Компьютерная грамотность с Надеждой
Заполняем пробелы — расширяем горизонты!
Как несколько файлов сделать одним, чтобы прикрепить на сервисе или отправить один файл
Вопрос, как несколько файлов сделать одним, возникает, например, когда сервис позволяет прикрепить один файл, а по факту требуется отправить несколько файлов.
Поясним эту ситуацию на реальном примере, связанном с участием в тендере. Тендер — это торги, конкурс, чтобы из нескольких конкурирующих участников (организаций, фирм) выбрать одного. Победитель тендера получит заказ на выполнение работ.
Сегодня большинство тендеров проходит на электронных площадках – на специально созданных для этого интернет сайтах.
Что может архивация
Всем, и победившим в тендере, и проигравшим, приходится на своих компьютерах заходить на специально созданные площадки и участвовать в торгах. Порой в ходе торгов, а также после их завершения, когда выбран победитель, требуется пересылать на тех же электронных площадках разные документы – файлы.
Нередки случаи, когда документов нужно переслать несколько, а на электронной площадке, точнее, на сайте, где проходит тендер, есть возможность прикрепить только один единственный файл. Что делать, как быть? Тут на помощь приходит возможность архивации данных, когда сразу несколько файлов, да что там файлов, сразу несколько папок с файлами, можно поместить в один единственный архивный файл. А затем можно прикрепить этот единственный файл к отправляемым на тендер данным.
В электронной почте бывает удобно прикрепить к письму один файл, в котором будут находиться другие файлы.
Также архивация нескольких файлов или папок в один единственный файл может быть полезна и во многих других практических случаях, которые будут рассмотрены ниже.
Итак, архивация необходима, чтобы:
Архивация файлов позволяет сжать файлы, то есть, уменьшить их размер. Еще одним важным свойством архивации является объединение нескольких файлов в один архив, то есть в один архивный файл. Причем можно объединять в один архив самые разные файлы:
Сначала рассмотрим, как можно сделать из нескольких файлов один-единственный и прикрепить его, например, к заявке на тендер или отправить по электронной почте. Для этого придется использовать архивацию файлов.
Что нужно для архивации
1) Нужно установить на свой компьютер программу, которая выполняет архивацию.
2) Файлы для архивации должны находиться в одной папке. Если файлы находятся в разных папках, то можно, например, создать новую папку и поместить туда все файлы для архивации.
Распространенной программой для архивации (то есть, архиватором) является бесплатная 7-Zip:
Для архивации есть также программа WinRAR, она платная.
Ниже приведены примеры с использованием программы WinRAR.
Запускаем архивацию файлов, чтобы несколько файлов сделать одним
Можно запустить архивацию для одного файла, чтобы уменьшить его размер. Но в этой статье нас интересует вопрос, как из нескольких файлов сделать один, поэтому будем архивировать несколько файлов. Для этого в одной папке выделяем несколько файлов, которые мы планируем поместить в один архивный файл (другими словами, в один архив).
Возможно, что предварительно надо создать новую папку и в нее поместить все файлы из разных папок, подлежащие архивации. Либо можно в уже существующей папке выделить не все файлы, а только те, которые надо архивировать.
Рис. 1 (кликните для увеличения). Выделение файлов, которые требуется поместить в один архив, и вызов программы архивации
Таким образом будет запущен процесс архивации выделенных шести файлов (рис. 2):
Рис. 2 (кликните для увеличения). Идет архивация выделенных файлов
В моем примере файлов мало, они маленького размера, поэтому практически мгновенно в папке 001 появился архивный файл, в котором уже находятся все 6 файлов (рис. 3):
Рис. 3. Архив 001.rar, где в одном файле содержатся все шесть выделенных файлов
Теперь у нас есть архив, причем в одном единственном файле, в котором находятся шесть файлов. Можно этот файл-архив прикрепить к почте, к заявке на тендер и в любом месте, где это необходимо.
