситуаций (стихийное бедствие, пожар, авария на производстве и др.). При этом имеются документы, подтверждающие чрезвычайную ситуацию. Так, например, для признания потерь от пожара должны быть оформлены справка Государственной противопожарной службы МЧС России, протокол осмотра места происшествия и акт о пожаре, в котором устанавливается причина возгорания.
Кроме того, потери должны быть подтверждены актом инвентаризации, в котором фиксируется стоимость утраченного имущества (письмо Минфина РФ от 17.10.2017 № 03-07-11/67464). Отметим, что если работодатель отказался взыскивать с работников суммы недостач, допущенных по их вине, НДФЛ он не удерживает. Расходы на компенсацию материального ущерба за счет собственных средств не облагаются также страховыми взносами, поскольку не относятся к объекту обложения ими (письмо Минфина РФ от 20.10.2017 № 03-04-06/68917).
2. Недостача возникла по вине работников или иных лиц.
В этом случае крайне важно наличие документов, подтверждающих признание виновником ущерба, или вступившее в силу решение суда о взыскании. Факт хищения можно подтвердить решением суда или, например, объяснительной запиской сотрудника. Расходы учитываются на дату признания ущерба должником или на дату вступления в силу решения суда, то есть одновременно с признанием внереализационного дохода (письмо Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033).
Если же виновное лицо не установлено, то для подтверждения расходов необходимо постановление об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении уголовного дела и др.). Данные документы выдают уполномоченные органы власти (письма Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-07/34451, от 06.07.2015 № 03-03-06/1/38849).
Расходы учитываются на дату:
Обратите внимание: НДС при недостаче восстанавливать не надо (письмо ФНС РФ от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@).
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Излишки и недостачи при инвентаризации: как отразить в бухгалтерском и налоговом учёте
Во время инвентаризации часто возникают спорные ситуации: компании не могут взыскать убытки с виновного лица из-за несвоевременного проведения или ненадлежащего оформления инвентаризации или получают доначисление налогов в ходе налоговой проверки. Рассмотрим, когда проводить инвентаризацию, как её оформлять и отражать в учёте.
Когда нужно проводить инвентаризацию
Инвентаризацию проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, но это не единственный случай, когда она необходима (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучёте), п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Например, инвентаризацию надо регулярно проводить, чтобы выявить пищевую продукцию, лекарства и иные товары с истёкшим сроком хранения (п. 4 ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1).
Если не провести инвентаризацию в установленных законом случаях или провести её несвоевременно, например после увольнения материально ответственного лица, то компания:
Как оформлять инвентаризацию
С 2013 года применять унифицированные формы первичных документов не обязательно (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте).
На наш взгляд, безопаснее всего разработать собственные формы документов для учёта результатов инвентаризации, взяв за основу формы, утверждённые Госкомстатом. Свои формы нужно утвердить в приложении к учётной политике организации или приказом ИП (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте, п. 4 ПБУ 1/2008).
Если при документальном оформлении инвентаризации допущены нарушения, могут наступить следующие последствия:
Как учесть результат инвентаризации — шпаргалка
Рассмотрим алгоритм учёта результатов инвентаризации на примере материально-производственных запасов (МПЗ). Напомним, что результаты инвентаризации оформляются первичными документами согласно учётной политике компании, например ведомостью учёта результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26).
Ситуация 1. Выявлены излишки
Бухгалтерский учёт. Оприходуйте излишки по рыночной стоимости, подтверждённой документально. На стоимость излишков, выявленных при инвентаризации, сделайте проводку:
Налоговый учёт. Стоимость излишков включается в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль и УСН (п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Рыночную стоимость отнесите в доходы в момент завершения инвентаризации.
Для целей налога на прибыль можно учесть в составе расходов стоимость излишков МПЗ по факту их отпуска в производство или продажи (п. 2 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН можно учесть излишки товаров в момент их продажи (письмо Минфина от 24.05.2013 № 03-11-06/2/18968).
Ситуация 2. Выявлена недостача (порча) в пределах норм естественной убыли
Бухгалтерский учёт. Отразите стоимость недостачи (порчи) и спишите сумму в пределах норм естественной убыли как материальные расходы.
Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) в пределах норм естественной убыли учитываются для целей налога на прибыль в составе материальных расходов на момент завершения инвентаризации (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН убыток от недостачи не учитывается, так как купленные материалы уже учтены при получении и расход задвоится (п. 2 ст. 346.16, ст. 346.17, п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ситуация 3. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник установлен
Бухгалтерский учёт. Отразите недостачу на счёте 94 и отнесите её по балансовой стоимости на сотрудника.
Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм не учитываются для целей УСН. Для целей налога на прибыль они учитываются во внереализационных расходах в один из следующих периодов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина от 26.10.2018 № 03-03-06/1/77156, от 20.02.2017 № 03-03-06/1/9693):
При кассовом методе учесть сумму возмещения нужно в момент внесения денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации.
Ситуация 4. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник не установлен
Бухгалтерский учёт. Отразите сумму недостачи (порчи) и спишите убыток в связи с отсутствием виновного лица.
Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм учитываются для целей налога на прибыль в составе внереализационных расходов. Чтобы подтвердить отсутствие виновного лица, понадобятся документы, например постановление о прекращении уголовного дела от полиции (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для целей УСН такие убытки не учитываются.
Илья Антоненко, ведущий эксперт Национальной консалтинговой компании
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Годовая инвентаризация: как отразить излишки и недостачи в бухгалтерском и налоговом учете
Перед составлением годовой отчетности каждая организация обязана провести инвентаризацию. По итогам этой процедуры может выясниться, что количество имущества по данным учета не соответствует его фактическому наличию. Расскажем, как оформить излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации, и провести их в учете.