Как извлечь файлы из архива
Рис. 4. Как извлечь из архива помещенные в него файлы
Чтобы извлечь файлы, следует по архивному файлу 001.rar кликнуть ПКМ (правой кнопкой мыши). В появившемся меню можно выбрать, например, «Извлечь в 001\». Тогда в существующей папке 001 появится новая подпапка 001, в которую будут извлечены файлы из архива 001.rar (рис. 5):
Рис. 5. Папка 001, в которую были извлечены из архива 001.rar все шесть помещенных в него файлов
Маленький секрет при архивации
Можно сначала создать папку, например, 001. Затем поместить в нее файлы, которые нужно архивировать. Далее кликнуть ПКМ (правой кнопкой мыши) прямо по папке 001. Появится меню, где можно выбрать «Добавить в архив».
В результате будет заархивирована вся папка 001. В архиве будут размещены не только сами архивируемые файлы, но и папка, в которой эти файлы хранятся. Таким образом, в архив, в один единственный архивный файл, можно помещать не только множество файлов, но и множество папок с файлами. Ведь перед архивацией можно не только выделить одновременно несколько файлов, но и выделить одновременно несколько папок.
Давайте также рассмотрим ниже и другие полезные варианты архивации файлов и папок.
Архивы под паролем
Архивы можно создавать с паролем. Тогда никто посторонний, не знающий пароль, не сможет извлечь и архива помещенные в него папки и файлы.
О создании архивов папок и файлов с паролем, чтобы никто посторонний не смог, не зная пароля, извлечь папки и файлы из архива – можно прочитать тут.
Архивацию с паролем нужно делать с осторожностью, так как в случае, если пароль забыт, утерян, восстановление данных из архива будет невозможно, совсем невозможно, ну, никак!
Архив с паролем также можно прикреплять к письмам или к разным электронным площадкам, где требуется отправить сразу несколько файлов или даже папок с файлами. Пароль к архиву в таком случае лучше не отправлять в том же электронном письме, и тем более не помещать файл с паролем внутрь архива – получится ситуация либо «сейф с торчащим из него ключом», либо «ключ от сейфа находится в сейфе» — обе ситуации бессмысленные с точки зрения сохранности данных в архиве.
Пароль от архива лучше отправлять адресату, получателю архива с папками и файлами, отдельно, например, с помощью СМС-ки, с помощью сообщения в WhatsApp и тому подобным образом. Наконец, пароль можно отправить и по электронной почте, но отдельным письмом, не прямо в том же письме, где вложен передаваемый архив, защищенный паролем.
Многотомные архивы
Для особо больших файлов и папок, которые «не пролезают» в размер электронного письма и в других подобных случаях можно рекомендовать делать многотомные архивы. О такой возможности написано здесь.
Допустим, в электронную почту можно поместить только файлы, размером до 5 Мб. А передаваемые файлы и папки занимают места раза в 3-4 больше. Тогда возможен вариант создания многотомного архива, задавая размер одного файла архива 5Мб. Программа архивации WinRAR сформирует в таком случае 3-4 файла с одним и те же именем, но с разными расширениями. Затем в 3-4 письмах можно отправить по очереди все 3-4 созданных файла.
Получатель же многотомного архива должен поместить все 3-4 принятые по почте файлы в одну папку, и затем запустить действие по извлечению папок и файлов из первого принятого файла архива. Далее программа автоматически извлечет все архивные данные последовательно из всех переданных по электронной почте архивных файлов.
Пытливый читатель может спросить: «Зачем применять многотомную архивацию, если можно большие файлы передавать через облака, через файлообменники?»
Конечно, можно. Но в условиях задачи, в условиях получателя может стоять требование прислать данные именно по почте, допустим при проведении того же тендера. Попробуйте в таком случае отправить большие по размерам картинки, плакаты, чертежи и прочие «массивные» документы, не прибегая к архивации данных! А на тендерах может много чего потребоваться, чтобы доказать свою исключительность и получить желаемый заказ.
Также отправка многотомного архива, да еще и с паролем, позволяет обеспечить конфиденциальность передаваемой информации. Да мало ли еще для чего можно использовать многотомные архивы без пароля или с паролем!
Архивация данных пользователя персонального компьютера
И, конечно, архивацию данных можно использовать для создания собственных архивов. Например, пользователь хранит все свои личные и уникальные данные на диске C: в папке «Мои документы». Папка эта может быть очень даже приличного размера, десятки, сотни гигабайт. Где-то нужно хранить архивы этих данных, а то ведь не дай бог, что-нибудь случится, например, с жестким диском. И где тогда возьмешь потерянные данные, откуда их восстановишь? Более детальные возможности архивации описаны в другой статье. Но то – системные методы защиты от любых возможных повреждений компьютера и операционной системы.
А если все-таки хотим только сохранить на внешнем носителе одни лишь данные пользователя из огромной по размерам папки «Мои документы»? Вот тут на помощь и придет архивация данных посредством программ архиваторов. Кликаем правой кнопкой мышки по папке «Мои документы» и запускаем архивацию: в одном большом-пребольшом архивном файле, в нескольких файлах многотомного архива, с паролем или без него.
Архивы без сжатия размеров файлов и папок
Кстати, если архивируемые папки очень-очень большие, то архивация данных может идти слишком долго, до 5-10 часов, порой! Чтобы ускорить процесс архивации, нужно в настройках архивации указать, что сжимать данные при архивации не нужно. Тогда архивация будет работать как простое копирование всех папок и файлов в один единственный файл архива или в несколько файлов многотомного архива.
Где и как можно указать данный параметр, называемый «Без сжатия», показано здесь. Тогда, конечно, архивируемые файлы не будут сжиматься по размеру, архив получится ровно такого же размера, как и суммарный размер архивируемых файлов и папок. Зато процесс архивации ускорится многократно, и будет занимать менее часа для папок особо большого размера.
Кстати, параметр «Без сжатия» полезно указывать и при архивации видео, музыки, фотографий, большинства рисунков, ибо перечисленные файлы уже сжаты за счет технологий их создания. Поэтому, оставляя программе архивации требование сжимать уже сжатые файлы, мы таким образом лишь в разы замедляем процесс помещения файлов в архив, но при этом реального сжатия уже сжатых файлов и папок не происходит.
Преодоление запретов и ограничений почтовых и иных служб с помощью архивов
Зачем так поступают системные администраторы? Чтобы уберечься от вирусов и баннеров, которые нередко «маскируются» под файлы с широко применяемыми расширениями.
Можно ли обойти запреты
Как быть, если нужно отправить текстовый документ или даже исполняемый файл? Тогда такие «сомнительные» с точки зрения системы безопасности файлы следует предварительно поместить в архив. И отправить получателю не сами «запрещенные» файлы, а архив с данными файлам и папками. Все, вопрос решен. Архивные папки, как правило, всегда доходят до получателей электронных писем.
Опять же возникает вопрос: «Получается, что можно таким образом обходить препятствия, установленные системами безопасности вычислительных систем?» Так, да не совсем так. Дело в том, что прикрепленный к письму «вирус» в форме файла с недопустимым расширением, может навредить ВСЕЙ корпоративной системе. А вот если этот файл оказался внутри архива, то он всей системе не навредит. Он может навредить только самому получателю письма, одному единственному пользователю большой корпоративной системы. Это не так опасно, как уязвимость всей корпоративной системы.
Получается, что системные администраторы таким образом в первую очередь оберегают всю корпоративную систему от проникновения вирусов и шпионов. Получатель же писем должен сам смотреть, от кого пришло письмо. Если письмо с вложенным архивом пришло от незнакомого человека или организации, то не стоит даже пробовать открыть архив. Как говорится, руки прочь от присланного архива! Достаточно задать вопрос администраторам корпоративной системы, мол, что делать с таким-то письмом? Поверьте, они-то уж разберутся, можно или нельзя открывать присланный архив от незнакомого человека или организации.
В общем, перечень ситуаций, где могут пригодиться архивные файлы, можно продолжать, практически, до бесконечности. Но даже на приведенных примерах понятно самое главное: архивные файлы позволяют решать
Нашли ошибку? Выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Как заархивировать папку с файлами правильно
Во время пересылки объемных файлов в интернете всегда требуется сократить их объем, это поможет уменьшить количество затрачиваемого трафика. Основной способ сжатия – архивирование. Далее описаны все известные способы, как заархивировать папку с файлами для дальнейшей отправки в сети или хранения.