Документальное оформление инвентаризации
Сразу напомним, что применять унифицированные формы инвентаризационных актов и ведомостей организации не обязаны с 2013 года и могут использовать бланки, разработанные самостоятельно. Однако многие компании продолжают использовать привычные формы, поэтому мы будем ссылаться именно на них.
Инвентаризация проводится по приказу руководителя компании.
Перед непосредственным проведением пересчета имущества материально-ответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы в полном объеме переданы инвентаризационной комиссии.
Каждый тип ценностей пересчитывают отдельно и заносят сведения в соответствующие инвентаризационные описи, например:
Так в описях фиксируют сведения о наименовании, инвентарном номере каждого объекта, его стоимости, фактическом количестве и количестве по данным учета и т. д. Заполняют документы либо рукописным способом, либо с помощью компьютера.
Если обнаружены излишки или недостачи, то комиссия дополнительно составляет сличительные ведомости:
По решению руководства предприятия результаты инвентаризации могут вноситься в единые регистры, в которых объединены показатели описей и сличительных ведомостей. Формы единых регистров утверждают учетной политикой.
По итогам инвентаризации комиссия проводит заседание, на котором формулирует свои предложения по зачету излишков и недостач, выявляет виновных в недостаче, составляет объяснения о причинах недостач, если виновные не установлены и т. д. Итоги заседания вносятся в протокол.
Затем все вышеуказанные документы (описи, ведомости или регистры, протокол) передаются на рассмотрение руководителя, который принимает окончательное решение. Оно утверждается приказом об утверждении результатов инвентаризации.
Онлайн-Спринтер — сервис для сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. Пользуйтесь бесплатно целый месяц и оцените все преимущества сервиса.
Как оприходовать излишки
В бухучете выявленные излишки относят на прочие доходы в том периоде, в котором провели инвентаризацию. А приходуют излишки по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.
Например, проводка по оприходованию излишков товара будет такой:
Излишек наличных денег приходуют в размере выявленной суммы:
Важно: нужно понимать, что излишек может быть результатом ошибки, допущенной ранее. Например, наличие лишнего товара может означать, что его просто забыли оприходовать. То есть накладная от поставщика есть, а в учетной программе товар не проведен. В этом случае товар нужно оприходовать в общем порядке, с использованием счета 60:
В налоговом учете излишки включают в состав внереализационных доходов и на общем режиме, и на УСН. Рыночную стоимость относят на доходы на дату окончания инвентаризации.
Организации на ОСНО включают излишки материально-производственных запасов в состав расходов по факту их реализации или отпуска в производство. Упрощенцы могут учесть излишки товаров в расходах на дату их продажи.
При оприходовании излишков имущества не будет входного НДС, взяться ему неоткуда. Начислять НДС на стоимость излишков тоже не нужно, так как объекта обложения НДС не возникает.
Подключите электронный документооборот с контрагентами через Такском и обменивайтесь документами, не покидая офиса. Сервис интегрирован с учетными системами и поддерживает роуминг со всеми операторами.
Как списать недостачу
Отражение недостачи в учете зависит от ситуации. Разберем возможные варианты.
Недостача в пределах норм естественной убыли
В бухучете такая недостача отражается в составе материальных расходов (расходов на продажу) проводками:
Д 94 К 10 (41 и т. д.),
В налоговом учете на ОСНО такие недостачи учитывают в материальных расходах на дату окончания инвентаризации. Упрощенцы учесть убыток от недостачи не могут, так как приобретенное имущество ранее уже было учтено в расходах.
Недостача сверх норм естественной убыли или нормы не установлены
В данном случае возможны две ситуации:
1. Установлен виновник недостачи.
Тогда недостачу относят на материально-ответственное лицо:
Д 94 К 10 (41 и т. д.),
Убыток можно удерживать из зарплаты этого работника, но размер удержания не должен превышать 20% зарплаты за месяц:
Кроме того виновник может самостоятельно погасить долг:
В налоговом учете организаций на ОСНО такой тип недостач учитывают в составе внереализационных расходов в один из следующих периодов:
Упрощенцы такой тип недостач в расходах не учитывают.
2. Виновник недостачи не найден.
Если установить виновника не удалось или суд отказал во взыскании убытка с работника, в бухучете это отражают так:
Д 94 К 10 (41 и т. д.),
Организации на ОСНО учитывают убыток в составе внереализационных расходов.
Важно : если виновник не найден, это нужно подтвердить документально. Например, приложить постановление о прекращении уголовного дела. Иначе налоговики при проверке могут снять расходы и доначислить налог.
Упрощенцы такие убытки не учитывают.
Как учесть пересортицу
Пересортица — это выявленные излишки одного сорта товаров и недостачи другого сорта одного и того же наименования.
В бухучете пересортицу можно зачесть в счет недостач, если пересортица возникла:
Для зачета делают записи по дебету счета 41 по сорту товара, который оказался в излишке, и кредиту счета 41 по другому сорту товара, по которому выявлена недостача.
Если излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий будет такой же, как и при обнаружении недостачи.
В налоговом учете зачет пересортицы невозможен, то есть излишки и недостачи придется признавать отдельно.
Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю
На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все — и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.
Основания для проведения описи имущества
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Последствия для материально ответственного лица
Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.
На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Порядок удержания
В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.
Оформление сличительных ведомостей
Это бумага, имеющая один из предложенных видов:
Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.