Что собой представляет архивирование
Архивирование – это процедура сжатия байт-кода с помощью объединения одинаковых символов, на практике это выглядит так: вместо кода 10000000 после архивации получится 10х7.
В примере, вместо 8 байт занимаемого места, размер кода сократится вдвое — до 4 байт. За переработку данных отвечают специальные программы – архиваторы, они же в будущем выполнят повторную распаковку файлов. 
Перед тем, как архивировать документы, нужно скачать один из архиваторов, если его нет в системе. Одним из популярнейших является Winrar, он быстро работает и не содержит ничего лишнего. Единственный недостаток – платное распространение. Бесплатная альтернатива Винрар – 7 Zip. Скорее всего, в системе уже есть один из архиваторов. 
Ключевая задача приложений – это уменьшение веса файлов. С помощью архиватора легко подготовить папку с фотографиями, видео или другими данными к отправке по почте, загрузке на облачное хранилище, на сервисы обмена или социальные сети. Дополнительным плюсом является возможность загружать заархивированные файлы с любыми расширениями на все сервисы. Это решение проблемы пользователей, которые не могут отправить exe-файлы через ВКонтакте, Gmail и т. д. 
Через опцию «Отправить»
Во всех системах есть полезная опция в контекстном меню файла – «Отправить». С ее помощью легко обмениваться данными с другими устройствами, создавать ярлыки и архивировать. Выполняется процедура в 2 клика средствами Windows.
Как заархивировать файлы для отправки по почте:
Через пункт «Добавить в архив»
Это более функциональный способ, как архивировать документы в компьютере. С его помощью удается настроить параметры архивации фото: степень сжатия, месторасположение конечного файла, формат архива, способ сжатия и т. д.
Алгоритм действий:
Действие выполняется аналогично для 7-Zip, но вместо второго шага следует выбрать «7-Zip» и нажать «Добавить к архиву».
Стандартные настройки пригодны для большинства задач, нетребовательному пользователю их менять не следует. При необходимости можно устанавливать пароль на папку или разбивку архива на части, менять расширение или другие параметры. Одной из популярных функций является разделение на части – в Winrar достаточно в строке «Разделить на тома размером» указать желаемый объем каждого архива. Целостность всей программы не будет повреждена от разбивки на несколько архивов. 
Через интерфейс архиватора
Для примера используется Winrar:
Распаковка файла
Все заархивированные фотографии, видео и прочее можно легко разархивировать.
Как распаковать файл:
Есть вариант проще – открыть конечную папку и из архиватора перетянуть нужные элементы в желаемый каталог.
Ничего сложного в процессе архивации нет для пользователя с любым уровнем навыков, но важно все сделать правильно, иначе архив может оказаться недоступным.
Что можно поместить в архив
Файловые архиваторы позволяют упаковывать один или несколько файлов (например, все содержимое данного подкаталога вместе с вложенными в него подкаталогами) в единый архивный файл. Размер последнего, как правило, меньше, чем суммарный размер исходных файлов, но воспользоваться запакованными программами или данными, пока они находятся в архиве, нельзя, пока они не будут распакованы. Для распаковки архивного файла обычно используется тот же самый архиватор.
Дисковые архиваторы позволяют программным способом увеличить доступное пространство на жестком диске. Типичный дисковый архиватор представляет собой резидентный драйвер, который незаметно для пользователя архивирует любую записываемую на диск информацию и распаковывает ее обратно при чтении. Однако операции чтения/записи файлов несколько замедляются, поскольку процессору требуется время для упаковки и распаковки.
Основными функциями архиваторов являются:
Программа WinZip не входит в комплект поставки Windows. Для использования этого архиватора его необходимо предварительно установить на компьютер.
Создать новый архив или добавить файлы в уже существующий архив с помощью программы WinZip можно двумя способами.
I способ создания архива – с использованием контекстных меню (без предварительного запуска архиватора):
II способ – с предварительным запуском архиватора:
Разархивировать файлы (извлечь из архива) также можно двумя способами.
I способ – без предварительного запуска архиватора:
II способ – с предварительным запуском архиватора:
Программа WinZip позволяет получать информацию о файлах, находящихся внутри архива, без распаковки архива, а также просматривать содержимое сжатых файлов без их извлечения из архива. Это важно, так как далеко не все архивы стоит распаковывать.
Для просмотра архивного файла необходимо выполнить следующие действия:
Типы архивов
Характерные форматы сжатия без потери информации:
Основные алгоритмы сжатия
Говоря об алгоритмах сжатия, будем иметь в виду обратимые алгоритмы.
Алгоритм RLE (Run-Length Encoding) использует принцип выявления повторяющихся последовательностей. При сжатии записывается последовательность из двух повторяющихся величин: повторяемого значения и количества его повторений.
Исходная последовательность: 3, 3, 12, 12, 12, 0, 0, 0, 0.
Сжатая информация: 3, 2, 12, 3, 0, 4.
Коэффициент сжатия: 6/9*100% = 67%.
Алгоритм KWE (Keyword Encoding) предполагает использование словаря, в котором каждому слову соответствует двухбайтовый код. Эффективность сжатия увеличивается с ростом объема кодируемого текста.
Алгоритм Хафмана предполагает кодирование не байтами, а битовыми группами. В нем можно выделить три основные этапа.
Как архивировать файлы.
Распаковка архивов
Из этой статьи читатель узнает об эффективном и простом способе уменьшения размера файлов, позволяющем хранить на запоминающих устройствах (флешках, жестких дисках и др.) намного больше файлов без потери или ухудшения их содержания, экономить трафик и время при пересылке их через Интернет и т.д.
Речь пойдет об архивации файлов, а также о предназначенных для этого программах.
Что такое архивация файлов
Архивация – это процесс сжатия файлов с целью уменьшения их размера без потери содержания или какого-либо ухудшения его качества.
Архивация производится путем упаковки файлов в специальные файлы-архивы. Для этого используются программы, называемые программами-архиваторами или просто архиваторами.
Виды архивов
Существует несколько десятков видов (форматов) архивов, отличающихся друг от друга алгоритмом упаковки и сжатия файлов. Каждый из них имеет свои особенности. Наиболее распространенными форматами архивов являются ZIP, RAR и 7Z. Какому формату отдать предпочтение – не столь важно. Каждый из них хорош. RAR и 7Z отличаются хорошей степенью сжатия, ZIP – легкостью распаковки. ZIP-архив можно создать или распаковать на любом компьютере даже без наличия программы-архиватора. Windows обладает необходимыми для этого «встроенными» средствами.
Архивы мало чем отличаются от остальных файлов. Их также можно копировать, перемещать, удалять, менять названия и т.д. На экране компьютера выглядят они также, как обычные файлы. Узнать, что файл является архивом, можно в первую очередь по его специфическому значку, а также по его расширению (*.zip, *.rar, *.7z и т.д.). О том, что такое расширение файла, читайте здесь.
Для чего архивировать файлы
За счет архивации файлов и папок достигается существенное уменьшение их размера. Если хранить файлы в архивах, можно сэкономить свободное пространство на запоминающем устройстве (жестком диске, флешке или др.).
За счет меньших размеров заархивированные файлы значительно удобнее пересылать через Интернет, экономя, таким образом, интернет-трафик и сокращая время пересылки.
Кроме уменьшения размеров, архивация позволяет упаковывать большое число файлов в один «монолитный» архив. В некоторых случаях это важно. Например, при пересылке значительного количества файлов по электронной почте. Дело в том, что к письму нельзя прикрепить папку с файлами. Можно прикреплять лишь отдельные файлы. Если таких файлов будет несколько десятков или сотен, их прикрепление к письму окажется очень хлопотным делом. Значительно удобнее упаковать их в единый архив и переслать его.
Насколько уменьшается размер файлов при архивации
Все зависит в первую очередь от типа архивируемых файлов.
Лучше всего при архивации сжимаются текстовые файлы. Их размеры могут уменьшиться в 10 и более раз.
Хуже всего дела обстоят с фотографиями, музыкой и видеофайлами. При архивации их размеры уменьшаются не значительно.
Недостатки архивации
Главным недостатком архивации является то, что файл, находящийся в архиве, нельзя открыть и использовать сразу. Перед каждым доступом к такому файлу его необходимо предварительно извлечь из архива. Процесс извлечения, по большому счету, не сложный (см. ниже), но если архив большой, это может занять довольно много времени. Поэтому часто используемые файлы хранить в заархивированном виде не очень удобно.
Этот недостаток в значительной степени перечеркивает преимущества архивирования. В то же время, в случае хранения редко используемых файлов, а также пересылки файлов через Интернет, архивация полностью себя оправдывает.
Как архивировать файлы. Распаковка архивов
Как уже было сказано, создавать и распаковывать архивы формата ZIP компьютер умеет без установки программ-архиваторов, используя «штатные» средства Windows. Для всех остальных форматов архивов понадобится программа-архиватор. Об этом читайте немного ниже.
Сначала давайте научимся работать с ZIP-архивами без архиваторов.
Чтобы создать ZIP-архив без использования программы-архиватора (или если таковой на компьютере не имеется), нужно:
• щелкнуть по архивируемому файлу (папке) правой кнопкой мышки;
• в открывшемся контекстном меню навести указатель мышки на пункт «Отправить». Откроется дополнительное подменю, в котором нужно выбрать пункт «СжатаяZIP-папка» (см. изображение). ZIP-архив появится рядом с файлом-оригиналом.
Для распаковки ZIP-архива достаточно просто дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мышки.
Программ-архиваторов существует много. Но наиболее популярными архиваторами являются:
Эти программы можно скачать с официальных сайтов. Порядок работы с ними следующий.
WinRar
Упаковка файла (папки с файлами)
1. Щелкнуть по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.
2. Откроется контекстное меню, в котором выбрать пункт «Добавить в архив …» (см. рисунок ниже)
Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, значит, на компьютере нет программы WinRar. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки см. выше).
Как установить программу на компьютере читайте здесь.
3. Откроется окно (см. изображение ниже), в котором в поле «Имя архива» нужно указать название будущего архива (любое на ваш выбор), а в разделе «Формат архива» отметить галочкой его формат (RAR или ZIP). Затем нажать кнопку «ОК». Окно WinRar закроется, а через непродолжительное время рядом с архивируемым файлом (папкой) появится архив с его копией.
1. Навести указатель мышки на архив и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.
2. Откроется окно программы WinRar, в котором необходимо нажать кнопку «Извлечь…» (см. изображение);
3. Откроется еще одно окно (см. ниже), в котором необходимо указать, куда распаковывать содержимое архива (выделить соответствующую папку в проводнике). Можно вообще ничего не выбирать. В этом случае файлы из архива будут помещены в тот же раздел, в котором находится сам архив. Нажать кнопку «ОК».
Упаковка файла (папки с файлами)
1. Щелкнуть по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.
2. Откроется контекстное меню, в котором указатель мышки нужно навести на пункт «7-Zip». Рядом появится дополнительное подменю, в котором выбрать пункт «Добавить к архиву…» (см. рисунок)
Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, скорее всего, на компьютере нет программы 7-Zip. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки см. выше).
Как установить программу на компьютере читайте здесь.
3. Откроется окно (см. изображение ниже), в котором в поле «Архив» нужно указать название будущего архива (любое на ваш выбор), а в пункте «Формат архива» выбрать соответствующий вариант (7Z, ZIP или TAR). Затем нажать кнопку «ОК». Окно архиватора закроется, а через непродолжительное время рядом с архивируемым файлом (папкой) появится архив с его копией.
1. Навести указатель мышки на архив и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.
2. Откроется окно программы 7-Zip, в котором необходимо нажать кнопку «Извлечь…» (см. изображение);
3. Откроется еще одно окно (см. ниже), в котором необходимо указать путь для распаковки содержимого архива. Можно ничего не менять. В этом случае файлы из архива будут помещены в тот же раздел, в котором находится сам архив. Нажать кнопку «ОК».
Описанные выше навыки архивирования являются базовыми. Каждая и указанных в этой статье программ-архиваторов имеет множество дополнительных возможностей и разнообразных настроек. Поэкспериментировав с ними самостоятельно, пользователь может сделать свою работу максимально удобной в каждом конкретном случае.
